MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE. Torsdag 18. april 2013 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Torsdag 18. april 2013 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Trond Vangen (FrP), leder Trond Enemo (H), nestleder Steinar Ødegård (Ap) Marit Tofastrud Vestli (BL) Følgende medlem hadde meldt forfall: Anne-Grethe Henriksen (Ap) Følgende varamedlem møtte: Steinar Kjeverud (Ap) Ellers møtte: Fra administrasjonen: Rådmann Stein Erik Thorud (sak 19), fagleder budsjett Torill Hoel (sak 19 og 20) og fagleder regnskap Petter Skåret (sak 19 og 20). Fra Hedmark Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig revisor Reidun Vie (sak 19 og 20) og revisor Tommy Pettersen (sak 19). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl med Trond Vangen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 18/2013 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 19/2012 ÅRSREGNSKAP 2012 FOR STANGE KOMMUNE KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Fra behandlingen: Under første del av saken presenterte Hedmark Revisjon IKS revisjonsberetningen og oppsummerte revisjonsarbeidet i Fra Hedmark Revisjon IKS deltok v/ oppdragsansvarlig revisor Reidun Vie og revisor Tommy Pettersen. 1

2 Under andre del av saken presenterte administrasjonen årsregnskapet og rådmannens årsrapport for 2012 med fokus på kommunens resultat og økonomiske stilling, vesentlige regnskapsavgiftsmessige problemstillinger, vesentlige avvik mellom budsjett og regnskap og internkontroll. Til stede fra administrasjonen var rådmann Stein Erik Thorud, fagleder budsjett Torill Hoel og fagleder regnskap Petter Skåret. KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL STANGE KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2012 Kontrollutvalget har behandlet Stange kommunes årsregnskap for Sammen med årsregnskapet forelå revisjonsberetningen, revisors årsavslutningsbrev til rådmannen og rådmannens årsrapport for Kontrollutvalget har basert sin uttalelse på en gjennomgang av de ovennevnte dokumentene, og presentasjoner i kontrollutvalgets møte av kommunens revisor/hedmark Revisjon IKS og kommuneadministrasjonen v/rådmann, fagleder budsjett og fagleder regnskap. Kontrollutvalget har merket seg at det foreligger en ren revisjonsberetning, dvs. ingen merknader fra revisors side til årsregnskapet. Kontrollutvalget har følgende kommentarer til årsregnskap/årsrapport for 2012: God budsjettdisiplin i driften: Kontrollutvalget har merket seg at det foreligger kun mindre avvik mellom justert budsjett og avlagt regnskap for de ulike virksomhetene. Dette vitner om svært god budsjettdisiplin og kontroll på selve driften av kommunen. Manglende måloppnåelse i forhold til vedtatte handlingsregler: Kontrollutvalget har merket seg at man ikke har nådd målene i 3 av 8 vedtatte handlingsregler (mål vedrørende resultatgrad, egenkapitalgrad og total låneportefølje). Dette svekker kommunens mulighet til å oppnå ønsket handlingsfrihet. Fortsatt sterk økning i langsiktig gjeld: Kontrollutvalget vil her særlig peke på kommunens lånegjeld som fortsatt viser sterk vekst og økte med ca. 13 % siste år (fra 892 millioner kroner til ca. 1 milliard). Kommunens lånegjeld er relativt høy både målt i andel av brutto driftsinntekter og gjeld pr. innbygger. Gjeld i tilknytning til Stange kommunale boligforetak KF er holdt utenfor disse beregningene. Inkluderes denne gjelden (ca. 177 millioner kroner pr. 31/12-12) vil nøkkeltallene bli vesentlig forverret. Som kjent vil høyere lånegjeld binde opp driftsmidler til betaling av renter og avdrag, og dermed redusere kommunes 2

3 handlingsfrihet. Man vil også øke sårbarhetene i forhold til en eventuell økning i rentenivået. Med bakgrunn i dette vil kontrollutvalget uttrykke bekymring for veksten i kommunens lånegjeld. Bekymringsfull utvikling i pensjoner: Kontrollutvalget vil uttrykke generell bekymring i forhold til pensjoner og vil særlig peke på følgende forhold: a) Premieavviket (utsatt kostnadsføring av pensjon) viser en stadig økende tendens. I 2012 er denne posten økt med ca 31 millioner kroner, og totalt/akkumulert premieavvik er nå oppe i ca 70 millioner. Kommunen har pr. 31/12-12 ikke foretatt noen avsetninger for å møte disse kostnadene. I praksis betyr dette at kommunen skyver 70 millioner kroner foran seg, og at dette vil komme til belastning i fremtidige regnskaper. Prognoser viser at beløpet vil øke de kommende årene. b) Netto pensjonsforpliktelser (forskjellen mellom regnskapsførte/beregnede pensjonsmidler og pensjonsforpliktelser) viser fortsatt økning. Pr. 31/12-12 viser balanseregnskapet en netto gjeld/pensjonsforpliktelse på totalt 363 millioner kroner. Dette er en økning på 39 millioner sammenlignet med fjoråret. Utover dette, og det som framgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet, datert 15. april 2013, har kontrollutvalget ingen merknader til kommunens årsregnskap for SAK NR. 20/2012 ÅRSREGNSKAP 2012 FOR STANGE KOMMUNALE BOLIGFORETAK KF KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Fra behandlingen: Fagleder regnskap Petter Skåret og fagleder budsjett Torill Hoel presenterte foretakets regnskap. Hedmark Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Reidun Vie oppsummerte revisjonsarbeidet for 2012 og presentere revisjonsberetningen. KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL STANGE KOMMUNALE BOLIGFORETAK FOR 2012 Kontrollutvalget har behandlet årsregnskapet for Stange kommunale boligforetak KF for Sammen med årsregnskapet forelå foretakets årsberetning og revisjonsberetningen for Kontrollutvalget har basert sin uttalelse på en gjennomgang av de ovennevnte dokumentene, og orienteringer fra regnskapsfører/stange kommune og foretakets revisor/hedmark Revisjon IKS. 3

4 Kontrollutvalget har merket seg at det foreligger en ren revisjonsberetning, dvs. ingen merknader fra revisors side til årsregnskapet. Kontrollutvalget har følgende kommentarer: Vedlikeholdsnivå og ivaretakelse av realkapitalen/boligmassen: Kontrollutvalget har merket seg at vedlikeholdsnivået i 2012 er redusert til 200 kroner pr. m2 (2011: 223 kroner pr. m2). Hensyntatt type boliger og brukergrupper, kan det antas at dette er noe lavt i forhold til normtall. Det tas derimot til orientering at styret mener foretaket har et bra vedlikehold av bygningsmassen og ivaretar realverdiene på en god måte, jf. årsberetning for Informasjon i årsrapporten om antall og type utleieenheter: Kontrollutvalget savner informasjon i årsrapporten for 2012 om antall utleieenheter (i årsrapporten for 2011 oppgis 530) og fordelingen av disse på type boliger eller lignende. Kontrollutvalget påpekte dette også for regnskapet for Styret/daglig leder oppfordres til å innarbeide dette til neste år. Foretakets budsjettprosess: Kontrollutvalget registrerer at revisor i sitt årsavslutningsbrev til foretaket for 2012 påpeker uklare vedtak i styret omkring budsjett og at det synes uklart hvem som har hvilke oppgaver i forhold til kvalitetssikring av de registrerte opplysningene. Kontrollutvalget forventer at foretaket, i samarbeid med økonomiavdelingen i Stange kommune, etablerer rutiner slik at både opprinnelig budsjett og evt. justeringer kan bli registrert korrekt i økonomisystemets budsjettmodul. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet som er datert 15. april 2013, har kontrollutvalget ingen merknader til årsregnskapet for Stange kommunale boligforetak KF for SAK NR. 21/2013 PLANLEGGING AV REVISJONSPROSJEKTET KONTRAKTSTYRING AVGRENSNING AV UNDERSØKELSEN Saken utsettes til neste møte. SAK NR. 22/2013 BRUKERUNDERSØKELSE HEDMARK REVISJON IKS Saken utsettes til neste møte. 4

5 SAK NR. 23/2013 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Revisjonsberetning - Beboerregnskap ved Ottestad sykehjem, avd. 2 for Attestasjon av regning fra Hedmark Revisjon IKS 3. Invitasjon til fagkonferanse (Gardermoen juni 2013) 4. Utgivelse av håndbok i antikorrupsjon (utgitt av Transparancy International Norge, 2013) 5. Diverse avisartikler 6. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Referatsakene tas til orientering. Stange, 18. april Trond Vangen leder RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 18. april Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 5

6 NESTE MØTE Dato: Torsdag 13. juni 2013 Tidspunkt: Kl Aktuelle saker: Avgrensning av revisjonsprosjektet Innkjøp kontraktsoppfølging Selskapskontroll Eierstyringsprinsipper mv. Endringer i kommuneloven åpne møter i kontrollutvalget Orientering fra Hedmark Revisjon IKS: Resultat fra brukerundersøkelse for Hedmark Revisjon IKS (usatt sak) Saker til oppfølging i senere møte: Selskapskontroll: Presentasjon av kommunens prinsipper for eierstyring. Informasjon om kommunens eierskap i Stangehallen Riksanlegg AS og Stangehallen DA. Synliggjøring av kontrollutvalgets arbeid (diverse tiltak, jf. vedtak i møte 5/12-11) Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): Prosjektplan: Innkjøp/kontraktsoppfølging Møteplan for 2013: o Torsdag kl o Fredag kl o Torsdag kl o Torsdag kl o Torsdag kl o Torsdag kl o Torsdag kl