MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I RINGSAKER KOMMUNE

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I RINGSAKER KOMMUNE Tirsdag 19. mars 2013 holdt kontrollutvalget møte i administrasjonsbygget i Brumunddal fra kl Som medlemmer møtte: Svein Rømo, leder (RL) Svetlana K. Johnsen (FrP), nestleder Unni Haugli (Ap) Ronald Bradal (Ap) Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Per Sandbakken (H) Følgende varamedlem møtte: Sjur J. Alhaug, 1. vara Ellers møtte: Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, rådmann, Hedmark Revisjon IKS, Ringsaker Blad, Hamar Arbeiderblad og Gudbrandsdølen/Dagningen. Utvalgsmøtet ble satt kl med Svein Rømo som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 10/2013 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 11/2013 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2012 INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: Kontrollutvalgets årsrapport for 2012 tas til orientering. 1

2 SAK NR. 12/2013 ENDRINGER I KOMMUNELOVENS REGLER OM EGENKONTROLL (KAP. 12) - ÅPNE MØTER I KONTROLLUTVALGET FRA 1. JULI Endringer i kommunelovens regler om egenkontroll (kommunelovens kapittel 12) tas til orientering, herunder at kontrollutvalgets møter som hovedregel er åpne etter 1. juli Forut for iverksetting av åpne møter bes sekretær om å redegjøre for de praktiske konsekvensene av lovendringen, herunder regelverket for lukking av møter, før ikrafttredelse av loven. Hedmark Revisjon IKS inviteres samtidig til å orientere om revisors taushetsplikt og håndtering av dette i åpne møter. 3. Sekretær bes om å sørge for tilfredsstillende tilgjengeliggjøring/offentliggjøring av sakspapirer i forkant av kontrollutvalgets møter. Det forutsettes i den forbindelse at kontrollutvalgets sakspapirer tilgjengeliggjøres på kommunens hjemmeside. Det bes også om at informasjon om kontrollutvalget på kommunens hjemmeside gjennomgås med tanke på åpenhet og tilgjengelighet. SAK NR. 13/2013 STATUS FOR SELSKAPSKONTROLL I EIDSIVA ENERGI AS OG PLANLEGGING AV AVSLUTTENDE PROSESS 1. Informasjon om status og fremdrift i det avsluttende arbeidet med selskapskontroll i Eidsiva Energi AS tas til orientering. 2. Foreløpig revisjonsrapport presenteres i felles møte med de syv kontrollutvalgene den 4. april Det besluttes at dette møtet er et åpent møte, jf. kommunelovens 77 nr. 8. SAK NR. 14/2013 PLANLEGGING AV KONTROLL MED KOMMUNENS BRUK AV HASTEPRARAGRAFEN (KOMMUNELOVENS 13) 1. Kontrollutvalget ønsker å undersøke formannskapets praktisering av hasteparagrafen i kommunelovens 13 avgrenset til saker i 2011 og 2012: F.sak 098/11: Samhandlingsreformen Søknad om prosjektmidler til gjennomføring av utredninger i regi av interkommunal prosjektgruppe F.sak 212/11: Endring av årsbudsjettet 2011 vedr. kapitalnedsetting i Eidsiva Energi AS F.sak 064/12: Barnehageopptaket 2012/2013 etablering av Fagernes barnehage med 2 avdelinger 2

3 F.sak 086/12: Brøttum barne- og ungdomsskole justering av kostnadsoverslag etter anbud 2. Følgende spørsmål oversendes rådmannen: Hva er begrunnelsen for at det ikke var tid/fysisk mulig å innkalle kommunestyret til å behandle sakene? (etterlevelse av kommunelovens 13, første ledd) Er vedtakene forelagt kommunestyret i deres neste møte? (etterlevelse av kommunelovens 13, andre ledd) Inneholder saksfremstillingene til formannskapet en begrunnelse for hvorfor det er nødvendig å behandle sakene etter kommunelovens 13, evt. en vurdering av om vilkårene for bruk av 13 er til stede? Hvis nei; Mener rådmannen at saken er forsvarlig utredet? (etterlevelse av kommunelovens 23 nr. 2) SAK NR. 15/2013 KONTROLLUTVALGSKONFERANSEN 2013 Kontrollutvalgets medlemmer som deltok på Kontrollutvalgskonferansen 2013 (Gardermoen februar 2013) orienterte om hovedtemaene på konferansen (samhandlingsreformen, kommunal beredskap, styring, korrupsjon og tilsyn). Informasjon fra Kontrollutvalgskonferansen 2013 tas til orientering. SAK NR. 16/2013 KORRUPSJON I KOMMUNE-NORGE Saken ble drøftet med bakgrunn i nyhetsoppslag om korrupsjon i norske kommuner i NRK i januar Kontrollutvalget tar mediaoppslagene vedr. korrupsjon i kommune-norge til orientering. 2. Temaet følges opp som en del av det prioriterte området etikk i kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget tar til orientering at Kommunenes Sentralforbund og Transparency International Norge har utarbeidet en antikorrupsjonshåndbok for kommunesektoren. Det bes om at denne refereres for utvalget. 3

4 SAK NR. 17/2013 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Kontrollrapport 2012 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Ringsaker kommune (brev av 15/2-13 fra Skatteetaten til kommunestyret i Ringsaker kommune) 2. Utløp av rammeavtale (brev av 12/2-13 fra Ringsaker kommune til Kontrollutvalgstjenester Kjetil Solbrækken) 3. Seminar i regi av Deloitte AS 30/1-12 og deltakelse fra kontrollutvalget i Ringsaker kommune 4. Henvendelse til Hamar Arbeiderblad om bruk av avisartikler i kontrollutvalgets sakspapirer 5. Attestasjon av faktura fra Hedmark Revisjon IKS 6. Pressemelding fra Riksrevisjonen 19/2-13: Mange kommuner har svak styring og kontroll med tjenester som er viktige for brukerne 7. Diverse avisartikler 8. Neste møte: Tidspunkt og saksliste 1. Referatsakene tas til orientering. 2. Kontrollutvalget ber om nærmere informasjon om kontrollutvalgenes rolle i prosessen med konkurranseutsetting av sekretariatsfunksjonen. SAK NR. 18/2013 EVENTUELT Følgende saker ble tatt opp til diskusjon: Tilgjengelighet og søkbarhet på kommunens hjemmeside i f.m. politiske saker Politisk organisering med særlig fokus på komiteene Prøysenhuset og kommunens avvikling av driftsavtalen med Hedmark Fylkesmuseum. Kontrollutvalget mener tilgjengeligheten/søkbarheten til politiske saker via kommunens hjemmeside kan forbedres, og oppfordrer rådmannen til å se nærmere på dette. Brumunddal, 19. mars Svein Rømo leder RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 19. mars Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 4

5 NESTE MØTE Dato: TORSDAG 4. APRIL 2013 Tidspunkt: KL (fellesmøte mellom syv kontrollutvalg, Hamar rådhus) Aktuelle saker: Møte 4/4-13: Rapport fra selskapskontroll i Eidsiva Energi AS - presentasjon av foreløpig rapport (åpent møte) Møte 23/4-13: Årsregnskap 2012 for Ringsaker kommune kontrollutvalgets uttalelse Forundersøkelse Innfordring (v/hedmark Revisjon IKS) Forundersøkelse Selvkostområdene (v/hedmark Revisjon IKS) Oppfølging av plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Saker til oppfølging senere: Forberedelse til praktisering av åpne møter i kontrollutvalget (oppfølging av ku-sak 12/13) Kommunens praktisering av hasteparagrafen (k.lovens 13) Orienteringssak: Antikorrupsjonshåndbok (ku-sak 16/13) Oppfølging av tidligere revisjonsprosjekter Høsten 2013: Samle oppfølging av prosjekter rettet mot skole utført i 2012 (også inkludere vedtak i ku-sak 72/12 om læreboksituasjonen). Barnevernet i Ringsaker kommune (vedtak i forrige kontrollutvalg/forrige valgperiode) Bestillinger - Hedmark Revisjon IKS: Prosjektplan for temaet Bruk av hasteparagrafen i kommuneloven Forundersøkelse for temaet Innfordring Forundersøkelse for temaet Selvkostområdene Møteplan 2013: Tirsdag kl Tirsdag kl Torsdag k i tillegg til opprinnelig møteplan (fellesmøte syv kontrollutvalg) Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl