MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE. Torsdag 4. september 2014 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Torsdag 4. september 2014 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Trond Vangen (FrP), leder Trond Enemo (H), nestleder Marit Tofastrud Vestli (BL) Steinar Kjeverud (Ap) Følgende medlem hadde meldt forfall: Anne-Grethe Henriksen (Ap) Følgende varamedlem møtte: Ingen Følgende varamedlemmer hadde meldt forfall: Ellen Mohaugen (Ap), første vara Ellers møtte: Fra rådmannen/administrasjonen: Økonomisjef Jan Chr. Eriksen (sakene 31-33), økonomirådgiver Eilef Fjogstad (sakene 31-33), rådgiver organisasjons- og informasjonsavdelingen Marit Eggen Helmersen (sak 33) og web-redaktør Heidi Kristiansen (sak 33). Fra Hedmark Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig revisor Jo Erik Skjeggestad (sak 35) og oppdragsansvarlig revisor Reidun Vie (sak 36) og revisor Tommy Pettersen (sak 36). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl med Trond Vangen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: 33, 32, 31, 30, 36, 37, 38, 35 og 36 Til behandling: SAK NR. 30/2014 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. 1

2 SAK NR. 31/2014 INNBYGGERKONTAKT OG BRUK AV SOSIALE MEDIER Under første del av saken orienterte web-redaktør Heidi Kristiansen om kommunens bruk av sosiale medier og viste eksempler fra kommunens side på Facebook. Følgende ble delt ut og gjennomgått i møtet: o Retningslinjer for bruk av sosiale medier i Stange kommune Under andre del av saken orienterte rådgiver ved organisasjons- og informasjonsavdelingen Marit Eggen Helmersen omkring temaet «innbyggerkontakt». Følgende tema ble særlig berørt: o Vedtatt IKT-strategi o Diverse prosjekter mht. innbyggerkontakt og bruk av IKT o Bredbåndsdekning i kommunen o Brukere av kommunale tjenester (mål og resultater) Økonomisjef Jan Chr. Eriksen og økonomirådgiver Eilef Fjogstad deltok også under saken. 1. Kontrollutvalget tar til orientering at Stange kommune har en begrenset bruk av sosial medier, og at dette i dag er begrenset til aktiv bruk av egen side på Facebook. 2. Kontrollutvalget mener det er positivt at det er utarbeidet egne retningslinjer for bruk av sosiale medier, og har inntrykk av at rådmannen/kommunen har et bevisst forhold til denne type medier. 3. Kontrollutvalget har inntrykk av at kommunen er i en positiv utviklingen når det gjelder utnyttelse av IKT i sin kontakt med innbyggerne. SAK NR. 32/2014 RUTINER FOR JOURNALFØRING AV E-POST OG TELEFONHENVENDELSER Med bakgrunn i pågående arbeid med rutiner og systemer innenfor området ble det fremmet forslag om å utsette saken til neste møte. Saken utsettes til neste møte. SAK NR. 33/2014 ETTERLEVELSE AV ATTESTASJONS- OG ANVISNINGSRUTINENE I STANGE KOMMUNE Økonomirådgiver Eilef Fjogstad orienterte om bl.a.: 2

3 - Økonomireglementets bestemmelser om attestasjon og anvisning - Prosess for håndtering av inngående fakturaer - Særlig om attestasjonsrutinen og etterlevelse, opplæring og bevisstgjøring av ansatte med attestasjonsfullmakt. Økonomisjef Jan Chr. Eriksen supplerte orienteringen. 1. Rådmannens informasjon om kommunens retningslinjer for attestasjon og anvisning, tas til orientering. 2. Kontrollutvalget mener kommunen har et forbedringspotensial når det gjelder opplæring og bevisstgjøring av ansatte med attestasjonsfullmakt. God etterlevelse av denne funksjonen er helt avgjørende for at rutinene kan sies å fungere i praksis. Kontrollutvalget oppfordrer derfor rådmannen/økonomisjefen å iverksette tiltak for å kvalitetssikre etterlevelsen av attestasjonsfullmakten. SAK NR. 34/2013 PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON: HEDMARK IKT ORGANISERING, OVERORDNET STYRING OG HABILITET Oppdragsansvarlig revisor Jo Erik Skjeggestad presenterte planen og svarte på spørsmål. 1. Under forutsetning av deltakelse fra kontrollutvalget i Hamar kommune, bes Hedmark Revisjon IKS om å gjennomføre revisjonsprosjektet i tråd med den fremlagte planen. 2. Revisjonsprosjektet gjennomføres i løpet av første halvår 2015, og forutsettes utført innenfor en ramme på 350 timer, jf. prosjektplanen. Kostnadene deles likt mellom kontrollutvalget i Stange kommune og kontrollutvalget i Hamar kommune. SAK NR. 35/2014 REGNSKAPSREVISJON: PRESENTASJON AV STRATEGI FOR REVISJON AV KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2014 Kontrollutvalget besluttet innledningsvis å lukke møtet i forbindelse med behandling av saken, jf. kommunelovens 31. Hedmark Revisjon IKS v/utøvende revisor Tommy Pettersen presenterte revisjonens plan/strategi for 2014 og svarte på spørsmål. Oppdragsansvarlig revisor Reidun Vie supplerte presentasjonen. 3

