MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE. Torsdag 19. juni 2014 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE Torsdag 19. juni 2014 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl Som medlemmer møtte: Rolv Ludvigsen (Ap), leder Torgeir Søfferud (FrP), nestleder Wenche Bjor Sæthre (BL) Ellers møtte: Fra administrasjonen: Kommunalsjef Stab og lokasamfunn Pål Rønningen (sakene 18, 19 og 20), kommunalsjef Oppvekst Knut Åge Berge (sakene 18, 19 og 20) og kommunalsjef Helse, omsorg og velferd Randi Marta Berg (sakene 18 og 19). Fra Innlandet Revisjon IKS: Daglig leder Bjørg Hagen. Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmann, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Innlandet Revisjon IKS og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med Rolv Ludvigsen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 17/2014 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 18/2014 HENVENDELSE TIL KONTROLLUTVALGET VARSEL OM INTERNE AVVIK I EGEN ORGANISASJON Rådmannen v/kommunalsjef Randi Marta Berg orienterte og svarte på spørsmål. Kommunalsjefene Pål Rønningen og Knut Åge Berg supplerte. Bla. ble følgende tema ble berørt: Mottatt varsling: Varslingsgruppa og deres håndtering av varslingen. Status: Saken ikke avsluttet i varslingsgruppa pr. d.d. Dialog med varsler. Tiltak for å sikre etterlevelsen av meldeplikten til barnevernet ved mistanke om omsorgssvikt: 1

2 Rådmannen sendt ut en melding til ansatte i ytre enheter om meldingsplikten. Barnevernets samhandling med ytre enheter, herunder kommunikasjon og relasjonsbygging. Barnevernets fokus på forebyggende arbeid og omdømme. På spørsmål fra kontrollutvalget informerte rådmannen om: Rådmannens rutiner for håndtering av interne avviksmeldinger. Kultur i øverste ledelse mht. tilbakemeldinger og oppfølging av henvendelser internt. Rådmannens oppfølging og håndtering av varsleren, jf. arbeidsmiljølovens krav om beskyttelse av varslere. 1. Det tas til orientering av den mottatte henvendelsen også er sendt kommunens interne varslingsgruppe. Kontrollutvalget forutsetter at varslingen blir håndtert der og at nødvendig tilbakemelding til varsler blir gitt. 2. Deler av henvendelsen til kontrollutvalget gjelder manglende etterlevelse av plikten til å melde bekymring til barnevernet, der ansatte i kommunen har mistanke om omsorgssvikt. Rådmannen har orientert kontrollutvalget om konkrete tiltak som er iverksatt. 3. Kontrollutvalget vil gjennomføre en forundersøkelse rettet mot etterlevelse av meldingsplikten fra enheter i kommunen til barnevernet og samhandlingen mellom barnevernet og andre enheter i kommunen. Formålet med forundersøkelsen er å vurdere om det bør gjennomføres et forvaltningsrevisjonsprosjekt på området. Saken følges opp høsten Saken indikerer svakheter i forhold til kommunes system for håndtering av avvik og avviksmeldinger. Dette tas med som en del av den planlagte oppfølgingen av kommunens overordnet styringssystem og internkontroll, jf. tidligere vedtak i kontrollutvalget. Avvikshåndtering er et viktig element i et fungerende internkontrollsystem. SAK NR. 19/2014 MEDARBEIDERUNDERSØKELSEN 2013 RESULTATER OG HANDLINGSPLANER Rådmannen v/kommunalsjef Stab Pål Rønningen presenterte undersøkelsen med utgangspunkt i læring og forbedring. 1. Rådmannens presentasjon av medarbeiderundersøkelsen med fokus på læring og forbedring, tas til orientering. 2

