MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE Mandag 16. juni 2008 holdt kontrollutvalget møte i Lunner rådhus fra kl til kl Som medlemmer møtte: Trygve Brandrud, leder Lise Thurmann-Moe, nestleder Karen Hagen Maren Hurum (fratrådte møtet kl. 1200, etter behandling av sak 18) Michael Caffrey Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Ordfører: Anders Larmerud (deltok under sakene 16-18) Fra administrasjonen: Rådmann Tore M. Andresen og rådgiver Anne Grønvold (deltok under sakene 16-18) Fra Innlandet Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig revisor (forvaltningsrevisjon) Reidun Grefsrud og forvaltingsrevisor Kari Robbestad (deltok under sakene 16-19) Sekretær: Kjetil Solbrækken Møteprotokollen er sendt til: Kontrollutvalgets medlemmer, varamedlemmer (1. vara), ordfører, rådmann, Innlandet Revisjon IKS, web-redaktør i Lunner kommune og avisene Hadeland og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med Trygve Brandrud som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 15/2008 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Michael Caffrey opplyste at han hadde meldt forfall til møtet den , og ba om at protokollen ble korrigert i tråd med dette. Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes med den endringen som fremkom i møtet. SAK NR. 16/2008 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG (k.sak) SELSKAPSKONTROLL Utkast til plan var lagt frem til drøfting før oversending til kommunestyret. Ordfører og rådmann deltok under behandlingen av 1

2 saken og kom med synspunkter og innspill til utvalgets arbeid med ny plan. Innlandet Revisjon IKS v/reidun Grefsrud presenterte forslag til innfallvinkler og problemstillinger til prioriterte tema/områder. INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: 1. Kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden godkjennes. 2. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å avgjøre rekkefølgen på de prioriterte områdene/temaene som fremgår av planen. Det tas til orientering at kontrollutvalget vil prioritere følgende områder/tema i : a) Forvaltningsrevisjon: Ledelse- og personaladministrasjon Oppfølging av politiske vedtak Interkommunalt samarbeid b) Selskapskontroll: Eierstyring / kommunen som eier 3. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta omprioriteringer, og igangsette undersøkelser på eget initiativ, dersom det i planperioden oppstår behov på andre områder enn det som er nevnt i planen. SAK NR. 17/2008 ORIENTERING OM OMSTILLINGSPROSJEKTET "BALANSE 2010 Ordfører Anders Larmerud, rådmann Tore M. Andresen og rådgiver/prosjektsekretær Anne Grønvold orienterte om bl.a.: Organisering av prosjektet Forutsetninger for god omstilling Oppnevnt ad-hoc utvalg (oppnevning, sammensetning mv.) Formannskapets rolle i prosessen (løpende orienteringer) Vurdering/kunnskap om omstillingsprosjekter i andre kommuner Søknad om opptak i kvalitetskommuneprosjektet Bestilt kostra-analyse (utført av Agenda utvikling) 1. Kontrollutvalget tar ordførers og rådmannens informasjon om omstillingsprosjektet Balanse 2010 til orientering. Kontrollutvalgets ønsker å holde seg løpende orientert om prosjektet, og vil i den forbindelse invitere ordfører og rådmann til senere møter. 2. Kontrollutvalget mener at en svært viktig suksessfaktor for prosjektet er at det er godt politisk forankret. Ordfører og rådmann oppfordres derfor til å arbeide videre med den felles politiske plattformen for prosjektet. 2

3 3. Det tas til orientering at det er utført en kostra-analyse av kommunen, og inviterer rådmannen til neste møte for å presentere resultatene av analysen for kontrollutvalget. SAK NR. 18/2008 HADELANDSPARKEN OG RISIKOVURDERING Rådmannen orienterte om prosjektet i forhold til dagens kommuneplan, og redegjorde for vurdering og håndtering av den økonomiske risikoen for kommunen. Det ble også informert om vurdering av fremtidig risiko knyttet til utbygging av infrastruktur og kommunale tjenester. Ordfører orienterte om de politiske prosessene i saken. Kontrollutvalget tar rådmannens og ordførers orientering om Hadelandsparken og kommunens risikovurderinger til orientering, og forutsetter at risikovurderingene blir tydeliggjort i det videre arbeid med prosjektet. SAK NR. 19/2008 STYRING AV BYGGEPROSJEKTER STATUS FOR REVISORS OPPFØLGING AV TIDLIGERE REVISJONSRAPPORT Innlandet Revisjon IKS v/kari Robbestad presenterte status for sin oppfølging av tidligere revisjonsrapport og kommunestyrevedtak. Videre fremdrift og vinkling på oppfølgingsprosjektet ble drøftet. 1. Revisors statusrapport tas til orientering. 2. Det bes om at innfallsvinkelen til oppfølgingsprosjektet justeres slik at det legges større vekt på å evaluere kommunens overordnede system/rutiner for styring av byggeprosjekter med særlig vekt på forprosjektering og risikovurderinger. Det bes om at sluttrapport legges frem på neste møte. SAK NR. 20/2008 RESULTATRAPPORTERING 1. TERTIAL 2008 FOR LUNNER KOMMUNE Kontrollutvalget tar resultatrapport 1. tertial 2008 for Lunner kommune, til orientering. Kontrollutvalget ga uttrykk for at kommunen har en god rapportering på dette området. 3

4 SAK NR. 21/2008 TERTIALRAPPORT 1/08 FRA INNLANDET REVISJON IKS Tertialrapport 1/08 fra Innlandet Revisjon IKS tas til orientering. SAK NR. 22/2008 EVENTUELT Utvalgsleder, som nylig er valgt inn i styret i HRA AS, tok opp spørsmålet om vervet som styremedlem har betydning for hans rolle i kontrollutvalget. Sekretær opplyste under drøftingen av spørsmålet at valget ikke er lovstridig, men at det prinsipielt ikke er en heldig kombinasjon av roller. Bakgrunnen for dette er kontrollutvalgets oppgave knyttet til selskapskontroll, der HRA AS er ett av selskapene utvalget kan velge å føre tilsyn/kontroll med. I kontrollutvalget vil saken måtte løses ved at leder erklærer seg inhabil i saker som vedrører selskapskontroll generelt, og HRA AS spesielt. Utvalgsleder ga uttrykk for at han vil ta initiativ for å fjerne all tvil om kontrollutvalgets habilitet. Kontrollutvalget tar utvalgsleders orientering om valg av nytt styre i HRA AS til orientering, og overlater til leder selv å vurdere om vervet som styremedlem i HRA AS kan/bør kombineres med vervet som leder av kontrollutvalget. Roa, 16. juni RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 16. juni Trygve Brandrud utvalgsleder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær tlf e-post: kjetil@kontrollutvalget.no 4

5 NESTE MØTE Dato: TIRSDAG 23. SEPTEMBER 2008 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Revisjonsrapport: Styring av byggeprosjekter - oppfølging av kommunestyrevedtak (revisor presenterer rapporten) Kostra-analyse (rådmannen er invitert til å orientere om gjennomført analyse som ledd i prosjektet Balanse 2010 ) Forvaltningsrevisjon: Bestilling av forundersøkelse / prosjekt Regnskapsrevisjon: Plan for revisjon av kommuneregnskapet for 2008 (revisor orienterer om sin strategi og risikovurderinger på overordnet nivå) Kontrollutvalgets budsjett for 2009 Møteplan for 2008: Mandag kl Tirsdag kl Mandag kl Tirsdag kl Tirsdag kl