MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE. Torsdag 19. mars 2015 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Torsdag 19. mars 2015 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Trond Vangen (FrP), leder Trond Enemo (uavh.), nestleder Steinar Kjeverud (Ap) Marit Tofastrud Vestli (BL) Anne-Grethe Henriksen (Ap) Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Fra administrasjonen: Kommunalsjef Frode Haugan og virksomhetsleder Erik Sletner (sakene 10-12). Sistnevnte møtte også som styreleder i Åkershagan Eiendom AS (sak 11). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl med Trond Vangen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 09/2015 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 10/2015 TOMTESITUASJONEN I STANGE KOMMUNE Kommunalsjef Frode Haugan orienterte og svarte på spørsmål. Status for de ulike boligtomteområdene i kommunen ble gjennomgått: - Korsødegården - Tangen - Engebakkfallet - Vallset - Granfaret - Vallset - Navneberget - Stange - Bottenfjellet - Åsbygda 1

2 Det ble også orientert om ledige næringsarealer som er planavklart, og hvordan man jobber med profilering. 1. Rådmannens presentasjon av kommunale boligtomter og ledige næringsarealer tas til orientering. 2. Det tas til orientering at kommunens strategi i forhold til boligtomter ikke er å være en aktiv aktør i et marked, men å supplere det private tomtemarkedet i kommunen med tilbud om byggeklare tomter til selvbyggere. 3. Kontrollutvalget mener tilrettelegging og tilgjengeliggjøring av tomter er et viktig virkemiddel for å nå målsettingen om økt bosetting og næringsutvikling. 4. Kontrollutvalget mener Stange kommune kan være mer aktive i forhold til markedsføring og synliggjøring av det totale antall ledige tomter og tomteområder i kommunen. Det tas til orientering at man er i ferd med å ansette en kommunikasjonsansvarlig, der en del av oppgaven er å jobbe mer aktivt med markedsføring/profilering mv. Kontrollutvalget vil følge opp dette arbeidet, og vil ta be om en orientering om dette etter en tid (2016). SAK NR. 11/2015 ÅKERSHAGAN EIENDOM AS Åkershagan Eiendom AS v/styreleder Erik Sletner orienterte om bakgrunnen for etablering av Åkershagan Eiendom AS (stiftet i 2004) og etablering av datterselskapet Åkershagan Bolig AS (stiftet i 2005). Det ble også orientert om den finansielle situasjonen i selskapet og om bakgrunnen for sak i kommunestyret høsten 2014 (k.sak 62/14) der det ble stilt garanti for en refinansiering av selskapets gjeld. På spørsmålet fra kontrollutvalget ble det også orientert om selskapets rapportering og kommunikasjon med eier/stange. Kommunalsjef Frode Hauan orienterte om kommunens arbeid med utvikling av eiendommen og planarbeidet, herunder den interne organisering av utviklingsarbeidet (egen styringsgruppe mv.) og nytilsatt ingeniør/arkitekt til å drive frem arbeidet. 1. Styreleders informasjon om Åkershagan Eiendom AS tas til orientering. 2. Kontrollutvalget vil uttrykke sterk bekymring for selskapets økonomiske situasjon og framtidsutsikter. Med bakgrunn i dette bes generalforsamlingen v/ordfører om å redegjøre for situasjonen med fokus på: 2

