MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I RINGSAKER KOMMUNE

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I RINGSAKER KOMMUNE Tirsdag 10. desember 2013 holdt kontrollutvalget møte i administrasjonsbygget i Brumunddal fra kl Som medlemmer møtte: Svein Rømo, leder (RL) Unni Haugli (Ap) Ronald Bradal (Ap) Per Sandbakken (H) Følgende medlem hadde meldt forfall: Svetlana K. Johnsen (FrP), nestleder Følgende varamedlemmer møtte: Ingen Følgende varamedlem hadde meldt forfall: Sjur Alhaug, 1 vara Ellers møtte: Fra Hedmark Revisjon IKS: Daglig leder Morten Alm Birkelid, oppdragsansvarlig revisor Reidun Vie og revisor Kristin F. Solvang (alle deltok under sakene 63-65). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, rådmann, Hedmark Revisjon IKS, Ringsaker Blad, Hamar Arbeiderblad og Gudbrandsdølen/Dagningen. Utvalgsmøtet ble satt kl med Svein Rømo som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 62/2013 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 63/2013 REGNSKAPSREVISJON: STATUS FOR REVISJON AV KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2013 REVISJONSRAPPORT INTERIM 2013 Innledningsvis ble det reist spørsmål om lukking av møtet i forbindelse med behandling av saken. Med bakgrunn i opplysninger 1

2 fra Hedmark Revisjon IKS ble det enstemmig besluttet å behandle saken for åpne dører. Hedmark Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Reidun Vie presenterte status for arbeidet med revisjon av kommuneregnskapet for 2013 med bakgrunn i vedlagte brev/revisjonsrapport interim Daglig leder Morten Alm Birkelid og revisor Kristin F. Solvang supplerte presentasjonen. Revisors orientering om status for revisjon av kommuneregnskapet for 2013 og presentasjon av interimsrapport til rådmannen, tas til orientering. SAK NR. 64/2013 OPPFØLGING AV SAMMENLIGNING AV KOMMUNENS REVISJONSKOSTNADER MED ANDRE KOMMUNER Hedmark Revisjon IKS v/daglig leder Morten Alm Birkelid ga en grundig orientering omkring kommunens kostnader til regnskapsrevisjon og redegjorde for årsaker til forskjeller mellom Ringsaker og Hamar kommune. Med bakgrunn i at Hedmark Revisjon IKS definerer svært lite av kontrollutvalgets bestillinger som forvaltningsrevisjon ble definisjonen av forvaltningsrevisjon også diskutert. Det ble avtalt at utvalgssekretær og daglig leder sammen ser nærmere på dette. 1. Revisors informasjon om forskjellen i timeforbruk på revisjon av kommuneregnskapet i Ringsaker kommune og Hamar kommune, tas til orientering. 2. Kontrollutvalget er tilfreds med at timeforbruket er redusert i 2013 og at forskjellen mellom de to jevnstore kommunene er redusert. SAK NR. 65/2013 SAMMENSLÅING HEDMARK REVISJON IKS OG GLÅMDAL REVISJON IKS - ORIENTERING OM NY SELSKAPSAVTALE OG EIERAVTALE Hedmark Revisjon IKS v/daglig leder Morten Alm Birkelid orienterte om sammenslåingsprosessen og om ny selskapsavtale og eieravtale, vedtatt i kommunestyret den 20/ Den juridiske og praktiske konsekvensen av pkt. 2 i kommunestyrets vedtak i sak om ny selskapsavtale (k.sak 94/13) ble særlig drøftet: Ved å være medeier i selskapet forplikter kommunen seg til å kjøpe revisjonstjenester fra selskapet, jf. kommuneloven 78 2

3 Sammenslåingen mellom Hedmark Revisjon IKS og Glåmdal Revisjon IKS, herunder ny selskapsavtale og ny eieravtale, tas til orientering. SAK NR. 66/2013 ANTIKORRUPSJONSHÅNDBOK FOR KOMMUNESEKTOREN Utvalgssekretær ga en kort presentasjon av hovedtrekkene i «Håndbok i antikorrupsjon», utgitt våren 2013 av Transparency International Norge i samarbeid med Kommunenes Sentralforbund. Antikorrupsjonshåndbok for kommunesektoren, utgitt av Transparency International Norge, tas til orientering. SAK NR. 67/2013 MØTEPLAN FOR 2014 Møteplan for kontrollutvalget for 2014 fastsettes slik: Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl SAK NR. 68/2013 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Invitasjon til Kontrollutvalgskonferansen 2014 ( februar 2014) 2. Div. dokumenter i tilknytning til gjennomført anbudskonkurranse sekretariattjenester for kontrollutvalget: Kontrollutvalgets begrunnelse i sak 54/13 (møte 4/11-13) Brev fra rådmannen til Kontrollutvalgstjenester Kjetil Solbrækken m/vedlegg (Brevet ble delt ut i møtet og er unntatt offentlighet, jf. offentlighetslovens 23. Denne delen av orienteringen ble holdt for lukkede dører, jf. kommunelovens 31.) Brev fra rådmannen til utvalgssekretær etter anmodning om innsyn i saken (brev av 6/11) Sekretærens svar til rådmannen på brev av 6/11-13 Artikler i Ringsaker Blad om saken 3

4 Sekretær orienterte om de fremlagte dokumentene og om sine vurderinger og refleksjoner i etterkant av siste møte i kontrollutvalget. Utvalgsleder informerte om at det ikke var mottatt noen klager i den avsluttende fasen, og at ny kontrakt nå var signert. 3. Oppstart av selskapskontroll i Eidsiva Energi AS, Eidsiva Vekst AS og Eidsiva Nett AS (brev av 22/11-13 fra Innlandet Revisjon IKS og Hedmark Revisjon IKS til selskapene) 4. Møtegodtgjørelse 2. halvår 2013 kontrollutvalget 5. Diverse avisartikler 6. Neste møte: Tidspunkt og saksliste 7. Suppleringsvalg til kontrollutvalget: Utvalgsleder orienterte om vedtak i kommunestyret den 23/10-13 (sak 87/13). Saken gjaldt fritak fra verv som varamedlem (Oddvar Tidemandsen) og valg av nytt varamedlem (Leif Arne Hagelund). Referatsakene tas til orientering. SAK NR. 69/2013 EVENTUELT Saken ble enstemmig satt på sakslista. Følgende sak ble tatt opp og drøftet: Kommunens utleie av lokaler i torgbygget i Brumunddal. Kontrollutvalget ber sekretær innhente informasjon om inngåtte avtaler i forbindelse med torgbygget på det nye torget i Brumunddal. Brumunddal, 10. desember Svein Rømo leder RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 10. desember Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 4

5 NESTE MØTE Dato: TIRSDAG 28. JANUAR 2014 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Oppfølging av tidligere revisjonsrapporter vedr. skole (ku-sak 61/13) Orientering om kommunens bruk av GIS (ku-sak 53/13) Status revisjonsrapport Innfordring Bestillinger - Hedmark Revisjon IKS: Revisjonsrapport: Innfordring Møteplan 2014: Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl