MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE. Tirsdag 18. februar 2014 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE Tirsdag 18. februar 2014 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl Som medlemmer møtte: Rolv Ludvigsen (Ap), leder Torgeir Søfferud (FrP), nestleder (innvilget permisjon fra møtet kl. 1430) Wenche Bjor Sæthre (BL) Ellers møtte: Ordfører: Terje Odden (deltok under sakene 2 og 3) Fra rådmannen/administrasjonen: Kommunalsjef Stab Pål Rønningen (sak 2 og sak 3), kommunalsjef Helse, omsorg og oppvekst Randi Marta Berg (sak 2 og sak 3), kommunalsjef Oppvekst Knut Åge Berge (sak 3) og leder for Helse og Familie Renate Nordh (sak 2). Fra Innlandet Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig revisor (regnskapsrevisjon) Andreas Steen (sak 7). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmann, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Innlandet Revisjon IKS og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med Rolv Ludvigsen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 01/2014 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 02/2014 BARNEVERNET I SØNDRE LAND KOMMUNE Kommunalsjef Helse, omsorg og velferd Randi Marta Berg og leder for Helse og Familie Renate Nordh orienterte og svarte på spørsmål. Innledningsvis ble det orientert om status pr. d.d. for organisering, bemanning og kapasitet ved barneverntjenesten. Det ble videre orientert om oppfølgingen av Fylkesmannens anmerkninger og om Fylkesmannens tilbakemelding etter møte den 5. februar Her ble det blant annet informert om: 1

2 Opplæring/veiledningsaktiviteter Undersøkelser - fristoversittelser (status: fristoversittelse i 22,2 % av sakene, dvs. i 4 saker) Tiltaksplaner Samtaler med barn Opplæring av ansatte i barneverntjenesten Internkontroll På spørsmål fra kontrollutvalget ble det bl.a. orientert om kommunens håndtering og oppfølging av den tidligere avtalen om kjøp av tjenester fra det private firmaet Barnevernkompetanse AS. 1. Kontrollutvalget tar presentasjon av status for barneverntjenesten tas til orientering. 2. Kontrollutvalget har merket seg at samarbeidet med Barnevernkompetanse AS er avsluttet og at alle stillinger i barneverntjenesten nå er besatt. Dette, sammen med rådmannens informasjon om positive tilbakemeldinger fra Fylkesmannen etter møte den 5/2-14, gjør at kontrollutvalget har tro på at barneverntjenesten i Søndre Land kommune er på rett veg. 3. Kontrollutvalget er av den oppfatning at barneverntjenesten i Søndre Land kommune er i positiv utvikling, men at det gjenstår noe arbeid før man er a jour. I situasjonen man er i mener kontrollutvalget det er en utfordring at barnevernleder kun fungerer i 20 % stilling. Denne situasjonen endrer seg etter sommeren Kontrollutvalget vil be om en ny orientering fra rådmannen om situasjonen i barnevernet i 2. halvår SAK NR. 03/2014 STATUS FOR ORGANISASJONSGJENNOMGANGEN Rådmannen v/kommunalsjefene redegjorde og svarte på spørsmål. Kommunalsjef Stab, Pål Rønningen, innledet med å orientere om: Revidert omstillingsstrategi Måloppnåelse vedr. økonomi Det ble deretter orientert om status for de ti delprosjektene: 1. Ny administrativ styringsstruktur: Status: Iverksatt 1/9-12, løpende aktiviteter om lederutvikling) 2. Politisk ledelse og delegering 3. Skolestruktur: Status: Kostnadsutredning pågår -> sak i kommunestyret 7/4-14, spesialundervisning) 2

3 4. Helse- og omsorgstjenesten: Status: Omstillingsmålet nådd, gjenstår noe på struktur i hjemmetjenesten 5. Barnehager strukturendring, nedbemanning og åpningstider: Status: Barnehagestruktur delvis avklart, kostnadsutredning pågår -> sak i kommunestyret 7/ Avvikling av seniorpolitikken: Status: De økonomiske ordningene avviklet fra 13/3-12, tiltak vurderes som en av arbeidet med arbeidsgiverpolitikk) 7. Løypepreparering avvikling av ordningen og etablering av avtalepartner: Status: Ikke fulgt opp, omstillingsmålet opprettholdes) 8. Interkommunalt samarbeid: Status: Gjennomført vurderinger omkring flere områder, gjenstår en del for å nå omstillingsmålet, arbeides videre med dette) 9. Stabsfunksjonene: Status: Ny adm. Struktur vedtatt, omstillingsmålet nådd. 10. Organisering av tjenestene rettet mot barn og unge: Status: Ny organisering fra 1/9-12, pp-kontoret lagt under oppvekst, tilrettelagte tjenester, barnevern og helsestasjon inngår i Helse, omsorg og velferd Kommunalsjef Helse, omsorg og velferd, Randi Marta Berg, orienterte om delprosjekt 4. Kommunalsjef Oppvekst, Knut Åge Berge, orienterte om delprosjekt 3 og 5. Kommunalsjef Stab, Pål Rønningen, orienterte om de øvrige delprosjektene. Rådmannens orientering om status for de ti delprosjektene i organisasjonsgjennomgangen, jf. kommunestyrets vedtak i sak 04/2012, tas til orientering. SAK NR. 04/2014 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT FOR 2014 OG ENDRING AV OPPDRAGSAVTALE MED INNLANDET REVISJON IKS FOR Kontrollutvalget tar til orientering at kommunestyret har vedtatt en budsjettramme for kontrollutvalgets virksomhet for 2014 på totalt kroner. Dette er kroner mindre enn kontrollutvalgets innstilling til eget budsjett. 2. Som følge av kommunestyrets vedtak justeres inngått oppdragsavtale med Innlandet Revisjon IKS for 2014 slik: Bestilte revisjonstjenester (mindre undersøkelser, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll) reduseres med ca kroner, fra ca til ca kroner. Dette innebærer at oppdragsavtalen totalt sett reduseres fra kroner til kroner. 3

4 SAK NR. 05/2014 KONTROLLUTVALGSKONFERANSEN 2014 Temaene på konferansen ble gjennomgått med fokus på følgende foredrag/tema: Kommunereformen, kommunelovutvalgets arbeid, rettslig gransking av Troms Kraft AS, etikk i kommunal sektor, forvaltningsrevisjon kontroll eller læring?, åpne møter mulighet til å lukke møter/habilitet, effektivisering av kommunene bruk av statistikk/kostra fallgruver, rådmannens internkontroll/ksnettverket «Orden i eget hus». 1. Presentasjon av hovedpunktene på Kontrollutvalgskonferansen 2014 tas til orientering. 2. Kontrollutvalget ber om å bli orientert nærmere om den planlagte evalueringen av kontrollutvalg og dets sekretariater (evaluering i regi av Kommunal- og moderniseringsdepartementet) SAK NR. 06/2014 OPPFØLGING AV PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL 2014 Torgeir Søfferud ble innvilget permisjon fra møtet før sluttbehandling av saken. Kontrollutvalget bestod etter dette av to medlemmer. 1. Følgende tema/områder i planen prioriteres og følges opp slik: a) Forvaltningsrevisjon: Innkjøp etterlevelse av lov om offentlige anskaffelser: Innlandet Revisjon IKS gjennomfører en kontroll på området i løpet av 1. halvår 2014 (jf. tidligere vedtak) b) Selskapskontroll: Eierstyring: Kontrollutvalget er positiv til forslag til samarbeid mellom kontrollutvalgene i Gjøvikregionen om å evaluere etterlevelsen av kommunenes likelydende eierskapspolitikk. Under forutsetning av interesse fra kontrollutvalgene i de fem kommunene bes Innlandet Revisjon IKS om å lage en prosjektplan for gjennomføring av revisjonsprosjektet. 2. Saken følges opp på neste møte med fokus på oppfølging av plan for forvaltningsrevisjon og bestilling/gjennomføring av eventuelle forundersøkelser. 4

5 SAK NR. 07/2014 REGNSKAPSREVISJON: STATUS FOR REVISJON AV KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2013 Innlandet Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Andreas Steen orienterte og svarte på spørsmål. Revisors informasjon om status i arbeidet med revisjon av kommuneregnskapet for 2013 tas til orientering. SAK NR. 08/2014 ÅRSRAPPORT OG AVREGNING 2013 FRA INNLANDET REVISJON IKS Årsrapport 2013 og avregning av total ressursbruk for revisjon for 2013 fra Innlandet Revisjon IKS tas til orientering. SAK NR. 09/2014 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2013 INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: Kontrollutvalgets årsrapport for 2013 tas til orientering. SAK NR. 10/2014 FORBRUKERRÅDETS KOMMUNETEST Forbrukerrådets kommunetest for 2013 tas til orientering. 2. Kontrollutvalget har merket seg at Søndre Land kommune ble rangert nr. 8 i Oppland fylke og nr. 72 i landet. SAK NR. 11/2014 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Melding om politisk vedtak k. sak 49/13 (Henvendelse fra kontrollutvalget vedr. spørsmål om uforsvarlig utredning i spørsmålet om lokalisering av ny barnehage i Fluberg) 2. Melding om politisk vedtak k. sak 47/13 (Kontrollutvalgets budsjett 2014) 3. Kontrollutvalgssjekken 2014 (spørreundersøkelse fra Kommunal Rapport) 4. 3 stk. uavhengighetserklæringer fra Innlandet Revisjon IKS 5. Årsrapport 2013 rammeavtale vedr. kjøp av sekretærtjenester for kontrollutvalgene 6. Diverse avisartikler 7. Neste møte: Tidspunkt/saksliste 5

6 1. Referatsakene tas til orientering. 2. Neste møte flyttes fra mandag 28/4-14 til mandag 7/4-14. Hov, 18. februar Rolv Ludvigsen leder RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 18. februar Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: MANDAG 7. APRIL 2014 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Årsregnskap 2013 for Søndre Land kommune kontrollutvalgets uttalelse Oppfølging av plan for forvaltningsrevisjon Saker til oppfølging i senere møter: NAV Søndre Land og målstyring (ku-sak 02/13) Kommunens styrings- og internkontrollsystem fokus på risikovurderinger og rapportering (ku-sak 19/12) Forsvarlig kvalitetssystem oppfølging av Fylkesmannens tilsyn i 2013 (ku-sak 42/13) Eiendomsforvaltning (ku-sak 38/13) Bestilte revisjonsprosjekter/undersøkelser: Oppfølging av revisjonsprosjekt (fra 2012) etterlevelse av lov om offentlige anskaffelser Møteplan for 2014: Tirsdag kl Mandag kl endret til mandag kl Torsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl