MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I RINGSAKER KOMMUNE

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I RINGSAKER KOMMUNE Tirsdag 11. juni 2013 holdt kontrollutvalget møte i administrasjonsbygget i Brumunddal fra kl Som medlemmer møtte: Svein Rømo, leder (RL) Svetlana K. Johnsen (FrP), nestleder Unni Haugli (Ap) Ronald Bradal (Ap) Per Sandbakken (H) Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Fra Hedmark Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig revisor Laila Irene Stenseth (sak 26-30). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Andre: Innlandet Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Kristian Lein (sakene 26 og 27). Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, rådmann, Hedmark Revisjon IKS, Ringsaker Blad, Hamar Arbeiderblad og Gudbrandsdølen/Dagningen. Utvalgsmøtet ble satt kl med Svein Rømo som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 25/2013 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 26/2013 REVISJONSRAPPORT: SELSKAPSKONTROLL I EIDSIVA ENERGI AS Hedmark Revisjon IKS v/laila Irene Stenseth og Innlandet Revisjon IKS v/kristian Lein presenterte hovedtrekkene i rapporten. INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: 1. Kommunestyret har behandlet revisjonsrapporten Selskapskontroll i Eidsiva Energi AS og tar rapportens konklusjoner og anbefalinger til orientering. 1

2 2. Kommunestyret mener selskapet ikke har forholdt seg til aksjonæravtalens punkt i forbindelse med at salg av Eidsiva Bredbånd AS sine aksjer i Ventelo AS ikke ble lagt frem for generalforsamlingen i selskapet/konsernet. Investeringen påførte selskapet/konsernet et betydelig tap. 3. Med bakgrunn i revisjonsrapportens konklusjoner/anbefalinger bes kommunens representant i generalforsamlingen ta opp følgende til drøfting/oppfølging i generalforsamlingen: a. Vurdere om selskapet bør lage retningslinjer for selskapets kontakt med aksjeeiere utenfor generalforsamlingen. b. Vurdere om selskapet bør innføre skriftlige rutiner for hvilke informasjon som skal overbringes bedriftsforsamlingens medlemmer, herunder rapportering av måloppnåelse i forhold til overordnede/strategiske mål. c. Vurdere avklaring/definisjon av begrepet vesentlig i forbindelse med vurdering av saker til fremleggelse overfor generalforsamlingen, jf. aksjesalget i Ventelo AS. 4. Rådmannen bes om å etablere rutiner for utarbeiding av eierskapsmelding til kommunestyret, jf. revisjonsrapportens anbefaling. Det vises for øvrig kommunens uttalelse til revisjonsrapporten, jf. saksfremlegg i formannskapssak 94/13, der det opplyses at kommunen søker å få utarbeidet eiermelding for kommunens engasjement i selskaper i løpet av SAK NR. 27/2013 VURDERING AV VIDEREFØRING AV SELSKAPSKONTROLL I EIDSIVA ENERGI AS Hedmark Revisjon IKS v/laila Irene Stenseth og Innlandet Revisjon IKS v/kristian Lein presenterte notat der ulike tema for eventuell videreføring av selskapskontrollen var vurdert. 1. Kontrollutvalget ønsker at det vurderes en videreføring av selskapskontrollen rettet mot temaet roller og habilitet, herunder selskapets forvaltning av sin regionale samfunnsrolle. Revisorene sammenfatter innspillene fra de syv samarbeidende kontrollutvalgene i et notat som legges frem for kontrollutvalget så snart som mulig. 2. Kontrollutvalget er opptatt av kommunikasjonen mellom selskapet og kommunestyret, og vil se nærmere på dette i 2

3 forbindelse med gjennomgang av kommunens eiermelding når den foreligger. SAK NR. 28/2013 PROSJEKTPLAN FOR REVISJONSPROSJEKTET INNFORDRING Hedmark Revisjon IKS v/laila Irene Stenseth presenterte prosjektplanen og svarte på spørsmål. Kontrollutvalget tar prosjektplanen til orientering, og ber Hedmark Revisjon IKS gjennomføre revisjonsprosjektet Innfordring avgrenset til følgende problemstillinger innenfor temaet organisering, ansvar og arbeidsdeling : 1. Hvordan har kommunen og kemneren organisert innfordringsarbeidet, herunder ansvar, roller og arbeidsdeling? 2. I hvilken grad er innfordringsarbeidet organisert på en hensiktsmessig måte? 3. Hvordan gjennomføres innfordringsarbeidet i praksis, og hvilke utfordringer finnes? Prosjektet gjennomføres høsten 2013 og innenfor en ramme på 220 timer. SAK NR. 29/2013 FORUNDERSØKELSE: SELVKOST Hedmark Revisjon IKS v/laila Irene Stenseth presenterte forundersøkelsesrapporten og svarte på spørsmål. 1. Forundersøkelsen tas til orientering. 2. Kontrollutvalget avventer videre planlegging av en kontroll på området til etter at ny veileder foreligger og er implementert. I senere planlegging av kontrollen legges det vekt på regeletterlevelse på de vesentligste selvkostområdene vann, avløp og renovasjon. SAK NR. 30/2013 STATUSRAPPORT 1. TERTIAL 2013 FRA HEDMARK REVISJON IKS Statusrapport for 1. tertial 2013 fra Hedmark Revisjon IKS tas til orientering. 3

4 SAK NR. 31/2013 POLITISK BEHANDLING AV SAKER FRA KONTROLLUTVALGET Kommunestyrets vedtak og rådmannens saksfremlegg i k.sak 20/2013 (sak: Politisk behandling av saker i kontrollutvalget) tas til orientering. SAK NR. 32/2013 SEKRETARIATSTJENESTER FOR KONTROLLUTVALGET NY RAMMEAVTALE Kommunestyrets vedtak i sak 44/2013 (Sekretariatstjenester for kontrollutvalget ny rammeavtale), tas til orientering. SAK NR. 33/2013 PRAKTISERING AV ÅPNE MØTER I KONTROLLUTVALGET ETTER 1. JULI 2013 Åpne møter i kontrollutvalget etter 1. juli 2013 gjennomføres i tråd med gjeldende regler, herunder at: Bekjentgjøring av kontrollutvalgets møter/sakslister gjøres på hensiktsmessig måte, jf. kommunelovens 32 nr. 3. Dette gjøres i praksis ved å: Tilgjengeliggjøre saksliste/sakspapirer på kommunens hjemmeside i rimelig tid før hvert møte (ca. en uke). Sende ut særskilt informasjon om møtene til ordfører, rådmann, revisor og lokalpressen ca. en uke før hvert møte. Lukking av møter følger reglene i kommunelovens 31. Lukking skal gjøres i saker som omfatter lovbestemt taushetsplikt, personalsaker, hensynet til personvernet, eller når hensynet til tungveiende offentlig interesser tilsier det og det i møtet vil komme frem opplysninger som ville vært unntatt offentlighet etter offentlighetsloven dersom de hadde stått i et dokument. Debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte. SAK NR. 34/2013 SITUASJONEN I BARNEVERNET I RINGSAKER KOMMUNE Saken ble enstemmig satt opp på sakslista. 4

5 Bakgrunn for saken er tilbakevendende bekymringer omkring barnevernet i Ringsaker kommune, jf. politiske saker, Fylkesmannens tilsyn og innlegg/artikler i media/lokalaviser. 1. Kontrollutvalget registrerer de mange bekymringene omkring barnevernet i Ringsaker kommune, og ønsker å øke sin kunnskap om situasjonen. 2. Rådmannen inviteres til neste møte for å orientere om situasjonen generelt og om oppfølging av kommunens barnvernsplan spesielt med fokus på tjenestekvalitet. Det vises for øvrig til kommunestyrets vedtak i sak 35/2012 (møte 11/4-12): 1. Barnevernplan for Ringsaker kommune vedtas slik den framgår av vedlegg Tiltakene i planen, jf. vedlegg 1, søkes, på vanlig måte, innarbeidet i økonomiplan og årsbudsjett. 3. Det foretas en evaluering innen , hvor status for gjennomførte tiltak og situasjonen i barneverntjenesten, settes på dagsorden. 4. Kommunestyret ber rådmannen kalkulere alle tiltak nevnt i barnevernplanen. Kalkylen legges frem for kommunestyret ved rammekonferansen. SAK NR. 35/2013 JUSTERING AV KONTROLLUTVALGETS MØTEPLAN FOR 2. HALVÅR 2013 Saken ble enstemmig satt opp på sakslista. Bakgrunnen var ønske fra kontrollutvalget om å utvide antall møter i 2. halvår 2013 fra tre til fire. Møteplan for 2. halvår 2013 fastsettes slik: Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Brumunddal, 11. juni Svein Rømo leder RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 11. juni Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 5

6 NESTE MØTE Dato: TIRSDAG 27. AUGUST 2013 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Forundersøkelse: Videreføring av selskapskontroll i Eidsiva Energi AS Situasjonen i barnevernet i Ringsaker kommune Møte : Regnskapsrevisjon: Plan/strategi for revisjon av kommuneregnskapet for 2013 Kontrollutvalgets budsjett for 2014 Orienteringssak: Antikorrupsjonshåndbok (ku-sak 16/13) Saker til oppfølging senere: Kommunens praktisering av hasteparagrafen (henvendelse til rådmannen) Oppfølging av tidligere revisjonsprosjekter Høsten 2013: Samlet oppfølging av prosjekter rettet mot skole utført i 2012 (også inkludere vedtak i ku-sak 72/12 om læreboksituasjonen). Bestillinger - Hedmark Revisjon IKS: Revisjonsrapport: Innfordring Møteplan 2013: Tirsdag kl Tirsdag kl Torsdag k i tillegg til opprinnelig møteplan (fellesmøte syv kontrollutvalg) Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl utgår Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl