MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE. Torsdag 31. januar 2013 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Torsdag 31. januar 2013 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Trond Vangen (FrP), leder Trond Enemo (H), nestleder Steinar Ødegård (Ap) innvilget permisjon fra kl Anne-Grethe Henriksen (Ap) Marit Tofastrud Vestli (BL) Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Fra rådmannen/administrasjonen: Kommunalsjef Tove Nordli Selnes (sak 4), avtroppende helsefaglig rådgiver/prosjektleder Hanne Norum Hollekim (sak 4), påtroppende helsefaglig rådgiver/prosjektleder Frode Bråthen (sak 4), eiendomssjef Bjørn Lundstøeng (sak 5) og prosjektleder Leif Thore Holsether (sak 5). I tillegg deltok formannskapssekretær Ann-Helen Lysgaard og Marit Eggen Helmersen fra organisasjons- og informasjonsavdelingen innledningsvis i møtet i forbindelse med generell informasjon om bruk av Ipad til lesing av sakspapirer. Fra Hedmark Revisjon IKS: Daglig leder Morten Alm Birkelid (sakene 5, 6 og 7), forvaltningsrevisor Marit Asbjørnsen (sakene 5, 6 og 7) og revisor Tommy Pettersen (sak 7). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl med Trond Vangen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Møtet ble innledet med en gjennomgang av bruk av Ipad til lesing av sakspapirer. Til behandling: SAK NR. 01/2013 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 02/2013 KORRUPSJON I KOMMUNE-NORGE Saken ble drøftet med bakgrunn i nyhetsoppslag om korrupsjon i norske kommuner i NRK tidligere i januar. 1

2 Ordfører og rådmann en inviteres til neste møte for å redegjøre for: vurdering av risiko for misligheter og korrupsjon i Stange kommune. arbeidet med å forankre og sikre gode, etiske holdninger og handlinger blant politikere og ansatte i kommunen. SAK NR. 03/2013 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Referat fra kontaktmøte mellom Hedmark Revisjon IKS og sekretær for kontrollutvalget 10/ Møtegodtgjørelse 2. halvår 2012 kontrollutvalget 3. Kontrollutvalgets rolle ved saksbehandlingsfeil (artikkel i Kommunerevisoren nr ) 4. Attestasjon av faktura fra Hedmark Revisjon IKS 5. Årsrapport 2012 rammeavtale vedr. kjøp av sekretærtjenester for kontrollutvalgene i Hamar-regionen 6. Diverse avisartikler 7. Neste møte: Tidspunkt og saksliste Referatsakene tas til orientering. SAK NR. 04/2013 SAMHANDLINGSREFORMEN I STANGE KOMMUNE Kommunalsjef Tove Nordli Selnes, avtroppende helsefaglig rådgiver/prosjektleder Hanne Norum Hollekim og påtroppende helsefaglig rådgiver/prosjektleder Frode Bråthen orienterte om samhandlingsreformen kommunens håndtering. Følgende ble delt ut i møtet: Tjenesteavtale nr. 5 (mellom Stange kommune og Sykehuset Innlandet HF) Rutinebeskrivelse i Stange kommune vedr. samhandling om utskriving av pasienter fra Sykehuset Innlandet 1. Kontrollutvalget har registrert kommunestyrets vedtak om at kontrollutvalget ikke skal prioritere kontrollhandlinger rettet mot forhold omkring samhandlingsreformen i innværende valgperiode, jf. kommunestyrets sak 97/12 (møte 21/11-12). Kontrollutvalget velger å tolke dette slik at det kun gjelder igangsetting av konkrete kontroller, og ikke handlinger for å følge med og forstå de utfordringer/risikoer kommunen står overfor. 2. Rådmannens informasjon om kommunens håndtering av samhandlingsreformen i Stange kommune tas til orientering. 2

3 3. Kontrollutvalget har inntrykk av kommunen/administrasjonen arbeider målrettet og systematisk for best mulig å kunne nå målene med reformen. 4. Kontrollutvalget har merket seg følgende forhold man ønsker en ny orientering om senere i 2013: oppfølging/kontroll med sykehusets fakturering av kommunens medfinansiering kommunens evne til å prioritere forebyggende arbeid utviklingen av IKT/elektronisk meldingsutveksling mellom Sykehuset Innlandet og kommunen kommunikasjon og samhandling mellom kommunen og primærlegene 5. Kontrollutvalget vil særskilt følge opp håndteringen av sensitive opplysninger og overholdelse av personopplysningsloven i forbindelse med mottak av informasjon fra Sykehuset Innlandet om utskrivningsklare pasienter. Rådmannen v/sikkerhetsansvarlig i Stange kommune inviteres til neste møte for å orientere gjennomførte risikovurderinger og kommunens etterlevelse av regelverket. SAK NR. 05/2013 ANSKAFFELSESPROSESS VEDLIKEHOLD AV TAK PÅ STANGE KIRKE Eiendomssjef Bjørn Lundstøeng og prosjektleder Leif Thore Holsether ga en grundig gjennomgang av anskaffelsesprosessen og svarte på spørsmål. 1. Kontrollutvalget tar redegjørelsen omkring anskaffelsen av vedlikehold av taket på Stange kirke til orientering. 2. Med bakgrunn i saken (kjøp av stein fra Kina), stiller kontrollutvalget spørsmål om kommunens rutiner for innarbeiding av etiske krav i kontrakter om varekjøp. Kontrollutvalget oppfordrer rådmannen til å se nærmere på dette, både hvordan dette er løst/fulgt opp i denne saken spesielt, og når det gjelder kommunens rutiner på området generelt. 3. Kontrollutvalget vil følge opp spørsmålet om kommunens håndtering av etiske krav i kontrakter senere i

4 SAK NR. 06/2013 PROSJEKTPLAN - FORVALTNINGSREVISJON: KONTRAKTSOPPFØLGING Hedmark Revisjon IKS v/forvaltningsrevisor Marit Asbjørnsen presenterte prosjektplanen og svarte på spørsmål. 1. Kontrollutvalget ønsker å gjennomføre et revisjonsprosjekt rettet mot oppfølging av inngåtte avtaler/kontrakter med fokus på følgende problemstillinger: Hvordan følger Stange kommune opp at leverandørene leverer i henhold til kontrakt, herunder hvordan følger kommunen opp evt. avvik? (oppfølging av kontraktens gjenstand og kontraktsbrudd) Hvordan følger Stange kommune opp at leverandørene oppfyller andre kontraktsbestemmelser? (etiske krav, lønns- og arbeidsvilkår for leverandørens og underleverandørenes ansatte og andre sosiale krav) Hvordan følger Stange kommune opp avslutningen av kontrakter mht. opsjoner på forlengelse? 2. Justert prosjektplan bes fremlagt i neste møte for godkjenning. Det bes samtidig om at det legges frem en helhetlig oversikt over inngåtte avtaler/kontrakter i Stange kommune, og som kan være aktuelle for det planlagte revisjonsprosjektet. SAK NR. 07/2013 REGNSKAPSREVISJON: STATUS FOR REVISJON AV KOMMUNEREGSKAPET FOR 2012 Kontrollutvalgets Steinar Ødegård ble innvilget permisjon fra møtet før behandling av saken. Etter dette bestod kontrollutvalget av 4 medlemmer. Hedmark Revisjon IKS v/revisor Tommy Pettersen orienterte. Revisors informasjon om status i arbeidet med revisjon av kommuneregnskapet for 2012 tas til orientering. Stange, 31. januar RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 31. januar Trond Vangen leder tlf , e-post: trond.vangen@c2i.net Kjetil Solbrækken utvalgssekretær tlf , e-post: kjetil@kontrollutvalget.no 4

5 NESTE MØTE Dato: Fredag 15. mars 2013 Tidspunkt: Kl Aktuelle saker: Misligheter og korrupsjon: Risikovurderinger og holdningsskapende arbeid (ordfører og rådmann inviteres) Vurdering av åpne møter i kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsrapport for 2012 Prosjektplan/forvaltningsrevisjon: Innkjøp/kontraktsoppfølging (v/hedmark Revisjon IKS) Orienteringer fra Hedmark Revisjon IKS: Kvalitetskontroll av Hedmark Revisjon IKS utført av Norges Kommunerevisorforbud Resultat fra brukerundersøkelse for Hedmark Revisjon IKS Saker til oppfølging i senere møte: Selskapskontroll: Presentasjon av kommunens prinsipper for eierstyring. Informasjon om kommunens eierskap i Stangehallen Riksanlegg AS og Stangehallen DA. Synliggjøring av kontrollutvalgets arbeid (diverse tiltak, jf. vedtak i møte 5/12-11) Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): Prosjektplan: Innkjøp/kontraktsoppfølging Møteplan for 2013: o Torsdag kl o Fredag kl o Torsdag kl o Torsdag kl o Torsdag kl o Torsdag kl o Torsdag kl