MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE. Torsdag 29. mars 2012 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE Torsdag 29. mars 2012 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl Som medlemmer møtte: Rolv Ludvigsen (Ap), leder Torgeir Søfferud (FrP), nestleder Wenche Bjor Sæthre (BL) Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Administrasjonen: Rådmann v/kommunalsjef stab Pål Rønningen (sak 13-16), personalsjef Guri Westby Haugen (sak 13) og kommunalsjef lokalsamfunn Odd Syversen (sak 15 og 16). Fra Innlandet Revisjon IKS: Forvaltningsrevisor Kristian Lein. Sekretær: Kjetil Solbrækken Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmann, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Innlandet Revisjon IKS og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med Rolv Ludvigsen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 11/2012 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 12/2012 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2011 INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: Kontrollutvalgets årsrapport for 2011 tas til orientering. 1

2 SAK NR. 13/2012 INTERN KONTROLL OG RISIKOVURDERINGER I SØNDRE LAND KOMMUNE Rådmannen v/kommunalsjef stab Pål Rønningen, orienterte om status for kommunens system for overordnet styring og intern kontroll, med fokus på: Arbeidet med utvikling av nytt styringssystem (mål- og resultatstyring) Kontrollsiden av nytt styringssystem (årshjul, sterkt fokus på økonomistyring) Kvalitetssikring (forstudie rettet mot dokumenthåndtering og avviks registrering/-håndtering, aktuelle systemer) Risikovurderinger Under dette punktet orienterte personalsjef Guri Westby Haugen om gjennomførte risikovurderinger innenfor området helse-, miljø og sikkerhet (HMS). Ledelsesdimensjonen i ny organisasjonsmodell Rådmannens presentasjon av administrasjonens system for å sikre betryggende kontroll, jf. kommunelovens 23, tas til orientering. SAK NR. 14/2012 ORIENTERING OM UTVIKLINGSARBEID I SØNDRE LAND KOMMUNE Rådmannen v/kommunalsjef stab Pål Rønningen informerte om større utviklingsprosjekter i kommunen med fokus på: Omstillingsprosjektet (gjennomført forprosjekt og kort presentasjon av de 10 delprosjektene) Prosjektet Opptur Arbeidet med overordet styring og system for kvalitetssikring. Div. regionbaserte prosjekter, herunder Samhandlingsreformen. Rådmannens presentasjon av igangsatte og planlagte utviklingsprosjekter i Søndre Land kommune tas til orientering. SAK NR. 15/2012 KVALITETSSIKRING OG RAPPORTERING AV KOSTRA- TALL Rådmannen v/kommunalsjef stab (Pål Rønningen) og kommunalsjef lokalsamfunn (Odd Syversen) orienterte og svarte på spørsmål. 2

3 Rådmannens informasjon om hvordan kommunen kvalitetssikrer og rapporterer regnskapsdata og andre grunnlagsdata til Statistisk Sentralbyrå (SSB)/Kostra, tas til orientering. SAK NR. 16/2012 BARNEVERNET I SØNDRE LAND KOMMUNE Rådmannen v/kommunalsjef stab (Pål Rønningen) og kommunalsjef lokalsamfunn (Odd Syversen) orienterte og svarte på spørsmål. 1. Rådmannens informasjon om status for barnevernstjenesten i Søndre Land kommune, tas til orientering. 2. Kontrollutvalget vil uttrykke sterk bekymring for barnevernstjenesten, og vil be rådmannen om en ny orientering om situasjonen senere i Fylkesmannens tilsyn med barneverntjenesten i Søndre Land kommune vedr. kommunens arbeid med undersøkelser og evaluering (2011), tas til orientering. Kontrollutvalget ber om å bli holdt orientert om kommunens oppfølging av de avdekkede avvikene, herunder tilbakemeldingen til Fylkesmannen. SAK NR. 17/2012 OVERORDNET ANALYSE AV KOMMUNEN: VIDEREFØRING AV BRAINSTORMING OG FORELØPIGE PRIORITERINGER Innlandet Revisjon IKS v/kristian Lein informerte om kostra-tall for 2011 på utvalgte områder. 1. Saken følges opp på neste møte der bl.a. følgende områder/tema tas med i den videre diskusjonen (ikke prioritert rekkefølge): Spesialundervisning (store utgifter sammenlignet med andre kommuner, mål om tidlig innsats) NAV Søndre Land (styring og kontroll med den kommunale delen, sosialhjelp) Kommunens skoger (måloppnåelse, effektiv drift) Eiendomsforvaltning (organisering, vedlikehold av bygningsmassen mv.) Legesenteret (ledelse, styring) Barnevern Hjemmetjenesten/hjemmesykepleien Omstillingsprosjektet i Søndre Land (måloppnåelse, virkninger på tjenesteytingen/kvalitet, mv) Samhandlingsreformen 3

4 Oppfølging av politiske vedtak Intern kontroll (implementering av helhetlig styringssystem, herunder kvalitetssystem) Dokkadeltaet Nasjonale Våtmarkssenter AS 2. Aktuelle tema/områder vurderes med henblikk på gjennomføring som fellesprosjekt sammen med kontrollutvalg i andre kommuner. 3. Ordfører og rådmann inviteres til å komme med innspill til utvalgets arbeid med ny plan for forvaltningsrevisjon. SAK NR. 18/2012 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Helsetilsynet: Oppsummering av landsomfattende tilsyn i 2011 med kommunalt barnevern undersøkelse og evaluering 2. Skatteetaten: Kontrollrapport 2011 vedr. skatteoppkreverfunksjonen for Søndre Land kommune 3. Diverse avisartikler 4. Neste møte: Tidspunkt og saksliste. Referatsakene tas til orientering. Hov, 29. mars RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 29. mars Rolv Ludvigsen leder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær tlf e-post: kjetil@kontrollutvalget.no 4

5 NESTE MØTE Dato: ONSDAG 25. APRIL 2012 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Årsregnskap 2011 for Søndre Land kommune - kontrollutvalgets uttalelse Videreføring av overordnet analyse av kommunen Vedtak til oppfølging i senere møter: Synliggjøring av kontrollutvalgets arbeid (diverse tiltak, jf. vedtak i møte 24/11-11) Sølve AS oppfølging etter bedriftsbesøk (oppfølging av ku-sak 20/11) Bestilte revisjonsprosjekter/undersøkelser: Innkjøp etterlevelse av lov om offentlige anskaffelser under kr (igangsatt, avsluttes juni 2012) Møteplan for 2012: Tirsdag kl endret til onsdag kl Torsdag kl Onsdag kl Onsdag kl Torsdag kl Torsdag kl