MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE. Mandag 19. september 2016 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE Mandag 19. september 2016 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl Som medlemmer møtte: Bjørg Horn (SBL) Finn Øksne (Sp) Følgende medlem hadde meldt forfall: Gerd Margot Michaelsen (Ap) Følgende varamedlem møtte: Torgeir Søfferud (FrP), første vara Ellers møtte: Fra administrasjonen: Kommunalsjef Oppvekst Knut Åge Berge (sak 38). Fra Innlandet Revisjon IKS: Daglig leder Bjørg Hagen (sakene 44 og 45). Utvalgssekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmann, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Innlandet Revisjon IKS og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med Bjørg Horn som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 36/2016 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 37/2016 STATSARKIVETS TILSYN MED SØNDRE LAND KOMMUNE ENDELIG TILSYNSRAPPORT Endelig rapport etter Statsarkivets tilsyn med Søndre Land kommune tas til orientering. SAK NR. 38/2016 TILSTANDSRAPPORT FOR GRUNNSKOLEN SØNDRE LAND KOMMUNE Rådmannen v/kommunalsjef Oppvekst Knut Åge Berge presenterte rapporten og svarte på spørsmål. 1

2 1. Tilstandsrapport for grunnskolen 2015 i Søndre Land kommune tas til orientering. 2. Med bakgrunn i rapporten, og samtale i møtet, tas følgende tema inn i kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon : - Tidlig innsats og tilpasset undervisning. (Hvordan følger man opp interne retningslinjer for gjennomføring av kartleggingsprøver? Hvordan følger man opp svake elever som trenger særskilt tilrettelegging? Hvordan følger man opp de faglig sterke elevene? Hvilke tiltak settes inn på individnivå, hvordan evalueres tiltakene evt. fungerer tiltakene i praksis?) - Spesialundervisning. (Får elever med enkeltvedtak det de har rett på?) - Tidlig innsats og barnehagens rolle. 3. Innlandet Revisjon IKS bes om å lage en forundersøkelse rettet mot tidlig innsats og tilpasset undervisning i grunnskolen i Søndre Land kommune. SAK NR. 39/2016 HENVENDELSE TIL KONTROLLUTVALGET ETTERLEVELSE AV FORVALTNINGSLOVENS 11 (VEILEDNINGSPLIKT) Møte ble enstemmig lukket i forbindelse med behandling av saken, jf. kommunelovens 31, jf. offentlighetslovens 13. Kontrollutvalget tar henvendelsen til orientering. Henvendelsen følges opp slik: Rådmannen inviteres til å redegjøre for hvordan veiledningsplikten er oppfylt i den omtalte saken, og hvordan kommunen generelt sikrer at kommunens saksbehandlere etterlever veiledningsplikten i forvaltningslovens 11. SAK NR. 40/2016 KOMMUNENS GEBYR FOR SPREDT AVLØPSANLEGG 1. Rådmannens informasjon om kommunens gebyr for spredt avløpsanlegg tas til orientering. 2. Kontrollutvalget har merket seg at gebyret er innført som et fast årlig gebyr og at kontrolltiltaket vil fortsette også etter Kontrollutvalget oppfordrer rådmannen å redegjøre for gebyret i budsjettet for 2017 og påse at det blir lagt frem 2

3 selvkostkalkyle som grunnlag for fastsetting av gebyrets størrelse. 4. Kontrollutvalget vil følge opp kommunens selvkostberegning og ber Innlandet Revisjon IKS om å foreta en utvidet kontroll av beregningen etter at kommunens årsregnskap for 2016 er avlagt. SAK NR. 41/2016 SEKRETARIATSTJENESTER STATUS FOR ANBUDSKONKURRANSE 1. Informasjon om status for ny anbudskonkurranse tas til orientering. 2. Kontrollutvalget delegerer til utvalgsleder å delta i den videre anbudsprosessen samt å foreta valg av ny leverandør i samråd med de øvrige deltakerkommunene. SAK NR. 42/2016 SELSKAPSKONTROLL: ORIENTERING OM KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER Saken utsettes til neste møte. SAK NR. 43/2016 SELSKAPSKONTROLL: OVERORDNET ANALYSE OG FORELØPIGE PRIORITERINGER Saken utsettes til neste møte. SAK NR. 44/2016 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT FOR 2017 INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: Budsjett for kontrollutvalget for 2017 (ansvar 70030, tjeneste 1100) fastsettes med en økonomisk ramme på kroner, med utgangspunkt i følgende fordeling: Konto Beløp Møtegodtgjørelse Tapt arb.fortjeneste Arb.giveravgift Sum lønn og sosiale utgifter Aviser/tidsskrifter/faglitteratur Bevertning møter Kursutgifter Kjøregodtgjørelse Sum kjøp varer tjenester i kommunal prod

4 13709 Kjøp av tjenester fra private (sekretærtjenester) Kjøp av tjenester fra Innlandet Revisjon IKS Sum kjøp varer og tjenester som erstatter kommunal egenproduksjon Momskompensasjon (utgift) Momskompensasjon (inntekt) Totalt SAK NR. 45/2016 OPPDRAGSAVTALE MED INNLANDET REVISJON IKS FOR 2017 Innlandet Revisjon IKS v/daglig leder Bjørg Hagen orienterte og svarte på spørsmål. Oppdragsavtale for 2017 godkjennes under forutsetning av kommunestyrets godkjenning av kontrollutvalgets forslag til budsjett for SAK NR. 46/2016 REFERATSAKER DIVERSE HENVENDELSER TIL KONTROLLUTVALGET Møte ble enstemmig lukket i forbindelse med behandling av saken, jf. kommunelovens 31, jf. offentlighetslovens 13. I tillegg til dokumentene i saken ble brev av 17/9-16 til kontrollutvalget i Søndre Land kommune referert. Fremlagte brev og korrespondanse tas til orientering. SAK NR. 47/2016 EVENTUELT Saken ble enstemmig satt på sakslista. Følgende saker/tema ble drøftet: 1) Behov for ekstra møte i kontrollutvalget høsten ) Kommunens ordning med kommunale utlån/startlån. 3) Orientering overfor kommunestyret om kontrollutvalg og revisjon. 1. Ekstra møte i kontrollutvalget fastsettes til 31. oktober Rådmannen inviteres til å orientere om: 4

5 Ordningen med kommunale utlån/startlån. (rammevilkår/regelverket, kommunens politikk, sum utlån i kroner, antall utlån/låntakere, evt. bokførte tap mv). Kommunens rutiner ved innvilgelse av lån og rutiner for evt. ettergivelse. Risikovurderinger (tapsrisiko og mislighetsrisiko). 3. Utvalgsleder tar initiativ overfor ordfører om en orientering i kommunestyret om kontrollutvalg og revisjon. Dette gjøres våren 2017 i forbindelse med sak i kommunestyret om kontrollutvalgets årsrapport for Innlandet Revisjon IKS v/daglig leder engasjeres til å orientere om revisjonens rolle og funksjon. Hov, 19. september RETT UTSKRIFT: Hov, 19. september Bjørg Horn leder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: MANDAG 31. OKTOBER 2016 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Selskapskontroll: Orientering om kontrollutvalgets oppgaver Selskapskontroll: Overordnet analyse Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll NAV/ansattes arbeidssituasjon (orientering v/rådmannen, jf. KUsak 30/16) Kommunens etterlevelse av veiledningsplikten (forvaltningslovens 11) KU-sak 39/16) Utlån i kommunal regi, rutiner mv. (KU-sak 47/16) Sammenligning av revisjonskostnader mellom kommuner («benchmarking») 5

6 Saker til senere oppfølging: NOU 4:2016 Ny kommunelov Bestilte revisjonsprosjekter/undersøkelser: Forundersøkelse: Barnevern Forundersøkelse: Skole tidlig innsats/tilpasset opplæring (KUsak 38/16) Selvkostberegning gebyr spredt avløpsanlegg (KU-sak 40/16) Møteplan 2016: Onsdag kl Onsdag kl i tillegg til opprinnelig møteplan Mandag kl Mandag kl endret til onsdag kl Mandag kl Mandag kl Mandag kl i tillegg til opprinnelig møteplan Mandag kl