KONTROLLUTVALGET I STRAND KOMMUNE PROTOKOLL

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I STRAND KOMMUNE PROTOKOLL Utvalg: Kontrollutvalget i Strand Møtenr.: 1 Møtedato: Utvalgssaksnr.: 1/16-9/16 Disse møtte: Edvard K.Tungland Grim Lura Åge Gjørøy Hogne Fjellanger Hilde M. Fjetland Forfall / varamedlemmer: Ellen Karender / Hilde M.Fjetland møtte Grim Lura møtte kl Andre tilstede: Fra Strand kommune, Økonomisjef Hanne Karin Fjelde Krog til sak 3/16 Fra Rogaland Revisjon, forvaltningsrevisor Frode Gøthesen til sak 2/16 Fra Rogaland Revisjon, forvaltningsrevisor Svein Kvalvåg til sak 5/16 Fra Rogaland kontrollutvalgssekretariat, førstekonsulent Leni Tande Side Saker til behandling 1/16 16/ Godkjenning av protokoll fra møte den /16 15/ Rapport forvaltningsrevisjon: Spesialundervisning 2 3/16 16/ Orientering om kommunens budsjett 2016 og økonomiplan /16 16/ Regnskapsoversikt for kontroll og tilsyn pr /16 16/ Presentasjon av overordnet analyse 4 6/16 15/ Bestilling forvaltningsrevisjon - Kommunalt Arkiv 5 7/16 16/ Kontrollutvalgets årsmelding /16 16/ Plan for invitasjon av politiske ledere - innspill til plan for forvaltningsrevisjon 6 9/16 16/ Statusoversikt prosjekt og kontroller pr. januar Referat-/meldingssaker 1/16 14/ Rapport selskapskontroll: Lyse energi AS 7 2/16 16/ Rapport: Tilsyn med arkivorganisering Statsarkivet (ettersendt dokument)

2 Innkallingen ble godkjent med følgende merknader: Grim Lura har ikke mottatt møteinnkallelsen. 1/16 Godkjenning av protokoll fra møte den Kontrollutvalget i Strand godkjenner protokollen fra møte den Kontrollutvalget i Strand godkjenner protokollen fra møte den /16 Rapport forvaltningsrevisjon: Spesialundervisning KONTROLLUTVALGET INNSTILLER TIL KOMMUNESTYRET Å FATTE FØLGENDE VEDTAK: Kommunestyret i Strand tar forvaltningsrevisjonen «Spesialundervisning» til orientering. Rapporten videresendes rådmannen for oppfølging av rapportens konklusjoner og anbefalinger. Rådmannen gir tilbakemelding til kommunestyret via kontrollutvalget om hvordan rapporten er fulgt opp innen ca. 6 måneder etter kommunestyrets vedtak. Revisor orienterte. Kontrollutvalget ønsker å legge til følgende punkter til revisors anbefalinger i rapporten: Kontrollutvalget vil anbefale kommunen å gå i dialog med den enkelte skole for å vurdere om det er for mange som får spesialundervisning, og om de som får slik undervisning, får et godt nok tilbud.

3 Kontrollutvalget vil anbefale kommunen å styrke den spesialpedagogiske kompetansen hos lærerne, evt rekruttere flere med slik kompetanse. Kontrollutvalget vil anbefale kommunen å bruke PPT tjenestens nøkkelkompetanse i arbeidet med å utjevne forskjellene, siden alle skolene bruker samme PP-tjeneste. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt med endringer gjort i møtet. Kommunestyret i Strand tar forvaltningsrevisjonen «Spesialundervisning» til orientering med følgende tilleggspunkter til revisors anbefalinger i rapporten: Kontrollutvalget vil anbefale kommunen å gå i dialog med den enkelte skole for å vurdere om det er for mange som får spesialundervisning, og om de som får slik undervisning, får et godt nok tilbud. Kontrollutvalget vil anbefale kommunen å styrke den spesialpedagogiske kompetansen hos lærerne, evt rekruttere flere med slik kompetanse. Kontrollutvalget vil anbefale kommunen å bruke PPT tjenestens nøkkelkompetanse i arbeidet med å utjevne forskjellene, siden alle skolene bruker samme PP-tjeneste. Rapporten videresendes rådmannen for oppfølging av rapportens konklusjoner og anbefalinger. Rådmannen gir tilbakemelding til kommunestyret via kontrollutvalget om hvordan rapporten er fulgt opp innen ca. 6 måneder etter kommunestyrets vedtak. 3/16 Orientering om kommunens budsjett 2016 og økonomiplan Kontrollutvalget i Strand tar rådmannens orientering til etterretning.

4 Økonomisjefen orienterte. På bordet ble det lagt ut en egen presentasjon for kontrollutvalget. Kontrollutvalget i Strand tar rådmannens orientering til etterretning 4/16 Regnskapsoversikt for kontroll og tilsyn pr Kontrollutvalget i Strand tar regnskapsoversikt for kontroll og tilsyn pr til orientering. Det ble gjort oppmerksom på en mulig feil i regnskapet angående føring av revisors forbruk 3.tertial. Sekretariatet sjekker det opp og gir utvalget en tilbakemelding. Kontrollutvalget i Strand tar regnskapsoversikt for kontroll og tilsyn pr til orientering. 5/16 Presentasjon av overordnet analyse Kontrollutvalget i Strand tar orienteringen og overordnet analyse til foreløpig orientering. Kontrollutvalget kommer tilbake til den overordnede analysen når utvalget skal prioritere prosjektene.

5 Revisor orienterte først om forvaltningsrevisjon og ga videre en presentasjon av overordnet analyse. Kontrollutvalget i Strand tar orienteringen og overordnet analyse til foreløpig orientering. Kontrollutvalget kommer tilbake til den overordnede analysen når utvalget skal prioritere prosjektene. 6/16 Bestilling forvaltningsrevisjon - Kommunalt Arkiv Kontrollutvalget i Strand bestiller prosjektet «Kommunalt arkiv» i tråd med forslag til mandat. Kontrollutvalget ønsker en ny vurdering av allerede foreslått mandat med ønske om muligheter til å redusere rapporten i omfang og antall timer i forhold til informasjon som fremkommer i rapporten fra Statsarkivet Kontrollutvalget ønsker å fremme nytt forslag til vedtak: Kontrollutvalget i Strand ber Rogaland revisjon utarbeide et nytt, revidert opplegg for forvaltningsrevisjon «kommunalt arkiv» der en hensyntar opplysninger framkommet i tilsynsrapporten fra Statsarkivet med rapportdato Nytt forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget i Strand ber Rogaland revisjon utarbeide et nytt, revidert opplegg for forvaltningsrevisjon «kommunalt arkiv» der en hensyntar opplysninger framkommet i tilsynsrapporten fra Statsarkivet med rapportdato

6 7/16 Kontrollutvalgets årsmelding 2015 Kontrollutvalget i Strand tar årsmelding 2015 til orientering. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. Leder stilte spørsmål til om han skulle stå for signatur på årsmeldingen Sekretariatet sjekker opp og kommer med en tilbakemelding på det. Kontrollutvalget i Strand tar årsmelding 2015 til orientering. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. 8/16 Plan for invitasjon av politiske ledere - innspill til plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget i Strand ønsker møte med politiske ledere den x.x.2016, og ber sekretariatet sende ut vedlagt informasjon forut for dette møtet. Kontrollutvalget foreslo å invitere politiske ledere til et møte 07.mars kl.17:00.

7 Kontrollutvalget i Strand ønsker møte med politiske ledere den kl.17:00, og ber sekretariatet sende ut vedlagt informasjon forut for dette møtet. 9/16 Statusoversikt prosjekt og kontroller pr. januar 2016 Kontrollutvalget i Strand tar statusoversikten pr. januar 2016 til orientering. Forslag til vedtak var enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget i Strand tar statusoversikten pr. januar 2016 til orientering.

8 REFERAT-/MELDINGSAKER 1/16 - Rapport selskapskontroll: Lyse energi AS - Det ble stilt spørsmål fra utvalget på hvem som følger opp tilbakemeldingen fra styret og representantskapet. Sekretariatet kommer tilbake med svar til neste møte. 2/16 Rapport: Tilsyn med arkivorganisering -Statsarkivet EVENTUELT Kontrollutvalget foreslo å endre møtestart fra kl.16:00 til kl.16:15. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Underskrifter Vi stadfester med underskriftene våre at det som er ført i protokollen, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet Leder av kontrollutvalget Sekretær for kontrollutvalget Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur