MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GRAN KOMMUNE. Fredag 8. juni 2012 holdt kontrollutvalget møte på Gran rådhus fra kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GRAN KOMMUNE Fredag 8. juni 2012 holdt kontrollutvalget møte på Gran rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Morten Hagen (Gbl), leder Harald Westby (H), nestleder Peter Oskar Saugstad (Ap) Heidi Granli Højfeldt (Ap) Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Kari Marie Engnæs (Sp) Som varamedlem møtte: Reidun Ramse Sørensen, 1. vara Ellers møtte: Fra administrasjonen: Rådmann Arne Skogsbakken (sakene 22 og deler av sak 23) og spesialkonsulent plan og utvikling Øyvind Sørlie (deltok under første del av sak 22). Fra Innlandet Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig revisor (forvaltningsrevisjon) Kristian Lein. Sekretær: Kjetil Solbrækken Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmann, kontrollutvalgets medlemmer, og varamedlemmer, Innlandet Revisjon IKS og avisa Hadeland. Utvalgsmøtet ble satt kl med Morten Hagen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent med følgende justering: På grunn av feil i saksnummereringen ble første sak på møtet (sak 21) endret til sak 29. Bakgrunnen for dette var at saksnummer 21 var benyttet i forrige møte. Til behandling: SAK NR. 22/2012 ORIENTERING OM SAKSBEHANDLING SØNDRE MORSTADGUTUA OG REGULERING/UTBYGGING SØR I GRAN SENTRUM Under første del av saken redegjorde spesialkonsulent plan og utvikling Øyvind Sørlie om reguleringsplan for Hadeland videregående skole med fokus på: Endringer i reguleringsplanen i forhold til kommunedelplanen Revidering av reguleringsplanen behandlet som mindre vesentlig reguleringsendring 1

2 Rådmannens svar til Tore Solberg på diverse spørsmål (Hadeland, april 2012) Kontrollutvalget ba om særlig redegjørelse omkring beslutningen om endring av formålet på næringsarealene (fra storhandel til forretninger uten begrensning ) og den formelle prosessen omkring beslutningen om økning av utnyttelsesgraden på næringsarealene fra 30 % til 75 %. Under andre del av saken redegjorde rådmann Arne Skogsbakken for saken omkring Søndre Morstadgutua. Det ble bl.a. redegjort for: Kommunedelplanen Felles redningssentral Tomteanskaffelsen Reguleringsplanen OPS-prosjektet (OPS=Offentlig Privat Samarbeid) Ekspropriasjonssaken Sak Tronrud Eiendom 1. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til 2. Kontrollutvalget har mottatt kopi av Tore Solbergs brev/e-post av til kommunen, og ber om å få tilsendt kopi av rådmannens svar. SAK NR. 23/2012 OVERORDNET ANALYSE - FORVALTNINGSREVISJON Rådmannen deltok under første del av saken der han var invitert til å komme med synspunkter og innspill til kontrollutvalgets arbeid med ny plan for forvaltningsrevisjon. Innspill i møtet innarbeides i utkast til ny plan for forvaltingsrevisjon SAK NR. 24/2012 RESULTATRAPPORTERING 1. TERTIAL 2012 FOR GRAN KOMMUNE Resultatrapportering 1. tertial 2012 for Gran kommune tas til SAK NR. 25/2012 OVERORDNET ANALYSE - SELSKAPSKONTROLL Møtende varamedlem Reidun Ramse Sørensen stilte spørsmål egen habilitet p.g.a. at hun er varamedlem for styreleder i Hadeland 2

3 Energi AS/Hadeland Kraft AS. Kontrollutvalget besluttet at Reidun Ramse Sørensen er inhabil under deler av saken, og hun deltok derfor ikke i forbindelse med utvalgets drøfting av prioriteringer av konkrete tema/selskaper for selskapskontroll. Utvalgssekretær orienterte om utvalgets oppgaver og informerte om kommunens prinsipper for eierstyring mv. Det ble avslutningsvis drøftet aktuelle prioriteringer. 1. Informasjon om utvalgets oppgaver med selskapskontroll, kommunens prinsipper for eierstyring og oversikt over kommunens eierskap i selskaper, tas til 2. Følgende selskaper/tema prioriteres og bes innarbeidet i utkast til ny plan for selskapskontroll: Eierstyring i Gran kommune (oppfølging av vedtatte prinsipper for eierstyring) HRA AS (selvkostberegninger) SAK NR. 26/2012 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL Møtende varamedlem Reidun Ramse Sørensen stilte spørsmål egen habilitet p.g.a. at hun er varamedlem for styreleder i Hadeland Energi AS/Hadeland Kraft AS. Kontrollutvalget besluttet at Reidun Ramse Sørensen er inhabil under deler av saken, og hun deltok derfor ikke i forbindelse med utvalgets drøfting av utkast til ny plan for selskapskontroll. Forslag til endelig plan legges frem på neste møte. SAK NR. 27/2012 TERTIALRAPPORT 1. TERTIAL 2012 FRA INNLANDET REVISJON IKS 1. Tertialrapport 1/2012 fra Innlandet Revisjon IKS tas til 2. Kontrollutvalget oppfordrer selskapet til å kvalitetssikre tertialrapportene mht. summeringer og talloppsett. Det vises for øvrig til innspill til årsrapporteringen fra Innlandet Revisjon IKS, jf. sak ku-sak 03/2012 (møte den ). 3

4 SAK NR. 28/2012 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Kommunestyrets behandling av årsregnskapet for 2011 og kontrollutvalgets årsrapport for Aktuelle saker fra kommuneøkonomiproposisjonen 2013 Kontrollutvalgets møter blir som hovedregel åpne 3. Oversikt over landsomfattende tilsyn 2012 (Fylkesmannen/Helsetilsynet) 4. Møtegodtgjørelse 1. halvår for kontrollutvalget 5. Redegjørelse for saksbehandling (e-post av fra Tore Solberg til Gran kommune) 6. Diverse avisartikler 7. Neste møte: Tidspunkt/saksliste 8. Status og fremdrift for gjennomføring av bestilt selskapskontroll av Hadeland Energi AS/Hadeland Kraft AS. Under ref.sak 1 orienterte utvalgsleder. Under ref.sak 8 orienterte Innlandet Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Kristian Lein. Referatsakene tas til SAK NR. 29/2012 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. Gran, 8. juni RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 8. juni Morten Hagen utvalgsleder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 4

5 NESTE MØTE Dato: FREDAG 21. SEPTEMBER 2012 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Regnskapsrevisjon: Orientering v/innlandet Revisjon IKS om revisjonsstrategi/-plan for 2012 Nytt økonomireglement i Gran kommune Ny plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Forslag til kontrollutvalgets budsjett for 2013 Status for selskapskontroll i Eidsiva Energi AS og planlegging av fellesmøte Saker til oppfølging senere: Synliggjøring av kontrollutvalgets arbeid (diverse tiltak, jf. vedtak i møte 1/12-11) Bestilte oppdrag fra Innlandet Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon og selskapskontroll): Selskapskontroll: Div. undersøkelser/spørsmål vedr. Hadeland Energi AS/Hadeland Kraft AS (sluttføres høsten 2012) Møteplan for 2012: o Fredag kl o Fredag kl o Fredag kl flyttet til onsdag kl o Fredag kl flyttet til fredag kl o Fredag kl o Fredag kl