MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE. Tirsdag 12. mai 2016 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Tirsdag 12. mai 2016 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Trond Vangen, leder (Frp) Marit Tofastrud Vestli, nestleder (BL) Truls Wadd (Ap) Anne-Grethe Henriksen (Ap) Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Håkon Andreas Alm (H) Følgende varamedlem møtte: Ingen Følgende varamedlemmer hadde meldt forfall: Per Olav Hansen (H), første vara Tina Aas (H), andre vara (tredje vara ikke innkalt) Ellers møtte: Ordfører: Nils Røhne (sak 29). Fra administrasjonen: Kommunalsjef Helse og omsorg Tove Nordli Selnes (sakene 29 og 30), barnevernleder Thilla-Marie Lerberg (sak 29), nestleder i barnevernet Katrine Wolla (sak 29), leder NAV Stange, Eva Jemblie Monssen (sak 30) og avdelingsleder NAV Stange, Kari Severinsen (sak 30). Fra Hedmark Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig revisor Jo Erik Skjeggestad (sakene 29-31). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl med Trond Vangen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 28/2016 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. 1

2 SAK NR. 29/2016 FORUNDERSØKELSE: BARNEVERNET I STANGE KOMMUNE Fra behandlingen: Under første del av saken ble det gitt en generell presentasjon av barneverntjenesten i Stange kommune. Presentasjonen ble gitt av barnevernleder Thilla-Marie Lerberg og nestleder Katrine Wolla. Barnevernplan for 2015 (utarbeidet av barneverntjenesten i Stange kommune) ble delt ut i møtet. Det ble særskilt orientert om rutiner/prosesser knyttet til mottatte meldinger, jf. figuren under: Under andre del av saken informerte barnevernstjenesten om den konkrete barnevernssaken som har vært medieomtalt. Saken ble enstemmig besluttet lukket under denne delen av saken, jf. kommunelovens 31, jf. offentlighetslovens 13. Ordfører og Hedmark Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor deltok begge under den lukkede delen av møtet, jf. deres møterett i kontrollutvalget (jf. kommunelovens 9 nr. 4 og 77 nr. 8). Kommunalsjef Helse og omsorg Tove Nordli Selnes deltok også under behandlingen av saken og supplerte orienteringene. 1. Kontrollutvalget tar barneverntjenestens generelle presentasjon til orientering. Med bakgrunn i presentasjonen har kontrollutvalget inntrykk av at Stange kommune har et faglig sterkt barnevern. 2. Kontrollutvalget tar barnevernstjenestens informasjon om den medieomtalte barnevernssaken til orientering. Kontrollutvalget ber om å bli holdt orientert om videre utvikling i saken, og ber om ny informasjon i møte den 21/6-16. Kontrollutvalget ber også om å bli informert om Fylkesmannens svar på kommunens anmodning om gjennomføring av et eksternt tilsyn med bakgrunn i den omtalte barnevernssaken. 2

3 3. Kontrollutvalget ønsker mer kunnskap om barnevernet, og vil prioritere området ved utarbeidelse av ny plan for forvaltningsrevisjon Aktuelle tema til videre diskusjon i kontrollutvalgets arbeid med forundersøkelse på området kan være: Internkontroll i barnevernet med fokus på risikovurderinger og avvikshåndtering. Mål og rapportering av måloppnåelse (målstyring) Kvalitet: Måling og rapportering av kvalitet på tjenestene. Effektiv drift/effektive arbeidsprosesser: Hvordan måle/vurdere dette? Barnevernets forebyggende arbeid (måloppnåelse) Meldinger: Hvem melder? Hvordan ivaretar andre kommunale enheter sin meldeplikt til barnevernet? Hvordan håndteres anonyme meldinger? Undersøkelse i regi av Statens helsetilsyn i 2015/2016 viser at mange kommuner henlegger uten å undersøke. Hvordan er dette i Stange kommune? Fosterforeldre: Hvordan følges disse opp. Kvalitet på arbeidet. Fornøyde «kunder»? Respektfull behandling: Hvordan sikrer kommunen/barnevernet at alle blir møtt på en respektfull måte? Hvordan oppfattes barneverntjenesten av sine brukere (brukerundersøkelse). Hjelpetiltak: Stange prioriterer hjelpetiltak høyt. Hvordan evalueres og følges dette området opp? Adopsjonssaker: Ingen fosterhjemsplasserte barn er adoptert pr. d.d. i Stange. Er dette i tråd med lovverket? Samhandling med andre enheter i kommunen (omfang og kvalitet) Sykefravær: Hva er årsakene til det høye antall sykemeldte ved tjenesten? Hvilke konsekvenser får sykefraværet for tjenesten. Innleie av vikarer: Spørsmål rettet mot økonomi, kvalitet og kontraktsoppfølging. 4. Videre drøfting av aktuelle innfallsvinkler jf. vedtakspunkt 4, følges opp i kontrollutvalgets møte den 21/6-16 i forbindelse med sak om overordnet analyse. Hedmark Revisjon IKS inviteres til saken for å komme med ytterligere innspill til tema innenfor kontroll med barnevernstjenesten. 3

4 SAK NR. 30/2016 NAV: OPPFØLGING AV HELSETILSYNETS RAPPORT FRA 2014 VEDR. KVALIFISERINGSPROGRAMMET Fra behandlingen: NAV Stange v/leder Eva Jemblie Monssen og avdelingsleder Kari Severinsen orienterte om gjennomførte tiltak for lukking av avviket fra tilsynsrapporten fra 2014: - Prosedyrer (for å forhindre at man ikke står uten tilbud) - Mangelfull kontrollplan: Tiltak: gjennomføre stikkprøver hvert tertial - Avviksregistrering i EQS dersom brukere ikke får tilbudet om 37,5 time pr. uke. - Gjennomførte risikovurderinger (risikoanalyse) Kommunalsjef Helse og omsorg Tove Nordli Selnes deltok under behandlingen av saken og supplerte. Med bakgrunn i presentasjonen i møtet har kontrollutvalget inntrykk av at nødvendige tiltak er gjennomført for å lukke avviket i tilsynsrapporten fra SAK NR. 31/2016 OVERORDNET ANALYSE - FORVALTNINGSREVISJON 1. Sekretær bes om å oppdatere og strukturere oversikten over innspill/forslag, herunder lage en oversikt over foreløpige prioriteringer. 2. Saken følges opp på neste møte. SAK NR. 32/2016 SELSKAPSKONTROLL PRESENTASJON AV KONTROLLUTVALGETS OPPGAVE Saken utsettes og følges opp på kontrollutvalgets møte den 21/6-16. SAK NR. 33/2016 OVERORDNET ANALYSE - SELSKAPSKONTROLL 1. Rådmannen inviteres til kontrollutvalgets møte 21/6-16 for å: Presentere kommunens prinsipper for eierstyring Orientere om status for utarbeidelse av eierskapsmelding (del 2). 2. Foreløpig prioritering av tema/selskaper i ny plan for selskapskontroll : Etterlevelse av kommunens vedtatte prinsipper for eierstyring 4

5 HIAS IKS Stange Energi AS SAK NR. 34/2016 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Barnevernet i 33 av 36 kommuner bryter loven (artikkel TV2.no 23/2-16) 2. Ny NAV-leder i Stange kommune 3. Behandling av sak fra kontrollutvalget i kommunestyret: K.sak 20/16 (møte 27/4-16): Kontrollutvalgets årsrapport for Status vedr. Hedmark Revisjon IKS avregning mv. 5. Samspillet mellom revisor og kontrollutvalget 6. Diverse avisartikler 7. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Referatsakene tas til orientering. Stange, 12. mai RETT UTSKRIFT: Stange, 12. mai Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: Tirsdag 24. mai 2016 Tidspunkt: Kl Aktuelle saker: Årsregnskap 2015 Stange kommune Årsregnskap 2015 Stange kommunale boligforetak KF Overordnet analyse forvaltningsrevisjon: Foreløpige prioriteringer 5

6 Saker til møte 21/6-16: Ny plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll foreløpige prioriteringer Orienteringer v/rådmannen: Eierstyring: Presentasjon av kommunens prinsipper for eierstyring Status for del 2 - eierskapsmelding Barneverntjenesten: Status konkret barnevernssak Status anmodning om tilsyn fra Fylkesmannen Saker til senere oppfølging: Kostra (sommeren 2016): Presentasjon av rådmannens kostrahefte (KUsak 12/16) Intern evaluering vedr. tjenestetilbudet til funksjonshemmede orientering v/rådmannen (KU-sak 13/16) Internkontroll: Overordnet internkontroll rådmannens ansvar for «betryggende kontroll» (KU-vedtak sak 07/14) Praktisk integrering av risikovurderinger (KU-sak 11/16) Gjennomførte risikovurderinger på tjenestenivå (KU-sak 11/16) Tidligere vedtak til oppfølging: Status for Stange Helse- og Omsorgssenter (KU-sak 34/15) Kommunens beredskapsarbeid (ku-sak 30/15) Samhandlingsreformen div. spørsmål (ku-vedtak 04/13) Internrevisjon/oppfølging av gjennomførte tiltak etter Helsetilsynets rapport fra 2013 om tjenester til voksne med psykiske lidelser (vedtak KU-sak 09/14) oppfølging : Markedsføring og profilering av ledige tomter (KU-sak 10/15) Interkommunale samarbeid - videreføring forundersøkelse (ku-sak 12/15) Oppfølging av tidligere revisjonsrapporter vedr. innkjøp: Revisjonsrapport vedr. anskaffelser mellom og Revisjonsrapport vedr. rammeavtaler Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): Kostra-analyse mm. (jf. vedtak KU-sak 07/16) Møteplan 2016: Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl i tillegg til vedtatt møteplan Tirsdag kl endret til torsdag kl Tirsdag kl i tillegg til vedtatt møteplan Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl