MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I RINGSAKER KOMMUNE

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I RINGSAKER KOMMUNE Tirsdag 24. september 2013 holdt kontrollutvalget møte i administrasjonsbygget i Brumunddal fra kl Som medlemmer møtte: Svein Rømo, leder (RL) Svetlana K. Johnsen (FrP), nestleder Unni Haugli (Ap) Ronald Bradal (Ap) Per Sandbakken (H) Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Fra administrasjonen: Rådmannen v/konstituert kommunalsjef Ola Øverli og økonomisjef Espen Hvalby (begge deltok under sak 46). Fra Hedmark Revisjon IKS: Daglig leder Morten Alm Birkelid (sakene 44-48), oppdragsansvarlig revisor Reidun Vie (sak 50), revisor Kristin F. Solvang (sak 50) og oppdragsansvarlig revisor Laila Irene Stenseth (sak 51). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, rådmann, Hedmark Revisjon IKS, Ringsaker Blad, Hamar Arbeiderblad og Gudbrandsdølen/Dagningen. Utvalgsmøtet ble satt kl med Svein Rømo som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Følgende saker ble enstemmig besluttet at skulle behandles for lukkede dører, jf. kommunelovens 31: - sak 47/13 (Status for anbudskonkurranse) - sak 50/13 (Presentasjon av revisjonsstrategi for 2013) Til behandling: SAK NR. 44/2013 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. 1

2 SAK NR. 45/2013 STATUSRAPPORT PR. 2. TERTIAL 2013 FRA HEDMARK REVISJON IKS Daglig leder Morten Alm Birkelid orienterte. Statusrapport for 2. tertial 2013 fra Hedmark Revisjon IKS tas til orientering. SAK NR. 46/2013 ORIENTERING OM SITUASJONEN I BARNEVERNET I RINGSAKER KOMMUNE OG OPPFØLGING AV KOMMUNENS BARNEVERNPLAN Rådmannen v/konstituert kommunalsjef Ola Øverli og økonomisjef Espen Hvalby orienterte og svarte på spørsmål. Noen av temaene som ble berørt var: Utviklingen i antall meldinger Utviklingen i antall barn med tiltak Sykefravær blant ansatt i barnevernet (ca 7 %) Økonomien i barnevernet Utviklingen i brutto og netto driftsutgifter pr. innbygger til barnevner Utviklingen i antall ansatte Saksbehandlerkapasitet Økonomisk status etter juli 2013 (forventet merforbruk ca. 8,6 mill.) Utviklingen i budsjettrammene Oppfølging av tiltakene i vedtatt barnevernplan (13 tiltak) Rådmannens redegjørelse om situasjonen i barnevernet og oppfølgingen av kommunens barnevernplan (vedtatt i kommunestyret 11/4-12), tas til orientering. SAK NR. 47/2013 STATUS FOR ANBUDSKONKURANSE - SEKRETARIATSTJENESTER FOR KONTROLLUTVALGET Utvalgssekretær ba om vurdering av egen habilitet på grunn av deltakelse i anbudskonkurransen. Kontrollutvalget besluttet enstemmig at sekretær var inhabil. Sekretær fratrådte møtet under behandlingen av saken. Også Hedmark Revisjon IKS v/daglig leder Morten Alm Birkelid (lovfestet møte- og talerett) valgte å fratre under behandlingen av saken. Saken ble behandlet for lukkede dører, jf. kommunelovens 31. Rådmannen v/økonomisjef Espen Hvalby orienterte om status. 2

3 1. Rådmannens orientering om status for anbudskonkurransen tas til orientering. 2. Sluttbehandling av saken skjer i neste ordinære møte i kontrollutvalget (fastsatt til mandag 4/11-13). SAK NR. 48/2013 UNDERSØKELSE: BRUK AV HASTEPARAGRAFEN (KOMMUNELOVENS 13) I RINGSAKER KOMMUNE INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: 1. Kommunestyret tar kontrollutvalgets undersøkelse av kommunes praktisering av hasteparagrafen (kommunelovens 13) til orientering, der følgende saker er gjennomgått: Møtedato Saksnr. 25/5-11 F.sak 098/11 21/12- F.sak /11 18/4-12 F.sak 064/12 9/5-12 F.sak 086/12 Sakstittel Samhandlingsreformen Søknad om prosjektmidler til gjennomføring av utredninger i regi av interkommunal prosjektgruppe Endring av årsbudsjettet 2011 vedr. kapitalnedsetting i Eidsiva Energi AS Barnehageopptaket 2012/2013 etablering av Fagernes barnehage med 2 avdelinger Brøttum barne- og ungdomsskole justering av kostnadsoverslag etter anbud 2. Kommunestyret har merket seg at de strenge vilkårene for å kunne benytte hasteparagrafen (kommunelovens 13) ikke var oppfylt i disse fire sakene, og at formannskapet dermed ikke hadde hjemmel til å sluttbehandle sakene. Det vises her til at det hadde vært mulig å innkalle til ekstraordinært kommunestyremøte i alle sakene. Det må bemerkes at et enstemmig kommunestyre tok formannskapets vedtak i sakene, herunder bruken av hasteparagrafen, til orientering uten at det fremkom noen bemerkninger. 3. Kommunestyret har videre merket seg at de fire undersøkte sakene var mangelfullt utredet, da ingen av saksutredningene drøftet vilkårene for å benytte hasteparagrafen (kommunelovens 13). 4. Kommunestyret ber rådmannen innskjerpe bruken av hasteparagrafen (kommunelovens 13) i Ringsaker kommune og sikre forsvarlig saksutredning for fremtidige saker. 3

4 SAK NR. 49/2013 RAUS OG OPPFØLGING AV KOMMUNESTYRETS VEDTAK OM ETABLERING AV LÆRINGSMILJØTEAM Kontrollutvalget tar saken til orientering og registrerer at kommunestyrets vedtak i sak 26/13 aktivt følges opp av omsorgskomiteen og formannskapet. SAK NR. 50/2013 REGNSKAPSREVISJON: PRESENTASJON AV STRATEGI FOR REVISJON AV KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2013 Saken ble innledet med informasjon fra Hedmark Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Reidun Vie om begrunnelsen for at saken skulle behandles for lukkede dører, jf. kommunelovens 31. Kontrollutvalgets tidligere beslutning om å lukke møtet i forbindelse med behandlingen av saken ble enstemmig opprettholdt. Reidun Vie presenterte deretter revisjonsstrategien for 2013 og svarte på spørsmål. Revisor Kristin F. Solvang supplerte. Vedtak enstemmig: 1. Kontrollutvalget tar hovedtrekkene i overordnet revisjonsstrategi for revisjon av kommuneregnskapet for 2013 til orientering. 2. Oppdragsansvarlig revisors egenvurdering av sin uavhengighet til kommunen tas til orientering. SAK NR. 51/2013 PROSJEKTPLAN - VIDEREFØRING AV SELSKAPSKONTROLL I EIDSIVA ENERGI AS Oppdragsansvarlig revisor Laila I. Stenseth presenterte prosjektplanen og svarte på spørsmål. 1. Prosjektplan for videreføring av selskapskontroll i Eidsiva Energi AS godkjennes. Prosjektet gjennomføres under forutsetning om deltakelse fra alle de syv samarbeidende kontrollutvalgene. 2. Selskapskontrollen rettes mot hvordan regelverket knyttet til rollekonflikter og habilitetsspørsmål praktiseres i Eidsivakonsernet. Følgende spørsmål/problemstillinger besvares gjennom prosjektet: 1) I hvilken grad etterlever styremedlemmer og daglig leder i Eidsiva Energi AS, Eidsiva Vekst AS og Eidsiva Nett AS aktuelle bestemmelser om habilitet 4

5 og rollekonflikter i lovverk og interne reglementer/retningslinjer? 2) I hvilken grad etterlever ansatte med ansvar for tildeling av sponsormidler og medlemmer av sponsorrådet aktuelle reglementer, retningslinjer og rutiner? 3. Prosjektet har en kostnadsramme på totalt kr Tidligere avtalt kostnadsfordeling mellom de samarbeidende kontrollutvalgene videreføres. SAK NR. 52/2013 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Oppfølging av NVE etter behandling av deres svar i kontrollutvalgene i Hamar kommune, Ringsaker kommune og Gjøvik kommune (e-post fra sekretær av 9/9-13). 2. Møtereferat kontaktmøte mellom Hedmark Revisjon IKS og sekretær for kontrollutvalget 20/ Attestasjon av regninger fra Hedmark Revisjon IKS 4. Info fra KS: Hva koster pleie- og omsorgstjenestene? 5. Diverse avisartikler 6. Neste møte: Tidspunkt og saksliste 1. Referatsakene tas til orientering. 2. Neste møte flyttes fra tirsdag 29/10-13 til mandag 4/ SAK NR. 53/2013 EVENTUELT Saken ble enstemmig satt på sakslista. Følgende tema ble drøftet: Kommuneoverlegen sagt opp sin stilling. Geografisk informasjonssystem (GIS). Tilgjengeliggjøring av kontrollutvalgets møte på kommunens hjemmeside. 1. Kontrollutvalget ber rådmannen om en orientering om kommuneoverlegens rolle i Ringsaker kommune generelt og kommuneoverlegens involvering i planarbeid spesielt. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om en presentasjon av kommunens bruk og nyttegjøring av geografisk informasjonssystem (GIS). 3. Kontrollutvalget ber sekretær om å påse at utvalgets møter er tilgjengeliggjort på tilfredsstillende måte på kommunens hjemmeside. 5

6 Brumunddal, 24. september Svein Rømo leder RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 24. september Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: MANDAG 4. NOVEMBER 2013 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Ny rammeavtale sekretær for kontrollutvalget Tertialrapport 2. tertial 2013 Ringsaker kommune Orientering: Kommuneoverlegens rolle Status for revisjonsprosjektet innfordring Sammenligning ( benchmarking ) av kommunens revisjonskostnader Saker til oppfølging senere: Orientering om kommunens bruk av GIS (ku-sak 53/13) Orienteringssak: Antikorrupsjonshåndbok (ku-sak 16/13) Oppfølging av tidligere revisjonsprosjekter Høsten 2013: Samlet oppfølging av prosjekter rettet mot skole utført i 2012 (også inkludere vedtak i ku-sak 72/12 om læreboksituasjonen). Bestillinger - Hedmark Revisjon IKS: Revisjonsrapport: Innfordring Møteplan 2013: Tirsdag kl Tirsdag kl Torsdag k i tillegg til opprinnelig møteplan (fellesmøte syv kontrollutvalg) Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl utgår Tirsdag kl Tirsdag kl endret til mandag kl Tirsdag kl