MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I ØSTRE TOTEN KOMMUNE. Tirsdag 20. september 2011 holdt kontrollutvalget møte i Østre Toten rådhus fra kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I ØSTRE TOTEN KOMMUNE Tirsdag 20. september 2011 holdt kontrollutvalget møte i Østre Toten rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Ole-Johan Dyste, leder Johan E. Dyste, nestleder Grethe Bjerke Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Fra administrasjonen: Rådmann Aslaug Dæhlen og økonomisjef Ivar Dahl (begge møtte under sak 35) og kommunalsjef Marit Lium Dahlborg (sak 34) Fra Innlandet Revisjon IKS: Daglig leder Bjørg Hagen (sakene 34-36) og oppdragsansvarlig revisor (regnskapsrevisjon) Heidi Holm Olafsen (deltok under sakene 28, 29 og 35). Sekretær: Kjetil Solbrækken Møteprotokollen er sendt til: Kontrollutvalgets medlemmer, varamedlemmer, ordfører, rådmann, Innlandet Revisjon IKS og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med Ole-Johan Dyste som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 27/2011 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 28/2011 REGNSKAPSREVISJON: PRESENTASJON AV PLAN / STRATEGI FOR REVISJON AV KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2011 Fra behandlingen: Innlandet Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Heidi Holm Olafsen orienterte og svarte på spørsmål. 1. Revisors presentasjon av hovedtrekkene i overordnet revisjonsstrategi for revisjon av kommuneregnskapet for 2011 tas til orientering. 1

2 2. Oppdragsansvarlig revisors egenvurdering av uavhengighet tas til orientering. SAK NR. 29/2011 TERTIALRAPPORT 2/2011 FRA INNLANDET REVISJON IKS Tertialrapport 2/2011 fra Innlandet Revisjon IKS tas til orientering. SAK NR. 30/2011 NY OPPDRAGSAVTALE MED INNLANDET REVISJON IKS FOR 2012 Ny oppdragsavtale med Innlandet Revisjon IKS for 2012 godkjennes. SAK NR. 31/2011 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT FOR 2012 INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: Kontrollutvalgets budsjett for 2012 fastsettes med en økonomisk ramme på kr , med utgangspunkt i følgende fordeling: Konto Beløp Møtegodtgjørelse Tapt arb.fortjeneste Arb.giveravgift Faglitteratur/abonnement Bevertning (eks.mva) Opplæring/kurs (inkl. reise) Kjøregodtgjørelse Kjøp av tjenester fra andre/sekretærtjenester (eks. mva) Moms på kjøp av tjenester (utgift) Momskompensasjon (inntekt) Sum kontrollutvalg Kjøp av tjenester fra interkommunalt selskap (Innlandet Revisjon IKS) Sum kontrollutvalg og revisjon SAK NR. 32/2011 ORIENTERING OM HØRING VEDR. FORSLAG TIL ENDRINGER I KOMMUNELOVENS REGLER OM TILSYN OG KONTROLL Høring med forslag til endringer i kommunelovens regler om kontroll og tilsyn (kap. 12) med tilhørende forskrifter (forskrift om kontrollutvalg og forskrift om revisjon), tas til orientering. 2

3 SAK NR. 33/2011 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Brev om oppstart av forundersøkelse om selskapskontroll Eidsiva Energi AS 2. Egenvurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig revisor Innlandet Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon) 3. Møtegodtgjørelse 1. halvår 2011 kontrollutvalget 4. Rapporter vedr. internkontrollen i kommunene: Store mangler i norske kommuners internkontroll (artikkel om datatilsynets kommuneundersøkelse fra 2010 vedr. personopplysningslovens krav om internkontroll) Usystematisk internkontroll i kommunesektoren (artikkel om rapport fra KMPG i en rapport for KS vedr. rådmannens ansvar for å etablere betryggende kontroll, jf. kommunelovens 23) 5. Info. om brukerundersøkelse i barnehagene i Østre Toten kommune 6. Diverse avisartikler Referatsakene tas til orientering. SAK NR. 34/2011 MEDARBEIDERUNDERSØKELSEN 2011 RESULTATER OG OPPFØLGING Fra behandlingen: Rådmannen v/kommunalsjef Marit Lium Dahlborg presenterte resultatene fra medarbeiderundersøkelsen og svarte på spørsmål. 1. Kontrollutvalget tar rådmannens presentasjon av medarbeiderundersøkelsen 2011 tas til orientering, og har inntrykk av at resultatene fra undersøkelsen benyttes aktivt i arbeidet med utvikling og forbedring av organisasjonen/arbeidsmiljøet. 2. Kontrollutvalget har merket seg at resultatene fra undersøkelsen i 2011 viser generelt positiv utvikling sammenlignet med 2009, men at man fortsatt ligger under landsgjennomsnittet på enkelte områder. SAK NR. 35/2011 ØKONOMISTYRING I ØSTRE TOTEN KOMMUNE Fra behandlingen: Rådmann Aslaug Dæhlen og økonomisjef Ivar Dahl orienterte og svarte på spørsmål. Følgende dokumenter ble delt ut i møtet: Saksfremlegg k.sak 58/11 (sak: Statusrapporter 1. halvår) 3

4 Statusrapport 1. halvår Saksfremlegg i k.sak 59/11 (sak: Budsjettjustering 2011). 1. Kontrollutvalget støtter rådmannens konklusjon om at det fremover vil være nødvendig med en strammere økonomistyring, og at formannskapet må ha et helhetlig økonomiansvar. 2. Kontrollutvalget vil følge opp de varslede endringene i kommunens økonomistyring og ber rådmannen om en ny orientering når dette er på plass. SAK NR. 36/2011 ORIENTERINGER FRA INNLANDET REVISJON IKS: - SAMMENLIGNING AV REVISJONSKOSTNADER MED ANDRE KOMMUNER ( BENCHMARKING ) - BRUKERUNDERSØKELSE Fra behandlingen: Innlandet Revisjon IKS v/daglig leder Bjørg Hagen orienterte og svarte på spørsmål. 1. Sammenligning av kommunens revisjonskostnad for 2010 med andre kommuner tas til orientering. Kontrollutvalget har merket seg at kommunes kostnader til revisjon av årsregnskapet (regnskapsrevisjon) ligger omtrent på landsgjennomsnittet. 2. Presentasjon av resultatene fra brukerundersøkelse for Innlandet Revisjon IKS tas til orientering. SAK NR. 37/2011 EGENEVALUERING AV KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET Kontrollutvalget har foretatt en gjennomgang og egenevaluering av sin egen aktivitet innefor følgende områder: Overholdelse av regelverket (Kommunelovens kap. 12 og forskrift om kontrollutvalg) Kommunikasjon Kontrollutvalget som bestillerorgan Kontrollutvalgets sekretariat og administrative rutiner Diverse (møtegjennomføring, arbeidsmetoder, forholdet til kommunestyret/ordfører og administrasjonen/rådmannen, utvalgets rolle og funksjon i kommunen, regler for valg av kontrollutvalg m.m.). 2. Kontrollutvalget ønsker å gjøre valgkomiteen oppmerksom på at Kommunal- og regionaldepartementet har foreslått å 4

5 endre kommunelovens regler om antall medlemmer i kontrollutvalget fra minimum tre til minimum fem (forslag om endring av kommunelovens 77 nr. 1). SAK NR. 38/2011 INNSPILL TIL NYTT KONTROLLUTVALG VEDR. FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL 1. Oversikt over gjennomført forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i valgperioden oversendes nyvalgt kontrollutvalg til orientering. 2. Nytt kontrollutvalg oppfordres til å vurdere følgende tema/områder i sin planlegging av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll: Tema: Intern kontroll (utg.punkt i rådmannens ansvar etter kommunelovens 23 nr. 2 om betryggende kontroll, og rapport med 85 anbefalinger om styrking av den interne kontrollen i kommunene). Kommunens styringssystem og arbeidet med kvalitet (rådmannen inviteres til å orientere) Utviklingen i sykefravær innenfor omsorg (vedtak sak 22/10) Oppfølging av evalueringsrapport om spesialundervisning (vedtak sak 26/10) Innkjøpsrutiner og etablering av ny innkjøpsavdeling. Selskapskontroll: Invitasjon av styreleder og daglig leder i Mjøsmuseet AS (vedtak sak 43/10) Kontraktsoppfølging mht. lønns- og arbeidsvilkår (vedtak sak 13/2011) SAK NR. 39/2011 PLANLEGGING AV FØRSTE MØTE I NY VALGPERIODE Med bakgrunn i erfaringer fra inneværende valgperiode vil kontrollutvalget gi følgende innspill i forbindelse med planlegging og gjennomføring av første møte i ny valgperiode: Første møte tilrettelegges som et informasjons- og opplæringsmøte der det overordnede målet er å etablere en god rolleforståelse og å øke interessen for å engasjere seg i arbeidet med tilsyn og kontroll med kommunen. Utvalgssekretær lager et opplegg for første møte med fokus på: Rammevilkår og praktisk utvalgsarbeid. Roller, ansvar og oppgaver. Samarbeid og kommunikasjon. Erfaringer fra forrige valgperiode. Administrative rutiner, informasjon om 5

6 møtegodtgjørelse mv. Ved eventuelt skifte av utvalgsleder inviteres tidligere leder til å orientere om sine erfaringer. Kontrollutvalgsboken distribueres til alle medlemmer og varamedlemmer. Varamedlemmer inviteres. Østre Toten, 20. september RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 20. september Ole-Johan Dyste utvalgsleder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær tlf e-post: NESTE MØTE Dato: FREDAG 2. DESEMBER 2011 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Første møte i ny valgperiode - opplæring/informasjon til nytt kontrollutvalg Møteplan for 2011: Fredag kl Fredag kl Fredag kl flyttet til torsdag kl Fredag kl flyttet til tirsdag kl Fredag kl