FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT "ARBEIDSMILJØ I HEDMARK FYLKESKOMMUNE". Trykte vedlegg: Fylkesrevisjonens rapport Arbeidsmiljø i Hedmark fylkeskommune.

Transkript

1 Saknr. 10/ Ark.nr. 216 Saksbehandler: Steinar Gulbrandsen FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT "ARBEIDSMILJØ I HEDMARK FYLKESKOMMUNE". Sekretariatets innstilling til vedtak: Kontrollutvalget legger saken frem for fylkestinget med slikt forslag til vedtak: Fylkestinget tar den framlagte forvaltningsrevisjonsrapporten vedrørende Arbeidsmiljø i Hedmark fylkeskommune til orientering. Trykte vedlegg: Fylkesrevisjonens rapport Arbeidsmiljø i Hedmark fylkeskommune. Hamar, Steinar Gulbrandsen Sekretariatsleder Kjell Arne Sveum Rådgiver

2 SAKSUTREDNING. Bakgrunn. Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave. Formålet med forvaltningsrevisjon framgår av kommunelovens 77 nr. 4, der det heter: Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Fakta. Prosjektet Arbeidsmiljø ble bestilt i kontrollutvalgets sak 1/10 i møte Prosjektet har hatt følgende formål: Å vurdere hvordan Hedmark fylkeskommune ivaretar sitt ansvar og forpliktelser knyttet til utviklingen av et godt arbeidsmiljø, med hensyn til ledernes kompetanse på området, oppfølgingen av IA- avtalen, og hvordan verneombudsordningen fungerer. Formålet er konkretisert i følgende problemstillinger: Hvordan sikrer fylkeskommunen at ledere i egen organisasjon har kompetanse til å ivareta arbeidsmiljøspørsmål? Hvordan er fylkeskommunens måloppnåelse når det gjelder IA-avtalen? Hvordan fungerer ordningen med verneombud og hovedverneombud? Revisjonens vurderinger og konklusjoner slik de framgår av sammendraget i revisjonsrapporten, går i store trekk ut på følgende: Problemstilling 1. Hvordan sikrer Fylkeskommunen at ledere i egen organisasjon har kompetanse til å ivareta arbeidsmiljøspørsmål? Undersøkelsen viser at Fylkeskommunen har planer og strategier for å sikre at ledere har kompetanse når det gjelder arbeidsmiljø og HMS.. Fylkesrevisjonen har. funnet at den Personalpoliske strategiplanen som ligger på Fylkeskommunens intranettside, skulle vært evaluert og rullert i Fylkesdirektøren sier planen har vært evaluert. Fylkesrevisjonen stiller spørsmålstegn ved om ledere i virkesomhetene/enhetene anser disse dokumentene som aktuell styringsinformasjon, når dokumentene ikke er oppdatert.

3 Revisjonsgjennomgangen har vist at Personal- og organisasjonsavdelingen og HMS -seksjonen (etter august 2010 heter denne Bedriftshelsetjenesten; BHT) i Fylkeskommunen, arbeider med opplæring og støtte til lederne. NAV Arbeidslivssenter er også involvert i informasjons- og opplæringsarbeid. 20 prosent av lederne som har besvart fylkesrevisjonens spørreundersøkelse har fått opplæringen før 2004, og det er Fylkesrevisjonens vurdering at disse lederne har behov for oppdatert kunnskap. Fylkesrevisjonen mener videre at HMS og internkontroll er på plass ved de fleste enheter/virksomheter i Fylkeskommunen, Videre har spørreundersøkelse blant verneombudene vist at en del ledere kan bli flinkere til å involvere verneombud i råd og tiltak knyttet til arbeidsmiljøet. Dette er spesielt viktig i omstillingsfaser. Fylkesrevisjonen stiller spørsmålstegn ved om manglende involvering av verneombudene kan skyldes mangel på kompetanse hos lederne. Over 30 prosent av de ansatte i Fylkeskommunen hadde i 2009, ikke fått tilbud om medarbeidersamtaler. Da dette er et av målene på det personalpolitiske området, er det Fylkesrevisjonens vurdering at dette kan skyldes at ledere ikke har nok kunnskap om hva som forventes av dem som ledere. Fylkesrevisjonen etterlyser medarbeiderundersøkelse blant medarbeiderne i Fylkeskommunen. En slik undersøkelse kan gi nyttige tilbakemeldinger blant annet når det gjelder ledelse. Problemstilling 2. Hvordan er fylkeskommunens måloppnåelse når det gjelder IA-avtalen? Fylkesrevisjonen mener samarbeidsavtalen Fylkeskommunen har med NAV, skulle vært revidert. De fleste målene i avtalen som foreligger, gjelder for Samarbeidet med NAV er etter Fylkesrevisjonens vurdering bra, men enheter/virksomheter i fylkeskommunen kunne i større grad benyttet seg av tilbud om opplæring/informasjon fra NAV Arbeidslivssenter. Arbeidsgiver skal arbeide for å forebygge og redusere sykefravær Fylkesrevisjonen mener Fylkeskommunen jobber aktivt med å forebygge og redusere sykefraværet, og har utarbeidet aktivitetsmål knyttet til dette. Fylkeskommunen har ingen samlet oversikt over andel sykmeldte som får oppfølgingsplan eller dialogmøte.nav mener Fylkeskommunen har blitt flinkere til å utarbeide oppfølgingsplaner, men mener det er et forbedringspotensial, både når det gjelder antall og kvalitet. Det er Fylkesrevisjonens vurdering at Fylkeskommunen bør ha en samlet oversikt over andel sykmeldte som får henholdsvis oppfølgingsplan og dialogmøte, da dette gir mulighet til å følge opp lederne på et viktig område. Arbeidsgiver skal arbeide for å øke sysselsettingen av personer med redusert funksjonsevne

4 Fylkesrevisjonen mener Fylkeskommunen har fokus på å tilrettelegge for ansatte med nedsatt funksjonsevne. NAV opplyser at Fylkeskommunen benytter seg av tilretteleggingstilskudd, et IAvirkemiddel som gir mulighet for tilskudd for å tilrettelegge arbeidet for den som har behov. Når det gjelder å rekruttere ansatte med nedsatt funksjonsevne, har ikke Fylkesrevisjonen funnet fylkeskommunale målsettinger på dette området. På bakgrunn av de undersøkelser som Fylkesrevisjonen har gjort, er det vår vurdering at det heller ikke er iverksatt mange tiltak. Fylkeskommunen opplyser at det i perioden 2008 til 2010 er tatt inn ca 20 personer på yrkestreningstiltak via NAV. Det foreligger ikke noen informasjon om hvorvidt disse hadde nedsatt funksjonsevne. Arbeidsgiver skal arbeide for å øke den reelle pensjonsalderen Det er Fylkesrevisjonens vurdering at Fylkeskommunen arbeider aktivt for å nå dette målet. Fylkesrevisjonens revisjonsgjennomgang viser at samtlige at de som er intervjuet kjente til Fylkeskommunens seniorpolitikk. Vi mener at Fylkeskommunen har god måloppnåelse når det gjelder å utsette avgang til frivillige pensjonsalder, samtidig som utviklingen i sykefraværet er urovekkende. Vi mener de nåværende tiltakene bør evalueres før det foretas endringer. Fylkesrevisjonen har funnet at det er ulik praksis de fylkeskommunale enhetene/virksomhetene i mellom, når det gjelder å innvilge seniorpolitiske tiltak. Det er også ulik praksis når det gjelder bruk av tidsressurs hos lærere som har nedsatt leseplikt. Det er Fylkesrevisjonens vurdering at det bør vurderes mer lik praksis på disse områdene. Problemstilling 3. Hvordan fungerer ordningen med verneombud og hovedverneombud? Fylkesrevisjonen har gjennomført en spørreundersøkelse blant verneombudene som viser at flertallet (81 prosent) av de som besvarte undersøkelsen, har fått opplæring i å utføre vervet sitt. Nærmere halvparten av disse hadde imidlertid fått opplæring før 2004, og burde, etter Fylkesrevisjonens vurdering, gjennomført ny opplæring. Det er fylkesrevisjonens vurdering at verneombudene kunne hatt mer tid til å utøve vervet sitt. Revisjonens konklusjon går ut på følgende: Vurderingene knyttet til de tre problemstillingene tilsier at Hedmark fylkeskommune langt på vei ivaretar sitt ansvar og sine forpliktelser knyttet til: - å sikre at lederne har kompetanse til å ivareta arbeidsmiljøspørsmål - IA avtalen - ordningen med verneombud/hovedverneombud. Fylkesrevisjonen mener at undersøkelsen også har vist at det er områder hvor det er forbedringspotensial, og har følgende anbefalinger:

5 Styringsdokumenter som ligger på Fylkeskommunens intranettsider bør oppdateres. Fylkeskommunen bør utarbeide en personalmelding, slik det ble skissert å Fylkeskommunens Årsbudsjett for Fylkeskommunen bør gjennomføre medarbeiderundersøkelse(r) blant alle ansatte. Fylkeskommunen bør i større grad sikre at det gjennomføres medarbeidersamtaler. Opplæring av ledere og verneombud i helse, miljø og sikkerhet (HMS), Internkontroll (IK) og IA bør fortsatt prioriteres. Det bør sikres jevnlig oppdatering av kunnskap. I denne sammenheng bør det vurderes om ledere som jobber med omstillingsprosesser, bør ha kompetanse på endringsledelse. Fylkeskommunen bør sikre at verneombudene blir tatt med på råd når det gjelder arbeidsmiljørelaterte spørsmål. Fylkeskommunen bør vurdere om verneombudene/hovedverneombudene, herunder fylkeshovedverneombudet, har nok tid/ressurser til å utøve vervet sitt. I sammenheng med en oppdatert, ev. ny samarbeidsavtale med NAV om inkluderende arbeidsliv, bør Fylkeskommunens sette konkrete mål knyttet til delmålene. Fylkeskommunen bør, sammen med tillitsvalgte og verneombud, vurdere et tettere samarbeid seg i mellom, og med NAV, når det gjelder IA. Fylkeskommunen bør vurdere om den kan innføre en oversikt over andel sykmeldte med oppfølgingsplaner, og andel gjennomførte dialogmøter. Dette for å kunne få et bedre grunnlag for å vurdere om Fylkeskommunen oppfyller de lovpålagte kravene til oppfølging av sykmeldte. En slik oversikt kan også brukes for å utvikle eventuelle resultatindikatorer på området. De iverksatte seniorpolitiske tiltakene bør evalueres. I denne sammenheng bør det vurderes hvorvidt økning i den reelle pensjonsalderen er et resultat av de iverksatte tiltakene. Fylkeskommunen bør vurdere om alle enhetene skal gi samme muligheter for seniortiltak til de ansatte. Herunder bør det vurderes å få mer ensartet praksis på skolene, når det gjelder avtale om nedsatt lesplikt for lærerne. Fylkeskommunen bør se nærmere på årsaker til økt sykefravær blant ansatte over 60 år. Rapporten er vedlagt uttalelse fra Fylkesrådet. I sin uttalelse skriver fylkesrådet blant annet: Fylkesrådet ser det som gledelig at rapporten viser grunnleggende positive funn på de områder som er undersøkt og vurdert, og at det jobbes godt med de aktuelle forhold.

6 Av fylkesrådets kommentarer til fylkesrevisjonens anbefalinger, framgår følgende: Fylkesrådet bestreber seg på å få til at informasjonen som forefinnes på fylkeskommunens intranett skal være oppdatert til enhver tid, Den nåværende nettløsning er under utskifting, og ny nettløsning vil i større grad forenkle prosessene med blant annet ajourhold. Det er en målsetting for fylkeskommunen som arbeidsgiver at det skal gjennomføres årlig medarbeidersamtale med alle ansatte. Medarbeiderundersøkelse er planlagt gjennomført i begynnelsen av Fylkeskommunen inngikk ny samarbeidsavtale om et inkluderende arbeidsliv med NAV Arbeidslivssenter Hedmark. Avtalen gjelder til og innebærer en del nye krav til resultatmål. Mer informasjon om dette er lagt ut på fylkeskommunens intranett, sammen med selve avtalen. Det er også satt i gang arbeid med å revidere fylkeskommunens seniorpolitiske retningslinjer. Det pågår nå en vurdering av hvorvidt undervisningspersonalet skal omfattes av disse. Når det gjelder uttalelsen fra fylkesrådet forøvrig, vises det til rapporten. Vurdering. Sekretariatet mener fylkesrevisjonen har foretatt en grundig gjennomgang av de definerte problemstillingene knyttet til utviklingen av arbeidsmiljøet. Rapporten kan etter sekretariatets oppfatning være et godt utgangspunkt i arbeidet med en ytterligere forbedring av arbeidsmiljøet i fylkeskommunen. Arbeidet med forbedring av arbeidsmiljøet vil være en løpende prosess. Det synes videre som om fylkesrådet har fokus på mye av det som er tatt opp i forvaltningsrevisjonsrapporten. Blant annet med henvisning til fylkesrådets uttalelse ser ikke sekretariatet behov for ytterligere oppfølging på nåværende tidspunkt. Sekretariatet foreslår derfor at fylkestinget tar rapporten til orientering.