KONTROLLUTVALGET I STRAND KOMMUNE PROTOKOLL

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I STRAND KOMMUNE PROTOKOLL Utvalg: Kontrollutvalget i Strand Møtenr.: 4 Møtedato: Utvalgssaksnr.: 24/16-33/16 Disse møtte: Edvard K. Tungland Grim Lura Åge Gjørøy Hogne Fjellanger Hilde Marie Fjetland Forfall / varamedlemmer: Ellen Karender / Hilde Marie Fjetland stilte som vara Andre tilstede: Fra Strand kommune, Kommunalleder for tekniske tjenester, Jan Leland (sak 29/16) Fra Rogaland revisjon, Oppdragsleder Tore Kristensen Fra Rogaland kontrollutvalgssekretariat, Førstekonsulent Leni Tande Side Saker til behandling 24/16 16/ Godkjenning av protokoll fra møte den /16 16/ Plan for forvaltningsrevisjon for perioden /16 14/ Oppfølging av rapport: Lyse Energi AS - selskapskontroll med forvaltningsrevisjon 3 27/16 16/ Regnskapsoversikt kontroll og tilsyn pr /16 16/ Budsjett for kontroll og tilsyn /16 16/ Orientering fra administrasjonen: Kommunalleder for tekniske tjenester 5 30/16 16/ Revisors uavhengighetserklæring /16 16/ Overordnet Analyse - Plan for selskapskontroll /16 16/ Plan for selskapskontroll /16 16/ Statusoversikt - Prosjekter og kontroller pr. august Referat-/meldingssaker 5/16 16/ Redegjørelse for Kontrollutvalget 7

2 Innkallingen ble godkjent uten merknader. 24/16 Godkjenning av protokoll fra møte den Kontrollutvalget i Strand godkjenner protokollen fra møte den Kontrollutvalget i Strand godkjenner protokollen fra møte den /16 Plan for forvaltningsrevisjon for perioden KONTROLLUTVALGET INNSTILLER TIL KOMMUNESTYRET Å FATTE FØLGENDE VEDTAK: Kommunestyret i Strand vedtar Plan for forvaltningsrevisjon med de prioriteringer som foreligger fra kontrollutvalget. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta nødvendige endringer i planperioden i tråd med forskrift om kontrollutvalg 10. Kontrollutvalget besluttet å endre et av de prioriterte prosjektene, «Samhandling - barnevern, taushetsplikt i kommunen og rusområdet», til «Samhandling - barnevern og andre kommunale virksomheter» Sekretariatet oppdaterer planen før den videresendes til kommunestyret

3 Kommunestyret i Strand vedtar Plan for forvaltningsrevisjon med de prioriteringer som foreligger fra kontrollutvalget. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta nødvendige endringer i planperioden i tråd med forskrift om kontrollutvalg /16 Oppfølging av rapport: Lyse Energi AS - selskapskontroll med forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget i Strand tar rådmennenes og styrets tilbakemelding om oppfølging av rapporten Lyse AS til orientering. Melding om oppfølging sendes kommunestyret til orientering. Kontrollutvalget i Strand tar rådmennenes og styrets tilbakemelding om oppfølging av rapporten Lyse AS til orientering. Melding om oppfølging sendes kommunestyret til orientering. 27/16 Regnskapsoversikt kontroll og tilsyn pr Kontrollutvalget i Strand tar regnskapsoversikt kontroll og tilsyn pr til orientering.

4 Kontrollutvalget i Strand tar regnskapsoversikt kontroll og tilsyn pr til orientering. 28/16 Budsjett for kontroll og tilsyn 2017 Kontrollutvalget i Strand foreslår et samlet budsjett for kontroll og tilsyn for 2017 på kr ekskl. mva Kontrollutvalget stiller spørsmål til at budsjettforslag fra sekretariatet og revisor er bindende for kommunen. De ber sekretariatet sjekke hvilke lovbestemmelser som gjelder for dette. Kontrollutvalget i Strand foreslår et samlet budsjett for kontroll og tilsyn for 2017 på kr ekskl. mva

5 29/16 Orientering fra administrasjonen: Kommunalleder for tekniske tjenester Kontrollutvalget tar gjennomgangen til kommunalleder for tekniske tjenester til orientering. Kommunalleder Jan Leland orienterte. Sekretariatet bes videresende Lelands presentasjon til medlemmene i utvalget. Kontrollutvalget tar gjennomgangen til kommunalleder for tekniske tjenester til orientering. 30/16 Revisors uavhengighetserklæring 2016 Kontrollutvalget i Strand tar revisors uavhengighetserklæring for 2016 til orientering. Kontrollutvalget i Strand tar revisors uavhengighetserklæring for 2016 til orientering.

6 31/16 Overordnet Analyse - Plan for selskapskontroll Kontrollutvalget i Strand tar Overordnet analyse plan for selskapskontroll til orientering Revisor holdt en orientering til saken. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt Kontrollutvalget i Strand tar Overordnet analyse plan for selskapskontroll til orientering 32/16 Plan for selskapskontroll KONTROLLUTVALGET INNSTILLER TIL KOMMUNESTYRET Å FATTE FØLGENDE VEDTAK: Kommunestyret i Strand vedtar den fremlagte Plan for selskapskontroll for Kontrollutvalget delegeres fullmakt til å foreta prioriteringer av prosjekter i samarbeid med øvrige eiere. Kontrollutvalget foreslår å legge inn følgende prioritering av selskaper i planen. Avanti Ryfylke AS Lysefjorden Utvikling Reisemål Ryfylke Ryfylke IKS Prioriteringen legges inn med forbehold om interesse fra de andre eierne. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt

7 Kommunestyret i Strand vedtar den fremlagte Plan for selskapskontroll for Kontrollutvalget delegeres fullmakt til å foreta prioriteringer av prosjekter i samarbeid med øvrige eiere. 33/16 Statusoversikt - Prosjekter og kontroller pr. august 2016 FORSLAG TILVEDTAK: Kontrollutvalget i Strand tar statusoversikten pr. august 2016 til orientering. Kontrollutvalget i Strand tar statusoversikten pr. august 2016 til orientering. REFERAT-/MELDINGSAKER 5/16 Redegjørelse for Kontrollutvalget Kontrollutvalget er tilfredse med orienteringen

8 EVENTUELT Bestilling av prosjektmandat: Samhandling barnevern og andre kommunale virksomheter. Kontrollutvalget ønsker i dette møtet å legge inn en bestilling på mandat til prosjektet «Samhandling barnevern og andre kommunale virksomheter», med forbehold om at kommunestyret vedtar Plan for forvaltningsrevisjon Mandatet forventes levert til neste møte. Bestilling av selskapskontroll Kontrollutvalget legger inn bestilling på ny obligatorisk eierskapskontroll med levering til første møte i Underskrifter Vi stadfester med underskriftene våre at det som er ført i protokollen, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet Edvard K. Tungland Leder av kontrollutvalget Leni Tande Sekretær for kontrollutvalget Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur