MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE. Onsdag 3. mai 2017 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE Onsdag 3. mai 2017 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl Som medlemmer møtte: Finn Øksne, nestleder (Sp) Gerd Margot Michaelsen (Ap) Følgende medlem hadde meldt forfall: Ingen Følgende varamedlem møtte: Torgeir Søfferud (Frp), første vara (Innkalt pga. utvalgsleder uttreden som følge av ansettelse i kommunen fra 1. april Vara innkalles inntil valg av nytt medlem er gjennomført.) Ellers møtte: Fra administrasjonen: Rådmann Arne Skogsbakken (sakene 23-26), kommunalsjef Stab og lokalsamfunn Pål Rønningen (sak 23-26), økonomisjef Terje Lindalen (SAK 23), fagsjef for regnskap Steffen Rudsengen (sak 23), regnskapskonsulent Janne Bjørnsrud (sak 23) og Teknisk leder Per Egge (første del av sak 24). Fra Innlandet Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig revisor Unn Romundgard (sak 22 og 23). Sekretariatet: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmann, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Innlandet Revisjon IKS og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med nestleder Finn Øksne som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 20/2017 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 21/2016 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Status for prosess med suppleringsvalg av nytt medlem og ny leder for kontrollutvalget. 2. Informasjon fra kontrollutvalgets sekretær til rådmennene i Gjøvik- og Hadelandsregionen (e-post 12/4-17) 1

2 3. Mottatt brev av 21/4-17 fra NN (unntatt offentlighet, jf. offentlighetslovens 13) 4. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Referatsak nr. 3 inneholdt opplysninger unntatt offentlighet og møtet ble lukket under orienteringen av denne saken, jf. kommunelovens 31, jf. offentlighetslovens 13. Referatsakene tas til orientering. SAK NR. 22/2017 REVISJON AV BEBOERREGNSKAP Oppdragsansvarlig revisor Unn Romundgard informerte om rutinene på området og revisors arbeid med bekreftelse av regnskapene. 1. Revisors uttalelse etter gjennomført revisjon av beboerregnskap for tas til orientering. 2. Kontrollutvalget har merket seg at revisors gjennomgang ikke har avdekket vesentlig feil eller avvik i regnskapene. Det er derimot påpekt at rutinene for løpende avstemming og kontroll av månedsregnskapene i enkelte tilfeller ikke etterleves. 3. Kontrollutvalget ber NAV Søndre Land (forretningsfører for ordningen) om å følge opp slik at de etablerte rutinene på området etterleves som forutsatt. SAK NR. 23/2017 ÅRSREGNSKAP 2016 FOR SØNDRE LAND KOMMUNE - KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Under første del av saken orienterte Innlandet Revisjon IKS oppdragsansvarlig revisor Unn Romundgard om revisjonsarbeidet og presenterte revisjonsberetningen. Under andre del av saken presenterte administrasjonen årsmelding med årsregnskap for 2016 og svarte på spørsmål. Til stede fra administrasjonen var rådmann Arne Skogsbakken, kommunalsjef Stab og lokalsamfunn Pål Rønningen, økonomisjef Terje Lindalen, fagsjef for regnskap Steffen Rudsengen og regnskapskonsulent Janne Bjørnsrud. KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL SØNDRE LAND KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2016 Kontrollutvalget har behandlet Søndre Land kommunes årsregnskap for Sammen med årsregnskapet forelå revisjonsberetningen og rådmannens årsmelding for

3 Kontrollutvalget har basert sin uttalelse på en gjennomgang av de ovennevnte dokumentene, og orienteringer fra kommunens revisor/innlandet Revisjon IKS og kommuneadministrasjonen. Kontrollutvalget har merket seg at fremlagte revisjonsberetning har en positiv totalkonklusjon, dvs. at revisor mener kommunens årsregnskap for 2016 er avlagt uten vesentlig feil. Kontrollutvalget har følgende kommentarer til årsregnskap og årsmelding: a) Tilfredsstillende finansiell stilling og sunn økonomiforvaltning: Kontrollutvalget begrunner dette med: Positivt netto driftsresultat: Regnskapet er avlagt med et positivt netto driftsresultat på 19,3 millioner, noe som utgjør ca. 3,7 % av driftsinntektene. Dette er over Fylkesmannens anbefaling om minst 1,75 % over tid. Gjennomsnittlig netto driftsresultat for kommunesektoren samlet i 2016 er 4 %. De gode resultatene i 2017 skyldes i hovedsak god skatteinngang. Bra nivå på frie midler/disposisjonsfond: Samlet utgjør frie fond ca. 66,3 millioner pr (økt med ca. 13,4 millioner). Mye av fondene er knyttet opp til bestemte formål, men kan omdisponeres av kommunestyret. Blant annet er det øremerket kr. 12,5 millioner til et eget pensjonsfond for å møte økte pensjonsutgifter i fremtiden. Moderat netto lånegjeld sammenlignet med andre kommuner på samme størrelse. Planlagt bygging av omsorgssenter (byggestart 2018) vil gi en stor innvirkning på gjeldsgraden i tiden fremover som følge av kommunens vertskommuneansvar. Tilfredsstillende likviditet. Valgt å betale mer i avdrag på langsiktig gjeld enn lovens minstekrav: Det er i 2016 betalt ca. 9,5 millioner mer i avdrag enn kommunelovens krav om minste avdrag. Dette betyr at kommunen har muligheten til å betale mindre avdrag og dermed redusere driftsutgiftene. Det vises til note 7 til årsregnskapet. Valgt å utgiftsføre de årlige pensjonskostnadene løpende: Kommunen har valgt prinsippet om såkalt årlig amortisering av premieavviket knyttet til pensjoner. I praksis medfører dette at kommunen sørger for ikke å skyve pensjonskostnader foran seg, slik lovverket gir anledning til, og slik svært mange kommuner gjør. 3

4 b) Merforbruk på virksomhetsområdene 9,1 millioner Samlet viser ordinær drift (kommunalområdene)et merforbruk på ca. 9,1 millioner i forhold til justert budsjett. Dette utgjør kun 1,75 % av driftsinntektene noe som isolert sett kan sies å være et godt treff i forhold til totale driftsinntekter på 522 millioner. Merforbruket representerer likevel en bekymring da det indikerer utfordringer med økonomistyringen i den styrbare delen av driften. Avvikene er i hovedsak i forklart i rådmannens årsmelding og er primært knyttet til områdene barnevern, Teknisk drift, og Bygg og vedlikehold. c) Høyt sykefravær: Sykefraværet i 2016 var på 9,6 %. Dette er tredje året på rad sykefraværet går opp. Rådmannen har informert kontrollutvalget om at utviklingen i første kvartal 2017 også er negativ. Dette er bekymringsfullt, og er et forhold som må følges tett i tiden fremover. d) Behov for revidering av finansreglementet: Kontrollutvalget støtter rådmannens vurdering (s. 5 i årsrapporten) om at det bør foretas en snarlig revidering av finansreglementet hvor bl.a. kravet til bufferkapital vurderes. Rådmannen har informert kontrollutvalget om at det er påbegynt et arbeid med å revidere kommunens økonomireglement inkludert finansreglementet. Kontrollutvalget vil be om en presentasjon av økonomireglementet når det foreligger høsten Utover dette, og det som framgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet, datert 12. april 2017, har kontrollutvalget ingen merknader til Søndre Land kommunes årsregnskap for SAK NR. 24/2017 OPPFØLGING AV FYLKESMANNENS KOMMUNEBILDE 2016 SØNDRE LAND KOMMUNE Under første del av saken orienterte kommunalsjef Stab og lokalsamfunn Pål Rønningen og teknisk leder Per Egge om sine undersøkelser i tilknytning til følgende uttalelse fra Fylkesmannen: «Den akkrediterte organisasjonen Mjøslab har i 2015 tatt HOV RA ut av godkjenningen på grunn av mangler ved overløpsledningen. Det forventes at kommunen utbedrer denne situasjonen.» Under andre del av saken orienterte rådmann Arne Skogsbakken om gjennomført risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) og igangsatt arbeid med revidering av kommunens beredskapsplan. Saken hadde bakgrunn i Fylkesmannens anbefaling høsten 2016 om å revidere sin helhetlige ROS-analyse og avklare om beredskapsplanen er samordnet med politi, skole, kraft og tele. 4

5 1. Kontrollutvalget tar til orientering at det er ukjent for Mjøslab IKS at HOV RA har mistet sin godkjenning slik det kommer frem i Fylkesmannens brev. Kontrollutvalget oppfordrer rådmannen til å ta kontakt med Fylkesmannen for å oppklare den tilsynelatende misforståelsen. 2. Kontrollutvalget registrerer at kommunen har etterkommet Fylkesmannens anbefaling om å gjennomføre ROSanalyse (vedtatt i kommunestyret den 13/2-17 sak 04/17). Det tas videre til orientering at det er igangsatt et arbeid med revidering av kommunens beredskapsplan der det bl.a. tas hensyn til samordning mellom politi, skole, kraft og tele slik Fylkesmannen ber om. SAK NR. 25/2017 OPPFØLGING AV KOMMUNESTYRETS VEDTAK OM SKOLESTRUKTUR OG FRAMTIDA FOR VESTSIDA OPPVEKSTSENTER Rådmann Arne Skogsbakken orienterte og svarte på spørsmål. Rådmannens informasjon om den administrative oppfølgingen av politiske vedtak i forbindelse med saken tas til orientering. SAK NR. 26/2017 POLITISK LEDERGRUPPE Rådmann Arne Skogsbakken orienterte og svarte på spørsmål. 1. Kontrollutvalget tar rådmannens vurdering til orientering om at politisk ledergruppe ikke er vurdert som et folkevalgt organ i kommunelovens forstand og at kommunelovens saksbehandlingsregler dermed ikke kommer til anvendelse. Kommunen praktiserer likevel møteoffentlighet. 2. Kontrollutvalget vil gjøre oppmerksom på at ett av vilkårene for at politisk ledergruppe ikke er et folkevalgt organ i kommunelovens forstand er at det ikke drives saksbehandling. Saksbehandling innebærer bl.a. dialog om saker som ligger innenfor kommunens beslutningsmyndighet. 3. Kontrollutvalget er informert om at det pågår et arbeid med vurdering og klargjøring av mandat for politisk ledergruppe. Kontrollutvalget ber om en orientering om resultatet av dette arbeidet når det er fullført. Det forutsettes at det som en del av dette arbeidet foretas en juridisk vurdering av politisk ledergruppes oppgaver og praktiseringen av disse opp mot kommunelovens regler om saksbehandling og møteoffentlighet. 5

6 Hov, 3. mai RETT UTSKRIFT: Hov, 3. mai Finn Øksne nestleder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: MANDAG 12. JUNI 2017 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Byggesaksavdelingen presentasjon (KU-sak 12/17) Forundersøkelse: Oppfølging av politiske vedtak Kostra-tall Helse og omsorg (jf. KU-sak 03/17) Endelig tilsynsrapport Land Barneverntjeneste (KU-sak 14/17) Orientering om revidert eierskapspolitikk for Søndre Land kommune Saker til senere oppfølging: Politisk ledergruppe vurdering (KU-sak 26/17) Nye Hovli omsorgssenter (fokus på styring, etterlevelse av rutiner, oppfølging av politiske vedtak og kommunikasjon/rapportering), jf. KUsak 49/16. Sosial dumping - Kontraktsvilkår og kontraktsoppfølging, jf. KU-sak 12/17) Til oppfølging - sekretariatet (KU-sak 11/17): - Eksterne tilsynsrapporter (kartlegging/orientering). - Forslag til styrking av kontrollutvalgets bestillerfunksjon. Tema til oppfølging/diskusjon etter Kontrollutvalgskonferansen 2017: - Varsling - Korrupsjonsforebygging Bestillinger - Innlandet Revisjon IKS: Selvkostberegning gebyr spredt avløpsanlegg (KU-sak 40/16) Årlig sak/regnskapsrevisjon: Revisjon av beboerregnskap (tas fortrinnsvis i samme møte som behandlingen av årsregnskapet) Møteplan for 2017: Mandag kl Mandag kl Mandag kl flyttet til onsdag kl Mandag kl Mandag kl Mandag kl Mandag kl