MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE. Tirsdag 25. november 2014 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE Tirsdag 25. november 2014 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl Som medlemmer møtte: Rolv Ludvigsen (Ap), leder Torgeir Søfferud (FrP), nestleder Følgende medlem hadde meldt forfall: Wenche Bjor Sæthre (BL) Følgende varamedlem møtte: Mari Stenerud, 1. vara Ellers møtte: Fra administrasjonen: Rådmann Nils Hesthagen (sakene 34 og 35). Fra Innlandet Revisjon IKS: Daglig leder Bjørg Hagen og oppdragsansvarlig revisor Andreas Steen (begge møtte under sakene 37-41) Utvalgssekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmann, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Innlandet Revisjon IKS og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med Rolv Ludvigsen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 33/2014 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 34/2014 OVERORDNET INTERNKONTROLL OG ETTERLEVELSE AV KOMMUNELOVENS 23 OM RÅDMANNENS ANSVAR FOR «BETRYGGENDE KONTROLL» Rådmannen Nils Hesthagen orienterte og svarte på spørsmål knyttet innenfor områder: Administrativ organisering Ny ledermodell (ansvar og oppgaver for kommunalsjefer, avdelingsledere, fagansvarlig, medarbeidere) 1

2 Delegeringsreglement Rådmannens videredelegering internt Lederavtaler et sentralt dokument i internkontrollen (kommunalsjefer og avdelingsledere) Styringsdokument (kommuneplanens samfunnsdel, handlings- og økonomiplan, virksomhetsplan) Oppfølging/rapportering Mål- og resultatstyring: Målekart Sentrale dokumenter: - Beredskapsplan og ROS-analyse - Økonomireglement - Innkjøpsreglement - HMS-håndboka - Personalhåndboka - Etiske retningslinjer - Notat av 10/2-14 fra rådmannen om risikovurdering av fagansvaret - Prosjektplan for innføring av elektronisk kvalitetssystem Lederutvikling i Søndre Land kommune Prioriterte prosjekter fremover: - Innføring av elektronisk kvalitetssystem (Kvalitetslosen) - Effektivisering av arbeidsprosesser 1. Rådmannens presentasjon av kommunens arbeid med utvikling av den overordnede internkontrollen tas til orientering. 2. Kontrollutvalget har inntrykk av at rådmannen har et bevisst forhold til sitt ansvar for betryggende kontroll, jf. kravene i kommunelovens 23. Viktige elementer av det som forventes av den overordnede internkontrollen synes å være på plass i Søndre Land kommune. Kontrollutvalget mener det fortsatt er svakheter knyttet til systemer for avvikshåndtering og risikovurdering. 3. Kontrollutvalget er positive til at rådmannen prioriter innføring av et elektronisk kvalitetssystem som både inneholder en avviksmodul og modul for risikostyring. Dette er sentrale elementer i et velfungerende internkontrollsystem, og kontrollutvalget vil følge implementering av disse systemene i SAK NR. 35/2014 STATUS FOR BARNEVERNET I SØNDRE LAND KOMMUNE VURDERING AV UNDERSØKELSE Rådmann Nils Hesthagen orienterte med fokus på: Oppsummeringsbrev fra Fylkesmannen 29/9-14 Gjenstående arbeid pr. 30/

3 På spørsmål fra kontrollutvalget ble det orientert om: Arbeidet med å utrede felles barneverntjeneste med Nordre Land kommune. Håndtering av intern varsling, jf. sak i kontrollutvalgets møte den 19/ Rådmannens orientering om status for barnevernet i Søndre Land kommune tas til orientering. 2. Kontrollutvalget har merket seg at man ikke her helt i mål med å lukke avvikene i Fylkesmannens rapport, men at dette forventes å skje i løpet av året. Fylkesmannen følger opp saken og har satt frist til 1/1-15 for tilbakemelding fra kommunen. KU ber om å bli orientert om Fylkesmanns svar til kommunen på neste møte. 3. Kontrollutvalget tar til orientering at intern varsling fra mai 2014 vedr. barneverntjenesten er håndtert av kommunens varslingsgruppe, og at saken er avsluttet. Kontrollutvalget ber om en nærmere orientering fra varslingsgruppa om den praktiske håndteringen av varslingen og eventuell læring knyttet til saken. Det bes også om en presentasjon av retningslinjene for varslingsgruppa. SAK NR. 36/2014 RAPPORT 2. TERTIAL 2014 SØNDRE LAND KOMMUNE Tertialrapport pr. 2. tertial 2014 for Søndre Land kommune, tas til orientering. SAK NR. 37/2014 REGNSKAPSREVISJON: STRATEGI FOR REVISJON AV KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2014 Innlandet Revisjon IKS v/andras Steen orienterte og svarte på spørsmål. Daglig leder Bjørg Hagen supplerte. 1. Revisors presentasjon av hovedtrekkene i overordnet revisjonsstrategi for revisjon av kommuneregnskapet for 2014 tas til orientering. 2. Oppdragsansvarlig revisors vurdering av egen uavhengighet tas til orientering. 3

4 SAK NR. 38/2014 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTET «OVERHOLDELSE AV LOV OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER» Innlandet Revisjon IKS v/daglig leder Bjørg Hagen orienterte. Plan for oppfølging av tidligere revisjonsprosjektet «Overholdelse av lov om offentlige anskaffelser» tas til orientering. SAK NR. 39/2014 TERTIALRAPPORT 2/2014 FRA INNLANDET REVISJON IKS Innlandet Revisjon IKS v/daglig leder Bjørg Hagen orienterte. Tertialrapport 2/2014 fra Innlandet Revisjon IKS tas til orientering. SAK NR. 40/2014 SAMMENLINGING AV REVISJONSKOSTNADER MED ANDRE KOMMUNER (ÅRLIG «BENCHMARKING»). KVALITETSUTVIKLING I INNLANDET REVISJON IKS. Innlandet Revisjon IKS v/daglig leder Bjørg Hagen orienterte. 1. Sammenligning av kommunens revisjonskostnad for 2013 med andre kommuner tas til orientering. 2. Kontrollutvalget har merket seg at kommunens kostnader til revisjon av kommuneregnskapet (regnskapsrevisjon) ligger omkring samme nivå som for andre kommuner på samme størrelse. 3. Daglig leders informasjon om kvalitetsutvikling av Innlandet Revisjon IKS tas til orientering. SAK NR. 41/2014 FORBUNDSBASERT KVALITETSKONTROLL AV INNLANDET REVISJON IKS Innlandet Revisjon IKS v/daglig leder Bjørg Hagen orienterte om gjennomføring og resultat fra kontrollene knyttet til: - Forvaltningsrevisjon (tre revisjonsprosjekter) - Regnskapsrevisjon (en kommune) 4

5 1. Resultatet fra gjennomført forbundsbasert kvalitetskontroll av Innlandet Revisjon IKS tas til orientering. 2. Kontrollutvalget har merket seg at alle de gjennomførte kontrollene har fått karakteren «godkjent». SAK NR. 42/2014 MØTEPLAN 2015 Møteplan for kontrollutvalget for 2015 fastsettes slik: Tirsdag kl Torsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Mandag kl SAK NR. 43/2014 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Invitasjon til Kontrollutvalgskonferansen Møtegodtgjørelse 2. halvår Kontrollutvalget 3. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Referatsakene tas til orientering. Hov, 25. november RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 25. november Rolv Ludvigsen leder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 5

6 NESTE MØTE Dato: TIRSDAG 17. FEBRUAR 2015 Aktuelle saker: Kommunens varslingsrutiner og håndtering av konkret varsling Oppfølging av kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon Vurdering av forundersøkelser Revisjonsrapport: Etterlevelse av felles eierskapspolitikk i Gjøvikregionen Regnskapsrevisjon: Status midtveis i revisjonsarbeidet Kontrollutvalgskonferansen 2015 Møteplan for 2015: o Tirsdag kl o Torsdag kl o Tirsdag kl o Tirsdag kl o Mandag kl Saker til oppfølging i senere møter: Skole/spesialundervisning: Forsvarlig kvalitetssystem oppfølging av Fylkesmannens tilsyn i 2013 (ku-sak 42/13) NAV Søndre Land og målstyring (ku-sak 02/13) Nasjonal evaluering av kontrollutvalg (høsten 2014, jf. ku-sak 05/14) 2015: Medarbeiderundersøkelsen 2015 (jf. ku-sak 19/14) Oppfølging av plan for forvaltningsrevisjon (ku-sak 13/14 og kusak 18/14): Kommunens skoger IKT / informasjonssikkerhet Barnevernet (jf. ku-sak 18/14): Overholdelse av meldeplikten til barnevernet Samhandling mellom barnevernet og andre enheter i kommunen, herunder barnevernets arbeid med forbyggende arbeid og relasjoner til ytre enheter Bestilte revisjonsprosjekter/undersøkelser: Oppfølging av revisjonsprosjekt (fra 2012) etterlevelse av lov om offentlige anskaffelser ny stikkprøve Revisjonsprosjekt: Etterlevelse av felles eierskapspolitikk i Gjøvikregionen (avsluttes 1. kvartal 2015) 6