MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE. Mandag 5. oktober 2015 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Mandag 5. oktober 2015 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Trond Vangen (FrP), leder Trond Enemo (uavh.), nestleder Steinar Kjeverud (Ap) Marit Tofastrud Vestli (BL) Anne-Grethe Henriksen (Ap) Følgende hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Ordfører: Nils Røhne (sak 43) Fra Hedmark Revisjon IKS: Daglig leder Morten Alm Birkelid (sakene 46-48), forvaltningsrevisor/jurist Marit Asbjørnsen (43), oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Jo Erik Skjeggestad (sak 44) og oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Tommy Pettersen (sak 45). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl med Trond Vangen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 42/2015 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 43/2015 REVISJONSRAPPORT: HEDMARK IKT ORGANISERING, OVERORDNET STYRING, ROLLER OG HABILITET Hedmark Revisjon IKS ved forvaltningsrevisor/jurist Marit Asbjørnsen presenterte rapporten og svarte på spørsmål. INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten til orientering og mener rapportens springende punkt er spørsmålet om 1

2 Hedmark IKT er et eget rettssubjekt eller ikke. 2. Kommunestyret tar til orientering at vedtektene i Hedmark IKT sier at virksomheten ikke er et eget rettssubjekt, mens revisjonsrapporten synliggjør at alle kriteriene for å bli ansett som eget rettssubjekt er oppfylt (jf. rapportens pkt ). Spørsmålet om virksomheten er et eget rettssubjekt eller ikke har betydning for flere forhold, blant annet: - Vurderingen av forholdet til anskaffelsesregelverket. - Hvorvidt styremedlemmene kan rammes av habilitetsbestemmelsen i forvaltningsloven 6 første ledd, e nr Hvorvidt løsningen med rådmennene i styret er i strid med bestemmelser i eiermeldingen til kommunene. - Hvorvidt samarbeidets regnskap kan føres som et særregnskap, og ikke inntas i regnskapet til kontorkommunen. 3. Kommunestyret forutsetter at rådmannen, i samråd med de øvrige deltakerkommunene i Hedmark IKT, sørger for å avklare spørsmålet om selskapet er et eget rettssubjekt eller ikke. Det forutsettes også at det tas initiativ til en vurdering av dagens organisasjonsform, dvs. hensiktsmessigheten av organisering som interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 27. SAK NR. 44/2015 BESTILLING AV FORUNDERSØKELSE: TJENESTER TIL FUNKSJONHEMMEDE I STANGE KOMMUNE Hedmark Revisjon IKS oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Jo Erik Skjeggestad presenterte forslag til innfallvikler til kontroller innenfor området. Med bakgrunn i revisors presentasjon og diskusjonen i møtet bes Hedmark Revisjon IKS om å gjennomføre en forundersøkelse rettet mot tjenesteleveransene til funksjonshemmede. Det bes bl.a. om at følgende tema berøres i forundersøkelsen: - Nivået på tjenesteleveransen. - Rutiner for tildeling. - Likebehandling. - Måloppnåelse med fokus på kommunens egne mål, jf. kommunestyrevedtak, plan- og styringsdokumenter mv. 2

3 SAK NR. 45/2015 REGNSKAPSREVISJON: PRESENTASJON AV STRATEGI FOR REVISJON AV KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2015 Hedmark Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Tommy Pettersen presenterte revisjonsstrategien og svarte på spørsmål. Møtet ble lukket under den delen av saken som gjaldt presentasjon av identifiserte risikofaktorer, jf. kommunelovens 31 og offentlighetslovens Kontrollutvalget tar hovedtrekkene i overordnet revisjonsstrategi for revisjon av kommuneregnskapet for 2015 til orientering. 2. Oppdragsansvarlig revisors uavhengighetsvurdering tas til orientering. SAK NR. 46/2015 STATUS FOR AVKLARING AV AVTALER FOR 2014 OG 2015 MED HEDMARK REVISJON IKS Hedmark Revisjon IKS v/daglig leder Morten Alm Birkelid orienterte om status. Status for arbeidet med avklaring av inngåtte avtaler med Hedmark Revisjon IKS for 2014 og 2015 tas til orientering, herunder at styret i selskapet har fått i oppdrag å utrede alternativer til en løsning. SAK NR. 47/2015 STATUSRAPPORT PR. 2. TERTIAL 2015 FRA HEDMARK REVISJON IKS Hedmark Revisjon IKS v/daglig leder Morten Alm Birkelid presenterte statusrapporten. Statusrapport for 2. tertial 2015 fra Hedmark Revisjon IKS tas til orientering. SAK NR. 48/2015 OPPDRAGSAVTALE MED HEDMARK REVISJON IKS FOR 2016 I påvente av avklaringer i Hedmark Revisjon IKS avventes inngåelse av ny oppdragsavtale. 3

4 SAK NR. 49/2015 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT FOR 2016 INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: 1. Budsjett for kontrollutvalg og revisjon for 2016 (ansvar 07000) fastsettes med en økonomisk ramme på kr , med utgangspunkt i følgende fordeling: Konto Beløp Møtegodgjørelse Tapt arbeidsfortjeneste Arbeidsgiveravgift Aviser og faglitteratur Bevertning under møter Opplæring, kurs Skyssgodtgjøring Konsulenttjenster (forvaltningsrevisjon) Kjøp av tjenester fra private (sekretær) Kjøp av tjenester fra Hedmark Revisjon IKS Betalt merverdiavgift (utgift) Merverdiavgiftskompensasjon drift (inntekt) SUM KONTROLLUTVALGET Kommunestyret tar til orientering at Hedmark Revisjon IKS har vedtatt å øke sine timepriser med 16 % fra 2015 til 2016 (økt fra 775 til 900) og at prisøkningen i sin helhet forklarer økningen i kontrollutvalgets budsjettramme fra 2015 til SAK NR. 50/2015 EGENEVALUERING AV KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET Med bakgrunn i gjennomført egenevaluering av valgperioden har kontrollutvalget følgende innspill til drøfting i nytt kontrollutvalg/neste valgperiode: Profilering og synliggjøring: Nytt kontrollutvalg oppfordres til å videreføre et aktiv og synlig utvalg overfor kommunestyret og allmennheten. Videreføring av utvalgsleder som saksordfører ved behandling av saker fra kontrollutvalget til kommunestyret anbefales. Kommunikasjon med ordfører/rådmann: For ytterligere å styrke kommunikasjonen med ordfører og rådmann bør det vurderes å innarbeide fast praksis med et årlig dialogmøte der leder og sekretær deltar på vegne av kontrollutvalget. 4

5 Valg av kontroller og bruk av risiko- og vesentlighetsvurderinger: Et suksesskriterium for kontrollutvalgets virksomhet er riktig valg av tema/områder for kontroll (forvaltningsrevisjon og selskapskontroll). Det oppfordres til å legge vekt på å finne effektive metoder som, innenfor de tilmålte ressursene, i størst mulig grad bidrar til å avdekke vesentlige områder med høy risiko for svikt. Forberedelse ved orienteringer fra administrasjonen: Det oppfordres til alltid å avsette noe tid i forkant av saker der administrasjonen er invitert, slik at forberedelsen fra kontrollutvalgets side kan bli best mulig. Kontrollutvalgets rolle og fokus på kontrollaspektet bør alltid være en del av forberedelsen. Saksbehandlingen i møtene innledning til saker: For å sikre best mulig grunnlag for saksbehandlingen i utvalgets møter oppfordres til alltid å gi en innledning der det orienteres om bakgrunnen for saken, hensikt/formål med saken og eventuell historikk mv. Åpenhet og kultur for diskusjon mv: Nytt kontrollutvalg oppfordres til å videreføre dagens praksis med utvalgsmøter som er preget av åpenhet, inkludering, kultur for å kunne stille spørsmål og komme med ideer, respekt for og god ivaretakelse av gjester og samarbeidspartnere mv. Opplæring (kontrollutvalg og kommunestyret): Det må legges vekt på god opplæring av kontrollutvalgets medlemmer, særlig i starten på valgperioden. Ekstra opplæringsmøte tidlig i ny valgperiode bør vurderes. Løpende opplæring gjennom valgperioden bør prioriteres. Informasjon om kontrollutvalget ansvar og oppgaver overfor kommunestyret må sikres som en del av folkevalgtopplæringen. SAK NR. 51/2015 PLANLEGGING AV FØRSTE MØTE I NY VALGPERIODE Med bakgrunn i erfaringer fra inneværende valgperiode vil kontrollutvalget gi følgende innspill i forbindelse med planlegging og gjennomføring av første møte i ny valgperiode: Første møte tilrettelegges som et informasjons- og opplæringsmøte der det overordnede målet er å etablere en god rolleforståelse og å gi økt interesse for å engasjere seg i arbeidet med tilsyn og kontroll med kommunen. Utvalgssekretær lager et opplegg for første møte med 5

6 fokus på: Rammevilkår og praktisk utvalgsarbeid. Roller, ansvar og oppgaver. Samarbeid og kommunikasjon. Erfaringer fra forrige valgperiode. Administrative rutiner, informasjon om møtegodtgjørelse mv. Ved eventuelt skifte av utvalgsleder inviteres tidligere leder til å orientere om sine erfaringer. Alle får Kontrollutvalgsboken (veileder utgitt av departementet i 2011) Varamedlemmer inviteres til første møte (minimum 1. vara). Stange, 5. oktober RETT UTSKRIFT: Stange, 5. oktober Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: Torsdag 10. desember 2015 Tidspunkt: Kl Aktuelle saker: Opplæring nytt kontrollutvalg Møteplan 2016 Saker til oppfølging i senere møte: Status for Stange Helse- og Omsorgssenter (KU-sak 34/15) Kommunens beredskapsarbeid (ku-sak 30/15) Samhandlingsreformen div. spørsmål (ku-vedtak 04/13) Overordnet internkontroll rådmannens ansvar for «betryggende kontroll» (KU-vedtak sak 07/14) Internrevisjon/oppfølging av gjennomførte tiltak etter Helsetilsynets rapport fra 2013 om tjenester til voksne med psykiske lidelser (vedtak KU-sak 09/14) oppfølging

7 2016, 1. kvartal: Oppfølging av tilsynsrapport kvalifiseringsprogrammet/nav Stange (KU-sak 07/15) 2016: Markedsføring og profilering av ledige tomter (KU-sak 10/15) 2015/2016: Videreføring forundersøkelse: Interkommunale samarbeid (ku-sak 12/15) Oppfølging av tidligere revisjonsrapporter: Revisjonsrapport vedr. anskaffelser mellom og Revisjonsrapport vedr. rammeavtaler Hedmark IKT Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): Forundersøkelse: Tjenestetilbudet til funksjonshemmede(ku-sak 44/15) Møteplan for 2015: Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl endret til mandag kl Torsdag kl