MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE. Torsdag 7. februar 2019 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Torsdag 7. februar 2019 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Trond Vangen (Frp), leder Marit Tofastrud Vestli (BL), nestleder Anne-Grethe Henriksen (Ap) Truls Wadd (Ap) Tom Fjæstad (H) Følgende medlem hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Fra administrasjonen: Eiendomssjef Bjørn Lundstøeng (sak 02/19), HR-sjef Inger Lise Storlien (sak 03/19) og HMS-rådgiver Inger Christiansen (sak 03/19). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl med Trond Vangen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 01/2019 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 02/2019 EIENDOMSAVDELINGEN: KOMMUNEN SOM BYGGHERRE, SØKNADSPLIKT MV. Eiendomssjef Bjørn Lundstøeng orienterte og svarte på spørsmål innenfor følgende områder: Manglende byggetillatelse for tilbygg/lager ved Arstad skole: Tilbygg på 60 m2 (søknadspliktig) Bod på 40 m2 (meldepliktig) 1

2 Prosedyre for byggeprosjekter i Stange kommune: Grunnlag for byggeprosjekter Kommunikasjonskart Byggeprosjektets 5 faser: 1. Utredning og mulighetsstudie 2. Forprosjekt 3. Prosjekteringsfase / grunnlag for anskaffelse 4. Hovedprosjekt / gjennomføringsfasen 5. Garantifasen Aktivitetsplan / økonomiplan for planperioden Prosjektadministrasjonshåndbok (PA-bok) 1. Eiendomssjefens orientering om manglende byggetillatelse for tilbygg/lager ved Arstad skole, tas til orientering. Med bakgrunn i presentasjonen i møtet har kontrollutvalget følgende kommentarer: Kontrollutvalget har inntrykk av at kommunen har gode rutiner for å sikre at all bygging i kommunal regi følger plan- og bygningslovens regler. Kontrollutvalget har merket seg at tilbygget ved Arstad skole ble oppført i Med bakgrunn i saken oppfordrer kontrollutvalget at det foretas en gjennomgang av kommunes bygningsmasse for å påse at alle bygg har nødvendige tillatelser. 2. Eiendomssjefens presentasjon av kommunens prosedyrer for byggeprosjekter tas til orientering. SAK NR. 03/2019 SYKEFRAVÆRSARBEIDET I STANGE KOMMUNE OG RESULTATER FRA DELTAKELSE I NED-PROSJEKTET HR-sjef Inger Lise Storlien og HMS-rådgiver Inger Christiansen orienterte og svarte på spørsmål. Følgende hovedtema ble berørt: Sykefraværsstatistikk (2016: 9,56, 2017: 9,54, 2018: 9,73) Statistikk pr. virksomhet i 2018 (Stange helse- og omsorgssenter 10,47 %, tilrettelagte tjenester 11,32 %, barnehager 11,2 %). Refleksjoner rundt sykefraværet. Egenmeldt fravær og bruk av egenmeldinger (16 dager egenmeldinger i Stange kommune). Prosjekt NED med sykefraværet : Styring av prosjektet i Stange. Suksessfaktorer fremkommet etter dialogmøter. IA-avtalen 2019: Hovedmål: Skal skape et arbeidsliv med plass til alle Delmål 1: Sykefraværsprosenten skal reduseres med 10%. 2

3 Delmål 2: Frafallet fra arbeidslivet skal reduseres. Fokusområder i 2019 og 2020: Vedtatt mål om 7 % sykefravær totalt i kommunen. Planlagte aktiviteter (systematiske samtaler med ansatte med hyppig/gjentakende fravær, kartlegging av årsaker til fravær hos sykepleiergruppa, opplæring i arbeidsmiljøarbeid og ledelse for ledere, bistand i konfliktsaker, kartlegging/risikovurderinger). Prosjekt «Attraktive arbeidsgiver» (KS-initiert prosjekt for helse og omsorg med bistand fra KS Hedmark/Oppland). 1. Kontrollutvalget har merket seg at samlet sykefravær i 2018 er 9,7 % kommunen. Dette er en økning fra 2017 (9,5 %) og godt over kommunens mål om maksimum 8 % sykefravær i Med bakgrunn i presentasjonen i møtet har kontrollutvalget inntrykk av at øverste ledelse i Stange kommune har stort fokus på sykefraværsarbeidet i kommunen og at det jobbes systematisk med tiltak for å forebygge og redusere sykefraværet. 3. Presentasjon av NED-prosjektet (samarbeid mellom KS, NAV og 27 kommuner) i perioden tas til orientering. På generelt grunnlag viser funnene fra prosjektet en tydelig sammenheng mellom lederstil, arbeidsklima og sykefravær og at kommunene som har deltatt i prosjektet har hatt en nedgang i sykefraværet. Utviklingen i sykefraværet i Stange kommune indikerer at kommunens deltakelse i prosjektet ikke har hatt ønsket effekt. 4. Kontrollutvalget ønsker å følge kommunens arbeid med å nå kommunens målsetting om maksimum 7 % sykefravær i Det bes om: - Løpende orientering om utviklingen gjennom 2019 (tertialrapporter). - Ny presentasjon fra rådmannen/administrasjonen tidlig i 2020, etter at sykefraværstallene for 2019 foreligger. 5. Kommunens sykefraværsoppfølging vurderes som tema for forvaltningsrevisjon. SAK NR. 04/2019 STATUSRAPPORT OG AVREGNING 2018 FRA HEDMARK REVISJON IKS Statusrapport og avregning for 2018 fra Hedmark Revisjon IKS tas til orientering. 3

4 SAK NR. 05/2019 OPPFØLGING AV RÅD OM ETABLERING AV TIPSMOTTAK Følgende råd fra rapporten Råd for etikkarbeidet i kommunesektoren (KS/Oslo Economics, 2018) ble drøftet: I tillegg til varslingsrutiner bør kommunen ha tipsmottak for innbyggere som har mistanke om uetisk atferd og korrupsjon i kommunen. Utvalgssekretær orienterte om etablerte varslingsordninger i andre kommuner der man har tilrettelagt for at også eksterne kan varsle. 1. Presentasjon av varslingsordninger i andre kommuner, der både ansatte og eksterne kan varsle, tas til orientering. 2. Kontrollutvalget inviterer ordfører og rådmann til en drøfting av hvordan rådet om etablering av tipsmottak kan følges opp i praksis. SAK NR. 06/2019 KONTROLLUTVALGSKONFERANSEN 2019 Deltakerne fra kontrollutvalget i Stange kommune på konferansen (Trond Vangen og Tom Fjæstad) og kontrollutvalgets sekretær ga en kort presentasjon av temaene på konferansen. Presentasjon av hovedpunktene på Kontrollutvalgskonferansen 2019 tas til orientering. SAK NR. 07/2019 OPPFØLGING AV PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL Planen følges opp slik: Forvaltningsrevisjon: Barnefattigdom: Hedmark Revisjon IKS bes om å lage en forundersøkelse innenfor temaet. Økonomistyring ved kommunens helse- og omsorgssentre: Nærmere vurdering av temaet gjøres med bakgrunn i regnskapstall for Saken følges opp på neste møte med utgangspunkt i foreløpig regnskap for

5 Beredskap og ROS-analyse: Rådmannen inviteres til å presentere kommunens beredskapsarbeid og siste risikoog sårbarhetsanalyse (ROS-analyse). Saken følges opp på neste møte. Ansettelsesprosedyrer: Hedmark Revisjon IKS bes om å lage en forundersøkelse/prosjektplan for et revisjonsprosjekt rettet mot kommunens praktisering av rutiner for innhenting av referanser og oppfølging av nyansatte i prøvetiden. Selskapskontroll: Åkershagan Eiendom AS: Hedmark Revisjon IKS bes om å lage en forundersøkelse/prosjektplan med fokus på kartlegging av driften, kostnader og måloppnåelse. Hias IKS / Sirkula IKS: Nærmere vurdering av kontroll med selskapene gjøres i samarbeid med kontrollutvalgene i de øvrige eierkommunene, jf. kontrollutvalgets vedtak i sak 76/18 om å avvente gjennomføring av en felles kontroll på nåværende tidspunkt. SAK NR. 08/2019 REFERATSAKER 1. Uavhengighetserklæringer fra Hedmark Revisjon IKS: Vurdering av uavhengighet 2019 oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Vurdering av uavhengighet 2019 oppdragsansvarlige forvaltningsrevisorer 2. Varmannsliste kontrollutvalget SP/Krf/BL orientering om opprykk 3. Saker/vedtak i kommunestyrets møte den : Sak 92/18: Forvaltningsrevisjonsrapporten «Tidlig innsats og tilpasset opplæring i Stangeskolen» Sak 125/18: Konstituering av rådmann Sak 126/18: Prosess for ansettelse av ny rådmann 4. Møtegodtgjørelse 2. halvår 2018 kontrollutvalget 5. 7 kommuner nominert til Bosettings- og integreringsprisen 2018 (IMDi) 6. Varsling til kontrollutvalget om møter i representantskap i Hias IKS og Sirkula IKS 7. Neste møte: Tidspunkt/saksliste 8. E-post av fra NN til ordfører Vedr. referatsak nr. 8: E-post av ble delt ut i møtet. Møtet ble enstemmig lukket under gjennomgangen av saken, jf. kommunelovens 31, jf. offentlighetsloven 13. 5

6 Referatsakene tas til orientering. SAK NR. 09/2019 HEDMARK REVISJON IKS REPRESENTANTSKAPSMØTE Saken ble enstemmig satt på sakslista med bakgrunn i innkalling til møte i representantskapet i Hedmark Revisjon IKS den Kontrollutvalget tar til orientering at det er innkalt til møte i representantskapet i Hedmark Revisjon IKS den , der det fremmes forslag om sammenslåing av Hedmark Revisjon IKS og Innlandet Revisjon IKS. 2. Kontrollutvalget ønsker å følge prosessen, og utvalgets leder oppfordres til å møte som observatør i representantskapsmøtet den Dersom det besluttes å gå videre med sammenslåingen, ber kontrollutvalget om at saken legges frem for utvalget til uttalelse før kommunestyrets behandling av ny selskapsavtale. Stange, 7. februar RETT UTSKRIFT: Stange, 7. februar Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: TORSDAG 21. MARS 2019 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Oppfølging av råd om tipsmottak (KU-sak 05/19) Kommunens beredskapsarbeid og ROS-analyser (KU-sak 07/19) Hjemmetjenesten: Presentasjon av tjenesten + risikovurderinger misligheter/tyveri (KU-sak 46/18) Vurdering av forundersøkelse: Økonomistyring helse- og omsorgssentre (KU-sak 07/19) Forundersøkelser (?) 6

7 Saker til senere oppfølging: Sykefraværsarbeidet i Stange kommune (KU-sak 03/19): Løpende informasjon tertialrapporter legges frem til orientering Ny presentasjon fra rådmannen (tidlig 2020) NAV/sosialtjenesten: Ny presentasjon/oppfølging fra møte 17/12-18 (KUsak 71/18) Oppfølging av tiltak etter Helsetilsynets rapport om legemiddelhåndtering mv (KU-sak 03/17) Tilstandsrapport skole og arbeidet mot mobbing (KU-sak 34/18) Implementering av ny personopplysningslov (KU-sak 25/18, oppf. i 2019) Årsregnskapet 2019: Investeringsprosjekter og ubrukte lånemidler (KU-sak 67/18) Byggesaksavdelingen - tema: tilsyn og internkontroll (KU-sak 10/17, oppfølging utsatt til 2018) Reviderte varslingsrutiner, årsaker til lavt antall varslingssaker, behov for tipsmottak for innbyggere (KU-sak 11/18 og 13/18 høsten Jf. også fellesmøtet sak 38/18) Internkontroll: Overordnet internkontroll rådmannens ansvar for «betryggende kontroll» (KU-vedtak sak 07/14) Praktisk integrering av risikovurderinger (KU-sak 11/16) Gjennomførte risikovurderinger på tjenestenivå (KU-sak 11/16) Oppfølging av revisjonsrapport Barnevern fra 2017 (KU-sak 60/17, jf. k.sak) HIAS IKS/Sirkula IKS: Ny forundersøkelse (KU-sak 76/18, oppf. i 2020?) Aktuelle orienteringssaker: Ny kommunelov Ny veileder for selskapskontroll Ny veileder for kontrollutvalgssekretariater Aktuelle/vesentlige endringer i lover/regler - kommuner Møteplan 2019 kontrollutvalget: Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl Tirsdag kl Torsdag kl Årlige/løpende saker: Tertialrapporter Stange kommune (orienteringssak 1. tertial og 2. tertial, jf. KU-sak 45/18) Kommunebarometeret evt. kostra-analyse (årlig sak, jf. KU-sak 45/18) Forundersøkelse: Oppfølging av politiske vedtak (KU-sak 15/18) Forundersøkelse: Eksterne tilsynsrapporter (KU-sak 59/17 og sak 08/18). Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): Forundersøkelse: Barnefattigdom (KU-sak 07/19) Forundersøkelse/prosjektplan: Ansettelsesprosedyrer (KU-sak 07/19) Forundersøkelse/prosjektplan: Åkershagan Eiendom AS (KU-sak 07/19) 7