3 2. Kontrollutvalget har merket seg kommunen ligger omkring landsgjennomsnitt for alle områder som er målt, med unntak av resultatet for «overordnet ledelse». Her er score 3,3 (6 er best, 1 er dårligst) mens landsgjennomsnittet er 3,9. Rådmannen er ikke fornøyd med dette og har iverksatt tiltak for å forbedre dette ved neste medarbeiderundersøkelse i Kontrollutvalget mener svarprosenten (62 %) er langt under det som kan forventes av en slik undersøkelse. Rådmannen har opplyst kontrollutvalget om at det vil bli iverksatt tiltak for å øke svarprosenten ved neste undersøkelse. SAK NR. 20/2014 TILSTANDSRAPPORT FOR GRUNNSKOLEN 2013 Rådmannen v/kommunalsjef Knut Åge Berge presenterte hovedtrekkene i tilstandsrapporten og svarte på spørsmål. 1. Rådmannens presentasjon av hovedtrekkene i tilstandsrapporten og oppfølgingen av denne, tas til orientering. 2. Oppsummert viser rapporten at: Skolene når målsettingen om resultater på linje med landsgjennomsnittet på de nasjonale prøvene. Standpunkt- og eksamenskarakter i 10. klasse var på landsgjennomsnittet eller over i de fleste fag. 3. Tilstandsrapporten synliggjør noen områder der det er grunn til bekymring. Dette er områder som rådmannen har merket seg og som følges opp. Dette er bl.a. knyttet til: Ferdigheter innenfor lesing og regning. Fremmedspråklige elever og ferdigheter i norsk. Store kjønnsforskjeller (guttene i snitt en karakter lavere enn jentene) Stor andel gjennomfører ikke videregående Svakheter i kommunens system for å sikre kvaliteten på undervisningen (jf. Fylkesmannen tilsyn i 2013). SAK NR. 21/2014 TERTIALRAPPORT 1/2014 FRA INNLANDET REVISJON IKS Innlandet Revisjon IKS v/daglig leder orienterte. Tertialrapport 1/2014 fra Innlandet Revisjon IKS tas til orientering. 3

4 SAK NR. 22/2014 KVALITETSUTVIKLING - INNLANDET REVISJON IKS Innlandet Revisjon IKS v/daglig leder orienterte og svarte på spørsmål. Daglig leders informasjon om utviklingen i Innlandet Revisjon IKS, tas til orientering. SAK NR. 23/2014 ORIENTERING OM EVALUERING AV KONTROLLUTVALG OG KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT 1. Kommunal- og moderniseringsdepartementets planlagte evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat, tas til orientering. 2. Evalueringsrapporten legges frem for kontrollutvalget så snart den foreligger. SAK NR. 24/2014 TERTIALRAPPORT 1. TERTIAL 2014 SØNDRE LAND KOMMUNE Tertialrapport pr. 1. tertial 2014 for Søndre Land kommune, tas til orientering. SAK NR. 25/2014 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Behandlingen av saker i kommunestyret 26/5-14: 26/14 ÅRSMELDING OG ÅRSREGNSKAP /14 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR Vurdering av oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors uavhengighet (brev fra Innlandet Revisjon IKS) 3. Møtegodtgjøring 1. halvår 2014 for kontrollutvalget 4. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Referatsakene tas til orientering. 4

5 Hov, 19. juni RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 19. juni Rolv Ludvigsen leder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: TIRSDAG 16. SEPTEMBER 2014 Aktuelle saker: Internkontroll og overordnet styringssystem: Kommunens styrings- og internkontrollsystem fokus på risikovurderinger og rapportering (jf. ku-sak 19/12). Avvikshåndtering (jf. ku-sak 18/14) NAV Søndre Land og målstyring (ku-sak 02/13) Regnskapsrevisjon: Presentasjon av plan/strategi for revisjon av kommuneregnskapet 2014 Oppdragsavtale for 2014 mellom kontrollutvalget og Innlandet Revisjon IKS Kontrollutvalgets budsjett for 2015 Saker til oppfølging i senere møter: Skole/spesialundervisning: Forsvarlig kvalitetssystem oppfølging av Fylkesmannens tilsyn i 2013 (ku-sak 42/13) Barnevernet orientering om situasjonen (følges opp 2. halvår 2014, jf. ku- sak 02/14. Saken suppleres med oppfølging av ku-sak 18/14 i f.m. en henvendelse/varsling) Nasjonal evaluering av kontrollutvalg (høsten 2014, jf. ku-sak 05/14) Medarbeiderundersøkelsen 2015 (jf. ku-sak 19/14) Oppfølging av plan for forvaltningsrevisjon (ku-sak 13/14 og kusak 18/14): Kommunens skoger IKT / informasjonssikkerhet Barnevernet (jf. ku-sak 18/14): Overholdelse av meldeplikten til barnevernet Samhandling mellom barnevernet og andre enheter i kommunen, herunder barnevernets arbeid med forbyggende arbeid og relasjoner til ytre enheter 5

6 Bestilte revisjonsprosjekter/undersøkelser: Oppfølging av revisjonsprosjekt (fra 2012) etterlevelse av lov om offentlige anskaffelser ny stikkprøve Revisjonsprosjekt: Etterlevelse av felles eierskapspolitikk i Gjøvikregionen Møteplan for 2014: Tirsdag kl Mandag kl endret til mandag kl Torsdag kl endret til onsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl