KONTROLLUTVALGET I GJESDAL KOMMUNE PROTOKOLL

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I GJESDAL KOMMUNE PROTOKOLL Utvalg: Kontrollutvalget i Gjesdal Møtenr.: Møtedato: Utvalgssaksnr.: 22/16-4/16 Disse møtte: Raymond Knudsen Skjærpe Terje Angelskår Mary-Ann Espedal Marit Høye Turid Larsen Skjæveland Forfall / varamedlemmer: Ingen Andre tilstede: Kommunalsjef helse og velferd Lillian Ydstebø, Gjesdal kommune (sak 23/16) Oppdragsansvarlig revisor Tove Gunn Moen, Rogaland Revisjon IKS Forvaltningsrevisor Mette Aamodt, Rogaland Revisjon IKS (sak 35/16) Daglig leder Wencke S: Olsen, Rogaland Kontrollutvalgssekretariat Side Saker til behandling 22/16 16/ Godkjenning av protokoll fra forrige møte 2 23/16 16/ /16 14/ Orientering fra administrasjonen: Kommunalsjef helse og velferd Oppfølging av rapport: Lyse Energi AS - selskapskontroll med forvaltningsrevisjon /16 16/ Regnskap pr kontroll og tilsyn 3 26/16 16/ Budsjett for kontroll og tilsyn /16 16/ Prioritering av prosjekt til ny Plan for forvaltningsrevisjon 5 28/16 16/ Plan for forvaltningsrevisjon for perioden /16 16/ Bestilling av prosjektmandat for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i /16 16/ Overordnet analyse for selskapskontroll 7 31/16 16/ Plan for selskapskontroll /16 16/ Møteplan for

2 33/16 16/ Revisors uavhengighetserklæring /16 16/ Statusoversikt prosjekter og kontroller pr. august /16 15/ Forvaltningsrevisjon overgang fra ungdomsskole til videregående skole 9 Referat-/meldingssaker 4/16 13/ Melding fra vedtak i kommunestyret i Gjesdal pdf 10 Innkallingen ble godkjent uten merknader. 22/16 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Kontrollutvalget i Gjesdal godkjenner protokollen fra møtet den 14. juni Kontrollutvalget i Gjesdal godkjenner protokollen fra møtet den 14. juni /16 Orientering fra administrasjonen: Kommunalsjef helse og velferd Kontrollutvalget tar gjennomgangen til kommunalsjef for helse og velferd til orientering.

3 Kommunalsjef helse og velferd Lillian Ydstebø orienterte. Kontrollutvalget tar gjennomgangen til kommunalsjef for helse og velferd til orientering. 24/16 Oppfølging av rapport: Lyse Energi AS - selskapskontroll med forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget i Gjesdal tar rådmennenes og styrets tilbakemelding om oppfølging av rapporten Lyse AS til orientering. Melding om oppfølging sendes kommunestyret til orientering. Kontrollutvalget i Gjesdal tar rådmennenes og styrets tilbakemelding om oppfølging av rapporten Lyse AS til orientering. Melding om oppfølging sendes kommunestyret til orientering. 25/16 Regnskap pr kontroll og tilsyn Kontrollutvalget i Gjesdal tar regnskapsoversikten for kontroll og tilsyn pr til orientering.

4 Kontrollutvalget kom med følgende kommentar til regnskapet: Kontrollutvalget ber administrasjonen se gjennom godkjent budsjett opp mot kontrollutvalgets forslag. Det er store avvik grunnet at alle budsjetterte utgifter ikke er tatt inn, samt at enkelte poster ikke er endret de siste årene i tråd med kontrollutvalgets forslag. Administrasjonen har ikke anledning til å endre i kontrollutvalgets forslag til budsjett, og det er ikke gitt beskjed til kontrollutvalget om at kommunestyret har vedtatt endringer. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt med ovenforstående merknad. Kontrollutvalget i Gjesdal tar regnskapsoversikten for kontroll og tilsyn pr til orientering. Kontrollutvalget vil tilføye følgende merknad: Kontrollutvalget ber administrasjonen se gjennom godkjent budsjett opp mot kontrollutvalgets forslag. Det er store avvik grunnet at alle budsjetterte utgifter ikke er tatt inn, samt at enkelte poster ikke er endret de siste årene i tråd med kontrollutvalgets forslag. Administrasjonen har ikke anledning til å endre i kontrollutvalgets forslag til budsjett, og det er ikke gitt beskjed til kontrollutvalget om at kommunestyret har vedtatt endringer. 26/16 Budsjett for kontroll og tilsyn 2017 Kontrollutvalget i Gjesdal tilrår et samlet budsjett for kontroll og tilsyn for 2017 på kr ,- ekskl. mva. Kontrollutvalget vil poengtere at kommuneadministrasjonen må legge inn alle poster i kontrollutvalgets budsjett, se kommentar til sak 25/16.. Kontrollutvalget i Gjesdal tilrår et samlet budsjett for kontroll og tilsyn for 2017 på kr ,- ekskl. mva.

