MØTEPROTOKOLL. wfièiff. T\ S.aic1» :.*'. Tirsdag 10. september 2019 holdt kontrollutvalget møte i administrasjd'fi' B I get'fbtutfiunddai

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGETI RINGSAKER KOMMUNE e off* wfièiff. T\ S.aic1» :.*'. Tirsdag 10. september 2019 holdt kontrollutvalget møte i administrasjd'fi' B I get'fbtutfiunddai fra kl Som medlemmer møtte: Sjur J. Alhaug (V), leder Marina Venstad (FrP), nestleder Thor Lillehovde (Ap) Lars Raknerud (Sp) Marit Elisabeth Gresseth (H) Ellers møtte: Fra administrasjonen: Assisterende rådmann Espen Hvalby og HR-sjef Marian Evenstad (begge møtte under sakene 37 og 38). Sekretariatet: Kjetil Solbrækken og Ole Kristian Rogndokken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, rådmann, Hedmark Revisjon IKS, Ringsaker Blad, Hamar Arbeiderblad og Gudbrandsdølen/Dagningen. Utvalgsmøtet ble satt kl. med utvalgsleder Sjur J. Alhaug som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 34/2019 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 35/2019 KOMMUNEBAROMETERET RINGSAKER KOMMUNE Sekretariatet ved Ole Kristian Rogndokken presenterte Kommunebarometeret for Kontrollutvalget har merket seg at Ringsaker kommune er rangert som nr. 188 av landets kommuner,justert for inntektsnivå. 2. Følgende områder fra rapporten følges opp: l

2 0 Kultur: - Sysselsatte (258. Qlassg: Ansatte kulturarbeidere i kommunen (fra Norsk Kulturindeks, Telemarsksforskning), per 1000 innbyggere er lav sammenlignet med andre kommuner. - Musikkskole (325. Qlassg: Andel av elevene som går på musikk- og kulturskole er lav sammenlignet med andre kommuner. Dette følges opp slik: Rådmannen/administrasjonen inviteres til å gi en generell presentasjon av Kulturskolen i Ringsaker med vekt på rammeverk (lover, regler, rammeplan), politiske vedtak/mål, organisering, tjenester, kapasitet, styring, kontroll, økonomi og måloppnåelse. 0 Vann og avløp: - Vannkvalitet: De fire nøkkeltallene for vannkvalitet i barometeret har endret seg mye siden fjoråret, og er nå på et bunnivå sammenlignet med andre kommuner i landet. - Leveranse (397. glass): Brudd i vannleveransen (snitt timer per år per innbygger) er høy. Stor endring fra fjoråret. Dette følges opp slik: Rådmannen/administrasjonen inviteres til å forklare årsaken til den store endringen i tallene fra fjoråret. SAK NR. 36/2019 EFFEKTIVITET I KOMMUNALE TJENESTER (RAPPORT FRA TEKNISK BEREGNINGSUTVALG) Sekretariatet ved Ole Kristian Rogndokken presenterte hovedtrekkene i rapporten med vekt på Ringsaker kommune. Kontrollutvalget tar rapporten til orientering, og har merket seg at analysen viser at Ringsaker kommune samlet har en effektivitetsscore for 2017 på 0,89. Dette indikerer at kommunen har et effektiviseringspotensial på ca. 1 I %, dvs. at ressursbruken kan reduseres med ca. 11 % uten at produksjonen reduseres dersom kommunen blir like effektiv som de mest effektive kommunene innen de aktuelle tjenestene. Fordelt på sektorene viser rapporten følgende for Ringsaker kommune: Sektor Score Effektivitets- (2017-tall) potensial Bamehage 0,95 5 % Grunnskole 0,67 33 % 2

3 Omsorg Samlet 1,00 O % 0,89 11 % SAK NR. 37/2019 KOMMUNENS RUTINER FOR VARSLING AV KRITIKKVERDIGE FORHOLD HR-sjef Marian Evenstad presenterte kommunens varslingsrutiner med vekt på følgende tema: 0 Implementering i organisasjonen. 0 Hvem varsles det til? (nærmeste leder, tillitsvalgte, eller leder for varslingssekretariatet/personalsjef) 0 Varsel (muntlig, skriftlig, skjema, saksbehandlingsrutiner, lederansvar, dokumentasjon, straffbare forhold). 0 Vern mot gjengjeldelse. 0 Informasjon og innsyn for den det varsles om. 0 Omfanget av varslinger og håndtering (ihht. rutine håndteres saker på lavest mulig nivå, få saker i sentralt varslingssekretariat, tre saker de siste årene) 0 Etikk (etiske retningslinjer, årsberetningen, jobbes med i enhetene). 0 Åpenhetskultur i Ringsaker kommune. 0 Samarbeid og kontakt med tillitsvalgte og hovedvemombud. Assisterende rådmann Espen Hvalby supplerte presentasjonen og svarte på spørsmål. l. Presentasjon av kommunens rutiner for varsling av kritikkverdige forhold (jf. arbeidsmiljølovens regler) og antall saker håndtert av varslingssekretariatet de siste årene, tas til orientering. 2. Med bakgrunn i presentasjonen i møtet har kontrollutvalget inntrykk av at Varslingsrutinene er godt implementert i organisasjonen og at alle ansatte er gjort kjent med muligheten for å varsle. SAK NR. 38/2019 OPPFØLGING AV RÅD OM ETABLERING AV TIPSMOTTAK / UTVIDET VARSLINGSORDNING Assisterende rådmann Espen Hvalby orienterte og svarte på spørsmål. l. Kontrollutvalget tar til orientering at rådmannen mener det ikke er behov for å etablere et tipsmottak for innbyggere, jf. råd under arbeidsområde 7 - Varslingsrutiner for å avdekke kritikkverdige forhold: 3

4 «I tillegg til varslingsrutiner bor kommunen ha tipsmottakfor innbyggere som har mistanke om uetisk atferd og korrupsjon i kommunen» 2. Kontrollutvalget er kjent med at en rekke kommuner i landet har utvidet sine varslingsordninger fra kun å gjelde ansatte, til også å gjelde andre (brukere, leverandører, innbyggere). Kontrollutvalget ønsker å følge utviklingen i kommune- Norge på dette området, og ber om å bli holdt orientert. SAK NR. 39/2019 STATUSRAPPORT 1. HALVÅR 2019 FRA HEDMARK REVISJON IKS.". * P Statusrapport for l. halvår 2019 fra Hedmark Revisjon IKS tas til orientering. SAK NR. 40/2019 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: l. Oppstartbrev: Forvaltningsrevisjon - Tidlig innsats og særskilte behov i bamehage og skole (brev av fra Hedmark Revisjon IKS til rådmannen) Revisjonsberetninger - Beboerregnskap: 0 Ringsaker Bo- og aktivitetssenter 0 Rusletun Diverse avisartikler Neste møte: Tidspunkt/saksliste Brev: Forlengelse av funksjonstiden som leder av kontrollutvalget - Sjur J. Alhaug (brev av ) - fremlagt i møtet Brev: Forlengelse av funksjonstiden som nestleder av kontrollutvalget- Marina Venstad (brev av ) - fremlagt 1 møtet Referatsakene tas til orientering. Brumunddal, 10. september Sjur J. Alhaug leder RETT UTSKRIFT: Brumunddal, 10. september Øl/u 9./W/em Kjetil Solbrækken utval gssekretær 4

5 NESTE MØTE Dato: Tidspunkt: Aktuelle saker: TIRSDAG 15. OKTOBER 2019 KL. Kontrollutvalgets budsjett for 2020 Oppdragsavtale 2020 mellom kontrollutvalget og Hedmark Revisjon IKS Kulturskolen (KU-sak 35/19) Vannkvalitet (KU-sak 35/19) Kontrollutvalgskonferansen - del 2 (utsatt sak , jf sak 14/19) Egenevaluering kontrollutvalgets virksomhet Planlegging av første møte i ny valgperiode Øvrige saker til senere oppfølging (tidspunkt ikke avklart): Vold og trusler overfor ansatte - omfang, utvikling og forebyggende arbeid (KU-sak 29/19). Barnevernet: Presentasjon av tjenesten + div. tema (KU-sak 61/18) Sykefraværsarbeidet i Ringsaker kommune (KU-sak 11/ 19, oppfølging 2020/2021) Kommunens arbeid med digitalisering (KU-sak 03/18) Personvern (KU-sak 45/17,jf. KU-sak 03/18) Kartlegging/forundersøke/ser: - Samhandlingsreformen (KU-sak 53/17) Ny Energi- og klimaplan (KU-sak 23/17) Hva gjør Ringsaker kommune gjør for å bekjempe arbeidslivskriminalitet? 10 strategiske grep. (K U-sak 22/1 7). Vurdering av felles forundersøkelse: Hias IKS og Sirkula IKS (KU-sak 06/19) Utviklingen i bruk av utvidede varslingsordninger (KU-sak 38/19) Aktuelle Orienteringssaker: Ny kommunelov m/forskrift for revisjon og kontrollutvalg Veileder for god skikk og praksis for kontrollutvalgssekretariatene Årlige saker: Kartlegging: Oppfølging av politiske vedtak (KU-sak 02/18) Kartlegging; Eksterne tilsynsrapporter (KU-sak 02/18) Kommunebarometeret Bestillinger til Hedmark Revision IKS: Revisjonsprosjekt: Tidlig innsats (KU-sak 05/19) avsluttes 1. kvartal -20 Møteplan for 2019: Tirsdag Tirsdag Tirsdag Tirsdag Tirsdag Tirsdag Tirsdag Tirsdag kl. 5