3 - Selskapets økonomiske situasjon. - Styrets arbeid de siste årene. - Selskapets rapportering til generalforsamlingen. - Kommunikasjon mellom generalforsamlingen og kommunestyret, herunder hvordan situasjonen i selskapet er kommunisert til kommunestyret. - Eventuell økonomisk risiko for kommunen, eventuelt hvilke grep tar man for å redusere risiko. - Videre strategi for selskapet. SAK NR. 12/2015 FORUNDERSØKELSE: INTERKOMMUNALE SAMARBEID OG STANGE KOMMUNE Rådmannen v/kommunalsjef Frode Haugan presenterte en oversikt over kommunens engasjement i selskaper og samarbeid: - 3 samarbeid etter kommunelovens 27 styrt av et styre - 13 aksjeselskaper (helt eller delvis eid) - 1 selskapet med delt ansvar (DA) - 1 selskapet med begrenset ansvar (BA) - 3 interkommunale selskaper - 1 kommunalt foretak - 1 stiftelse - 7 vertskommunesamarbeider Virksomhetsleder/eiersekretariatet Erik Sletner supplerte orienteringen og informerte om arbeidet med del 2 av eierskapsmeldingen (oversikt over selskaper mv.). Det ble også informert om organiseringen av eierskapssekretariatet i Stange kommune, der kommunalsjef Frode Haugan er leder. 1. Kontrollutvalget tar til orientering at man er i gang med å utarbeide del 2 av eiermeldingen, og at det tas sikte på å presentere denne overfor politikerne tidlig i neste valgperiode. 2. Kontrollutvalget ønsker å videreføre forundersøkelsen rettet mot de interkommunale samarbeidene med fokus på følgende tema/områder: Måloppnåelse Effektiv drift Kunde-/brukertilfredshet Benchmarking Internkontroll (avvikshåndtering og risikovurderinger) 3

4 SAK NR. 13/2015 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2014 INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: Kontrollutvalgets årsrapport for 2014 tas til orientering. SAK NR. 14/2015 SAMORDNING AV TILSYN FYLKESMANNEN OG KOMMUNENE I HEDMARK FYLKE Med bakgrunn i kommunelovens kap 10 a, og spesielt 60 e, samt departementets 85 tilrådinger for styrket egenkontroll i kommunene, støtter kontrollutvalget i Stange kommune initiativet om å etablere rutiner for samordning og informasjonsutveksling mellom Fylkesmannen og kommunene v/kontrollutvalgene. SAK NR. 15/2015 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Årsregnskap 2014 notat til kommunestyrets representanter 2. Kontrollrapport 2014 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Stange kommune 3. Invitasjon til fagkonferanse om kontroll og tilsyn 3-4. juni Diverse avisartikler 5. Endring i fakturapraksis fra Hedmark Revisjon IKS: Behandling i kontrollutvalgene i Ringsaker, Hamar og Løten og Hedmark Revisjon IKS sin kartlegging av representantskapets forståelse av bestemmelse i selskapsavtalen 6. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Referatsakene tas til orientering. Stange, 19. mars Trond Vangen leder RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 19. mars Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 4

5 NESTE MØTE Dato: Torsdag 7. mai 2015 Tidspunkt: Kl Aktuelle saker: Årsregnskap 2014 Stange kommune Årsregnskap 2014 Stange kommunale boligforetak KF Åkershagan Eiendom AS orientering ved genreralforamlingen/ordfører Saker til oppfølging i senere møte: KRDs evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariater (KU-sak 05/15) Juni 2015: Forundersøkelse helse- og omsorg (KU-sak 04/15 og sak 51/14): Samhandlingsreformen div. spørsmål (ku-vedtak 04/13) Overordnet internkontroll rådmannens ansvar for «betryggende kontroll» (KU-vedtak sak 07/14) Internrevisjon/oppfølging av gjennomførte tiltak etter Helsetilsynets rapport fra 2013 om tjenester til voksne med psykiske lidelser (vedtak KU-sak 09/14) oppfølging , 1. kvartal: Oppfølging av tilsynsrapport kvalifiseringsprogrammet/nav Stange (KU-sak 07/15) 2016: Markedsføring og profilering av ledige tomter (KU-sak 10/15) 2015/2016: Videreføring forundersøkelse: Interkommunale samarbeid (ku-sak 12/15) 2015: Oppfølging av tidligere revisjonsrapporter: Revisjonsrapport vedr. anskaffelser mellom og Revisjonsrapport vedr. rammeavtaler Møteplan for 2015: Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): Revisjonsprosjekt: Hedmark IKT (samarbeid med kontrollutvalget i Hamar kommune) 5