MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE Torsdag 26. februar 2009 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus fra kl til kl Som medlemmer møtte: Rolv Ludvigsen, leder Iver Øksne, nestleder Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Linn Løken Følgende varamedlemmer møtte: Ole Lappen Ellers møtte: Fra Innlandet Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig revisor (regnskapsrevisjon) Heidi Holm og revisor Solveig Holmen (sakene 7-8) Sekretær: Kjetil Solbrækken Møteprotokollen er sendt til: Kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, ordfører, rådmann og Innlandet Revisjon IKS. Utvalgsmøtet ble satt kl med Rolv Ludvigsen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 01/2009 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 02/2009 FORANALYSE: PERSONALFORVALTNING Ordfører og rådmann var invitert til møtet for å drøfte temaet personalforvalting i Søndre Land kommune. Da ingen av disse hadde anledning til å delta på møtet, ble det avviklet et formøte den der ordfører, rådmann, utvalgsleder og utvalgssekretær deltok. 1

2 Utvalgsleder og utvalgssekretær ga en oppsummering av formøte/samtalen med ordfører og rådmann overfor resten av kontrollutvalget. 1. Kontrollutvalget tar utvalgsleders og utvalgssekretærs informasjon om formøte med ordfører og rådmann den til orientering. 2. Kontrollutvalget ser nødvendigheten av at det blir foretatt en nærmere kartlegging av situasjonen, slik at man får et bedre grunnlag for å konkludere og eventuelt iverksette tiltak. Kontrollutvalget ser derfor svært positivt på at rådmannen tar initiativet til å få gjennomført en uavhengig undersøkelse av arbeidsmiljøet i kommunen. Kontrollutvalget ber om å bli holdt løpende orientert om fremdriften i dette arbeidet. 3. Kontrollutvalget har i sin gjennomgang av området merket seg følgende tema som kan være aktuelt å følge opp videre: Ledelse med fokus på mellomledere: Ca. 50 personer i administrasjonen som har et delegert personal- og lederansvar. Hvordan fungerer praktisk ledelse og personalforvaltning på lavere nivåer i organisasjonen? Helhetlig personalpolitikk: Hvordan evner kommunen å drive en helhetlig personalpolitikk med dagens organisering / flat struktur? Hvordan fungerer stab/støtte (personalavdelingen) i forhold til de ulike tjenesteområdene? 4. Kontrollutvalget tar til orientering at rådmannen vil lage en plan for lederutvikling i kommunen. 5. Kontrollutvalget stiller spørsmål om kommunen har etablert tydelige mål for personalforvaltningen, og om rapporteringen på området er tilfredsstillende. Kommunens revisor/innlandet Revisjon IKS bes om å foreta en kartlegging av dette, og eventuelt komme med forslag til forbedringer av styringssystemet. 6. Kontrollutvalgets vedtak i saken oversendes kommunestyret til orientering. SAK NR. 03/2009 FORANALYSE: SYKEFRAVÆR Rapport/foranalyse fra Innlandet Revisjon IKS ble presentert og gjennomgått. INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: Kommunestyret har behandlet rapporten Foranalyse sykefravær fra Innlandet Revisjons IKS, og tar rapportens 2

3 hovedtrekk til orientering: Sykefraværet lå totalt sett på et historisk høyt nivå i 2007, men er redusert i 2008 til et nivå på linje med det som har vært tidligere. Det var særlig fraværet innen helse og omsorg som lå høyt i 2007 og som er redusert i Det er langtidsfraværet (over 56 dager) som først og fremst viser nedgang. Barnehagene har et svært høyt nivå på sykefraværet. Dette gjelder særlig to av barnehagene. Sykefraværet i barnehagene viser også en økende tendens i 2008 i forhold til Det økte fraværet ser ut til først og fremst ha sammenheng med økning i fravær med en varighet på dager. Kvinner har langt høyere sykefravær enn menn. Dette er ikke spesielt for Søndre Land. Andelen årsverk utført av kvinner er ca 80 % og kvinners sykefravær påvirker dermed det gjennomsnittlige fraværet i kommunen sterkt. Det er høyere sykefravær i aldersgruppen år enn blant eldre arbeidstakere. Dette gjelder for kvinner. (Det er få unge menn som er arbeidstakere i kommunen). Det egenmeldte fraværet er høyere for den yngste aldersgruppen enn for den eldste. Den yngste aldersgruppen (kvinner) har et høyere langtidsfravær enn de eldre aldersgruppene. Sykefraværet er så vidt litt høyere for kvinner som arbeider i stillingsprosent 50 % eller mindre enn for de som har høyere stillingsprosent. Forskjellen er såpass liten at den kan skyldes tilfeldigheter. Menn med lav stillingsprosent har et svært høyt sykefravær. Dette dreier seg om relativt få arbeidstakere. I gjennomsnitt for alle arbeidstakere er fraværet for arbeidstakere med lav stillingsprosent høyere enn for de med høy prosent. Dette skyldes i det vesentligste sammensetningen av arbeidstakerne og ikke at lav stillingsprosent evt. fører til høyt fravær. SAK NR. 04/2009 FORANALYSE: ADMINISTRASJONSKOSTANDER Rapport/foranalyse fra Innlandet Revisjon IKS ble presentert og gjennomgått. 3

4 INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: 1. Kommunestyret har behandlet revisjonsrapporten Foranalyse administrasjonskostnader fra Innlandet Revisjon IKS, og har merket seg at kommunen ligger høyt med hensyn til administrasjonskostnader sammenlignet med andre kommuner. 2. Kommunens vertskommuneansvar synes ikke å forklare hele forskjellen mellom Søndre Land og andre kommuner, og kommunestyret ber derfor rådmannen om å foreta en grundigere gjennomgang dersom kostra-tallene for 2008 viser samme trend. SAK NR. 05/2009 PROSJEKTPLAN FOR REVISJONSPROSJEKTET SPESIALUNDERVISNING I GRUNNSKOLEN I SØNDRE LAND KOMMUNE 1. Kontrollutvalget ønsker i første omgang at prosjektet rettes mot regeletterlevelse og rettsikkerhet. Prosjektplanen godkjennes derfor med følgende endring: Problemstillingen/spørsmålet omkring opplevd kvalitet tas ut av planen (spørreundersøkelse/ intervju av foreldre, pp-tjeneste, lærere) 2. Det tas til orientering at en lignende undersøkelse også vil bli gjennomført i Nordre Land kommune og Jevnaker kommune. For å øke nytteverdien av prosjektet i Søndre Land, forutsetter kontrollutvalget at det blir foretatt sammenligninger mellom de tre kommunene, der dette er mulig. SAK NR. 06/2009 KONTROLLUTVALGSKONFERANSEN 2009 Informasjon fra Kontrollutvalgskonferansen 2009 tas til orientering. SAK NR. 07/2009 REGNSKAPSREVISJON: STATUSRAPPORT Innlandet Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Heidi Holm og revisor Solveig Holmen orienterte om: Gjennomførte revisjonsaktiviteter og resultatet av disse Oppfølging av prioriterte områder Oppfølging av nummerert brev Eventuelle endringer i revisjonsstrategien/-planen 4

5 Fremdrift i revisjonsarbeidet Orientering om kommunikasjon mellom revisor og kommunen Vesentlige endringer i aktuelle regelverk. Det ble gitt en særskilt presentasjon av det elektroniske revisjonsvertøyet Descartes i møtet. Kontrollutvalget tar revisors presentasjon av revisjonsvertøyet Descartes, og informasjon om status i revisjonsarbeidet, til orientering. SAK NR. 08/2009 TERTIALRAPPORT 3/08 OG AVREGNING FOR 2008 FRA INNLANDET REVISJON IKS Tertialrapport 3/08 fra Innlandet Revisjon IKS, og avregning av total ressursbruk for revisjon 2008, tas til orientering. SAK NR. 09/2009 MØTEPLAN FOR 2009 Møteplan for kontrollutvalget for resten av 2009 fastsettes slik: Torsdag kl (årsregnskap 2008) Tirsdag kl Torsdag kl Torsdag kl SAK NR. 10/2009 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Årsrapport 2008 rammeavtale vedr. kjøp av sekretærtjenester (brev av fra sekretær til innkjøpsansvarlig i Østre Toten kommune) 2. Attestasjon av regning fra Norges Kommunerevisorforbund 3. Avtale med administrasjonen vedr. kunngjøring av kontrollutvalgets møter/møteplan (e-post av og ) 4. Avtale med administrasjonen vedr. utlegging av av innkalliger/sakspapirer til kontrollutvalgets møter på kommunens hjemmeside (e-post av ) 5. Invitasjon til fagkonferanse mai 2009 fra foreningen Forum for Kontroll og Tilsyn 6. Diverse avisartikler 7. Møteprotokoller fra kommunestyre og formannskap Behandling av kontrollutvalgets Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll (k.styret ) 5

6 8. Neste møte: Tidspunkt og saksliste 9. Kontrollrapport 2008 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Søndre Land kommune (brev av fra Skatteetaten til kommunestyret i Søndre Land kommune) Referatsakene tas til orientering. Hov, 26. november RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 26. november Rolv Ludvigsen leder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær tlf e-post: kjetil@kontrollutvalget.no 6