KONTROLLUTVALGET I LUND KOMMUNE PROTOKOLL

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I LUND KOMMUNE PROTOKOLL Utvalg: Kontrollutvalget i Lund Møtenr.: Møtedato: Utvalgssaksnr.: 13/14-5/14 Disse møtte: Arne Skobba Bodil Heskestad Audun Moen Karl Andreas Moen Sonja Surdal Forfall / varamedlemmer: Ingen Andre til stede: Rådmann Rolv Lende, Lund kommune PNM-sjef John Skåland, Lund kommune Revisor Monica Nilsen, Kommunerevisjon Vest IKS Oppdragsansvarlig revisor Annebeth Melhus Mathiesen, Rogaland Revisjon Daglig leder Wencke S. Olsen, Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Side Saker til behandling 13/14 13/ Godkjenning av protokoll fra forrige møte 2 14/14 13/ Orientering om kommunens regnskap for 1. tertial /14 13/ Selskapskontroll i IRS Miljø IKS 2 16/14 13/ Orientering fra administrasjonen: Tilstander på bygg, vurdering for salg 4 17/14 13/ Statusoversikt pr. juni Referat-/meldingssaker 5/14 14/ KST Forvaltningsrevisjonsrapport Vedlikehold / Eiendomsforvaltning 4 Innkallingen ble godkjent uten merknader.

2 13/14 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Kontrollutvalget i Lund godkjenner protokollen fra møtet den 9. april Kontrollutvalget i Lund godkjenner protokollen fra møtet den 9. april /14 Orientering om kommunens regnskap for 1. tertial 2014 VEDTAK: Kontrollutvalget tar Lund kommunes tertialrapport pr. 1. tertial 2014 til orientering. Rådmann Rolv Lende orienterte om tertialrapporten. Kontrollutvalget tar Lund kommunes tertialrapport pr. 1. tertial 2014 til orientering. 15/14 Selskapskontroll i IRS Miljø IKS Kommunestyret i Lund tar den framlagte rapporten vedr. selskapskontroll i IRS Miljø IKS til orientering. Kommunestyret ber om at administrasjonen gir tilbakemelding til kommunestyret via kontrollutvalget om hvordan rapportens anbefalinger er fulgt opp innen ca. 6 måneder etter at kommunestyret har fattet vedtak. Revisor Monica Nilsen orienterte. Kontrollutvalget foreslo at det bør stå i første avsnitt at rapporten..tas til etterretning. Kontrollutvalget foreslo følgende tillegg til forslag til vedtak:

3 1. Revisor påpeker i rapporten at Lund kommune har vedtatt eiermelding og dermed har fastlagt rutiner for oppfølging av sine selskaper. Revisor kan imidlertid ikke se at det har vært orientert om IRS i kommunestyret etter at eierskapsmeldingen ble vedtatt, slike eiermeldingen forutsetter for alle selskaper. Revisor framholder også at det i eiermeldinger er ordfører som har fått ansvar for opplæring av representantskapsmedlemmer. Dette har ikke skjedd, og det er heller ikke gjort for på hvilken måten denne opplæringen skal foregå, eller som det foreligger noen planer for dette. Kontrollutvalget anbefaler for kommunestyret at dette forholdet avklares. 2. Kontrollutvalget anbefaler for kommunestyret at pkt funn som vedrører selskapets drift og selskapets styre blir fulgt opp av Lunds representanter i styre og representantskap for IRS. 3. Kontrollutvalget peker også på at det bør avklares om det er gitt tilbakemelding fra selskapet på Fylkesmannens påpeking av at anlegget kan bli stengt pga klager på lukt fra slam og kompostering. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt med disse endringene. Kommunestyret i Lund tar den framlagte rapporten vedr. selskapskontroll i IRS Miljø IKS til etterretning med følgende kommentarer: 1. Revisor påpeker i rapporten at Lund kommune har vedtatt eiermelding og dermed har fastlagt rutiner for oppfølging av sine selskaper. Revisor kan imidlertid ikke se at det har vært orientert om IRS i kommunestyret etter at eiermeldingen ble vedtatt, slik eiermeldingen forutsetter for alle selskaper. Revisor framholder også at det i eiermeldingen er ordfører som har fått ansvar for opplæring av representantskapsmedlemmer. Dette har ikke skjedd, og det er heller ikke gjort rede for på hvilken måte denne opplæringen skal foregå, eller som det foreligger noen planer for dette. Kontrollutvalget anbefaler for kommunestyret at dette forholdet avklares. 2. Kontrollutvalget anbefaler for kommunestyret at pkt funn som vedrørende selskapets drift og selskapets styre blir fulgt opp av Lunds representanter i styre og representantskap for IRS. 3. Kontrollutvalget peker også på at det bør avklares om det er gitt tilbakemelding fra selskapet på Fylkesmannens påpeking av at anlegget kan bli stengt pga klager på lukt fra slam og kompostering.

4 Kommunestyret ber om at administrasjonen gir tilbakemelding til kommunestyret via kontrollutvalget om hvordan rapportens anbefalinger er fulgt opp innen ca. 6 måneder etter at kommunestyret har fattet vedtak. 16/14 Orientering fra administrasjonen: Tilstander på bygg, vurdering for salg Kontrollutvalget i Lund tar PNM-sjefen sin utredning til orientering. PNM-sjef John Skåland orienterte. Kontrollutvalget i Lund tar PNM-sjefen sin utredning til orientering. 17/14 Statusoversikt pr. juni 2014 Kontrollutvalget i Lund tar statusoversikt pr. juni 2014 til orientering. Kontrollutvalget i Lund tar statusoversikt pr. juni 2014 til orientering. Referat-/meldingssaker: 5/14 KST Forvaltningsrevisjonsrapport Vedlikehold / Eiendomsforvaltning

5 EVENTUELT Sekretariatet sjekker kontrollutvalgets vedtak knyttet til vedlikeholdsrapporten og oversendt vedtak til kommunestyret. Sekretariatet undersøker til neste møte om papirversjon av protokollen skal underskrives. Saker til neste møte: o Oppfølging av revisors merknader til årsoppgjørsnotatet o Kontrollutvalget ber om en ny orientering på oppfølging av tidligere gjennomført forvaltningsrevisjon om økonomi i Pleie og omsorg, (inkl. utnyttelse av IKT systemer). Kommunalsjef Trond Skjæveland inviteres til neste møte. Underskrifter Vi stadfester med underskriftene våre at det som er ført i protokollen, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet Leder av kontrollutvalget Sekretær for kontrollutvalget Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur