MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE. Torsdag 24. april 2014 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Torsdag 24. april 2014 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Trond Vangen (FrP), leder Trond Enemo (H), nestleder Anne-Grethe Henriksen (Ap) Marit Tofastrud Vestli (BL) Steinar Kjeverud (Ap) Følgende medlem hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Fra administrasjonen: Rådmann Stein Erik Thorud (sak 19), økonomisjef Jan Christian Eriksen (sak 19) og fagleder regnskap Petter Skåret (sak 19 og 20). Fra Hedmark Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig revisor Reidun Vie og revisor Tommy Pettersen (begge møtte under sak 19 og 20). Andre: Daglig leder i Stange Kommunale Boligforetak KF, Ole Kristian Sjøli (sak 20). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl med Trond Vangen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 18/2014 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 19/2014 ÅRSREGNSKAP 2013 FOR STANGE KOMMUNE KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Fra behandlingen: Under første del av saken presenterte Hedmark Revisjon IKS revisjonsberetningen og oppsummerte revisjonsarbeidet i Fra Hedmark Revisjon IKS deltok v/ oppdragsansvarlig revisor Reidun Vie og revisor Tommy Pettersen. 1

2 Under andre del av saken presenterte administrasjonen årsregnskapet og rådmannens årsrapport for 2013 med fokus på kommunens resultat og økonomiske stilling, vesentlige regnskapsavgiftsmessige problemstillinger, vesentlige avvik mellom budsjett og regnskap og internkontroll. Til stede fra administrasjonen var rådmann Stein Erik Thorud, økonomisjef Jan Christian Eriksen og fagleder regnskap Petter Skåret. KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL STANGE KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2013 Kontrollutvalget har behandlet Stange kommunes årsregnskap for Sammen med årsregnskapet forelå revisjonsberetningen, revisors årsavslutningsbrev til rådmannen og rådmannens årsrapport for Kontrollutvalget har basert sin uttalelse på en gjennomgang av de ovennevnte dokumentene, og presentasjoner i kontrollutvalgets møte av kommunens revisor/hedmark Revisjon IKS og kommuneadministrasjonen v/rådmann, økonomisjef og regnskapsleder. Kontrollutvalget har merket seg at det foreligger en ren revisjonsberetning, dvs. ingen merknader fra revisors side til årsregnskapet. Kontrollutvalget har følgende kommentarer til årsregnskap/årsrapport for 2013: Forbedringer i årsrapporteringen: Årsregnskapet og rådmannens årsberetning er i år atskilt i to dokumenter. Samtidig er det gjort flere justeringer av struktur og oppbygging av rådmannens årsberetning for 2013 sammenlignet med fjoråret. Kontrollutvalget mener endringene som er gjort bidrar til en klar forbedring av kommunens årsrapportering. Refusjon av sykepenger - rutiner: Kontrollutvalget registrerer at kommunen har utfordringer knyttet til innkreving av sykepenger og oppfølging/dialog med NAV omkring dette. Kontrollutvalget ser derfor svært positivt på rådmannens initiativ overfor NAV for å finne frem til en løsning som kan ivareta kommunens interesser på en bedre måte. Manglende måloppnåelse i forhold til vedtatte handlingsregler: Kontrollutvalget har merket seg at man ikke har nådd målene i 3 av 8 vedtatte handlingsregler (mål vedrørende resultatgrad, egenkapitalgrad og total låneportefølje). Dette svekker kommunens mulighet til å oppnå ønsket handlingsfrihet. Handlingsreglene og måloppnåelse er nærmere kommentert i rådmannens årsrapport s

3 Langsiktig gjeld: Kommunens lånegjeld (eksklusive pensjonsforpliktelser) viser fortsatt vekst, og utgjør pr. 31/12-13 i overkant av en milliard kroner. Kommunens lånegjeld er relativt høy både målt i andel av brutto driftsinntekter og gjeld pr. innbygger. Gjeld i tilknytning til Stange kommunale boligforetak KF er holdt utenfor disse beregningene. Inkluderes denne gjelden (ca. 183 millioner kroner pr. 31/12-13) vil nøkkeltallene bli vesentlig forverret. På den annen side representerer Boligforetaket også betydelig verdier knyttet til fast eiendom som ikke er reflektert i kommunens balanse. Som kjent vil høyere lånegjeld binde opp driftsmidler til betaling av renter og avdrag, og dermed redusere kommunes handlingsfrihet. Man vil også øke sårbarhetene i forhold til en eventuell økning i rentenivået. Med bakgrunn i dette vil kontrollutvalget uttrykke bekymring for størrelsen på kommunens lånegjeld. Bekymringsfull utvikling i pensjoner: Kontrollutvalget vil uttrykke generell bekymring i forhold til pensjoner og vil særlig peke på følgende forhold: a) Premieavviket (utsatt kostnadsføring av pensjon) viser en stadig økende tendens. I 2013 er denne posten økt med ca 4,5 millioner kroner (2012: 31 mill i økning), og totalt/akkumulert premieavvik er nå oppe i ca 75 millioner. Dette beløpet må påregnes å måtte kostnadsføres i driftsregnskapet de kommende årene. Prognoser viser at premieavviket vil øke de kommende årene. For å unngå at fremtidig kostnadsføring av premieavviket skal gå ut over tjenestenivået, er det viktig at kommunen har reserver for å kunne finansiere denne kostnadsføringen. Pr har kommunen tilstrekkelig med midler på disposisjonsfond som kan benyttes. Disse er derimot ikke øremerket formålet, og er således lett tilgjengelig for bruk til andre formål. Kontrollutvalget stiller derfor spørsmål om kommunen burde ha øremerket en del av disposisjonsfondet til formålet, og gjennom dette gjort kommunestyrets intensjon om å avsette til formålet enda tydeligere. b) Netto pensjonsforpliktelser (forskjellen mellom regnskapsførte/beregnede pensjonsmidler og 3

4 pensjonsforpliktelser) viser fortsatt økning. Pr. 31/12-12 viser balanseregnskapet en netto gjeld/pensjonsforpliktelse på totalt 416 millioner kroner. Dette er en økning på 43 millioner sammenlignet med fjoråret (økte med 39 millioner kroner i 2012). Hva differansen mellom bokførte pensjonsmidler og pensjonsforpliktelser betyr for kommunen fremstår som uklart. Positiv utvikling i sykefraværet: Sykefraværet har de siste årene vist en synkende tendens og er i 2013 nede på 8,7 % (gradvis nedgang fra 10,1 % i 2009). Utover dette, og det som framgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet, datert 10. april 2013, har kontrollutvalget ingen merknader til kommunens årsregnskap for SAK NR. 20/2014 ÅRSREGNSKAP 2013 FOR STANGE KOMMUNALE BOLIGFORETAK KF KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Fra behandlingen: Under første del av saken orienterte Hedmark Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Reidun Vie om revisjonsarbeidet for 2013 og presentere revisjonsberetningen. Under andre del av saken presenterte daglig leder i Boligforetaket, Ole Kristian Sjøli, foretakets årsregnskap og årsberetning for Til stede under denne delen av saken var også fagleder for regnskap Petter Skåret. KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL STANGE KOMMUNALE BOLIGFORETAK FOR 2013 Kontrollutvalget har behandlet årsregnskapet for Stange kommunale boligforetak KF for Sammen med årsregnskapet forelå foretakets årsberetning og revisjonsberetningen for Kontrollutvalget har basert sin uttalelse på en gjennomgang av de ovennevnte dokumentene, og orienteringer fra daglig leder og foretakets revisor/hedmark Revisjon IKS. Kontrollutvalget har merket seg at det foreligger en ren revisjonsberetning, dvs. ingen merknader fra revisors side til årsregnskapet. Kontrollutvalget har følgende kommentarer: 4

5 Styrets årsberetning: Kontrollutvalget har gjennom flere år kommet med innspill til forbedringer i styrets årsberetning. Det vises bl.a. til ønske om omtale av vedlikeholdsnivå, oversikt over foretakets boliger (på grovt nivå) og beskrivelse av vedtatte mål for foretaket med tilhørende omtale av måloppnåelse. Kontrollutvalget vil berømme styret og daglig leder for å ha bidratt aktivt til å møte disse forventningene og til å forbedre informasjonsverdien i årsrapporten. Vedlikeholdsnivå og ivaretakelse av realkapitalen/boligmassen: Vedlikeholdsnivået er for 2013 stipulert til 209 kroner pr. m2. (2012: 200 kr. pr m2, 2011: 223 kr. pr. m2). Hensyntatt type boliger og brukergrupper, kan det antas at dette er noe lavt i forhold til normtall. Det tas derimot til orientering at styret mener foretaket har et bra vedlikehold av bygningsmassen og ivaretar realverdiene på en god måte, årsberetningen for Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet som er datert 9. april 2014, har kontrollutvalget ingen merknader til årsregnskapet for Stange kommunale boligforetak KF for SAK NR. 21/2014 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Kommunestyrets behandling av kontrollutvalgets årsrapport for 2013 (k.styret 12/3-14) 2. Datainnsamling om kommunal revisjon i forbindelse med en masteroppgave 3. Hedmark Revisjon IKS brev vedr. forslag til årsbudsjett 2015 og økonomiplan Protokoller fra representantskapsmøte i Hedmark Revisjon IKS 30/1-14 og 4/ Attestasjon av faktura 6. Pressemelding fra Riksrevisjonen: Fortsatt mye bruk av papir ved utveksling av pasientopplysninger mellom helseforetak, kommuner og legekontor 7. Diverse avisartikler 8. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Referatsakene tas til orientering. 5

6 Stange, 24. april Trond Vangen leder RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 24. april Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: Torsdag 12. juni 2014 Tidspunkt: Kl Aktuelle saker: Møteplan for 2014: Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl Revisjonsrapport: Innkjøp/rammeavtaler (avtalelojalitet og korrekt prising/fakturering) Vurdering av foranalyser (NAV Stange, innbyggerkontakt - jf. KU-vedtak 07/14) planlagt i juni-møtet Saker til oppfølging i senere møte: Eiermelding for Stange kommune (KU-sak 14/2014) Overordnet internkontroll rådmannens ansvar for «betryggende kontroll» (KU-vedtak sak 07/14) Internrevisjon/oppfølging av gjennomførte tiltak etter Helsetilsynets rapport fra 2013 om tjenester til voksne med psykiske lidelser (vedtak KU-sak 09/14) oppfølging høsten 2014 Samhandlingsreformen div. spørsmål (ku-vedtak 04/13) Oppfølging av revisjonsrapport vedr. anskaffelser mellom og (KU-sak 15/2014) Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): Prosjektplan: Hedmark IKT organisering, overordnet styring og habilitet 6