MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE. Tirsdag 21. august 2018 holdt kontrollutvalget møte i Hamar rådhus fra kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Tirsdag 21. august 2018 holdt kontrollutvalget møte i Hamar rådhus fra kl Møtet var et fellesmøte mellom kontrollutvalgene i Ringsaker, Hamar, Stange og Løten. Som medlemmer møtte: Marit Tofastrud Vestli, nestleder (BL) Tom Fjæstad (H) Truls Wadd (Ap) Anne-Grethe Henriksen (Ap) Følgende medlem hadde meldt forfall: Trond Vangen, leder (Frp) Som varamedlem møtte: Camilla Eilertsen (V), første vara for Frp/V Ellers møtte: Fra Hias IKS: Administrerende direktør Morten Finborud (sak 36-37), administrasjonssjef Nina Stokke Tronsrud (sak 36) og leder for datterselskapet How2o AS, Anders T. Øftsi (sak 36). Fra Hedmark Revisjon IKS: Daglig leder Morten Alm Birkelid (sakene 36-37), forvaltningsrevisor Magnus Michaelsen (sakene 36-37), oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Laila I. Stenseth (sakene 38-42) og oppdragsansvarlig forvaltingsrevisor Jo Erik Skjeggestad (sakene 38-42). Sekretariatet: Kjetil Solbrækken og Ole Kristian Rogndokken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl med nestleder Marit Tofastrud Vestli som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 36/2018 HIAS IKS: PRESENTASJON AV SELSKAPET Administrerende direktør Morten Finborud orienterte og svarte på spørsmål. Til stede fra selskapet var også administrasjonssjef Nina Stokke Tronsrud, og leder for datterselskapet How2o AS Anders T. Øftsi. Hovedtema som ble berørt i presentasjonen var: Organisering av selskapet. Utvalgte nøkkeltall (mengder, inntekter, investeringer, kvalitetsindikatorer) Status for datterselskapet How2O 1

2 Formålet til Hias IKS Status for utviklingsmål 2018 Rammebetingelser, trender, utviklingstrekk Økonomiplan Bemanningsutvikling Drifts- og finanskostnader Priser fra Hias IKS til kommunene Lånebehov for Hias IKS i langsiktig perspektiv (550 mill. i neste 4-års periode) Nytt prosessanlegg Internkontroll og styring Risikovurderinger Hvordan arbeider selskapet med etikk? Selvkost Sammenligning og benchmarking Presentasjonen av Hias IKS, inkludert datterselskapet How2O, tas til orientering. SAK NR. 37/2018 HIAS IKS: FORUNDERSØKELSE Hedmark Revisjon IKS ved forvaltningsrevisor Magnus Michaelsen presenterte forundersøkelsen og svarte på spørsmål. På spørsmål fra kontrollutvalget orienterte daglig leder i Hias IKS, Morten Finborud, om igangsatt prosess i selskapet der man ser på samhandlingen mellom selskapet og eierkommunene. Sak om dette er planlagt fremlagt for kommunestyrene i løpet av høsten Kontrollutvalget tar gjennomført forundersøkelse til orientering, herunder de foreslåtte hovedproblemstillingene for aktuelle revisjoner: Løp 1: Hvordan fungerer det administrative samarbeidet mellom Hias IKS og TKH/eierkommunene? I hvilken grad samarbeider eierkommunene og Hias IKS om å nå målene i kommunedelplanen for vann og avløp? Løp 2: I hvilken grad prosjektstyres investeringsprosjekter i Hias IKS? 2. Kontrollutvalget avventer igangsetting av kontroll med selskapet på nåværende tidspunkt. Saken tas opp til ny drøfting etter at den varslede saken om samhandling mellom selskapet og kommunene er behandlet i kommunestyrene høsten

3 SAK NR. 38/2018 KONTROLLUTVALGET SOM TIPSMOTTAK? Sekretariatet ved Ole Kristian Rogndokken presenterte saken og svarte på spørsmål. 1. Kontrollutvalget har merket seg følgende fra Råd for etikkarbeidet i kommunesektoren (rapport fra KS/Oslo Economics, 2018): «I tillegg til varslingsrutiner bør kommunen ha tipsmottak for innbyggere som har mistanke om uetisk atferd og korrupsjon i kommunen.» 2. Med bakgrunn i anbefalingen ønsker kontrollutvalget å drøfte: a) Dagens ordning for å ta mot og håndtere tips fra innbyggere og andre som har mistanke om uetisk atferd og korrupsjon i kommunen. b) Kontrollutvalgets rolle som tipskanal. 3. Saken følges opp høsten 2018 der det også bes om å bli fremlagt eksempler på hvordan tipsmottak praktiseres i andre kommuner. SAK NR. 39/2018 GJENNOMFØRTE FORVALTNINGSREVISJONER HEDMARK REVISJON IKS Hedmark Revisjon IKS ved oppdragsansvarlig forvaltingsrevisor Jo Erik Skjeggestad informerte om selskapets forvaltningsrevisjoner i årene Hedmark Revisjon IKS sin presentasjon av gjennomførte og pågående forvaltningsrevisjoner overfor sine eierkommuner, tas til orientering. SAK NR. 40/2018 ORIENTERING OM KONTROLL I FELLESEID SELSKAP: MJØSANKER AS Hedmark Revisjon IKS ved oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Laila I. Stenseth presenterte hovedtrekkene i revisjonsrapporten etter kontroll med selskapet Mjøsanker AS (eid av Hamar kommune, Ringsaker kommune, Stange kommune, Løten kommune og Oppland fylkeskommune). Gjennomført eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Mjøsanker AS, bestilt av kontrollutvalget i Hedmark Fylkeskommune, tas til orientering. 3

4 SAK NR. 41/2018 HVORDAN FÅ ØKT FOKUS PÅ TJENESTEKVALITET, PRODUKTIVITET OG MÅLOPPNÅELSE I FORVALTNINGSREVISJONER? Hedmark Revisjon IKS ved oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Laila I. Stenseth orienterte. 1. Hedmark Revisjon IKS sin presentasjon av perspektivene tjenestekvalitet, produktivitet og måloppnåelse i forvaltningsrevisjonen, tas til orientering. 2. Kontrollutvalget oppfordrer Hedmark Revisjon IKS til økt bevissthet ved gjennomføring av forundersøkelser omkring de nevnte perspektivene. Det oppfordres til å etablere praksis med å innarbeide vurderinger av perspektivene tjenestekvalitet, produktivitet og måloppnåelse i forundersøkelsesrapportene. SAK NR. 42/2018 FELLES FORUNDERSØKELSER AKTUELLE OMRÅDER/TEMA Sekretariatet ved Kjetil Solbrækken og Ole Kristian Rogndokken presenterte saken. Saken følges opp i løpet av høsten 2018 der målsettingen er å finne aktuelle tema/områder for gjennomføring av felles forundersøkelser i kommunene i Hamarregionen. Prioritert liste over aktuelle tema sendes de øvrige kontrollutvalgene i regionen til orientering. Stange, 21. august Marit Tofastrud Vestli nestleder RETT UTSKRIFT: Stange, 21. august Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 4

5 NESTE MØTE Dato: TORSDAG 6. SEPEMBER 2018 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Risikovurderinger: Misbruk/tyveri av brukere sine midler (KU-sak 32/18) Oppfølging av tiltak etter Helsetilsynets rapport om legemiddelhåndtering mv (KU-sak 03/17) - 1. halvår 2018 Regnskapsrevisjon: Revisjonsstrategi vurdering av økt stikkprøvetaking vedr. innkjøp/lov om offentlige anskaffelser (KU-sak 33/18) Gjennomføring av vedtatte investeringsprosjekter (jf. kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap 2017) Kontrollutvalgets budsjett 2019 Oppdragsavtale 2019 med Hedmark Revisjon IKS Vurdering av felles forundersøkelser og samarbeid med andre kontrollutvalg (sak 42/18) Oppfølging av råd om etablering av tipsmottak (KU-sak 38/18) Saker til senere oppfølging: Forundersøkelse Hias IKS vurdering av felles revisjonsprosjekt (KU-sak 37/18) Byggesaksavdelingen - tema: tilsyn og internkontroll (KU-sak 10/17, oppfølging utsatt til 2018) Sykefraværsarbeidet i Stange kommune (jf. kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap 2017) Reviderte varslingsrutiner, årsaker til lavt antall varslingssaker, behov for tipsmottak for innbyggere (KU-sak 11/18 og 13/18 høsten Jf. også fellesmøtet sak 38/18) Presentasjon av intern evaluering vedr. tjenestetilbudet til funksjonshemmede (KU-sak 13/16) Internkontroll: Overordnet internkontroll rådmannens ansvar for «betryggende kontroll» (KU-vedtak sak 07/14) Praktisk integrering av risikovurderinger (KU-sak 11/16) Gjennomførte risikovurderinger på tjenestenivå (KU-sak 11/16) Oppfølging av revisjonsrapport Barnevern fra 2017 (KU-sak 60/17, jf. k.sak) Saker til oppfølging i 2019: Tilstandsrapport skole og arbeidet mot mobbing (KU-sak 34/18) Implementering av ny personopplysningslov (KU-sak 25/18, oppf. i 2019) Årlige saker: Årsrapport virksomhetenes egenbeskrivelse Presentasjon av kommunens KOSTRA-hefte (høsten) Forundersøkelse: Oppfølging av politiske vedtak (KU-sak 15/18) Forundersøkelse: Eksterne tilsynsrapporter (KU-sak 59/17 og sak 08/18). Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): Forvaltningsrevisjonsprosjekt: Tidlig innsats og spesialundervisning (KUsak 56/17) avsluttes høsten

6 Møteplan kontrollutvalget 2018: Torsdag kl Torsdag kl Tirsdag kl (avlyst) Torsdag kl Torsdag kl (ekstra møte, i tillegg til opprinnelig møteplan) Torsdag kl Tirsdag kl (ekstra møte, fellesmøte kontrollutvalgene i Hamarregionen) Torsdag kl Tirsdag kl Torsdag kl Mandag kl