MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I RINGSAKER KOMMUNE

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I RINGSAKER KOMMUNE Tirsdag 2. september 2014 holdt kontrollutvalget møte i administrasjonsbygget i Brumunddal fra kl Som medlemmer møtte: Svein Rømo, leder (RL) Svetlana K. Johnsen (FrP), nestleder Unni Haugli (Ap) Ronald Bradal (Ap) Følgende medlem hadde meldt forfall: Per Sandbakken (H) Følgende varamedlem møtte: Sjur J. Alhaug, første vara (V) ble innvilget permisjon fra møtet kl Ellers møtte: Fra rådmannen/administrasjonen: Assisterende rådmann Espen Hvalby (deltok under sakene 26, 27 og 28). Fra Hedmark Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig revisor Reidun Vie og utøvende revisor Kristin F. Solvang (begge deltok under sak 29). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, rådmann, Hedmark Revisjon IKS, Ringsaker Blad, Hamar Arbeiderblad og Gudbrandsdølen/Dagningen. Utvalgsmøtet ble satt kl med Svein Rømo som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 25/2014 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 26/2014 KOMMUNENS ARBEID MED ETIKK OG ETISKE HOLDNINGER Rådmannen v/ass. rådmann Espen Hvalby orienterte og svarte på spørsmål. Følgende tema/områder ble særlig belyst: 1

2 Lovgrunnlaget Kommunelovens formålsparagraf Kommunelovens 48 om årsrapportering Forvaltningslovens og offentlighetslovens regler for å sikre høy etisk standard, unngå habilitetskonflikter og sikre åpenhet. Hva gjøres i Ringsaker kommune? Ansettelses- og arbeidsreglementet (diverse bestemmelser som sikrer tillit til forvaltningen): - Forbud mot uheldige dobbeltroller - Taushetsbestemmelser - Etiske retningslinjer vedr. gaver - Eget reglement på Kemnerkontoret Styrevervregisteret Retningslinjer for intern varsling (jf. f.sak 139/2009) Innkjøp: - Kommunens innkjøpsreglement (innkjøp skal baseres på integritet, god etikk mv.) - Oppfølging av etiske krav (Kommunen inngår i et samarbeid om oppfølging av etiske krav i inngåtte avtaler. Oslo kommune er avtaleansvarlig på vegne av ca. 60 kommuner). - Kontrakter Aktiviteter i virksomhetene mht. etisk refleksjon mv. (barnehager, skole, pleie- og omsorg og øvrige virksomheter) 1. Kontrollutvalget tar rådmannens presentasjon av kommunens arbeid med etikk i organisasjonen til orientering. 2. Kontrollutvalget mener rådmannen arbeider målbevisst og systematisk med forankring av etiske holdning hos ansatte i Ringsaker kommune. 3. Kontrollutvalget har registrert at kommunen ikke har et sektorovergripende etisk reglement. Rådmannen oppfordres til å vurdere å etablere dette. Det henvises i den forbindelse til anbefaling fra Kommunens Sentralforbund (KS), jf. KS sin veileder «Rådmannens internkontroll Hvordan få orden i eget hus». SAK NR. 27/2014 EIERSTYRING: KOMMUNENS PRINSIPPER OG EIERMELDING Rådmannen v/ass. rådmann Espen Hvalby gjennomgikk hovedtrekkene i de to dokumentene (kommunens prinsipper for eierstyring og kommunens eiermelding) og svarte på spørsmål. Rådmannens presentasjon av kommunens prinsipper for eierstyring mv. og kommunens eiermelding, tas til orientering. 2

3 SAK NR. 28/2014 REGISTRERING OG SIKRING AV KUNST I KOMMUNALT EIE Rådmannen v/ass. rådmann Espen Hvalby orienterte og svarte på spørsmål. 1. Kontrollutvalget har merket seg at kommunen eier mye kunst, og kontrollutvalget ser derfor svært positivt på at rådmannen/administrasjonen tidligere har igangsatt et helhetlig registreringsarbeid for å sikre en oppdatert oversikt over kunst i kommunens eie. 2. Kontrollutvalget mener opplysninger om kommunens kunst har allmenn interesse, og oppfordrer rådmannen til å lage en politisk sak på dette når registreringsarbeidet er avsluttet og benytte saken i profilering av kommunen. SAK NR. 29/2014 REGNSKAPSREVISJON: PRESENTASJON AV STRATEGI FOR REVISJON AV KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2014 Hedmark Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Reidun Vie presenterte strategien mv. og svarte på spørsmål. Utøvende revisor Kristin F. Solvang supplerte presentasjonen. 1. Kontrollutvalget tar hovedtrekkene i overordnet revisjonsstrategi for revisjon av kommuneregnskapet for 2014 til orientering. 2. Oppdragsansvarlig revisors uavhengighetsvurdering tas til orientering. SAK NR. 30/2014 OPPDRAGSAVTALE MED HEDMARK REVISJON IKS FOR 2015 Varamedlem Sjur J. Alhaug ble innvilget permisjon fra møtet før behandling av saken. Kontrollutvalget bestod etter dette av fire medlemmer. Oppdragsavtale med Hedmark Revisjon IKS for 2015 godkjennes, under forutsetning av kommunestyrets godkjenning av kontrollutvalgets budsjett for

4 SAK NR. 31/2014 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT FOR 2015 INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: Kontrollutvalgets budsjett for 2015 (ansvar , tjeneste 1100), fastsettes med en økonomisk ramme på kr med utgangspunkt i følgende fordeling: Konto Beløp 1081 Godgjøring folkevalgte Tapt arbeidsfortjeneste Arbeidsgiveravgift Abonnementer og faglitteratur Kommunal bevertning Opplæring/kurs Skyssgodtgjøring (oppg.pl.) Reiseutlegg (ikke oppg.pl.) Kjøp av tjenester fra andre (sekretærtjenester) Kjøp av tjenester fra Hedmark Revisjon IKS Betalt merverdiavgift (utgift) Merverdiavgiftskompensasjon drift (inntekt) SUM KONTROLLUTVALGET SAK NR. 32/2014 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Status for selskapskontroll Eidsiva Energi AS informasjon om avsluttende behandling 2. Kontaktmøte 15/8-14 mellom Hedmark Revisjon IKS v/daglig leder og sekretær for kontrollutvalgene i Hamarregionen 3. Kommunestyret 18/6-14: K.sak 53/14 Forvaltningsrevisjonsrapport Innfordring i Ringsaker kommune 4. Oppstart av forvaltningsrevisjonsprosjektet «Kontraktsoppfølging» (brev fra Hedmark Revisjon IKS til rådmannen) 5. Møtegodtgjørelse 1.halvår 2014 for kontrollutvalget 6. Ny økonomisjef i Ringsaker kommune 7. Diverse avisartikler 8. Neste møte: Tidspunkt og saksliste 1. Referatsakene tas til orientering. 2. Neste møte fastsettes til tirsdag 23. september 2014 kl Møtet kommer i tillegg til tidligere vedtatt møteplan. 4

5 Brumunddal, 2. september Svein Rømo leder RETT UTSKRIFT: Brumunddal, 2. september Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: TIRSDAG 23. SEPTEMBER 2014 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Presentasjon av foreløpig revisjonsrapport: Selskapskontroll i Eidsiva Energi AS Saker til oppfølging senere: Status for forvaltningsrevisjonsprosjektet innkjøp/kiontraktstyring Tertialrapport 2. tertial 2014 Ringsaker kommune Orientering om kommunens bruk av GIS (ku-sak 53/13) Rapport fra evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat (ku-sak 21/14). Bestillinger - Hedmark Revisjon IKS: Revisjonsprosjekt: Innkjøp/kontraktsoppfølging Møteplan 2014: Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl flyttet til tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl i tillegg til opprinnelig møteplan Tirsdag kl Tirsdag kl