5 27/16 Prioritering av prosjekt til ny Plan for forvaltningsrevisjon VEDTAK: Kontrollutvalget vil ta inn prioriterte prosjekter som utvalget kom fram til ovenfor i Plan for forvaltningsrevisjon (se sak 28/16). Uprioriterte prosjekter tas også inn i planen. Plan for forvaltningsrevisjon sendes kontrollutvalget for gjennomlesning før den videresendes kommunestyret for sluttbehandling. Kontrollutvalget prioriterte disse prosjektene for ny Plan for forvaltningsrevisjon: Beredskap Barnevern/miljøarbeidertjenenesten Folkehelse/vaksinering Rus/psykiatri Spesialundervisning Vedlikehold bygninger/lekkasjer vannledning m.m. Effektivisering. Eldrebølgen Mindre prioritert Flytninger Jordmor Sentrumsplan Nærvær Salg av sykehjemsplasser Kvalitet på kommunale tjenester Internkontroll Arbeidsgiverstrategi Kvalitet på kommunale tjenester Kontrollutvalget vil ta inn prioriterte prosjekter som utvalget kom fram til ovenfor i Plan for forvaltningsrevisjon (se sak 28/16). Uprioriterte prosjekter tas også inn i planen. Plan for forvaltningsrevisjon sendes kontrollutvalget for gjennomlesning før den videresendes kommunestyret for sluttbehandling. 28/16 Plan for forvaltningsrevisjon for perioden

6 KONTROLLUTVALGET INNSTILLER TIL BYSTYRET Å FATTE FØLGENDE VEDTAK: Kommunestyret i Gjesdal vedtar Plan for forvaltningsrevisjon med de prioriteringer som foreligger fra kontrollutvalget. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta nødvendige endringer i planperioden i tråd med forskrift om kontrollutvalg 10. Kommunestyret i Gjesdal vedtar Plan for forvaltningsrevisjon med de prioriteringer som foreligger fra kontrollutvalget. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta nødvendige endringer i planperioden i tråd med forskrift om kontrollutvalg /16 Bestilling av prosjektmandat for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i 2017 Kontrollutvalget i Gjesdal ber revisor om å legge fram et utkast til prosjektmandat innenfor xxx til neste møte. Prosjektet skal i hovedsak ta for seg disse problemstillingene: * * Kontrollutvalget foreslo å utsette saken til ekstramøte 18. oktober. Dette forslaget til vedtak ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget utsetter saken til ekstramøte 18. oktober.

7 30/16 Overordnet analyse for selskapskontroll Kontrollutvalget i Gjesdal tar revisors gjennomgang av overordnet analyse knyttet til Plan for selskapskontroll til orientering. Kontrollutvalget foreslo å utsette saken til ekstramøte 18. oktober. Dette forslagert til vedtak ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget utsetter saken til ekstramøte 18. oktober. 31/16 Plan for selskapskontroll Kommunestyret i Gjesdal vedtar den framlagte Plan for selskapskontroll for perioden Kontrollutvalget delegeres fullmakt til å foreta prioritering av prosjekter i samarbeid med øvrige eiere. Kontrollutvalget foreslo å utsette saken til ekstramøte 18. oktober. Dette forslaget til vedtak ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget utsetter saken til ekstramøte 18. oktober.

8 32/16 Møteplan for 2017 Kontrollutvalget i Gjesdal vedtar følgende møteplan for 2017: Dag Dato Tidspunkt Kommentar Tirsdag :00 Tirsdag :00 Tirsdag :00 Tirsdag :00 Tirsdag :00 Avlyses om få saker Tirsdag :00 Kontrollutvalget i Gjesdal vedtar følgende møteplan for 2017: Dag Dato Tidspunkt Kommentar Tirsdag :00 Tirsdag :00 Tirsdag :00 Tirsdag :00 Tirsdag :00 Avlyses om få saker Tirsdag :00 33/16 Revisors uavhengighetserklæring 2016 Kontrollutvalget i Gjesdal tar revisors uavhengighetserklæring for 2016 til orientering. Revisor orienterte.

9 Kontrollutvalget i Gjesdal tar revisors uavhengighetserklæring for 2016 til orientering. 34/16 Statusoversikt prosjekter og kontroller pr. august 2016 FORSLAG VEDTAK: Kontrollutvalget tar statusoversikten pr. august 2016 til orientering. Revisor orienterte. Kontrollutvalget tar statusoversikten pr. august 2016 til orientering. 35/16 Forvaltningsrevisjon overgang fra ungdomsskole til videregående skole Kommunestyret i Gjesdal tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Overgang fra ungdomsskole til videregående skole» til orientering. Rapporten videresendes rådmannen, som arbeider videre med revisors anbefalinger. Tilbakemelding på oppfølging av rapporten gis via kontrollutvalget ca. et halvt år etter at rapporten er vedtatt i kommunestyret. Saken ble behandlet som sak nr. 3 i møtet. Forvaltningsrevisor Mette Aamodt orienterte.

10 Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret å fatte følgende vedtak: Kommunestyret i Gjesdal tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Overgang fra ungdomsskole til videregående skole» til orientering. Rapporten videresendes rådmannen, som arbeider videre med revisors an-befalinger. Tilbakemelding på oppfølging av rapporten gis via kontrollutvalget ca. et halvt år etter at rapporten er vedtatt i kommunestyret. REFERAT-/MELDINGSAKER 4/16 Melding fra vedtak i kommunestyret i Gjesdal pdf Meldingssaken ble tatt til orientering EVENTUELT Underskrifter Vi stadfester med underskriftene våre at det som er ført i protokollen, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet Raymond Knudsen Skjærpe Leder av kontrollutvalget Wencke S: Olsen kontrollutvalgssekretariatet Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur