MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE. Mandag 27. mars 2017 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE Mandag 27. mars 2017 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl Som medlemmer møtte: Bjørg Horn, leder (SBL) Finn Øksne, nestleder (Sp) Gerd Margot Michaelsen (Ap) Følgende medlem hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Fra Innlandet Revisjon IKS: Daglig leder Bjørg Hagen. Sekretariatet: Kjetil Solbrækken og Ole Kristian Rogndokken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmann, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Innlandet Revisjon IKS og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med leder Bjørg Horn som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 10/2017 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 11/2017 KONTROLLUTVALGETS SEKRETARIAT: OPPGAVER OG FORVENTNINGER (NY AVTALEPERIODE) Sekretariatet ved Kjetil Solbrækken og Ole Kristian Rogndokken orienterte og svarte på spørsmål. 1. Kontrollutvalgets sekretariat sin presentasjon av sine oppgaver og dialog omkring forventninger tas til orientering. 2. Kontrollutvalget ber sekretariatet styrke sitt arbeid i 2017 i tråd med fremlagt forslag innenfor følgende områder: a) Oppfølging av politiske vedtak. b) Eksterne tilsyn (orienteringer om gjennomførte tilsyn og oppfølging). 1

2 3. Kontrollutvalget ønsker å styrke kontrollutvalgets bestillerfunksjon knyttet til forvaltningsrevisjon. Målet er forbedret beslutningsgrunnlag for bestilling av relevante og nyttige forvaltningsrevisjoner. Sekretariatet bes om å utarbeide et forslag til hvordan man kan nå dette målet. SAK NR. 12/2017 KONTROLLUTVALGSKONFERANSEN 2017 Sekretariatet ved Kjetil Solbrækken og Ole Kristian Rogndokken presenterte hovedtemaene på konferansen: Svart økonomi, sosial dumping og arbeidslivskriminalitet Varsling og ytringsfrihet Korrupsjon Kommune- og regionreform Kommuneøkonomi 1. Presentasjon av hovedpunktene på Kontrollutvalgskonferansen 2017 tas til orientering. 2. Følgende tema fra konferansen noteres til senere oppfølging/drøfting i f.m. forvaltningsrevisjon: Varsling (rutiner, ansattes ytringsfrihet, åpenhetskultur mv.) Sosial dumping (kontraktsvilkår og kontraktsoppfølging følges opp i f.m. byggeprosjekt/nye Hovli) Korrupsjon (risikovurderinger, arbeidet med etikk og korrupsjonsforbygging) 3. Med bakgrunn i saken i Drammen inviteres rådmannen/administrasjonen til å presentere Byggesaksavdelingen i Søndre Land kommune. I tillegg til en generell presentasjon bes særskilt om en presentasjon av etablert internkontroll ved avdelingen og avdelingens oppfølging av tilsynsplikten, jf. plan og bygningslovens SAK NR. 13/2017 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2016 Fremlagt forslag til årsrapport ble gjennomgått. Det ble avtalt følgende justeringer før oversending til kommunestyret: Pkt. 4 Økonomi: Budsjettet til revisjonen spesifiseres. Pkt. 6 Forvaltningsrevisjon: Bestilt prosjekt «Tidlig innsats» presiseres at gjelder grunnskolen. Pkt. 7 Selskapskontroll: Kontrollutvalgets aktiviteter gjennom året suppleres med orientering om oppgaver og kommunens selskaper. 2

3 INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: Kontrollutvalgets årsrapport for 2016 tas til orientering. SAK NR. 14/2017 FYLKESMANNENS TILSYN MED LAND BARNEVERNTJENESTE FORELØPIG TILSYNSRAPPORT 1. Foreløpig rapport fra Fylkesmannens tilsyn med Land barnevernstjeneste tas til orientering. 2. Kontrollutvalget har merket seg at tilsynet har avdekket alvorlige svikt i tjenesten og at det er igangsatt et omfattende arbeid i Nordre Land kommune med å rette opp i avvikene. 3. Endelig tilsynsrapport legges frem på neste møte. SAK NR. 15/2017 JUSTERT PROSJEKTPLAN FOR REVISJONSPROSJEKTET «TIDLIG INNSATS» Justert prosjektplan for revisjonsprosjektet tas til orientering, herunder at revisjonsprosjektet er planlagt gjennomført i løpet av 2017 innenfor en ramme på 180 timer. SAK NR. 16/2017 INVITASJON TIL SAMARBEID OM FELLES KARTLEGGINGSPROSJEKTER 1. Invitasjon fra kontrollutvalget i Vestre Toten kommune om å delta i en felles kartlegging/forundersøkelse innenfor områdene «informasjonssikkerhet» og «barnevern» tas til orientering. 2. Kontrollutvalget er prinsipielt positiv til å kunne samarbeide om gjennomføring av felles kartlegginger/revisjonsprosjekter, men ser ikke rom for slikt samarbeid i 2017 innenfor budsjettrammen. SAK NR. 17/2017 FORSLAG TIL NY KOMMUNELOV (NOU 4:2016) Saken utsettes. 3

4 SAK NR. 18/2016 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Kontrollrapport 2016 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Søndre Land kommune (brev av 15/2-17 fra Skatteetaten) 2. Tilsyn oppleves som nyttig og bidrar til læring (Kommunal- og regionaldepartementet, artikkel publisert 25/11-16) 3. Sykefraværet i kommunal og privat sektor (publisert av Kommunenes Sentralforbund) 4. Effektivitet til kommunale tjenester (Kommunal- og regionaldepartementet, artikkel publisert 9/12-16) 5. Større innsats mot arbeidslivskriminalitet (publisering fra Kommunens Sentralforbund 9/2-17) 6. Dokumentasjon i barnevernet må håndteres (publisering fra Kommunens Sentralforbund 9/2-17) 7. Diverse avisartikler 8. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Utvalgsleder Bjørg Horn orienterte til slutt om ansettelse i engasjementstilling i Søndre Land kommune og at hun i denne perioden ikke er valgbar til kontrollutvalget, jf. kommunelovens 77 nr Referatsakene tas til orientering. 2. Kontrollutvalget tar til orientering at utvalgsleder trer ut av kontrollutvalget med virkning fra 1. april 2017 pga. ansettelse i Søndre Land kommune (12 mnd. engasjement). Inntil kommunestyret har foretatt suppleringsvalg vil varamedlem bli innkalt. SAK NR. 19/2017 EVENTUELT Saken ble enstemmig satt opp på sakslista. Følgende saker ble tatt opp til drøfting: 1) Oppfølging av kommunestyrets vedtak i K.sak 1/2017 Skolestruktur og framtida for Vestsida oppvekstsenter. 2) Politisk ledergruppe og forholdet til kommunelovens kapittel 6 (saksbehandlingsregler i folkevalgte organer). 3) Endring av kontrollutvalgets møteplan for Rådmannen inviteres til å orientere om oppfølgingen av kommunestyrets vedtak i sak 1/2017 Skolestruktur og framtida for Vestsida oppvekstsenter: Vedtak: 1. Kommunestyret vedtar å opprettholde skoletilbudet ved Vestsida oppvekstsenter 2. Fordelingen av elever mellom skolene i kommunen baseres fortsatt på nærskoleprinsippet. Det gis ikke anledning til overføring til Bjoneroa skole. 4

5 2. Rådmannen inviteres til å orientere om hvilke vurderinger som er gjort omkring Politisk ledergruppe og kommunelovens saksbehandlingsregler (kommunelovens kapittel 6). 3. Kontrollutvalgets møteplan for 2017 endres slik: Møte mandag flyttes til onsdag Hov, 27. mars RETT UTSKRIFT: Hov, 27. mars Bjørg Horn leder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: ONSDAG 3. MAI 2017 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Årsregnskap 2016 for Søndre Land kommune kontrollutvalgets uttalelse Beboerregnskap 2016 stikkprøve Oppfølging av div. spørsmål til rådmannen: - Spørsmål fra Fylkesmannens kommunebilde 2015 (KU-sak 03/17) - Oppfølging av k.sak 1/17 Vestsida omsorgssenter (KU-sak 19/17) - Politisk ledergruppe og kommuneloven (KU-sak 19/17) Kostra-tall Helse og omsorg (jf. KU-sak 03/17) Endelig tilsynsrapport Land Barneverntjeneste (KU-sak 14/17) 5

6 Saker til senere oppfølging: Orientering om revidert eierskapspolitikk for Søndre Land kommune Byggesaksavdelingen presentasjon (KU-sak 12/17) Nye Hovli omsorgssenter (fokus på styring, etterlevelse av rutiner, oppfølging av politiske vedtak og kommunikasjon/rapportering), jf. KU-sak 49/16. Sosial dumping - Kontraktsvilkår og kontraktsoppfølging, jf. KU-sak 12/17) Til oppfølging - sekretariatet (KU-sak 11/17): a) Oppfølging av politiske vedtak (forundersøkelse). b) Eksterne tilsynsrapporter (kartlegging/orientering). c) Forslag til styrking av kontrollutvalgets bestillerfunksjon. Tema til oppfølging/diskusjon etter Kontrollutvalgskonferansen 2017: a) Varsling b) Korrupsjonsforebygging Bestillinger - Innlandet Revisjon IKS: Selvkostberegning gebyr spredt avløpsanlegg (KU-sak 40/16) Årlig sak/regnskapsrevisjon: Revisjon av beboerregnskap (tas fortrinnsvis i samme møte som behandlingen av årsregnskapet) Møteplan for 2017: Mandag kl Mandag kl Mandag kl flyttet til onsdag kl Mandag kl Mandag kl Mandag kl Mandag kl