MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE. Mandag 5. desember 2016 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE Mandag 5. desember 2016 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl Som medlemmer møtte: Bjørg Horn, leder (SBL) Finn Øksne, nestleder (Sp) Gerd Margot Michaelsen (Ap) Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Fra administrasjonen: Rådmann Arne Skogsbakken, kommunalsjef Lokalsamfunn og stab Pål Rønningen og økonomisjef Terje Lindalen (alle deltok under sakene 60 og 61). Fra Innlandet Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig revisor Guro Selfors Lund (sakene 64 67), forvaltningsrevisor Kari Robbestad (saken 64-67) og oppdragsansvarlig revisor Reidun Grefsrud (sak 67). Utvalgssekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmann, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Innlandet Revisjon IKS og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med Bjørg Horn som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 59/2016 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 60/2016 KOMMUNENS VEILEDNINGSPLIKT (ETTERLEVELSE AV FORVALTNINGSLOVENS 11) Under første del av saken orienterte økonomisjef Terje Lindalen om kommunens håndtering og vurderinger av den konkrete saken omtalt i sakspapirene. Under andre del av saken informerte kommunalsjef Lokalsamfunn og stab Pål Rønningen om kommunens etiske retningslinjer, kommunens arbeidsgiverstrategi og kompetansebygging blant de ansatte på forvaltningsloven. 1

2 Rådmann Arne Skogsbakken supplerte de to orienteringene. 1. Kontrollutvalget tar rådmannens gjennomgang av den konkrete saken til orientering. Kontrollutvalget er enig i rådmannens vurdering om at det burde vært gitt en tydeligere veiledning i saken. Kontrollutvalget har inntrykk av at saken har bidratt til læring i organisasjonen. 2. Kontrollutvalget har merket seg at sist det ble gjennomført opplæring av ansatte i forvaltningslovens regler var i Kontrollutvalget støtter rådmannens planer om å gjennomføre et opplæringsopplegg overfor kommunes ansatte i forvaltningsloven i Det oppfordres til å legge opplæring av dette lovverket inn en systematisk og løpende opplæring av ansatte i kommunen. Opplæring i lovverket må også innarbeides i kommunens introduksjonsprogram for nyansatte med saksbehandlingsansvar. SAK NR. 61/2016 KOMMUNENS UTLÅNSVIRKSOMHET (STARTLÅN) Økonomisjef Terje Lindalen orienterte om: Ordningen med kommunale utlån/ (rammevilkår/regelverket, kommunens politikk, sum utlån i kroner, antall utlån/låntakere, evt. bokførte tap mv). Kommunens rutiner ved innvilgelse av lån og rutiner for evt. ettergivelse. Risikovurderinger (tapsrisiko og mislighetsrisiko). Omfanget av ordningen (2 mill i 2015, 2,5 mill i 2016 og foreslått 5 mill i 2017). «Markedsføringen» av ordningen. 1. Rådmannens/økonomisjefen presentasjon av kommunens utlånsvirksomhet (startlånsordningen) og kommunens rutiner på området tas til orientering. 2. Med bakgrunn i rådmannens presentasjon i møtet har kontrollutvalget inntrykk av at kommunen har etablert tilfredsstillende rutiner på området. Kontrollutvalget har hatt særlig fokus på søknadsbehandlingen, herunder at flere er involvert i beslutningsprosessen (arbeidsdeling) og at det synes å foreligge et tilfredsstillende system for vurdering av søkernes betalingsevne før innvilgelse av lån. SAK NR. 62/2016 ANBUDSKONKURRANSE SEKRETARIAT FOR KONTROLLUTVALGET ORIENTERING OM VALG AV LEVERANDØR Det tas til orientering at det er inngått kontrakt med Kontrollutvalgstjenester AS v/kjetil Solbrækken som leverandør 2

3 av sekretariattjenester for kontrollutvalgene for perioden SAK NR. 63/2016 FORBRUKERRÅDETS KOMMUNETEST Forbrukerrådets kommunetest for 2016 tas til orientering. Testen er basert på en stikkprøve der Forbrukerrådet har henvendt seg til kommunen via e post, telefon og søk på kommunenes nettsider for å teste kommunens servicenivå. 2. Kontrollutvalget har merket seg at Søndre Land kommune er rangert som nr. 9 (av 26) i Oppland fylke og nr. 160 (av 428) i landet. SAK NR. 64/2016 FELLES BARNEVERNTJENESTE I SØNDRE LAND OG NORDRE LAND SAMARBEIDSAVTALE Samarbeidsavtale mellom Søndre Land og Nordre Land kommuner om felles barneverntjeneste i Land tas til orientering. SAK NR. 65/2016 REVISJONSNOTAT: BARNEVERSTJENESTEN I SØNDRE LAND KOMMUNE Innlandet Revisjon IKS ved oppdragsansvarlig revisor Guro Selfors Lund presenterte revisjonsnotatet. Utvalgssekretær orienterte om kontrollutvalget i Nordre Land kommune sin positive innstilling til samarbeid om en eventuell forvaltningsrevisjon rettet mot felles barneverntjeneste i Med bakgrunn i Fylkesmannens tilsyn og dialog med rådmennene i Nordre Land og Søndre Land kommune høsten 2016, ser kontrollutvalget det ikke formålstjenlig å igangsette nærmere undersøkelser på nåværende tidspunkt. 2. Rådmannen inviteres til neste møte for å orientere om status for kommunens barneverntjenester, resultatet av Fylkesmannens tilsyn høsten 2016 og informasjon om kommunens etterlevelse av lov om barneverntjenester. 3. Ny vurdering med tanke på en forvaltningsrevisjon på området gjennomføres senest høsten Det innledes samarbeid med kontrollutvalget i Nordre Land kommune. 3

4 SAK NR. 66/2016 FORANALYSE: TIDLIG INNSATS Innlandet Revisjon IKS ved forvaltningsrevisor Kari Robbestad presenterte foranalysen og svarte på spørsmål. Oppdragsansvarlig revisor Guro Selfors Lund supplerte. Følgende forslag til innfallsvinkler/problemstillinger ble presentert i møtet: Etterlevelse av opplæringslovens regelverk knyttet til spesialundervisning - Hvordan følger man opp interne retningslinjer for gjennomføring av kartleggingsprøver? - Hvordan følger man opp svake elever som trenger særskilt tilrettelegging? - Hvordan følger man opp de faglig sterke elevene? - Hvilke tiltak settes inn på individnivå, hvordan evalueres tiltakene evt. fungerer tiltakene i praksis? Systemperspektiv /Internkontrollperspektiv/ Ledelsesperspektiv - Har Søndre Land kommune et kvalitetssystem som tilfredsstiller kravene i opplæringslovens 13.10? - Har Søndre Land kommune (skoleeier, skoleledelse, PPT) et system og en organisasjon som sikrer at barn med spesielle behov får hjelp i tide? Tilleggsforslag (presentert muntlig i møtet): - I hvilken grad sikrer kommunen at elever får spesialundervisning? - Er prosess/rutine ved utarbeiding av enkeltvedtak ved de enkelte skolene tilfredsstillende? 1. Kontrollutvalget prioriterer å gå videre med planleggingen av et revisjonsprosjekt på området. 2. Innlandet Revisjon IKS bes om å lage en prosjektplan for et revisjonsprosjekt rettet mot kommunens (skolenes) oppfølging av de rutiner som er utarbeidet i forbindelse med tidlig innsats og tilpasset opplæring og hvordan man oppdager og kartlegger elever som har ekstra behov. SAK NR. 67/2016 REVISJONSNOTAT: UTGIFTER TIL ADMININSTRASJON, STYRING OG KONTROLL I SØNDRE LAND KOMMUNE Innlandet Revisjon IKS ved oppdragsansvarlig revisor Reidun Grefsrud og forvaltningsrevisor Kari Robbestad presenterte revisjonsnotatet. 1. Kontrollutvalget oppsummerer revisjonsnotatet slik: a) Søndre Land kommune hadde 35,8 mill. kroner i brutto driftsutgifter til administrasjon, styring og kontroll i Dersom brutto driftsutgifter i Søndre 4

5 Land kommune hadde vært som gjennomsnittet for kommunegruppe 10 (kostra) ville de vært 6,6 mill. kroner lavere. b) En svakhet ved sammenligningen under pkt. a) er at den i liten grad tar hensyn til innbyggertall eller vertskommuneansvar. Dersom man korrigerer for dette får man et mer reelt sammenligningsgrunnlag. c) Korrigeres det for innbyggertall og vertskommuneansvar så ligger kommunen fortsatt noe over gjennomsnittet (anslått til 1,5 3,0 millioner over gjennomsnittet). 2. Revisjonsnotatet og kontrollutvalgets vedtak i saken oversendes kommunestyret til orientering. SAK NR. 68/2016 MØTEPLAN FOR 2017 Det ble foreslått å flytte møtet den 6/2-17 til den 20/2-17. Fremlagt forslag til møteplan med endring ble enstemmig vedtatt. Møteplan for kontrollutvalget for 2017 fastsettes slik: Mandag kl Mandag kl Mandag kl Mandag kl Mandag kl Mandag kl Mandag kl SAK NR. 69/2016 INVITASJON TIL KONTROLLUTVALGSKONFERANSEN 2017 Alle utvalgsmedlemmene tilbys å reise til Kontrollutvalgskonferansen 2017 (1. 2. februar 2017). Hov, 5. desember RETT UTSKRIFT: Hov, 5. desember Bjørg Horn leder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 5

6 NESTE MØTE Dato: MANDAG 20. FEBRUAR 2016 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Kommunens etterlevelse av lov om barneverntjenester / Fylkesmannens tilsyn Prosjektplan: Tidlig innsats NOU 4:2016 Ny kommunelov Fylkesmannens kommunebilde 2016 Saker til senere oppfølging: Nye Hovli omsorgssenter (fokus på styring, etterlevelse av rutiner, oppfølging av politiske vedtak og kommunikasjon/rapportering), jf.kusak 49/16. Bestillinger - Innlandet Revisjon IKS: Selvkostberegning gebyr spredt avløpsanlegg (KU-sak 40/16) Årlig sak/regnskapsrevisjon: Revisjon av beboerregnskap 6