4 1. Kontrollutvalget tar hovedtrekkene i overordnet revisjonsstrategi for revisjon av kommuneregnskapet for 2014 til orientering. 2. Oppdragsansvarlig revisors uavhengighetsvurdering tas til orientering. SAK NR. 36/2013 OPPDRAGSAVTALE MED HEDMARK REVISJON IKS FOR 2015 Oppdragsavtale med Hedmark Revisjon IKS for 2015 godkjennes, under forutsetning av kommunestyrets godkjenning av kontrollutvalgets budsjett for SAK NR. 37/2013 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT FOR 2015 INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: Budsjett for kontrollutvalg og revisjon for 2015 (ansvar 07000) fastsettes med en økonomisk ramme på kr , med utgangspunkt i følgende fordeling: Konto Beløp Møtegodtgjørelse Arbeidsgiveravgift Aviser og faglitteratur Kommunal bevertning Opplæring, kurs Kjøregodtgjørelse Kjøp av tjenester fra andre/private (sekretærtjenester) Kjøp av tjenester fra Hedmark Revisjon IKS 190 Betalt merverdiavgift (utgift) Merverdiavgiftskompensasjon drift (inntekt) SUM KONTROLLUTVALGET SAK NR. 38/2014 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Kommunestyret 18/6-14: K.sak 33/14 Kjøp av konsulenttjenester mellom og i Stange kommune Fant mange lovbrudd (artikkel i HA 21/6-14) 4

5 2. Kontaktmøte 15/8-14 mellom Hedmark Revisjon IKS v/daglig leder og sekretær for kontrollutvalgene i Hamarregionen 3. Oversikt over revisjon av beboerregnskap i Stange kommune (oppfølging av spørsmål i forrige møte) 4. Oversikt over medlemmer og varamedlemmer i kontrollutvalget og vedtak i kommunestyret 7/3-14 vedr valg av nytt medlem/varamedlem (oppfølging av spørsmål i forrige møte) 5. Utlysing av daglig leder i Stange kommunale Boligforetak KF 6. Diverse avisartikler 7. Neste møte: Tidspunkt/saksliste 8. Avisartikkel HA 3/9-14: Mer bråk om ny hall (delt ut i møtet) Referatsakene tas til orientering. Stange, 4. september Trond Vangen leder RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 4. september Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: Torsdag 23. oktober 2014 Tidspunkt: Kl Aktuelle saker: Rutiner for journalføring av e-post og telefonhenvendelser (utsatt sak fra møte 4/9-14) Tertialrapport 2. tertial 2014 Stange kommune Kommunebarometeret 2014 Foranalyse: NAV Stange (presentasjon v/hedmark Revisjon IKS) 5

6 Møteplan for 2014: Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl Saker til oppfølging i senere møte: Eiermelding for Stange kommune (KU-sak 14/2014) Overordnet internkontroll rådmannens ansvar for «betryggende kontroll» (KU-vedtak sak 07/14) Internrevisjon/oppfølging av gjennomførte tiltak etter Helsetilsynets rapport fra 2013 om tjenester til voksne med psykiske lidelser (vedtak KU-sak 09/14) oppfølging 2015 Samhandlingsreformen div. spørsmål (ku-vedtak 04/13) Oppfølging av revisjonsrapport vedr. anskaffelser mellom og (KU-sak 15/2014) Oppfølging av revisjonsrapport vedr. rammeavtaler (KU-sak 23/2014) Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): Foranalyse: NAV Stange 6