MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE. Torsdag 7. mai 2015 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Torsdag 7. mai 2015 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Trond Vangen (FrP), leder Trond Enemo (uavh.), nestleder Steinar Kjeverud (Ap) Marit Tofastrud Vestli (BL) Anne-Grethe Henriksen (Ap) Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Fra administrasjonen: Rådmann Stein Erik Thorud, økonomisjef Jan Christian Eriksen, økonomirådgiver Torill Hoel og fagleder regnskap Petter Skåret (alle møtte under sak 20). Fra Hedmark Revisjon IKS: Daglig leder Morten Alm Birkelid (sak 21), regnskapsrevisor Tommy Pettersen (sakene18-20). Andre: Stange Kommunale Boligforetak KF v/daglig leder Jon Magne Svenkerud og tidligere daglig leder Ole Kristian Sjøli (begge møtte under sak 18). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl med Trond Vangen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 16/2015 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 17/2014 REDEGJØRELSE FOR SITUASJONEN VED ÅKERSHAGAN EIENDOM AS Saken utsettes til neste møte. 1

2 SAK NR. 18/2014 ÅRSREGNSKAP 2014 FOR STANGE KOMMUNALE BOLIGFORETAK KF KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Fra behandlingen: Under første del av saken orienterte Hedmark Revisjon IKS v/regnskapsrevisor Tommy Pettersen om revisjonsarbeidet for 2014 og presentere revisjonsberetningen. Under andre del av saken presenterte daglig leder i Boligforetaket Jon Magne Svenkerud og tidligere daglig leder Ole Kristian Sjøli foretakets årsregnskap og årsberetning for Til stede under denne delen av saken var også økonomisjef Jan Christian Eriksen og fagleder for regnskap Petter Skåret fra Stange kommune. Daglig leder Jon Magne Svenkerud orienterte avslutningsvis om større investeringsprosjekter i 2015 og vurdering av å inngå avtale med Stange kommune om gjennomføring av byggeprosjektene på vegne av foretaket. Kontrollutvalget ble invitert til å komme med synspunkter på dette, og forslag om oppgavefordeling og samarbeid mellom Stange kommune og Boligforetaket om større investeringsprosjekter i 2015 ble drøftet. KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL STANGE KOMMUNALE BOLIGFORETAK FOR 2013 Kontrollutvalget har behandlet årsregnskapet for Stange kommunale boligforetak KF for Sammen med årsregnskapet forelå foretakets årsberetning og revisjonsberetningen for Kontrollutvalget har basert sin uttalelse på en gjennomgang av de ovennevnte dokumentene, og orienteringer fra daglig leder og foretakets revisor/hedmark Revisjon IKS. Kontrollutvalget har merket seg at det foreligger en ren revisjonsberetning, dvs. ingen merknader fra revisors side til årsregnskapet. Kontrollutvalget har følgende kommentarer: Vedlikeholdsnivå og ivaretakelse av realkapitalen/boligmassen: Vedlikeholdsnivået er for 2014 er beregnet til 213 kroner pr. m2. (2013: 209 kroner, 2012: 200 kroner). Hensyntatt type boliger og brukergrupper, kan det antas at dette er noe lavt i forhold til normtall. Det tas derimot til orientering at styret mener foretaket har et bra vedlikehold av bygningsmassen og ivaretar realverdiene på en god måte, årsberetningen for Kontrollutvalget oppfordrer foretaket til å jobbe videre med å finne gode sammenligningstall (benchmarking) for å belyse vedlikeholdsnivået best mulig. 2

3 Styrets årsrapport - innspill: Kontrollutvalget har hatt som tradisjon å komme med innspill til utvikling av styrets årsrapportering. Hensikten er å bidra til best mulig informasjon fra foretaket, hensyntatt at foretaket er en offentlig virksomhet og en del av Stange kommune. Stange kommune omtaler en rekke områder/tema i sin årsrapportering som også kan være relevant å omtale i Boligforetakets årsrapport. Her kan nevnes: - Omtale av vesentlige avvik mellom regnskap og budsjett - Mer utfyllende økonomisk analyse, fremstilling av trender mv. for å belyse foretakets økonomiske stilling mv. - Målstyring: Kommunens visjon, strategier og fokusområder bør operasjonaliseres i konkrete og målbare mål så langt det er mulig. Det oppfordres også til å jobbe med å finne gode parametere å sammenligne selskapet med andre, god praksis mv. («benchmarking») - Etikk og internkontroll (jf. krav til kommunenes årsrapportering om dette i kommunelovens 48) Der man peker på problemområder bør det også beskrives hvordan man tenker å jobbe med dette, planlagte/iverksatte tiltak osv. Som eksempel vises til omtale i årsrapporten om «Skadeverk og avvikende/uakseptable atferd er et stort problem for foretaket og er krevende for personalet». Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet som er datert 12. april 2015, har kontrollutvalget ingen merknader til årsregnskapet for Stange kommunale boligforetak KF for SAK NR. 19/2015 RIKSREVISJONENS UNDERSØKELSE AV KOMMUNENS LÅNEOPPTAK OG GJELDSBELASTNING Riksrevisjonens undersøkelse av kommunenes låneopptak og gjeldsbelastning tas til orientering. SAK NR. 20/2014 ÅRSREGNSKAP 2014 FOR STANGE KOMMUNE KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Fra behandlingen: Under første del av saken presenterte Hedmark Revisjon IKS revisjonsberetningen og oppsummerte revisjonsarbeidet. Fra Hedmark Revisjon IKS deltok regnskapsrevisor Tommy Pettersen. 3

4 Under andre del av saken presenterte administrasjonen årsregnskapet og rådmannens årsrapport med fokus på kommunens resultat og økonomiske stilling, vesentlige regnskapsavgiftsmessige problemstillinger, vesentlige avvik mellom budsjett og regnskap og internkontroll. Til stede fra administrasjonen var rådmann Stein Erik Thorud, økonomisjef Jan Christian Eriksen, økonomirådgiver Torill Hoel og fagleder regnskap Petter Skåret. KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL STANGE KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2013 Kontrollutvalget har behandlet Stange kommunes årsregnskap for Sammen med årsregnskapet forelå revisjonsberetningen, revisors årsavslutningsbrev til rådmannen og rådmannens årsrapport for Kontrollutvalget har basert sin uttalelse på en gjennomgang av de ovennevnte dokumentene, og presentasjoner i kontrollutvalgets møte av kommunens revisor/hedmark Revisjon IKS og kommuneadministrasjonen v/rådmann, økonomisjef og regnskapsleder. Kontrollutvalget har merket seg at det foreligger en ren revisjonsberetning, dvs. ingen merknader fra revisors side til årsregnskapet. Kontrollutvalget har følgende kommentarer: Manglende måloppnåelse, jf. vedtatte økonomiske handlingsregler: Kontrollutvalget har merket seg at få av kommunestyrets 9 vedtatte økonomiske handlingsregler er oppfylt. Dette svekker kommunens mulighet til å oppnå ønsket handlingsfrihet. Handlingsreglene og måloppnåelse er nærmere beskrevet i rådmannens årsmelding s Fortsatt økning i langsiktig gjeld: Kommunens lånegjeld (eksklusive pensjonsforpliktelser) viser fortsatt vekst, og utgjør pr. 31/12-14 ca. 1,1 milliarder kroner. Kommunens lånegjeld er relativt høy både målt i andel av kommunens driftsinntekter og pr. innbygger. Lånegjelden er planlagt ytterligere økt i økonomiplanperioden ( ). Som kjent vil høyere lånegjeld binde opp driftsmidler til betaling av renter og avdrag, og dermed redusere kommunes handlingsfrihet. Man vil også øke sårbarheten i forhold til en eventuell økning i rentenivået. Med bakgrunn i dette vil kontrollutvalget uttrykke bekymring for størrelsen på kommunens lånegjeld. 4

5 Bekymringsfull utvikling i pensjoner fortsatt økning i premieavviket: Kontrollutvalget vil uttrykke generell bekymring i forhold til pensjoner og vil særlig peke på at premieavviket (utsatt kostnadsføring av pensjon) viser en stadig økende tendens. I 2014 er denne posten økt med hele ca 28 millioner kroner, og totalt/akkumulert premieavvik er nå oppe i ca 104 millioner kroner. Dette beløpet skal kostnadsføres de kommende årene. For å unngå at fremtidig kostnadsføring av premieavviket skal gå ut over tjenestenivået, er det viktig at kommunen har reserver for å kunne finansiere denne kostnadsføringen, jf. kommunens vedtatte økonomisk handlingsregel nr. 9. Pr har kommunen disposisjonsfond som overstiger premiefondet. Refusjon av sykepenger - rutiner: Kontrollutvalget registrerer at kommunen fortsatt har utfordringer knyttet til innkreving av sykepenger. Kontrollutvalget er orientert om at rådmannen samarbeider med NAV om å få ryddet opp i eldre fordringer, samtidig som man kan etablere gode rutiner for fremtiden. Utover dette, og det som framgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet, datert 10. april 2015, har kontrollutvalget ingen merknader til kommunens årsregnskap for SAK NR. 21/2014 AVREGNING HEDMARK REVISJON IKS 2014 AVKLARING AV MELLOMVÆRENDE Fra behandlingen: Hedmark Revisjon IKS v/daglig leder Morten Alm Birkelid orienterte om vurderinger i Hedmark Revisjon IKS og vedtak i styret og representantskap omkring forståelse av selskapsavtalen og inngåtte oppdragsavtaler med kontrollutvalgene. Kontrollutvalget ved utvalgsleder og sekretær formidlet kontrollutvalgets synspunkter på de vedtatte endringene. 1. Kontrollutvalget tar vedtak i representantskapet i Hedmark Revisjon IKS til orientering. Kontrollutvalget forstår det slik at selskapet mener inngått oppdragsavtale for 2014 mellom kontrollutvalget og selskapet er en juridisk bindende avtale om fastpris, og at kontrollutvalget ikke har krav på tilbakebetaling av forhåndsbetalte timer som ikke er benyttet i For Stange kommunes del utgjør dette 535 timer, dvs kroner. 2. Kontrollutvalget har forståelse for at selskapet ønsker mer forutsigbarhet i sine inntekter, men mener representantskapet 5

6 ikke kan vedta ny ordning (endring fra betaling etter faktisk medgått tid til avtale om fastpris) med virkning for allerede inngåtte avtaler, dvs. inngåtte oppdragsavtaler for 2014 og Med bakgrunn i ovenstående opprettholder kontrollutvalget sitt krav om avregning av betalt a-konto i 2014 mot faktisk utført antall timer i 2014, og tilbakebetaling av totalt kroner. 4. Kontrollutvalget aksepterer representantskapets vedtak og endringer i avtaleforståelse for 2015 under forutsetning av at tidligere inngått oppdragsavtale for 2015 reforhandles. Forslag til justert oppdragsavtale for 2015 legges frem på neste møte. 5. Kontrollutvalget vil vurdere å søke juridisk bistand for å belyse holdbarheten i representantskapets vedtak og den avtalerettslige siden av saken. Det overlates til utvalgsleder og sekretær å følge opp dette. Stange, 7. mai Trond Vangen leder RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 7. mai Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: Torsdag 11. juni 2015 Tidspunkt: Kl Aktuelle saker: Åkershagan Eiendom AS orientering ved generalforsamlingen/ordfører KRDs evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariater (KU-sak 05/15) Forundersøkelse helse- og omsorg (KU-sak 04/15 og sak 51/14) Status for revisjonsprosjektet «Hedmark IKT» Justert oppdragsavtale for 2015 med Hedmark Revisjon IKS Status vedr. avregning 2014 og økonomisk oppgjør med Hedmark Revisjon IKS 6

7 Møteplan for 2015: Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl Saker til oppfølging i senere møte: Samhandlingsreformen div. spørsmål (ku-vedtak 04/13) Overordnet internkontroll rådmannens ansvar for «betryggende kontroll» (KU-vedtak sak 07/14) Internrevisjon/oppfølging av gjennomførte tiltak etter Helsetilsynets rapport fra 2013 om tjenester til voksne med psykiske lidelser (vedtak KU-sak 09/14) oppfølging , 1. kvartal: Oppfølging av tilsynsrapport kvalifiseringsprogrammet/nav Stange (KU-sak 07/15) 2016: Markedsføring og profilering av ledige tomter (KU-sak 10/15) 2015/2016: Videreføring forundersøkelse: Interkommunale samarbeid (ku-sak 12/15) 2015: Oppfølging av tidligere revisjonsrapporter: Revisjonsrapport vedr. anskaffelser mellom og Revisjonsrapport vedr. rammeavtaler Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): Revisjonsprosjekt: Hedmark IKT (samarbeid med kontrollutvalget i Hamar kommune) 7