KONTROLLUTVALGET I KVITSØY PROTOKOLL

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I KVITSØY PROTOKOLL Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Utvalg: Kontrollutvalget i Kvitsøy Møtenr.: 4 Møtedato: 15. september 2011 Utvalgssaksnr.: 17/11-25/11 Innkalt: Lauritz Ydstebø Thorvald Ydstebø Bodil Kolnes Olsen Forfall: Bodil Kolnes Olsen har meldt forfall, Jorunn Nordbø møtte som vara. Andre tilstede: Ø Rådmann Andreas Polster, økonomileder Petter Wergeland og kommunekasserer Bernhard Høie møtte til sakene 17 og 18 Revisjonsdirektør Cicel Aarrestad møtte fra revisjonen Rådgiver Per Kåre Vatland møtte fra kontrollutvalgssekretariatet. Innkallingen ble godkjent uten merknader. Protokollen fra møte 25. august 2011 ble godkjent uten merknader. 17/11 Orientering om kommunens tertialrapportering mai 2011 Økonomileder orienterte om tertialrapport mai Kontrollutvalget i Kvitsøy tar tertialrapport mai 2011 til orientering. 18/11 Oppfølging av revisjonens merknader til årsregnskapet 2010 Administrasjonen orienterte om oppfølging av revisjonens merknader til årsregnskapet 2010.

2 Kontrollutvalget i Kvitsøy tar rådmannens tilbakemelding på revisors merknader til årsregnskapet til etterretning. 19/11 Bestilling forvaltningsrevisjon: Overholdelse av regelverk for selvkostområder - innledende sak Kontrollutvalget drøftet formål og problemstillinger og ble enig om å bruke formuleringene i saken. Formål: Prosjektet skal se på hvordan kommunen overholder/praktiserer selvkostreglene på de områder hvor selvkost er aktuelt. Problemstillinger: Hvordan er gebyrregulativet for tjenestene utformet? I hvor stor grad utnytter kommunen sin mulighet til å ta selvkost på tjenester? Hvordan håndteres selvkost for de enkelte tjenestene? o Blir alle henførbare kostnader belastet tjenesten? o I hvor stor grad blir ikke direkte henførbare kostnader belastet tjenesten? o Blir brukerbetalingene beregnet i tråd med lover og regelverk? Hvordan blir selvkostfond for tjenestene håndtert? (Spesielt i forhold til områder som er overført til IVAR.) Har kommunen tilfredsstillende oppfølging av selvkost? (Kalkyler og selvkostregnskap). 1. Kontrollutvalget i Kvitsøy ber Rogaland Revisjon IKS legge fram forslag til prosjektmandat innen 24. november slik at bestillingen kan behandles på siste møtet i år. 2. Prosjektmandatet skal bygge på følgende: a. Formål: Prosjektet skal se på hvordan kommunen overholder/praktiserer selvkostreglene på de områder hvor selvkost er aktuelt. b. Problemstillinger: Hvordan er gebyrregulativet for tjenestene utformet? I hvor stor grad utnytter kommunen sin mulighet til å ta selvkost på tjenester? Hvordan håndteres selvkost for de enkelte tjenestene? Blir alle henførbare kostnader belastet tjenesten? I hvor stor grad blir ikke direkte henførbare kostnader belastet tjenesten? Blir brukerbetalingene beregnet i tråd med lover og regelverk? Hvordan blir selvkostfond for tjenestene håndtert? (Spesielt i forhold til områder som er overført til IVAR.) Har kommunen tilfredsstillende oppfølging av selvkost? (Kalkyler og selvkostregnskap)

3 20/11 Budsjett 2012 kontroll og tilsyn - kontrollutvalgets forslag Kontrollutvalget i Kvitsøy tilrår et samlet budsjett på kr ,- ekskl. mva for kontroll- og tilsyn for /11 Budsjettoppfølging kontroll og tilsyn pr Kontrollutvalget i Kvitsøy tar budsjettoppfølgingsrapporten pr til etterretning. 22/11 Rapport selskapskontroll: Brannvesenet Sør-Rogaland Thorvald Ydstebø ba kontrollutvalget vurdere sin habilitet som utrykningsleder i det frivillige brannvesenet. Kontrollutvalget kom til at han var inhabil, og han fratrådte møtet. 1. Kommunestyret i Kvitsøy tar den framlagte selskapskontrollen av Brannvesenet Sør-Rogaland IKS til etterretning. 2. Rapporten oversendes eierkommunene, som bes om å ta stilling til rapportens konklusjoner og anbefalinger. Kontrollutvalget følger opp anbefalingene i forhold til styret og eierne innen sommeren /11 Statusoversikt kontrollutvalgets saker Kontrollutvalget i Kvitsøy tar statusoversikt kontrollutvalgets saker september 2011 til orientering.

4 24/11 Orientering om overordnet revisjonsstrategi 2011 Revisjonen orienterte om overordnet revisjonsstrategi Kontrollutvalget i Kvitsøy tar presentasjonen av overordet revisjonsstrategi 2011 til orientering. 25/11 Rapport selskapskontroll: Rogaland Revisjon IKS Sekretariatet orienterte om hovedtrekkene i rapporten basert på gjennomgangen i Stavanger. Kommunestyret i Kvitsøy tar den framlagte selskapskontrollen av Rogaland Revisjon IKS til etterretning. Rapporten oversendes selskapets styre og eierorgan. Kontrollutvalget får tilbakemelding fra eierne på hvordan rapportens anbefalinger er fulgt opp innen 1. juni MELDINGER Periode: 26. mai september 2011 Nr. Referatsakstittel 8/11 Kontrollutvalgets evaluering av eget arbeid i perioden EVENTUELT Ingen saker under eventuelt Neste møte skulle etter planen være 8. desember Dette kolliderer med kurs i regi av Forum for kontrollutvalg i Rogaland. Møtet blir derfor flyttet til 1. desember 2011 kl

5 Underskrifter Vi stadfester med underskriftene våre at det som er ført i protokollen, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet Leder av kontrollutvalget Sekretær for kontrollutvalget