MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE. Onsdag 4. mai 2016 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE Onsdag 4. mai 2016 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl Som medlemmer møtte: Bjørg Horn (SBL) Finn Øksne (Sp) Gerd Margot Michaelsen (Ap) Følgende hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Fra administrasjonen: Rådmann Arne Skogsbakken, kommunalsjef Stab og lokalsamfunn Pål Rønningen, økonomisjef Terje Lindalen, fagsjef for regnskap Steffen Rudsengen og regnskapskonsulent Janne Bjørnsrud (alle deltok under andre del av sak 26). Fra Innlandet Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig revisor (regnskapsrevisjon) Unn Romundgard (sak 26). Utvalgssekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmann, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Innlandet Revisjon IKS og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med Bjørg Horn som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 23/2016 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 24/2016 RÅDMANNENS SVAR PÅ SPØRSMÅL FRA KONTROLLUTVALGET VEDR. SAKSBEHANDLING TILDELINGSKONTORET 1. Rådmannens svar på spørsmål omkring håndtering av legeerklæring tas til orientering. 2. Kontrollutvalget anser saken som avsluttet. 1

2 SAK NR. 25/2016 HENVENDELSER TIL KONTROLLUTVALGET AV 29. MARS OG 12. APRIL 2016 Fra behandlingen: De fremlagte henvendelsene inkludert øvrige sakspapirer i saken ble gjennomgått. Møte ble lukket i forbindelse med behandlingen av saken, jf. kommunelovens 31 nr. 2, jf. offentlighetslovens Kontrollutvalget ber NAV-leder redegjøre for kommunens syn på påstandene som fremkommer i henvendelsene til kontrollutvalget. 2. De omtalte dokumentene bes lagt frem for kontrollutvalget. 3. Saken følges opp i kontrollutvalgets møte den 13. juni SAK NR. 26/2016 ÅRSREGNSKAP 2015 FOR SØNDRE LAND KOMMUNE - KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Fra behandlingen: Under første del av saken orienterte Innlandet Revisjon IKS oppdragsansvarlig revisor Unn Romundgard om revisjonsarbeidet og presenterte revisjonsberetningen. Under andre del av saken presenterte administrasjonen årsmelding med årsregnskap for 2015 og svarte på spørsmål. Særtrykk av kommunens etiske retningslinjer for ansatte og folkevalgte ble delt ut i møtet. Til stede fra administrasjonen var rådmann Arne Skogsbakken, kommunalsjef Stab og lokalsamfunn Pål Rønningen, økonomisjef Terje Lindalen, fagsjef for regnskap Steffen Rudsengen og regnskapskonsulent Janne Bjørnsrud. KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL SØNDRE LAND KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2015 Kontrollutvalget har behandlet Søndre Land kommunes årsregnskap for Sammen med årsregnskapet forelå revisjonsberetningen og rådmannens årsmelding for Kontrollutvalget har basert sin uttalelse på en gjennomgang av de ovennevnte dokumentene, og orienteringer fra kommunens revisor/innlandet Revisjon IKS og kommuneadministrasjonen v/rådmann, økonomisjef og fagsjef for regnskap. Kontrollutvalget har merket seg at det foreligger en ren revisjonsberetning, dvs. ingen bemerkninger fra revisors side til årsregnskapet. 2

3 Kontrollutvalget har følgende kommentarer til årsregnskap og årsmelding: a) Kommunens økonomiske situasjon: Hovedinntrykket er at kommunen har en tilfredsstillende finansiell stilling og økonomisk handlefrihet. Kontrollutvalget begrunner dette med: Resultat: Positivt netto driftsresultat (ca 8,1 millioner i mindreforbruk). Fond: Tilfredsstillende nivå på frie fond, dvs. disposisjonsfond. Lånegjeld: Moderat netto lånegjeld sammenlignet med andre kommuner på samme størrelse. Kommunens økonomiplan for legger opp til en sterk økning av gjelden i planperioden. Likviditet: Tilfredsstillende likviditet, til tross for noe anstrengt situasjon i deler av året. b) God budsjettdisiplin: Samlet viser ordinær drift (virksomhetsområdenes resultater) et ubetydelig merforbruk (ca. 1,5 mill) i forhold til justert budsjett. Dette synliggjør en sterk budsjettdisiplin i kommunen. c) Pensjoner: Kontrollutvalget har merket seg følgende: Netto pensjonskostnad i 2015 for kommunen er ca. 34 millioner. Kommunen har valgt å kostnadsføre evt. avvik mellom betalt og beregnet pensjonskostnad løpende. Dette betyr at kommunen ikke benytter seg av ordningen med å utsette kostnadsføringen til senere år. Kontrollutvalget mener dette er en sunn økonomiforvaltning. Netto pensjonsforpliktelser (forskjellen mellom regnskapsførte pensjonsmidler og beregnede pensjonsforpliktelser) er gjennom året redusert med ca 12 millioner kroner. Til tross for dette er det pr. 31/12-15 bokført en netto gjeldsforpliktelse i forhold til pensjoner på ca. 169 millioner kroner. Kontrollutvalget oppfatter det slik at dette i hovedsak skyldes beregningstekniske forhold, men savner en nærmere redegjørelse i årsrapporten evt. note til årsregnskapet om antatte årsaker til den store netto pensjonsforpliktelsen Kommunens tidligere vertskommuneansvar har bidratt til økte årlige pensjonskostnadene og økt netto pensjonsforpliktelser (balanseført gjeld). Det er positivt at kommunen har opprettet et eget pensjonsfond for å møte disse forpliktelsene. Pr. 31/12-15 er det avsatt 9,5 millioner på fondet. 3

4 d) Behov for revidering av finansreglementet: I henhold til kommunens vedtatte finansreglement skal bufferkapitalen utgjøre minst 10 % av samlet inflasjonsjustert plassering av kommunens langsiktige finansielle aktiva. Kontrollutvalget støtter rådmannens vurdering (s. 8 i årsrapporten) om at det bør foretas en snarlig revidering av finansreglementet hvor kravet til bufferkapital vurderes. e) Rådmannens arbeid med etikk og omtale av temaet i årsmeldingen for 2015: I forbindelse med rådmannens presentasjon av årsmelding/årsregnskap for kontrollutvalget, ble kontrollutvalget orientert om planlagte aktiviteter for å sikre gode etiske holdninger blant ansatte og politikere i Søndre Land kommune. Kontrollutvalget mener dette arbeidet er svært viktig for tilliten til den kommunale forvaltningen, og stiller seg bak rådmannens initiativ. Kontrollutvalget mener det er et forbedringspotensial i omtalen av kommunens etiske arbeid i årsmeldingen (se side 18). Det vises her til kravene i kommunelovens 48 nr. 5 som om å redegjøre for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre en høy etisk standard i virksomheten. f) Årsrapportens rapportering på mål (målstyring): Kontrollutvalget er positive til rådmannens utvikling av kommunens styringssystem i retning av mer bruk av mål- og resultatstyring, herunder rapportering på måloppnåelse i årsrapporten for Kontrollutvalget støtter rådmannen i det videre arbeidet med å sikre en god og tydelig sammenheng mellom kommuneplanens samfunnsdel og de fastsatte målene i målstyringssystemet. Utover dette, og det som framgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet, datert 13. april 2016, har kontrollutvalget ingen merknader til Søndre Land kommunes årsregnskap for SAK NR. 27/2016 OVERORDNET ANALYSE - FORVALTNINGSREVISJON: FORELØPIGE PRIORITERINGER OG VURDERING AV FORUNDERSØKELSER 1. Sekretær bes om å supplere liste over forslag til tema med innspill som fremkom i møtet. 2. Saken følges opp på neste møte. 4

5 Hov, 4. mai RETT UTSKRIFT: Hov, 4. mai Bjørg Horn leder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: MANDAG 13. JUNI 2016 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: NAV: Oppfølging av henvendelse til kontrollutvalget (orientering v/navleder) Kostra-analyse 2015 (presentasjon v/innlandet Revisjon IKS) Overordnet analyse forvaltningsrevisjon Overordnet analyse selskapskontroll Info. om selskapskontroll Presentasjon av eierskapspolitikk og eiermelding Risikovurderinger og foreløpige prioriteringer Tilsynsrapport vedr. arkivloven (orienteringssak) Saker til senere oppfølging: Bestilte revisjonsprosjekter/undersøkelser: Kostra-analyse (KU-sak 20/16) Møteplan 2016: Onsdag kl Onsdag kl i tillegg til opprinnelig møteplan Mandag kl Mandag kl endret til onsdag kl Mandag kl Mandag kl Mandag kl