MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE. Mandag 8. februar 2016 holdt kontrollutvalget møte i Lunner rådhus fra kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE Mandag 8. februar 2016 holdt kontrollutvalget møte i Lunner rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Tor Ivar Grina, leder (V) Kai Roar Dahl, nestleder (H) Terje Vestby (Ap) Hege Heiberg (Sp) Følgende medlem hadde meldt forfall: Synnøve Lohne-Knutsen (H) Følgende varamedlem møtte: Jarle Krakk (H), første vara Ellers møtte: Fra rådmannen/administrasjonen: Rådmann Tore M. Andresen og kommunalsjef Bente Rudrud (begge deltok under sak 2). Innlandet Revisjon IKS: Daglig leder Bjørg Hagen (sakene 4 og 5) og oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Guro Selfors Lund (sak 6). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Ordfører, varaordfører, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, rådmann, Innlandet Revisjon IKS og avisene Hadeland og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med Tor Ivar Grina som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 01/2016 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 02/2016 OPPFØLGING AV VARSLINGSSAK, TILSYN FRA FYLKESMANNEN MV Fra behandlingen: Rådmann Tore M. Andresen og kommunalsjef Bente Rudrud orienterte om status for tilsyn fra Fylkesmannen/Helsetilsynet og om læringspunkter etter internt tilsyn ved Tilrettelagte tjenester. 1

2 På spørsmål fra kontrollutvalget informerte rådmannen om: - Rådmannens system for risikovurdering og avviksrapportering, herunder rutiner for løpende dialog mellom rådmannen og tjenestelederne om dette. - Rutiner for oppfølging av inngått kontrakt med Mjøsen Bo og Habilitering AS. - Kommunens rutiner for innsending av avviksmeldinger til Fylkesmannen for brukere med vedtak etter kap. 9 i lov om kommunale helse- og omsorgstjenester (rettssikkerhet ved bruk av tvang og makt). 1. Kontrollutvalget tar til orientering at Fylkesmannen har oversendt saken til Helsetilsynet. Kontrollutvalget ber om å få tilsendt tilsynsrapporten så snart den foreligger. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om en skriftlig utdyping av hvordan ledelsen på rådmannsnivå fulgte opp tjenesten og tjenesteleder med ansvaret for den aktuelle tjenesten fra oppstart og frem til varslingen kom til rådmannen. Det bes særlig om en vurdering av hvilke erfaringer og læring rådmannen ser mht. til risikovurderinger og behov for ledelsesoppfølging. Det bes videre om en redegjørelse for eventuelle endringer som er gjort i lederoppfølging for å sikre at rådmannen fanger opp og blir gjort kjent med vesentlige risikoer, utfordringer og avvik innenfor tjenesteområdet Tilrettelagte tjenester. 3. Saken følges opp på neste møte der rådmannen inviteres til å presentere sin utdyping av saken, jf. vedtakets pkt Kontrollutvalget mener temaet overordnet internkontroll og risikostyring i Lunner kommune aktualiseres som følge av saken. Temaet vil bli fulgt opp som en del av kontrollutvalgets pågående arbeid med å lage ny plan for forvaltningsrevisjon. SAK NR. 03/2016 RAPPORT: EVALUERING AV KONTROLLUTVALG OG KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATER Saken utsettes til et senere møte. SAK NR. 04/2016 PRESENTASJON AV KOMMUNENS REVISOR / INNLANDET REVISJON IKS Fra behandlingen: Innlandet Revisjon IKS v/daglig leder Bjørg Hagen orienterte og svarte på spørsmål. 2

3 Daglig leder i Innlandet Revisjon IKS sin presentasjon av selskapet, tas til orientering. SAK NR. 05/2016 ÅRSRAPPORT OG AVREGNING 2015 FRA INNLANDET REVISJON IKS Årsrapport 2015 og avregning av total ressursbruk for revisjon for 2015 fra Innlandet Revisjon IKS tas til orientering. SAK NR. 06/2016 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT: PSYKIATRI OG RUSOMSORG I LUNNER KOMMUNE Fra behandlingen: Kontrollutvalget bestilte i sitt møte den 18. februar 2015 et revisjonsprosjekt rettet mot psykiatri og rusomsorgen i Lunner kommune. Målet med prosjektarbeidet har vært å finne ut hvordan Lunner kommune arbeider med personer som står i fare for å utvikle eller har utviklet rusproblemer og/eller psykiske lidelser. Dette er personer som ofte har behov for tjenester over tid, og det er personer som har behov for helhetlige og koordinerte tjenester. Innlandet Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Guro Selfors Lund presenterte rapporten og svarte på spørsmål. Det ble avtalt at revisor gir en kort presentasjon av revisjonsrapporten i forbindelse med behandling av rapporten i kommunestyret. Utvalgsleder følger opp dette overfor ordfører. INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten til orientering og mener rapporten gir god innsikt i et komplisert tjenesteområde. 2. Kommunestyret tar rapportens anbefalinger til orientering. 3. Kommunestyret forventer at rapporten og dens anbefalinger følges opp av rådmannen i det pågående endringsarbeidet innenfor området. Det vises spesielt til revisjonsrapportens konklusjoner og anbefalinger knyttet til følgende spørsmål: a) Fungerer samarbeidet mellom fagmiljøene tilfredsstillende? Når det gjelder samarbeid på brukernivå viser innsamlet materiale at samarbeidet oppleves å fungere på en god måte. Selv om samarbeid på brukernivå 3

4 synes å fungere tilfredsstillende er det viktig at det også fungerer bra på systemnivå. Kommunestyret ber rådmannen om å: Etablere et mer systematisk samarbeid mellom tildelingskontoret og NAV. Følge tett opp prosjektstilling rus sitt mandat om å utarbeide system/rutiner mellom NAV og kommunene. b) I hvilken grad sikrer Lunner kommune at den enkelte pasient/ bruker innen rusomsorg og psykisk helse får helhetlig og koordinert tjenestetilbud? Undersøkelsen, basert på hva tjenesteyterne mener, viser at oppfølgingen på brukernivå fungerer bra. Undersøkelsen avdekker derimot flere svakheter som nå er innarbeidet i rutine som er under utprøving. Kommunestyret ber rådmannen påse at nye rutiner implementeres som forutsatt ved å: Sikre at alle som arbeider med individuell plan får opplæring i bruk av samhandlingsverktøyet SamPro. Sikre at tildelingskontoret følger opp/ reviderer og implementerer rutiner de har laget for individuell plan/ koordinator. Sikre at de som jobber med rusoppfølging i NAV blir inkludert på lik linje som andre avdelinger i forhold til koordinerende enhet. Sikre at koordinerende enhet i kommunen innehar løpende oversikt over koordinatorer, over individuell plan over framdrift med den enkelte individuelle plan. 4. Kommunestyret forventer at kontrollutvalget følger opp resultatet av endringsarbeid og implementering av rutiner på et senere tidspunkt. Det bes særskilt om å påse at det er etablert et godt system for samarbeid og koordinering av tjenester som ytes av kommunen og NAV Hadeland. SAK NR. 07/2016 FORBEREDELSE TIL RULLERING AV PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL PLANLEGGING AV OVERORDNET ANALYSE AV KOMMUNEN 1. Kontrollutvalgets lovpålagte oppgave med å lage en plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll tas til orientering, herunder at planen skal vedtas av kommunestyret i løpet av Overordnet analyse (grunnlaget for planen) gjennomføres som en prosess i kontrollutvalget gjennom første halvår 4

5 2016. Prosessen igangsettes i neste møte der det bes om følgende: Utvalgssekretær: Presentere det teoretiske grunnlaget for gjennomføring av overordnet analyse (risikostyring), og foreslå en praktisk tilnærming tilpasset kontrollutvalgets ressurser. Rådmannen: Presentere kommunens administrative organisering og vesentlige utviklingsprosjekter. Orientere om kommunens overordnede system for internkontroll og risikostyring. Informere om kommunens bruk av Kostra. Komme med innspill til kontrollutvalgets arbeid med ny plan for forvaltningsrevisjon. Innlandet Revisjon IKS: Orientere om valg av tema og revisjonsrapporter i andre kommuner. Presentere systemet for KOSTRA-rapportering (KOmmuneSTatRapportering). Komme med innspill til kontrollutvalgets arbeid med ny plan for forvaltningsrevisjon. SAK NR. 08/2016 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Vedtak i kontrollutvalget i Gran kommune vedr. sak om tomt til gjenvinningsanlegg for HRA AS (brev av 12/1-16 fra kontrollutvalget i Gran kommune til HRA AS) 2. Skatteregnskapet for Lunner kommune Årsrapport 2015 fra skatteoppkreveren på Hadeland 4. Informasjon vedr. KS-rapport fra Asplan Viak AS: Kommunal planlegging kan bli mer effektiv 5. Uavhengighetserklæringer fra Innlandet Revisjon IKS (Bjørg Hagen, Kristian Lein og Guro Selfors Lund) 6. Diverse avisartikler 7. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Referatsakene tas til orientering. Roa, 8. februar Tor Ivar Grina Utvalgsleder RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 8. februar Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 5

6 NESTE MØTE Dato: ONSDAG 9. MARS 2016 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 Kontrollutvalgskonferansen 2016 Valg av metode og opplegg for gjennomføring av overordnet analyse Presentasjoner fra rådmannen: Oppfølging av varslingssaken Presentasjon av overordnet system for internkontroll og risikostyring Kommunens bruk av Kostra Innspill til ny plan for forvaltningsrevisjon Presentasjoner fra Innlandet Revisjon IKS: Revisjoner i andre kommuner (eksempler) Kostra-systemet Innspill til ny plan for forvaltningsrevisjon Saker til senere møter: Rapport fra evaluering av kontrollutvalg og sekretariat (vedtak KU-sak 59/15 og 03/16) Internkontroll i Lunner kommune orientering fra deltakelse i prosjekt i regi av Fylkesmannen/KS «Orden i eget hus» (jf. ku-sak 36/13) + orientering om elektronisk kvalitetssystem (jf. ku-sak 13/14) Revidert økonomireglement for Lunner kommune (orienteringssak) Forundersøkelse praktisering av rutiner ved skolene vedr. Opplæringslovens 9A (KU-sak 42/14) Vurdering av revisjonsprosjekt meldeplikten til barnevernet (KU-sak 43/14) Bestilte oppdrag fra Innlandet Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon og selskapskontroll): Revisjonsprosjekt: Innkjøp (gj.føres i 2016) statusrapport underveis Møteplan 2016: Onsdag kl endret til mandag kl Onsdag kl Onsdag kl Onsdag kl Onsdag kl Onsdag kl Onsdag kl