KONTROLLUTVALGET I LUND KOMMUNE PROTOKOLL

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I LUND KOMMUNE PROTOKOLL Utvalg: Kontrollutvalget i Lund Møtenr.: Møtedato: Utvalgssaksnr.: 20/16-29/16 Disse møtte: Svein Zwygart Karl Andreas Moen Sonja Surdal Forfall / varamedlemmer: Jeanette Kjørmo og Karsten Moi møtte ikke. Andre tilstede: PNM-sjef John Skåland, Lund kommune (sak 21/16) Oppdragsansvarlig revisor Annebeth Melhus Mathiesen, Rogaland Revisjon IKS Daglig leder Wencke S. Olsen, Rogaland Kontrollutvalgssekretariat Side Saker til behandling 20/16 16/ Godkjenning av protokoll 2 21/16 16/ Orientering fra administrasjonen - PNM-sjefen 2 22/16 16/ Gjennomført forvaltningsrevisjon i Eigersund - Dalane barnevern 3 23/16 16/ Plan for forvaltningsrevisjon /16 16/ /16 16/ /16 14/ Bestilling av prosjektmandat for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i 2017 Orientering om overordnet revisjonsstrategi for revisjonsåret 2016 Oppfølging av rapport: Lyse Energi AS - selskapskapskontroll med forvaltningsrevisjon /16 16/ Møteplan for /16 16/ Budsjettforslag kontroll og tilsyn 6 29/16 16/ Statusoversikt pr. september 7

2 Innkallingen ble godkjent uten merknader. 20/16 Godkjenning av protokoll Kontrollutvalget i Lund godkjenner protokollen fra møte den 1. juni Kontrollutvalget i Lund godkjenner protokollen fra møte den 1. juni /16 Orientering fra administrasjonen - PNM-sjefen Kontrollutvalget i Lund tar PNM-sjefens gjennomgang til orientering. PNM-sjef John Skåland orienterte. Utfordringer: Mye sykemeldinger blant renholderne Framtidige pensjonister overføring av kunnskap må forberedes i god tid Vedlikeholdsetterslep Store budsjettutfordringer Kontrollutvalget i Lund tar PNM-sjefens gjennomgang til orientering.

3 22/16 Gjennomført forvaltningsrevisjon i Eigersund - Dalane barnevern Kontrollutvalget i Lund vil presisere at dersom det skal settes i gang forvaltningsrevisjonsprosjekter som involverer tjenester andre kommuner som vertskommune utfører på vegne av Lund kommune, bør prosjektmandatet også forelegges Lund kontrollutvalg til uttale før prosjektet settes i gang. Sekretariatet orienterte. Kontrollutvalget i Lund vil presisere at dersom det skal settes i gang forvaltnings-revisjonsprosjekter som involverer tjenester andre kommuner som vertskommune utfører på vegne av Lund kommune, bør prosjektmandatet også forelegges Lund kontrollutvalg til uttale før prosjektet settes i gang. 23/16 Plan for forvaltningsrevisjon KONTROLLUTVALGET INNSTILLER TIL KOMMUNESTYRET Å FATTE FØLGENDE VEDTAK: Kommunestyret i Lund vedtar Plan for forvaltningsrevisjon med de prioriteringer som foreligger fra kontrollutvalget. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta nødvendige endringer i planperioden i tråd med forskrift om kontrollutvalg 10. Kontrollutvalget tar ut foreslått ny gjennomgang av Dalane Barnevern, da dette er vertskommunens ansvar.

4 Kommunestyret i Lund vedtar Plan for forvaltningsrevisjon med de prioriteringer som foreligger fra kontrollutvalget. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta nødvendige endringer i planperioden i tråd med forskrift om kontrollutvalg /16 Bestilling av prosjektmandat for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i 2017 Kontrollutvalget i Lund ber revisor om å legge fram et utkast til prosjektmandat innenfor xxx til neste møte. Prosjektet skal i hovedsak ta for seg disse problemstillingene: * * Kontrollutvalget foreslo å bestille prosjektmandat innenfor «Innkjøp». Prosjektet skal bl.a. ta for seg disse problemstillingene: Følges inngåtte rammeavtaler m.m.? Viktig å følge regelverket slik at kommunen unngår mulige erstatningsansvar. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt med disse presiseringene. Kontrollutvalget i Lund ber revisor om å legge fram et utkast til prosjektmandat innenfor «Innkjøp» til neste møte. Prosjektet skal bl.a. ta for seg disse problemstillingene: *Følges inngåtte rammeavtaler m.m.? Viktig å følge regelverket slik at kommunen unngår mulige erstatningsansvar.

5 25/16 Orientering om overordnet revisjonsstrategi for revisjonsåret 2016 Kontrollutvalget i Lund tar revisors gjennomgang av revisjonsstrategien for 2016 til orientering. Revisor orienterte. Kontrollutvalget i Lund tar revisors gjennomgang av revisjonsstrategien for 2016 til orientering. 26/16 Oppfølging av rapport: Lyse Energi AS - selskapskapskontroll med forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget i Lund tar rådmennenes og styrets tilbakemelding om oppfølging av rapporten Lyse AS til orientering. Melding om oppfølging sendes kommunestyret til orientering. Kontrollutvalget i Lund tar rådmennenes og styrets tilbakemelding om oppfølging av rapporten Lyse AS til orientering. Melding om oppfølging sendes kommunestyret til orientering.

6 27/16 Møteplan for 2017 Kontrollutvalget i Lund vedtar følgende møteplan for 2017: Dag Dato Tidspunkt Kommentar Onsdag :00 Onsdag :00 Kan bli endret Onsdag :00 Går ut om få saker Onsdag :00 Onsdag Går ut om få saker Onsdag :00 Kontrollutvalget i Lund vedtar følgende møteplan for 2017: Dag Dato Tidspunkt Kommentar Onsdag :00 Onsdag :00 Kan bli endret Onsdag :00 Går ut om få saker Onsdag :00 Onsdag Går ut om få saker Onsdag :00 28/16 Budsjettforslag kontroll og tilsyn Kontrollutvalget i Lund tilrår et samlet budsjett for kontroll og tilsyn for 2017 på kr ,- ekskl. mva.

7 Kontrollutvalget i Lund tilrår et samlet budsjett for kontroll og tilsyn for 2017 på kr ,- ekskl. mva. 29/16 Statusoversikt pr. september Kontrollutvalget i Lund tar statusoversikten pr. september 2016 til orientering. Kontrollutvalget i Lund tar statusoversikten pr. september 2016 til orientering. EVENTUELT Sekretariatet sender ut melding om møtetidspunkter i aktuelle fagfora framover. Underskrifter Vi stadfester med underskriftene våre at det som er ført i protokollen, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet Leder av kontrollutvalget Sekretær for kontrollutvalget Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur