KONTROLLUTVALGET I KVITSØY KOMMUNE PROTOKOLL

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I KVITSØY KOMMUNE PROTOKOLL Utvalg: Kontrollutvalget i Kvitsøy Møtenr.: 4 Møtedato: Utvalgssaksnr.: 22/16-32/16 Disse møtte: Leif Ydstebø Tor Arild Torgersen Torill Ramstad Christian Haaland Hege Ask Forfall / varamedlemmer: Liv Nesse Amundsen/Hege Ask Andre tilstede: Fra Kvitsøy kommune, Rådmann Andreas Polster (sak 23/16) Fra Rogaland Revisjon, Oppdragsleder Tore Kristensen og Revisor Selma Karaduman Fra Rogaland kontrollutvalgssekretariat, Førstekonsulen Leni Tande Side Saker til behandling 22/16 16/ Godkjenning av protokoll fra møte den /16 16/ Orientering fra administrasjonen: Rådmann 2 24/16 16/ Regnskapsoversikt pr kontroll og tilsyn 3 25/16 16/ Budsjett for kontroll og tilsyn /16 14/ Oppfølging av rapport: Lyse AS - selskapskontroll med forvaltningsrevisjon 4 27/16 16/ Plan for forvaltningsrevisjon /16 16/ Møteplan for /16 16/ Revisors uavhengighetserklæring /16 16/ Overordnet analyse - Plan for selskapskontroll /16 16/ Plan for selskapskontroll /16 16/ Statusoversikt prosjekter og kontroller pr. august Referat-/meldingssaker 6/16 16/ Tilsynsrapport fra Fylkesmannen - Samfunnssikkerhet og beredskap 8

2 Innkallingen ble godkjent uten merknader. 22/16 Godkjenning av protokoll fra møte den FORSLAG TILVEDTAK: Kontrollutvalget i Kvitsøy godkjenner protokollen fra møte den Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt Kontrollutvalget i Kvitsøy godkjenner protokollen fra møte den /16 Orientering fra administrasjonen: Rådmann Kontrollutvalget tar gjennomgangen til Rådmann til orientering. Rådmann orienterte. Kontrollutvalget tar gjennomgangen til Rådmann til orientering.

3 24/16 Regnskapsoversikt pr kontroll og tilsyn Kontrollutvalget i Kvitsøy tar regnskapsoversikt kontroll og tilsyn pr til orientering. Kontrollutvalget i Kvitsøy tar regnskapsoversikt kontroll og tilsyn pr til orientering. 25/16 Budsjett for kontroll og tilsyn 2017 Kontrollutvalget i Kvitsøy foreslår et samlet budsjett til kontroll og tilsyn for 2017 på kr ,- eksl.mva. Kontrollutvalget i Kvitsøy foreslår et samlet budsjett til kontroll og tilsyn for 2017 på kr ,- eksl.mva.

4 26/16 Oppfølging av rapport: Lyse AS - selskapskontroll med forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget i Kvitsøy tar rådmennenes og styrets tilbakemelding om oppfølging av rapporten Lyse AS til orientering. Melding om oppfølging sendes kommunestyret til orientering. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt Kontrollutvalget i Kvitsøy tar rådmennenes og styrets tilbakemelding om oppfølging av rapporten Lyse AS til orientering. Melding om oppfølging sendes kommunestyret til orientering. 27/16 Plan for forvaltningsrevisjon KONTROLLUTVALGET INNSTILLER TIL KOMMUNESTYRET Å FATTE FØLGENDE VEDTAK: Kommunestyret i Kvitsøy vedtar Plan for forvaltningsrevisjon med de prioriteringer som foreligger fra kontrollutvalget. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta nødvendige endringer i planperioden i tråd med forskrift om kontrollutvalg 10.

5 Kommunestyret i Kvitsøy vedtar Plan for forvaltningsrevisjon med de prioriteringer som foreligger fra kontrollutvalget. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta nødvendige endringer i planperioden i tråd med forskrift om kontrollutvalg /16 Møteplan for 2017 Kontrollutvalget i Kvitsøy vedtar følgende møteplan for 2017: Dag Dato Tidspunkt Kommentar Onsdag :00 Onsdag :00 Kan bli endret Onsdag :00 Onsdag :00 Onsdag :00 Kontrollutvalget i Kvitsøy vedtar følgende møteplan for 2017 Dag Dato Tidspunkt Kommentar Onsdag :00 Onsdag :00 Kan bli endret Onsdag :00 Onsdag :00 Onsdag :00

6 29/16 Revisors uavhengighetserklæring 2016 Kontrollutvalget i Kvitsøy tar revisors uavhengighetserklæring for 2016 til orientering. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt Kontrollutvalget i Kvitsøy tar revisors uavhengighetserklæring for 2016 til orientering. 30/16 Overordnet analyse - Plan for selskapskontroll Kontrollutvalget i Kvitsøy tar Overordnet analyse Plan for selskapskontroll til orientering. Kontrollutvalget i Kvitsøy tar Overordnet analyse Plan for selskapskontroll til orientering.

7 31/16 Plan for selskapskontroll KONTROLLUTVALGET INNSTILLER TIL KOMMUNESTYRET Å FATTE FØLGENDE VEDTAK: Kommunestyret i Kvitsøy vedtar den fremlagte Plan for selskapskontroll for Kontrollutvalget delegeres fullmakt til å foreta prioriteringer av prosjekter i samarbeid med øvrige eiere. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt Kommunestyret i Kvitsøy vedtar den fremlagte Plan for selskapskontroll for Kontrollutvalget delegeres fullmakt til å foreta prioriteringer av prosjekter i samarbeid med øvrige eiere. 32/16 Statusoversikt prosjekter og kontroller pr. august 2016 Kontrollutvalget i Kvitsøy tar statusoversikten pr. august 2016 til orientering Utvalget bestiller i dette møtet et mandat til forvaltningsrevisjon med område/tema: Anskaffelse av tjenester IKT. Forutsetning for bestillingen er at kommunestyret vedtar Plan for forvaltningsrevisjon Utvalget kom med noen stikkord til mandatet: - avtaler av IKT tjenester - hvilke tjenester kjøpes mot det faktiske behov - brukerundersøkelse - ressursbruk

8 Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt med tilføyelse om bestilling av mandat. Kontrollutvalget i Kvitsøy tar statusoversikten pr. august 2016 til orientering Utvalget bestiller i dette møtet et mandat til forvaltningsrevisjon med område/tema: Anskaffelse av tjenester IKT. Forutsetning for bestillingen er at kommunestyret vedtar Plan for forvaltningsrevisjon REFERAT-/MELDINGSAKER 6/16 Tilsynsrapport fra Fylkesmannen - Samfunnssikkerhet og beredskap Tilsynsrapporten ble tatt til orientering. EVENTUELT Orientering fra administrasjon Til neste møtet ønsker utvalget å invitere økonomisjefen for å orientere om sitt arbeids og ansvarsområde. De ønsker å høre litt om følgende punkter: - arbeids- og ansvarsområde - økonomisk planlegging, hvilken strategi legges - innspill til mandatet Anskaffelser av tjenester IKT - oversikt over kostnadene på IKT Underskrifter Vi stadfester med underskriftene våre at det som er ført i protokollen, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet Leder av kontrollutvalget Sekretær for kontrollutvalget Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur