Status på oppfølging av anbefalinger i revisjonsrapporten "Kjøp av konsulent- tjenester i Hedmark fylkeskommune"

Transkript

1 Saknr. 14/ Saksbehandler: Øivind Nyhus Status på oppfølging av anbefalinger i revisjonsrapporten "Kjøp av konsulent- tjenester i Hedmark fylkeskommune" Innstilling til vedtak: ::: Sett inn innstillingen under denne linja 1. Kontrollutvalget tar tilbakemeldingen om status i fylkesrådets oppfølging av anbefalingene i revisjonsrapporten «Kjøp av konsulenttjenester i Hedmark fylkeskommune» til orientering. 2. Kontrollutvalget sender saken til fylkestinget til orientering. ::: Sett inn innstillingen over denne linja... Sett inn saksutredningen under denne linja Vedlegg: Brev av fra fylkesrådet til Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet vedrørende status på oppfølgingen av anbefalingene i revisjonsrapporten «Kjøp av konsulenttjenester i Hedmark fylkeskommune». Brev av fra fylkesrådet til Hedmark Revisjon IKS som uttalelse til revisjonsrapporten. Hamar, Dette dokumentet er elektronisk godkjent.

2 Saksutredning Status på oppfølging av anbefalinger i revisjonsrapporten "Kjøp av konsulenttjenester i Hedmark fylkeskommune" Bakgrunn Kontrollutvalget behandlet revisjonsrapporten «Kjøp av konsulenttjenester i Hedmark fylkeskommune» i sak 01/13 den Rapporten ble sendt til fylkestinget. Fylkestinget vedtok i sak 15/13 som innstilt fra kontrollutvalget; 1. Fylkestinget tar den framlagte forvaltningsrevisjonsrapporten Kjøp av konsulenttjenester i Hedmark fylkeskommune til etterretning. 2. Fylkestinget ber fylkesrådet gi tilbakemelding til kontrollutvalget om oppfølging av anbefalingene i revisjonsrapporten innen Ettersom fylkesrådets tilbakemelding henger tett sammen med fylkeskommunens innkjøpsstrategi, ble det bedt om utsettelse med tilbakemeldingen til revidert innkjøpsstrategi var behandlet i fylkestinget. I henhold til 12 i kontrollutvalgsforskriften plikter kontrollutvalget å påse at fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av forvaltningsrevisjonsrapporter blir fulgt opp, samt rapportere til fylkestinget om dette. Fakta Det vises til vedlagte brev av der fylkesrådet gir sine kommentarer til revisjonens anbefalinger og eventuelle tiltak som er iverksatt for å etterkomme anbefalingene. Det vises også til svar fra fylkesrådet av som var vedlagt revisjonsrapporten som ble behandlet i fjor. Anbefalingene i revisjonsrapporten framkom under de ulike problemstillingene på følgende måte: Problemstilling 1. I hvilken grad blir det gjort behovsvurderinger ved kjøp av konsulenttjenester? Revisor vil anbefale at fylkeskommunen vurderer å utarbeide en særskilt strategi og/eller retningslinjer for dette området. Revisors konklusjon er at det i mange tilfeller synes å bli foretatt behovsvurderinger ved kjøp av konsulenttjenester, men at vurderingene i liten grad er formaliserte eller dokumenterbare. Følgelig vil revisor anbefale at fylkeskommunen vurderer å stille økte krav til dokumentasjon og skriftliggjøring ved gjennomføring av nevnte behovsvurderinger. Det kan for eksempel være hensiktsmessig å benytte fylkeskommunens oppstartsnotat som en fast mal.

3 Problemstilling 2. Er anskaffelsesprosessen ryddig og hensiktsmessig? Undersøkelsen viser flere mangler med hensyn til gjennomføring av nødvendig konkurranse. Samtidig kan det i flere tilfeller ikke dokumenteres at det er ført protokoll eller at det er innhentet nødvendige skatteattester og HMS-egenerklæringer. Videre synes det å foreligge varierende grad av kvalitet med hensyn til skriftliggjøring og arkivering av innkjøpsdokumentasjon. Revisors konklusjon er at det synes å foreligge et forbedrings-potensial med hensyn til forannevnte områder, og det anbefales at dette gis nødvendig oppfølging i fylkeskommunen. Problemstilling 3. Hvordan følger fylkeskommunen opp konsulentoppdragene? Revisors konklusjon er at fylkeskommunen, i sin alminnelighet, synes å følge opp konsulentoppdragene på en tilfredsstillende måte. Revisor vil, avhengig av konsulentoppdragets art, anbefale at fylkeskommunen vurderer om det i større grad kan være hensiktsmessig å kontraktsfeste at det skal legges til rette for kompetanseoverføring. Problemstilling 4. Hvordan evalueres resultatene ved kjøp av konsulenttjenester? Revisors konklusjon er at det foreligger et forbedringspotensial hva angår evaluering av konsulentoppdrag. Det anbefales at fylkeskommunen vurderer å stille økte krav til skriftliggjøring og formalisering ved evaluering av konsulentoppdrag. Vurdering Problemstilling 1: I sin statusrapport opprettholder fylkesrådet samme syn som i uttalelsen til revisjonsrapporten om at det er skeptisk til å utarbeide egen strategi for kjøp av konsulenttjenester. I statusrapport står det at «det vurderes ikke å være behov for en egen strategi eller egne retningslinjer kun for konsulentkjøp». Det bemerkes at det rent innkjøpsfaglig er de samme vurderinger som skal gjøres som for øvrige innkjøp. I uttalelsen som var vedlagt revisjonsrapporten ble det bl.a. skrevet at «Fylkesrådet er opptatt av at mengden interne styringsdokumenter og retningslinjer holdes på et hensiktsmessig nivå, og vil se revisjonens anbefaling i lys av dette når spørsmålet vurderes nærmere». Statusrapporten er forelagt revisor som ønsker å vise til sin begrunnelse for anbefalingen, som var inntatt i revisjonsrapporten: «Revisor vil understreke at det ikke er noe i veien for at en eventuell strategi og/eller retningslinjer for kjøp av konsulenttjenester kan innarbeides i allerede eksisterende styringsdokumenter, for eksempel i fylkeskommunens innkjøpsstrategi. Revisor er imidlertid av den oppfatning at det kan være hensiktsmessig å fokusere særskilt på kjøp av konsulenttjenester i strategi og/eller i retningslinjer. Dette tilskrives blant annet at kjøp av konsulenttjenester i mange tilfeller forutsetter en særlig tett oppfølging med leverandør. Ennvidere kan det, blant annet i et kostnadsperspektiv, være hensiktsmessig å foreta en strategisk vurdering

4 av hvilken kompetanse fylkeskommunen selv skal besitte og hvilken kompetanse det anses som mest hensiktsmessig å leie inn i form av konsulentbistand.» Når det gjelder anbefalingen om å stille økte krav til dokumentasjon og skriftliggjøring ved gjennomføring av behovsvurderinger, så viser fylkesrådet til omtalen av dette i den nye innkjøpsstrategien. Spesielt gjelder dette bruk av oppstartsnotat, som etter planen skal gjøres obligatorisk ved alle rammeavtaler for nye områder og alle ad hoc enkeltkjøp med verdi over kr ,-, noe som bør styrke kvaliteten i prosessen. Problemstilling 2: Revisor mener det synes å foreligge et forbedringspotensial knyttet til selve innkjøpsprosessen. Fylkesrådet viser her til det kontinuerlige arbeidet som gjøres for å styrke kompetansen og viser videre til den sentrale innkjøpsavdelingens oppgaver. Fylkesrådet mener derved at revisjonens anbefaling er ivaretatt. Statusrapporten fra fylkesrådet er forelagt revisor, som mener at de tiltak det vises til kan medvirke til å sikre og styrke kvaliteten i innkjøpsprosessen. Problemstilling 3: Når det gjelder spørsmålet om tilrettelegging for kompetanseoverføring, svarer fylkesrådet at «det ikke anses hensiktsmessig å legge inn en slik klausul på et mer generelt grunnlag». I likhet med tidligere uttalelse viser fylkesrådet til at konsulenttjenester kan romme svært mange ulike typetilfeller og behovet for eventuelle kompetanseoverføring må derfor vurderes konkret. Problemstilling 4: Til spørsmålet om økte krav til skriftliggjøring og formalisering ved evaluering av konsulentoppdrag, uttalte fylkesrådet i vedlegget til revisjonsrapporten bl.a. «Fylkesrådet er av den oppfatning at nye krav til skriftlige rapporter i virksomhetene bør vurderes svært nøye, og ikke innføres med mindre det anses påkrevd.» Videre at: «Fylkesrådet er kritisk til hvorvidt gjennomgående krav til formaliserte skriftlige evalueringer ved konsulentkjøp er en hensiktsmessig og fornuftig bruk av ressurser totalt sett.» I statusrapporten viser fylkesrådet til en evaluering er noe den enkelte bestiller må vurdere. «Fylkesrådet vil derfor ikke iverksette et generelt krav til skriftliggjøring av evalueringer», men viser til at det er «viktig å ha bevissthet rundt forhold som kan gi lærdom til senere lignende kjøp». Oppsummering: Sekretariatet mener fylkesrådet har gitt en tilfredsstillende statusrapport på oppfølgingen av revisjonens anbefalinger. Fylkesrådet viser i noen tilfeller til tiltak som er eller vil bli iverksatt, mens det i andre tilfeller argumenterer med at det ikke anser det hensiktsmessig å følge revisjonens anbefalinger. Sekretariatet mener dette viser en bevisst og aktiv holdning til temaene som er reist i revisjonens rapport. Tilbakemeldingen fra fylkesrådet og kontrollutvalgets vedtak vil bli nevnt i kontrollutvalgets årsrapport for 2014, slik at fylkestinget blir orientert om at vedtaket i april 2013 er fulgt opp.

5 ... Sett inn saksutredningen over denne linja