Organisering av IA-arbeidet i Karmøy kommune

Transkript

1 Organisering av IA-arbeidet i Karmøy kommune 1. Bakgrunn 2. Forankring 3. HMS/IA-grupper 4. Forebyggende arbeid 5. Sykefraværsoppfølging 6. Veien videre Mai Bakgrunn Karmøy kommune ble IA-bedrift i oktober Partene som har skrevet under IA-avtalen: - arbeidsgiver v/rådmann - arbeidstakerne v/hovedtillitsvalgt og hovedverneombud - Nav arbeidslivssenter som støtter opp om avtalen. Overordna IA-mål: Å bedre arbeidsmiljøet, styrke jobbnærværet, forebygge og redusere sykefravær og hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet. Karmøy kommune ønsker at den enkelte arbeidsplass skal ha fokus på kommunens visjon og verdier, og helsefremmende tiltak som bidrar til nærvær og mestring og til motiverte og engasjerte medarbeidere. Det legges også vekt på tidlig oppfølging og raskere avklaring overfor arbeidstakere som står i fare for å bli eller er sykemeldt. Kommunens IA-arbeid skal være en integrert del av det systematiske HMS-arbeidet i organisasjonen. Organiseringen av kommunens HMS/IA-arbeid er gjennomført med tanke på god forankring i toppledelsen og samtidig ansvarliggjøring og medvirkning på alle nivå i organisasjonen. Det er utarbeidet overordna mål og handlingsplan som gjelder hele kommunen. I tillegg skal hver avdeling/etat ha egne mål for sin enhet/avdeling i tråd med overordna målsettinger, tilpasset hva som er realistisk for egen avdeling. Det er utarbeidet en egen mal for IA-handlingsplan på avdelingsnivå. På hver avdeling er det opprettet HMS/IA-grupper. Disse skal være sammensatt av minst 3 personer inkl. leder og tillitsvalgt/verneombud. 1

2 En tverretatlig og partssammensatt IA-arbeidsgruppe jobber systematisk med IA-arbeid i kommunen. IA-arbeidsgruppa er underlagt rådmann og ledergruppa og inngår i et overordna IA-forum som har møter 2 ganger årlig. Opplæring og informasjon om IA, om sykefraværsoppfølging og inkluderende arbeid generelt har vært et vektlagt område, og det er utarbeidet gode rutinebeskrivelser og annet skriftlig materiell. IA er ikke bare sykefraværsoppfølging og forebyggende arbeid. IA handler om verdier, mestring og ansvar, og er i stor grad et utviklingsarbeid for å fremme nærvær og vekst både individuelt og som fellesskap. På bakgrunn av dette har utviklingsarbeid og opprusting av HMS/IA-gruppene vært et prioritert område i Karmøy kommune. Målet er at hver enkelt ansatt på sin arbeidsplass skal få oppleve at de er en del av IA-fellesskapet; at de kjenner seg verdsatt og har reell innflytelse på egen arbeidssituasjon. Stadig fokus på kommunens verdier og ansvarliggjøring ift arbeidsmiljø og egen utvikling er viktige tema for å bidra til at IA skal være en integrert del av det systematiske HMSarbeidet. IA skal være jevnlig tema på avdelings- og personalmøter i organisasjonen. Hovedmålet for Karmøy kommune helt siden 2002, har vært å øke arbeidsnærværet til minst 94 %. Forankring IA-arbeidet er forankret i kommunens toppledelse. Rådmann og ledergruppa skal medvirke i planlegging og evaluering av IA-arbeidet, og har ansvar for at IA integreres i overordna planer og strategidokumenter. IA-forum: 2 ganger årlig blir det holdt møter mellom partene i IA-avtalen hvor IA-arbeidet settes på agendaen som en integrert del av virksomhetens arbeidsmiljøarbeid. Deltakere på IA-forum: - Toppledelsen, dvs rådmannen og ledergruppa. - IA-arbeidsgruppa som er partssammensatt og tverretatlig, dvs at den består av hovedtillitsvalgte, hovedverneombud og personalmedarbeidere fra de ulike etatene. Dessuten inngår kommunens IA-kontaktperson (attføringskonsulent) og representanter fra kommunens bedriftshelsetjeneste (BHT). - 2 representanter fra Nav arbeidslivssenter. Fra 2014 legges møtene i IA-forum til hoved-amu, jf plansje. 2

3 Nav arbeidslivssenter BHT Organisering av IA-arbeidet Rådmann/ledergruppe IA-forum IA-arbeidsgruppe Hoved- AMU Etatssjefer Ledere for den enkelte avdeling/virksomhet HMS/IA-gruppe for etaten (evt. lokal-amu) partsammensatt gruppe; etatssjef, tillitsvalgt og personal * HMS/IA-gruppe bestående av leder, Sentralt attføringsutvalg Lokale attføringsutvalg tillitsvalgt/verneombud + evt. andre (minst 3 pers.) Personalenheten tillegges et spesielt ansvar med å bistå rådmann og etatsjefer i å utvikle IA-arbeidet i kommunens avdelinger /virksomheter. De får en pådriverfunksjon og bør ha gjennomgående representasjon i både overordna IA-fora og i etatsvise HMS/IA-grupper. 2. HMS/IA-grupper Alle avdelinger/etater skal ha en HMS/IA-gruppe. Gruppas mandat er å bidra til bred medvirkning og ansvarliggjøring i IA-arbeidet; - medansvar for HMS/IA-arbeidet i avdelingen - utarbeide mål og handlingsplaner for egen avdeling - tilrettelegge for opplæring og informasjonsarbeid - medvirke i IA-rapporteringen Sammensetning: HMS/IA-gruppa skal bestå av leder, tillitsvalgt og/eller verneombud, evt annen ansattrepresentant. Gruppa bør ha minst 3 medlemmer, helst med ulik stilling/rolle. Avdelingens leder er leder for avdelingens HMS/IA-gruppe, og gruppa har ingen mandat uten leders medvirkning. HMS/IA-gruppa bør ha møter minst hvert kvartal. En viktig oppgave for HMS/IA-gruppene er å bidra til at inkludering og nærværsarbeid blir grunnfestet hos alle ansatte i avdelingen. 3

4 Det er totalt 76 HMS/IA-grupper i kommunen. Med gjennomsnittlig 5 medlemmer i hver gruppe utgjør dette ca 380 arbeidstakere som er direkte involvert i inkluderings- og nærværsarbeid. IA-handlingsplan: HMS/IA-gruppene skal sikre at avdelingen har sin egen IA-handlingsplan som er i tråd med overordna mål og IA-handlingsplan. Handlingsplanen skal tilpasses den enkelte avdelings behov og muligheter og bør evalueres/justeres minst 1 gang i året. Planen skal beskrive konkrete tiltak for hvordan avdelingen kan nå sine mål. Rapportering: Karmøy kommune har elektronisk IA-rapportering 2 ganger årlig. Noe av hensikten med IA-rapporteringen er at HMS/IA-gruppene på vegne av de ansatte, får sagt hvordan de vurderer HMS/IA-arbeidet i avdelingen, hva de er tilfreds med og hvilke tiltak som bør inngå i handlingsplanen. IA-rapporten tar utgangspunkt i avdelingens egen IA-handlingsplan. Resultatene samles i etatvise IA-rapporter som legges fram for lokal-amu i respektiv etat og er tilgjengelig på kommunens extranett. En fellesrapport for hele kommunen er også tilgjengelig og denne legges på referatlisten til hoved-amu. Opplæring: Opplæring for HMS/IA-gruppene har vært en prioritert oppgave i Karmøy kommune. Det blir gjennomført årlige samlinger hvor det oppfordres til at tillitsvalgte/verneombud eller andre medlemmer av HMS/IA-gruppene deltar sammen med leder. Det kan være stor variasjon ift hvordan HMS/IA-gruppene på de ulike avdelingene fungerer. Formålet med samlingene er å istandsette gruppene til å bli pådrivere i HMS/IAarbeidet på sin arbeidsplass, slik at de kan jobbe videre med holdninger og verdier, mestring og utvikling, for å fremme nærvær og vekst, individuelt og samlet. Systematisk opplæring og informasjon om HMS og IA skal dessuten gjennomføres på alle nivå i organisasjonen. Informasjon om kurs i regi av Nav arbeidslivssenter videresendes til alle etater/avdelinger. Partssamarbeid: Partene i IA-avtalen er ledelsen og arbeidstakerrepresentanter. Det er derfor avgjørende at det legges til rette for godt partssamarbeid. Vernetjeneste/tillitsvalgte skal være representert i alle HMS/IA-grupper. Samtidig fokuseres på den enkelte medarbeiders medvirkning og ansvar i HMS/IA-arbeidet. Verneombud/tillitsvalget deltar også i IA-forum, IA-arbeidsgruppa, AMU ene og attføringsutvalgene. Det er i tillegg etablert faste samlinger for tillitsvalgte/verneombud fra ledelsen/personalenhetens side. 4

5 4. Forebyggende arbeid Forebyggende arbeid skal ha en sentral plass i alle IA-handlingsplaner. Jevnlige vernerunder skal også inngå i avdelingenes IA-handlingsplan. Før vernerunder iverksettes skal avdelingens ansatte informeres om hva tiltaket innebærer og hva som er hensikten. Medarbeidersamtaler skal gjennomføres årlig for alle ansatte. Medarbeiderundersøkelse gjennomføres minst hver andre år. Her bidrar HMS/IAgruppene aktivt i oppfølgingsarbeidet, sammen med leder. Kommunen har egen bedriftshelsetjeneste som driver et systematisk og utstrakt forebyggingsarbeid i hele organisasjonen. Det fokusers på tiltak som er positive for trivsel og psykososialt arbeidsmiljø. Arbeidsnærvær og holdningsskapende arbeid og også et fokusområde. Lederopplæring er en viktig del av det forebyggende arbeidet. Lederrollen er dessuten avgjørende i alt IA-arbeid. Systematisk jobbing med ansvarliggjøring og mestring er viktig utviklingsarbeid. Raskere oppfølging og avklaringer i sykefraværsarbeidet er et prioritert område, og det pågår et omfattende nærværsprosjekt i helse- og omsorgsetaten på dette området. Det oppfordres til at ansatte kontakter lederen sin før de går til lege/behandler. Det gjennomføres også tidvis prosjektarbeid for utsatte grupper og for arbeidsplasser med lavt nærvær. 5. Sykefraværsoppfølging Hensikten med sykefraværsoppfølgingen er å: - ivareta den enkelte ansatte som er eller står i fare for å bli sykemeldt - systematisk og ryddig oppfølging og avklaringer til rett tid - forebygge unødig fravær - opprettholde kvaliteten i den daglige driften - beholde den kompetansen som finnes i organisasjonen. - redusere kostnadene ved sykefravær Det har vært et viktig mål i IA-arbeidet at det skal arbeides aktivt for å beholde arbeidstakere med midlertidig eller varig redusert funksjonsevne. Opplæring for ledere og støtteapparat er et viktig tiltak i denne sammenheng. Det er utarbeidet gode rutiner, beskrivelser og brevmaler for sykefraværsarbeidet. Tilgjengelig informasjon og materiell er lagt på kommunens extranett. Det legges vekt på systematisk informasjon til alle ansatte om kommunens rutiner og retningslinjer for sykefraværsarbeid, bl.a. ved informasjonsfoldere, retningslinjer og sjekkliste. Attføringsarbeidet er organisert med ett lokalt attføringsutvalg i hver etat og ett sentralt attføringsutvalg som også fungerer som lokalt utvalg for sentraladministrasjonen. 5

6 Attføringsarbeidet er nærmere beskrevet i Retningslinjer for langtidssykefravær. Nærværsprosjektet i helse- og omsorgsetaten har etablert Nærværsutvalg som skal jobbe mer inn mot avdelingene på et tidligere tidspunkt i sykefraværet og opp mot dem som står i fare for å bli sykemeldt. Det er etablert et utstrakt samarbeid med Nav lokalt og Nav arbeidslivssenter Haugesund. Livsfaseperspektivet skal prege kommunens personalpolitikk og det systematiske forebyggings- og nærværsarbeidet. Ulike tiltak er innført for å øke reell pensjonsalder ved at eldre ansatt velger å stå lengre i jobben. Seniorpolitikken forankres og integreres i overordnet og i praktisk IA-arbeid. 6. Veien videre IA-arbeidet skal være implementert i hele organisasjonen, fra ledernivå og til den minste avdeling. Ledelsen og medarbeiderne er likeverdige avtaleparter og eier IA-avtalen sammen. Vi må dersom ta ansvar sammen for å nå de målene som er satt på ulike nivå i organisasjonen. Sammen skal vi jobbe for å bedre arbeidsmiljøet, styrke jobbnærværet, forebygge og redusere sykefravær og hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet o0o