MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GRAN KOMMUNE. Fredag 6. september 2013 holdt kontrollutvalget møte på Gran rådhus fra kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GRAN KOMMUNE Fredag 6. september 2013 holdt kontrollutvalget møte på Gran rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Morten Hagen (Gbl), leder Harald Westby (H), nestleder Kari Marie Engnæs (Sp) Peter Oskar Saugstad (Ap) innvilget permisjon fra møtet kl Heidi Granli Højfeldt (Ap) innvilget permisjon fra møtet kl Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Fra administrasjonen: Rådmann Arne Skogsbakken (deltok under sakene 39 og 40). Fra Innlandet Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig revisor/regnskapsrevisjon Ingebjørg Dybdal (deltok under sakene 38-40). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmann, kontrollutvalgets medlemmer, og varamedlemmer, Innlandet Revisjon IKS, avisa Hadeland og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med Morten Hagen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 33/2013 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 34/2013 OPPFØLGING AV SELSKAPSKONTROLL I HADELAND ENERGI AS OG HADELAND KRAFT AS (2012) INFORMASJON FRA SELSKAPET OM GJENNOMFØRTE FORBEDRINGSTILTAK 1. Gjennomførte forbedringstiltak i Hadeland Energi AS og Hadeland Kraft AS med bakgrunn i gjennomført selskapskontroll i 2012, tas til orientering. 2. Kontrollutvalget har merket seg at selskapene er uenige i revisjonsrapportens konklusjon om at tidligere 1

2 årsberetninger ikke er oppfyller kravene i regnskapsloven. Selskapene opplyser at de likevel har forsøkt å forbedre informasjonsinnholdet i årsberetningene for Kontrollutvalget ber om at selskapenes årsberetninger for 2012 legges frem til orientering i neste møte. SAK NR. 35/2013 OPPDRAGSAVTALE MED INNLANDET REVISJON IKS FOR 2014 Oppdragsavtale med Innlandet Revisjon IKS for 2014, med ramme på kr , godkjennes. SAK NR. 36/2013 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT FOR 2014 INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: Kontrollutvalgets budsjett for 2014 (ansvar 6200, funksjon/tjeneste 1100) fastsettes med en økonomisk ramme på kr , med utgangspunkt i følgende fordeling: Konto BUDSJETT- FORSLAG 1081 Godtgjørelse andre folkevalgte Tapt arbeidsfortjeneste Arbeidsgiveravgift Abonnementer og faglitteratur Bevertning under møter Kurs og veiledning Utgifter til godtgj. for reiser mv Leie av driftsmidler Kjøp av sekretærtjenester Merverdiavgift, kostnad drift Momskompensasjon, inntekt drift Sum funksj/tjeneste Kontrollutvalget 1351 Kjøp av tjenester fra Innlandet Revisjon IKS Sum funksj/tjenste 1101 Revisjon SUM ANSVAR 6200 KONTROLLORGANER SAK NR. 37/2013 STATUS FOR UNDERSØKELSE - KOMMUNENS PRAKTISERING AV OFFENTLIGHETSLOVEN Med bakgrunn i informasjon fra Innlandet Revisjon IKS orienterte utvalgssekretær om gjennomført oppstartmøte mellom revisor og 2

3 kommunen (juni -13) og status pr. d.d. Det ble uttrykt forventning fra kontrollutvalget om behandling av revisjonsrapporten i sitt møte den 29/ Informasjon om status for undersøkelse av kommunens praktisering av offentlighetsloven tas til orientering. SAK NR. 38/2013 REGNSKAPSREVISJON: PRESENTASJON AV STRATEGI FOR REVISJON AV KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2013 Saken ble behandlet for lukkede dører med hjemmel i kommunelovens 31. Innlandet Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Ingebjørg Dybdal orienterte og svarte på spørsmål. Følgende ble delt ut og gjennomgått i møtet: Brev fra Innlandet Revisjon IKS 5/9-13 Hovedtrekkene i overordnet revisjonsstrategi for Revisors presentasjon av hovedtrekkene i overordnet revisjonsstrategi for revisjon av kommuneregnskapet for 2013 tas til orientering. 2. Oppdragsansvarlig revisors egenvurdering av sin uavhengighet til kommunen tas til orientering. SAK NR. 39/2013 KOMMUNENS BUDSJETTPROSESS OG SAKSBEHANDLING I KOMMUNESTYRETS SAK 35/13 Rådmann Arne Skogsbakken orienterte og svarte på spørsmål. Rådmannen orienterte først om budsjettprosessen i Gran kommune med fokus på: Kommunelovens regler om budsjettbehandlingen (rådmannens rolle i forhold til ordfører/formannskap/kommunestyret) Budsjettprosessen i Gran kommune (jf. del 2 i kommunens økonomireglement) Spesielt om budsjettprosessen i 2012 (rådmannens rolle mht. budsjettinnspill, trepartsamarbeidets rolle, dialog mellom rådmannen og ordfører i etterkant av budsjettprosessen) Arbeidet med budsjett 2014/økonomiplan Endringer i budsjettprosessen for 2014 (rådmannen utarbeider helhetlig forslag til saldert budsjett som legges frem for ordfører, fokus på at budsjettarbeidet i større grad tar utgangspunkt i reelle budsjettforutsetninger) 3

4 Rådmannen svarte deretter på kontrollutvalgets spørsmål om forklaringer til budsjettavvik for virksomhetsområdene Skole og Pleie og omsorg, jf. kontrollutvalgets vedtak i sak 32/13. Avslutningsvis svarte rådmannen på kontrollutvalgets spørsmål om sin oppfatning av det saksforberedende arbeidet i k.sak 35/13 i lys av rådmannens ansvar for forsvarlig saksbehandling i kommunelovens 23 nr. 2. Kontrollutvalgets Peter Oskar Saugstad ble innvilget permisjon og forlot møtet før sluttbehandling av saken. Kontrollutvalget bestod etter dette av 4 medlemmer. 1. Kontrollutvalget tar til orientering at det er gjort endringer i budsjettprosessen for Endringene innebærer bl.a. at rådmannen legger frem et forslag til saldert budsjett til ordfører som grunnlag for den videre politiske behandlingen. 2. Kontrollutvalget tar til orientering at rådmannen tar selvkritikk i forhold til sitt saksfremlegg i kommunestyrets sak 35/13. Dette gjelder særlig saksfremleggets mangelfulle fremstilling av de konkrete budsjettjusteringene som kommunestyret var invitert til å vedta. SAK NR. 40/2013 MISLIGHETER OG KORRUPSJON: RISIKOVURDERINGER OG HOLDNINGSSKAPENDE ARBEID I GRAN KOMMUNE Utvalgssekretær innledet med utgangspunkt i Håndbok i antikorrupsjonsarbeid fra Transparency International Norge. Rådmann Arne Skogsbakken orienterte med utgangspunkt i følgende hovedelementene i et kommunalt antikorrupsjonsprogram, jf. anbefaling fra Transparency International Norge: Verdier, holdninger og kultur Etiske retningslinjer for ansatte og folkevalgte Risikoanalyser Kommunens kontrollsystem egenkontroll og internkontroll Strategi for anskaffelser Varslingskanal Kontrollutvalgets Heidi Granli Højfeldt ble innvilget permisjon og forlot møtet før sluttbehandling av saken. Kontrollutvalget bestod etter dette av 3 medlemmer. 1. Kontrollutvalget tar rådmannens informasjon til orientering. 2. Med bakgrunn i rådmannens redegjørelse har kontrollutvalget inntrykk av det jobbes aktivt og målrettet med å sikre gode etiske holdninger blant ansatte i Gran kommune. 4

5 3. Kontrollutvalget mener det foreligger et forbedringspotensial når det gjelder rådmannens system for risikovurderinger. 4. Kontrollutvalget oppfordrer rådmannen til å sørge for at risikovurderinger blir en integrert del av kommunens internkontrollsystem. Det vises her til anbefalinger fra Fylkesmannen i Oppland, jf. prosjektet om internkontroll/ Orden i eget hus. 5. Kontrollutvalget vil følge opp arbeidet med risikovurderinger generelt overfor rådmannen i I tillegg vil kontrollutvalget etterspørre en presentasjon av en helhetlig vurdering av mislighetsrisiko i Gran kommune. SAK NR. 41/2013 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Rundskriv fra Kommunal- og regionaldepartementet: Rundskriv om iverksetting av endinger i kommuneloven m.m. egenkontroll m.m. 2. Pressemelding fra Riksrevisjonen: Mange kommuner har svak styring med tjenester som er viktige for brukerne 3. Diverse avisartikler 4. Ipad og kontrollutvalget praktisk bruk 5. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Referatsakene tas til orientering. Gran, 6. september Morten Hagen utvalgsleder RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 6. september Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 5

6 NESTE MØTE Dato: FREDAG 29. NOVEMBER 2013 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Revisjonsrapport: Praktisering av offentlighetsloven og journalføring i Gran kommune Status for revisjonsprosjektet NAV Hadeland Innlandet Revisjon IKS: o Sammenligning av pris på revisjonstjenester mellom kommuner o Tertialrapport 2/2013 fra Innlandet Revisjon IKS o Forvaltningsrevisjonsprosjektet i Innlandet Revisjon IKS Orienteringssak: Årsberetning 2012 for Hadeland Energi AS og Hadeland Kraft AS Møteplan 2014 Saker til oppfølging senere: Risikovurderinger generelt og mislighetsrisiko spesielt (ku-sak 40/13) Helhetlig dokumenthåndteringssystem (ku-sak 07/13) Bestilte oppdrag fra Innlandet Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon og selskapskontroll): Revisjonsprosjekt: NAV Hadeland (fellesprosjekt m/kontrollutvalget i Lunner kommune) Revisjonsprosjekt: Praktisering av offentlighetsloven Møteplan for 2013: o Fredag kl o Fredag kl o Fredag kl endret til fredag kl o Fredag kl o Fredag kl o Fredag kl