MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE. Tirsdag 8. mai 2012 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Tirsdag 8. mai 2012 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Trond Vangen (FrP), leder Trond Enemo (H), nestleder (innvilget permisjon fra møtet kl. 1030) Steinar Ødegård (Ap) Anne-Grethe Henriksen (Ap) Marit Tofastrud Vestli Følgende medlem hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Fra administrasjonen: Rådmann Stein Erik Thorud (deltok innledningsvis under sak 20), økonomisjef Jan Christian Eriksen (sak 20 og 21), seksjonsleder regnskap Petter Skåret (sak 20). Fra Stange kommunale Boligforetak KF: Daglig leder Ole Kristian Sjøli (sak 21). Fra Hedmark Revisjon IKS: Revisjonssjef Morten Alm Birkelid (sak 20), revisor Ole Jacob Kvissellien (sakene 20 og 21) og revisor Hanne Mette Rusten (del av sak 20 og hele sak 21). Sekretær: Kjetil Solbrækken Møteprotokollen er sendt til: Kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, ordfører, rådmann og Hedmark Revisjon IKS. Utvalgsmøtet ble satt kl med Trond Vangen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 19/2012 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 20/2012 ÅRSREGNSKAP 2011 FOR STANGE KOMMUNE KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Fra behandlingen: Under første del av saken presenterte Hedmark Revisjon IKS v/revisjonssjef Morten Alm Birkelid årsregnskapets obligatoriske regnskapsoversikter. Under andre del av saken presenterte administrasjonen årsregnskapet og rådmannens årsrapport med fokus på kommunens resultat og 1

2 økonomiske stilling, vesentlige regnskapsavgiftsmessige problemstillinger og vesentlige avvik mellom budsjett og regnskap. Til stede fra administrasjonen var fungerende rådmann Stein Erik Thorud (fratrådte etter å ha innledet presentasjonen), økonomisjef Jan Christian Eriksen og seksjonsleder regnskap Petter Skåret. Kontrollutvalgets Trond Enemo ble under denne delen av møtet innvilget permisjon og fratrådte. Kontrollutvalget bestod etter dette av fire medlemmer. Avslutningsvis orienterte Hedmark Revisjon IKS v/revisor Ole Jacob Kvissellien om gjennomført revisjon av årsregnskapet, herunder revisors årsavslutningsbrev til rådmannen og revisjonsberetningen. Også revisor Hanne Mette Rusten deltok under denne delen av saken. KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL STANGE KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2011 Kontrollutvalget har behandlet Stange kommunes årsregnskap for Sammen med årsregnskapet forelå revisjonsberetningen, revisors årsavslutningsbrev til rådmannen og rådmannens årsrapport for Kontrollutvalget har basert sin uttalelse på en gjennomgang av de ovennevnte dokumentene, og presentasjoner i kontrollutvalgets møte av kommunens revisor/hedmark Revisjon IKS og kommuneadministrasjonen v/rådmann, økonomisjef og regnskapsleder. Kontrollutvalget har følgende kommentarer: Utviklingen i kommunes pensjonsforpliktelser: Kontrollutvalget har merket seg at kommunens pensjonsforpliktelser pr er på ca. 1, 4 milliarder kroner. Dette er en økning på ca. 170 millioner fra fjoråret. Det er opplyst at økningen fra i fjor i hovedsak skyldes endret beregningsmetodikk. Kontrollutvalget har også merket seg at kommunens pensjonsforpliktelser er ca. 324 millioner kroner høyere enn bokførte pensjonsmidler. Videre har kontrollutvalget merket seg at det ved utgangen av 2011 er bokført et akkumulert premieavvik på 39 millioner kroner. I praksis betyr dette at kommunen skyver 39 millioner kroner foran seg, og at dette vil komme til belastning i fremtidige regnskaper. Prognosen viser at dette beløpet vil øke betydelig kommende år. Selv om regnskapsføringen av pensjoner synes å være foretatt på korrekt måte, ønsker kontrollutvalget på generelt grunnlag grunn å uttrykke bekymring omkring utviklingen i kommunens pensjonsforpliktelser. Utviklingen i lånegjeld: Kommunens lånegjeld viser fortsatt sterk vekst og økte med 12 % siste år (fra 795 til 892 millioner kroner). Kommunens 2

3 lånegjeld er nå er relativt høy både målt i andel av brutto driftsinntekter og gjeld pr. innbygger. Gjeld i tilknytning til Stange kommunale boligforetak KF er holdt utenfor disse beregningene. Inkluderes denne gjelden (ca. 183 millioner kroner) vil nøkkeltallene bli vesentlig forverret. Som kjent vil høyere lånegjeld binde opp driftsmidler til betaling av renter og avdrag, og dermed redusere kommunes handlingsfrihet. En eventuell økning i rentenivået vil også påvirke situasjonen i negativ retning. Med bakgrunn i dette vil kontrollutvalget uttrykke generell bekymring for veksten i kommunens lånegjeld. Utviklingen i sykefraværet: Sykefraværet er redusert for andre år på rad, og er nå nede i 8,9 %. Denne utviklingen er gledelig, og kan indikere at kommunen lykkes med sin systematiske jobbing i virksomhetene med tett oppfølging og tilrettelegging for den enkelte. God budsjettdisiplin i driften: Kontrollutvalget har merket seg at det foreligger kun små avvik mellom justert budsjett og regnskap for 2011 for driftsenhetene. Dette vitner om svært god budsjettdisiplin blant virksomhetslederne. Forbehold i revisjonsberetning om sammenligningstall for 2010 i regnskapsskjema 1A og 1B: Kontrollutvalget har merket seg at det foreligger en revisjonsberetning med ett forbehold, der revisor påpeker at kolonnen med regnskapstall fra fjoråret (2010) i regnskapsskjema 1A og 1B ikke er konsistente med årsregnskapet for Årsaken til dette opplyses å være at kommunen i 2011 har endret kontostruktur og foretatt virksomhetsendringer. Etter kontrollutvalgets syn burde det fremkommet tydelig av årsregnskapet at tallene for 2010 for de omtalte regnskapsskjemaene ikke var sammenlignbare og hvilke regnskapslinjer det dreide seg om. Alternativt burde man vurdert å omarbeide tallene for regnskap 2010 slik at de ble sammenlignbare med Utover dette, og det som framgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet, datert 16. april 2012, har kontrollutvalget ingen merknader til kommunens årsregnskap for SAK NR. 21/2012 ÅRSREGNSKAP 2011 FOR STANGE KOMMUNALE BOLIGFORETAK KF KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Fra behandlingen: Under første del av saken orienterte daglig leder Ole Kristian Sjøli om foretaket og presenterte styrets årsberetning/årsregnskap for

4 Under andre del av saken oppsummerte Hedmark Revisjon IKS v/revisor Hanne Mette Rusten revisjonsarbeidet for 2011 og presentere revisjonsberetningen. Brev nr. 5 og 6 fra revisor til selskapet ble delt ut og gjennomgått. KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL STANGE KOMMUNALE BOLIGFORETAK FOR 2011 Kontrollutvalget har behandlet årsregnskapet for Stange kommunale boligforetak KF for Sammen med årsregnskapet forelå foretakets årsberetning og revisjonsberetningen for Kontrollutvalget har basert sin uttalelse på en gjennomgang av de ovennevnte dokumentene, og orienteringer fra daglig leder og foretakets revisor/hedmark Revisjon IKS. Kontrollutvalget har merket seg at det foreligger en ren revisjonsberetning, uten noen merknader fra revisors side. Kontrollutvalget har følgende kommentarer: Vedlikeholdsnivå og ivaretakelse av realkapitalen/boligmassen: Kontrollutvalget påpekte i fjorårets uttalelse til årsregnskapet at man savnet beskrivelse av vedlikeholdsnivået, evt. vedlikeholdsetterslepet for boligmassen i årsrapporten for I årsrapporten for 2011 er dette rettet opp, og det fremgår bl.a. at man har et relativt høyt nivå på vedlikeholdet (brukt 223 kroner pr. m2 i 2011). Dette, sammen med daglig leders informasjon om at boligmassen totalt sett er godt vedlikeholdt, underbygger at foretaket ivaretar realverdiene/boligmassen på en økonomisk forsvarlig måte. Styrets årsberetning og informasjon om boligmassen: Det fremgår av styrets årsberetning at foretaket disponerer 530 utleieenheter. Kontrollutvalget savner noe mer informasjon om disse utleieenhetene, og oppfordrer derfor styret om å innarbeide dette i fremtidige årsrapporter (antall boliger klassifisert i type boliger eller lignende). Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet som er datert 26. april 2012, har kontrollutvalget ingen merknader til årsregnskapet for Stange kommunale boligforetak KF for SAK NR. 22/2012 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Tilsettingsreglement Stange kommune 2. Oversikt over eksterne tilsyn i Stange kommune i

5 3. Oversikt over utviklingsprosjektet i Stange kommune 4. Attesterte fakturaer fra Hedmark Revisjon IKS 5. Diverse avisartikler 6. Neste møte: Tidspunkt og saksliste Referatsakene tas til orientering. Stange, 8. mai RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 8. mai Trond Vangen leder tlf , e-post: trond.vangen@c2i.net Kjetil Solbrækken utvalgssekretær tlf , e-post: kjetil@kontrollutvalget.no NESTE MØTE Dato: Torsdag 21. juni 2012 Tidspunkt: Kl Aktuelle saker: Tema: Selskapskontroll Stange Energi AS: Årsregnskap/årsrapport for 2011 Ny plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Tertialrapport pr. 1. kvartal 2012 for Stange kommune Saker til senere møte: Synliggjøring av kontrollutvalgets arbeid (diverse tiltak, jf. vedtak i møte 5/12-11) Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): Oppdatert kostra-analyse m/2011-tall (høsten 2012) Møteplan for 2012: Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl flyttet til tirsdag Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl flyttet til fredag kl