MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE. Tirsdag 22. april 2008 holdt kontrollutvalget møte i Lunner rådhus fra kl til kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE Tirsdag 22. april 2008 holdt kontrollutvalget møte i Lunner rådhus fra kl til kl Som medlemmer møtte: Trygve Brandrud, leder Lise Thurmann-Moe, nestleder Karen Hagen Maren Hurum Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Ingen Følgende medlemmer møtte ikke: Michael Caffrey Ellers møtte: Fra administrasjonen: Rådmann Tore M. Andresen (deltok under sakene 8,9 og 10), Anne Grønvold (sak 8), Stein Briskeby (sak 8 og 9), leder vedlikeholdstjenesten Guri Kjærem (sak 9), skolefaglig rådgiver Jon Rosseland (sak 10) og Lunner Omsorgssenter v/ellen Raastad (sak 10). Fra Innlandet Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig revisor (regnskapsrevisjon) Justin Aaboen (sak 8), revisor Inger Granåsen (sak 8) og forvaltingsrevisor Kari Robbestad (sak 9, 10 og 11) Sekretær: Kjetil Solbrækken Møteprotokollen er sendt til: Kontrollutvalgets medlemmer, varamedlemmer (1. vara), ordfører, rådmann, Innlandet Revisjon IKS, web-redaktør i Lunner kommune og avisene Hadeland og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med Trygve Brandrud som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 07/2008 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 08/2008 ÅRSREGNSKAP 2007 FOR LUNNER KOMMUNE KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Kontrollutvalgets oppgave er å avgi uttalelse til årsregnskapet. Uttalelsen skal avgis til kommunestyret. Kopi av uttalelsen skal sendes formannskapet tidsnok til at det kan tas hensyn til den før 1

2 formannskapet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 7. Fra behandlingen: Innlandet Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Justin Aaboen og revisor Inger Granåsen oppsummerte revisjonsarbeidet for 2007, og presenterte revisjonsberetningen. Administrasjonen v/rådmann Tore M. Andresen, Anne Grønvold og Stein Briskeby orienterte om: 1. Rapportering og læring 2. Driftsregnskap, investeringsregnskap og balanse 3. Kommunens økonomiske situasjon 4. Vesentlige avvik i forhold til planer/budsjett/vedtak 5. Prosjektet Balanse Kommunens bruk av Kostra-tall KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL LUNNER KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2007 Kontrollutvalget har behandlet Lunner kommunes årsregnskap for Sammen med årsregnskapet forelå revisjonsberetningen og rådmannens årsmelding for Rådmannen har orientert kontrollutvalget om kommunens økonomi, og forhold som har betydning for intern kontroll og styring. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, gir et riktig inntrykk av de forhold som årsmeldingen til rådmannen omhandler. Utover dette, og det som framgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet, datert , har kontrollutvalget ingen merknader til Lunner kommunes årsregnskap for SAK NR. 09/2008 OPPFØLGING AV REVISJONSRAPPORTEN STYRING AV BYGGEPROSJEKTER I LUNNER KOMMUNE Rådmann Tore M. Andresen, økonomi v/stein Briskeby og leder vedlikeholdstjenesten Guri Kjærem orienterte om oppfølging av kommunestyrets vedtak etter behandling av revisjonsrapporten som bl.a. omhandlet byggingen av Lunner Barneskole (kommunestyrets møte ). Bakgrunnen for kontrollutvalgets oppfølging er siste punkt i vedtaket: Kommunestyret tar til orientering at rådmannen vil forbedre kommunens rutiner og prosedyrer for styring og kontroll med større byggeprosjekter, og ber kontrollutvalget følge opp dette arbeidet. 1. Kontrollutvalget er bedt av kommunestyret om å følge opp tidligere revisjonsrapport vedr. styring og kontroll med 2

3 byggeprosjekter, jf. vedtak i kommunestyret Det vises bl.a. til følgende kritikk som fremkom i kommunestyrets vedtak: Politisk vilje bør i slike saker uttrykkes i form av politiske vedtak. Kommunestyrets forventninger burde vært klarere uttrykt mht. til tidsplan og milepæler for prosjektet. Rådmannen burde på sin side ha bedt kommunestyret om en presisering av tidsplan og milepæler for å forankre sin oppfatning av politisk vilje i konkret politisk vedtak. Kommunikasjonen mellom formannskapet og kommunestyret burde vært bedre. Orienteringer til formannskapet burde vært brakt videre til kommunestyret. Kritiske faser av prosessen burde vært bedre kvalitetssikret. 2. Rådmannens informasjon om kommunens rutiner for styring og kontroll med byggeprosjekter, tas til orientering. 3. Kontrollutvalget ber Innlandet Revisjon IKS om å gjennomføre en oppfølging av den tidligere revisjonsrapporten, med særlig fokus på forprosjekteringsfasen. 4. Vedtaket i saken oversendes kommunestyret til orientering. SAK NR. 10/2008 DIVERSE ORIENTERINGER V/RÅDMANNEN I tråd med vedtak i forrige møte var rådmannen invitert til å orientere om følgende tema: Spesialundervisning i Lunner kommune Håndtering av testamentariske gaver Skolefaglig rådgiver Jon Rosseland orienterte på vegne av rådmannen i forbindelse med spesialundervisning. Ellen Raastad v/lunner omsorgssenter orienterte om rutiner for håndtering av testamentariske gaver. Rådmann Tore M. Andresen supplerte orienteringen om testamentariske gaver med å informere om tidligere kommunestyrevedtak 34/2003 (22/5-03) vedr. gave til kommunen (eiendommen Fossli). 1. Rådmannens informasjon om utviklingen i kostra-tallene innenfor spesialundervisning tas til orientering. Kontrollutvalget tar videre til orientering at administrasjonen er bevisst en rekke problemstillinger, og at det arbeides aktivt med å utvikle både pp-tjenesten og skolene for å få et best mulig tilrettelagt tilbud for elevene i barneskolen. 2. Kontrollutvalget tar kommunens rutiner for håndtering av testamentariske gaver til orientering, herunder 3

4 kommunestyrets vedtak vedr. eiendommen Fossli. Kontrollutvalget oppfordrer rådmannen til å foreta en revisjon av retningslinjene, slik at gaver til hjemmetjenesten også blir omfattet. SAK NR. 11/2008 NY PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON FORELØPIGE PRIORITERINGER 1. Tidligere vedtatt liste over prioriterte områder opprettholdes: Etikk og varsling Ledelse og personaladministrasjon (lederevaluering, rekruttering, kompetansebygging, ledermodeller mv.) Innkjøp (overholdelse av lov om offentlige anskaffelser) IKT (personopplysningsloven) Resultatmåling og kvalitetssikring i pleie- og omsorg Saksforberedelse og oppfølging av politiske vedtak (forsvarlig saksbehandling, intern kvalitetssikring mv) Vikarbruk (arbeidsmiljølovens bestemmelser) 2. Med bakgrunn i foreløpige prioriteringer bes sekretær om å utarbeide et forslag til ny Plan for forvaltingsrevisjon og selskapskontroll til neste møte. 3. Ordfører og rådmann inviteres til neste møte for å komme med synspunkter og innspill til kontrollutvalgets arbeid med ny plan. Kontrollutvalget ber også om en orientering om omstillingsprosjektet Balanse SAK NR. 12/2008 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2007 Kontrollutvalgets årsrapport for 2007 vedtas og oversendes kommunestyret til orientering. SAK NR. 13/2008 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Abonnement på Kommunal Rapport, attestert regning 2. Seminar april 2008 i regi av Forum for kontroll og tilsyn 3. Årsmelding 2007 fra Skatteoppkreveren for Hadeland 4. Diverse avisartikler 5. Møteprotokoller fra kommunestyret og formannskap 6. Neste møte: Tidspunkt og saksliste Referatsakene tas til orientering. 4

5 SAK NR. 14/2008 EVENTUELT Utvalgsleder hadde på forhånd meldt inn følgende tema til drøfting: Kommunens risikovurdering i forbindelse med evt. realisering av Hadelandsparken Ordfører og rådmann inviteres til neste møte for å orientere om status for Hadelandsparken, og redegjøre for kommunens vurderinger av risiko ved en eventuell realisering av prosjektet. Roa, 22. april RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 22. april Trygve Brandrud utvalgsleder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær tlf e-post: kjetil@kontrollutvalget.no NESTE MØTE Dato: MANDAG 16. JUNI 2008 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Ny plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll (Utkast til plan legges frem til drøfting. Ordfører og rådmann er invitert til å komme med innspill) Kommunens risikovurdering vedr. Hadelandsparken (ordfører og rådmannen er invitert) Styring av byggeprosjekter, oppfølging av kommunestyrevedtak (revisor presenterer status i sitt arbeid) Møteplan for 2008: Mandag kl Tirsdag kl Mandag kl Tirsdag kl Tirsdag kl