OPPFØLGING AV IA- AVTALEN

Transkript

1 OPPFØLGING AV IA- AVTALEN Forvaltningsrevisjon - november 2014 Tannlege Ingvild Nysæther fryder seg i snø og sol. Foto: Lene Arntzen

2

3 Sammendrag Fylkesrevisjonen har i denne undersøkelsen sett nærmere på i hvilken grad Nordland fylkeskommune på overordnet nivå følger opp IA- avtalen. Ettersom undersøkelsen er avgrenset til fylkeskommunen på overordnet nivå, er ikke fylkeskommunens enkelte driftsenheter omfattet av undersøkelsen. Undersøkelsen har vist at Nordland fylkeskommune har gjennomført tiltak og til en viss grad fulgt opp de forutsetninger som ligger i IA- avtalen. Nordland fylkeskommune har gjennomført flere tiltak for å legge til rette for god kompetanse om IA avtalen og for å sikre et godt og inkluderende arbeidsmiljø. De ansattes representanter i fylkeskommunens AMA har dog kommet med flere innspill som kan gjøre denne tilretteleggingen bedre. Det anbefales at fylkeskommunen ser nærmere på de innspill som er kommet fra fylkestillitsvalgte og fylkeshovedverneombud. Det har ikke blitt avholdt to møter i året mellom ledelsen, tillitsvalgte og verneombud, hvor IA- avtalen er eneste tema, slik IA-avtalen forutsetter. Fylkeskommunen har vist til at den nye nasjonale IA avtalen med virkning fra 4. mars 2014 og ut 2018 også krever møter to ganger i året, men at IAarbeidet settes på dagsordenen som en "integrert del av virksomhetens arbeidsmiljøarbeid". Vi anbefaler med utgangspunkt i både tidligere og ny IA- avtale at oppfølgingen av IA- arbeidet klart fremgår av agendaen og at ledelsens diskusjon med tillitsvalgte og verneombud dokumenteres i en signert protokoll fra møtet. Dette for å sikre en forsvarlig oppfølging av det løpende IA- arbeidet og etterlevelsen av IA- avtalens forutsetninger. Etter vår vurdering er disse møtene et svært viktig element i fylkeskommunens IA-arbeid. Vi vil derfor understreke betydningen av at fylkesrådet er representert for å gi gjennomføring og oppfølging av møtene den nødvendige forankring hos fylkeskommunens øverste ledelse. Tilsvarende er det etter vår vurdering viktig at fylkesrådet fortsetter å være representert i AMA. IA avtalens tre delmål er å: 1. Redusere sykefraværet 2. Øke sysselsettingen av personer med redusert funksjonsevne 3. Forlenge yrkesaktiviteten etter fylte 50 år Målet om å redusere sykefraværet er ikke nådd. Sykefraværet på 6,5 % er uendret fra 2011 til Sykefraværet som rapporteres til fylkestinget, inkluderer både legemeldt og egenmeldt sykefravær og sammenlignes med en målsetting på 5,6 % som tilsvarer den nasjonale målsettingen som imidlertid kun omfatter legemeldt sykefravær. Det faktiske sykefraværet skulle i rapporteringen til fylkestinget vært sammenlignet med fylkeskommunens fastsatte målsetting på 6 % som også omfatter egenmeldt sykefravær. Vi anbefaler at den fremtidige rapportering av sykefravær til fylkestinget endres slik at dette kommer tydelig frem. For delmål 2 og 3 er det per i dag ikke mulig for oss å si noe om i hvilken grad disse målene er nådd, fordi fylkeskommunen ikke har gjennomført noen evalueringer av måloppnåelse for de ulike delmålene i IA avtalen. Det er fylkesrevisjonens oppfatning at Nordland fylkeskommune bør gjennomføre flere og bedre evalueringer av arbeidet med IA avtalen. Fylkesrevisjonen i Nordland, november 2014 Side 2 av 17

4 Innholdsfortegnelse FORORD... 1 SAMMENDRAG INNLEDNING KONTROLLUTVALGETS BESTILLING BAKGRUNN FOR IA-AVTALEN NASJONALT IA-ARBEIDET I NORDLAND FYLKESKOMMUNE FORMÅL, PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNING METODER OG GJENNOMFØRING REVISJONS-/VURDERINGSKRITERIER FAKTABESKRIVELSE OG REVISJONENS VURDERING ARBEIDSGIVERS FORPLIKTELSER I HENHOLD TIL IA- AVTALEN Revisjonskriterier Fakta Revisjonens vurdering REDUKSJON I SYKEFRAVÆR Revisjonskriterier Fakta Revisjonens vurdering SYSSELSETTING AV PERSONER MED REDUSERT FUNKSJONSEVNE Revisjonskriterier Fakta Revisjonens vurderinger YRKESAKTIVITET ETTER FYLTE 50 ÅR Revisjonskriterier Fakta Revisjonens vurderinger KONKLUSJON, ANBEFALING HØRINGSUTTALELSE LITTERATURLISTE: Vedlegg 1 Revisjonskriterier Vedlegg 2 Høringsuttalelse Fylkesrevisjonen i Nordland, november 2014 Side 3 av 17

5 1. Innledning 1.1. Kontrollutvalgets bestilling I sak 31/13 fattet kontrollutvalget vedtak om at fylkesrevisjonen skulle gjennomføre forvaltningsrevisjon med oppfølging av IA avtalen. I sak 73/13 godkjente kontrollutvalget fylkesrevisjonens prosjektplan for dette prosjektet Bakgrunn for IA-avtalen nasjonalt Utviklingen i sykefravær har vært gjenstand for stor oppmerksomhet i mange år, både i det politiske miljø og i arbeidslivet. Inkluderende arbeidsliv er et arbeidsliv for alle som kan og vil bidra. Partene i arbeidslivet dvs. arbeidstakerorganisasjonene, arbeidsgiverorganisasjonene og regjeringen har inngått en avtale (IAavtalen) om å gjøre det norske arbeidslivet mer inkluderende. Den første IA-avtalen ble undertegnet i desember 2001, med en varighet på fire år. Bakgrunnen var en utvikling der stadig flere gikk ut av arbeidslivet og over på langvarige trygdeordninger. IA-avtalen består av en sentral og en lokal del. Den sentrale delen setter tre mål; å redusere sykefraværet, øke andelen med redusert arbeidsevne i arbeidslivet og å øke yrkesaktivitet for eldre arbeidstakere. Den lokale delen samarbeidsavtalen - inngås mellom virksomhetene og NAV 1 Arbeidslivssentrene og gir virksomheten rett til å kalle seg IA-virksomhet. En slik virksomhet får ekstra ressurser fra NAV til å arbeide med å nå de tre delmålene. Avtalen er evaluert flere ganger, den avtale som denne undersøkelsen omhandler ble inngått den 24. februar 2010 hvor partene ble enige om en ny IA-avtale, som varte fram til 31. desember Intensjonsavtalenes mål har i hovedsak vært de samme, med ett hovedmål og tre delmål. For den nye IA-avtalen ( ) er det overordnede målet: «Å forebygge og redusere sykefravær, styrke jobbnærværet og bedre arbeidsmiljøet, samt hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet.» De tre delmålene er: 1. Reduksjon i sykefraværet med 20 prosent i forhold til nivået i andre kvartal Dette innebærer at sykefraværet på nasjonalt nivå ikke skal overstige 5,6 prosent Økt sysselsetting av personer med redusert funksjonsevne. De konkrete målene fra tidligere tilleggsavtaler videreføres. 3. Yrkesaktivitet etter fylte 50 år forlenges med seks måneder. Med dette menes en økning sammenlignet med 2009 i gjennomsnittlig periode med yrkesaktivitet (for personer over 50 år) IA-arbeidet i Nordland fylkeskommune I møte 15.april 2002, sak 40/2002, ga fylkestinget sin prinsipielle tilslutning til inngåelse av samarbeidsavtale med trygdeetaten, og oppfordret alle fylkeskommunale driftsenheter til å inngå slik avtale. På dette tidspunkt ble det ikke inngått en avtale for Nordland fylkeskommune på overordnet nivå. I følge fylkeskommunens HR seksjon 3 var dette fordi fylkestinget mente at det var på den enkelte 1 NAV står for Ny Arbeids- og Velferdsforvaltning 2 Omfatter kun det legemeldte sykefraværet 3 Tidligere Organisasjons- og personalseksjonen. Fylkesrevisjonen i Nordland, november 2014 Side 4 av 17

6 driftsenhet at dialogen, iverksetting av tiltak og oppfølging måtte gjøres 4. Den enkelte driftsenhet hadde selv ansvar for å inngå samarbeidsavtale, og sette egne delmål. Personalforvaltningen i Nordland fylkeskommune blir i all hovedsak ivaretatt på driftsenhetsnivå, mens oppgavene til HR er å lage gode rutiner og prosedyrer som sikrer en god praksis. I tillegg ivaretar HR personalforvaltningen for fylkesadministrasjonen. I slutten av mai 2002 hadde HR og NAV Arbeidslivssenter regionale informasjonsmøter hvor driftsenhetene ble oppfordret til å inngå samarbeidsavtale. HR opplyser i brev til fylkesrevisjonen at det per 31.juli 2002 var 7 driftsenheter som hadde inngått avtale, 18.oktober 2004 hadde tallet økt til 35 driftsenheter. Alle driftsenheter oppgir i følge HR nå at de er IA-bedrift. Det varierer altså litt fra driftsenhet til driftsenhet hvor lenge de har hatt IA-avtale. I følge HR ble IA-avtalen mellom fylkeskommunen på overordnet nivå og NAV inngått i Dette på bakgrunn av vedtak den 16.januar 2012 i Arbeidsmiljø- og administrasjonsutvalget (AMA) 5. I følge arbeidsmiljøloven skal AMA bestå av representanter for arbeidsgiver, arbeidstakerne og bedriftshelsetjenesten. Fylkeskommunens AMA består av representanter fra ansatte og arbeidsgiver mens bedriftshelsetjenesten ikke er representert. Ledelsen av arbeidsmiljøutvalget skal rotere mellom arbeidstakersiden og arbeidsgiversiden, og for tiden er det arbeidstakersiden ved fylkeshovedverneombudet som er leder av AMA når utvalget behandler arbeidsmiljøsaker. Fylkesråd for plan og økonomi Beate Bø Nilsen leder AMA i administrasjonsutvalgssaker. Årsaken til at Nordland fylkeskommune valgte å inngå en IA-avtale også på overordnet nivå var at fylkeskommunen v/ HR da på en mer tydelig måte kunne angi hvilken retning man ville at fylkeskommunen skulle utvikle seg når det gjaldt IA-avtalens tre overordnede mål. Dette overordnede ansvaret ligger hos HR. 2. Formål, problemstillinger og avgrensning Hovedmålsettingen med dette forvaltningsrevisjonsprosjektet har vært å undersøke i hvilken grad Nordland fylkeskommune på overordnet nivå følger opp IA- avtalen. Ettersom undersøkelsen er avgrenset til fylkeskommunen på overordnet nivå, er ikke fylkeskommunens enkelte driftsenheter omfattet av undersøkelsen. Ut fra hovedmålsettingen har vi definert de enkelte problemstillingene til i hvilken grad Nordland fylkeskommune har: 1. Tilrettelagt for å oppfylle arbeidsgivers forpliktelser i hht. IA- avtalen? 2. Gjennomført tiltak og oppfylt delmål én om å redusere sykefraværet? 3. Gjennomført tiltak og oppfylt delmål to om økt sysselsetting av personer med redusert funksjonsevne? 4. Gjennomført tiltak og oppfylt delmål tre om å forlenge yrkesaktiviteten etter fylte 50 år? Ettersom Nordland fylkeskommune på overordnet nivå først inngikk en samarbeidsavtale med NAV fra 2012 er den undersøkte periode avgrenset til årene Vi har i rapporten tatt med noe fakta også utenom denne periode, det er imidlertid IA- avtalen og fylkeskommunens praksis innenfor perioden som undersøkelsen uttaler seg om. 3. Metoder og gjennomføring Dette forvaltningsprosjekt er gjennomført i samsvar med standard for forvaltningsrevisjon fastsatt av Norges Kommunerevisorforbund (RSK001). 4 Dette fremgår også av utredningen til FT- sak 40/ Hver driftsenhet med mer enn 50 arbeidstakere skal i følge arbeidsmiljøloven ha eget arbeidsmiljøutvalg. Denne bestemmelsen er i følge HR fulgt i fylkeskommunen. I tillegg har fylkeskommunen sentralt et arbeidsmiljø- og administrasjonsutvalg (AMA) som kan fatte vedtak som blir styrende for alle fylkeskommunale driftsenheter. Fylkeskommunens AMA har normalt møter minimum en gang per måned. Fylkesrevisjonen i Nordland, november 2014 Side 5 av 17

7 For å samle inn fakta har fylkesrevisjonen sendt brev til HR der vi har stilt en rekke spørsmål i tilknytning til prosjektets problemstillinger. Vi har mottatt svarbrev datert den 28.januar 2014 fra HR med utfyllende dokumentasjon vedlagt. I tillegg til dette er det avholdt et møte den 22. mai 2014 mellom fylkesrevisjonen og HR hvor svarbrevet fra HR er nærmere gjennomgått. Svarene og dokumentasjonen fra HR er gjennomgått av revisjonen og resultatet av denne gjennomgangen fremgår i rapportens kapittel 1.3 og kapittel 5. Når vi i denne rapporten henviser til opplysninger gitt fra HR er det i all hovedsak opplysningene som fremgår i HR s brev av 28.januar 2014 vi henviser til. I tillegg til dette har HR gjennomgått fylkesrevisjonens foreløpige rapport, for å avdekke eventuelle faktafeil i rapporten. Fylkesrevisjonen har også hatt møte med alle fire fylkeshovedtillitsvalgte som i perioden har vært de ansattes representanter i fylkeskommunens AMA. I tillegg er det avholdt ett møte med fylkeshovedverneombudet. I disse møtene er fylkesrevisjonens spørsmål til HR diskutert og vi har fått innspill til fylkeskommunens praktisering av IA avtalen. Møte med fylkeshovedverneombudet ble avholdt i juni Møtene med de tillitsvalgte ble først forsøkt avholdt i juni 2014, pga. arbeidskonflikt i utdanningssektoren ble imidlertid møtene først avviklet i september På noen områder har de tillitsvalgte likelydende syn, på andre er det noe forskjellige oppfatninger, dette kommer fram under de enkelte punktene i denne rapporten. Vi har ikke tatt med alle kommentarene til de tillitsvalgte, men vi har gjengitt de kommentarer/innspill som vi mener er mest relevant for å belyse de aktuelle problemstillinger i denne undersøkelsen. Revisjonen har i juni 2014 også hatt ett møte med fylkeskommunens kontaktperson ved NAV Arbeidslivssenter. Det er skrevet referat fra alle møter med tillitsvalgte, hovedverneombud og kontaktperson fra NAV. Alle referatene er verifisert av de som har deltatt på disse møtene med fylkesrevisjonen. Samlet sett mener vi at datagrunnlaget er godt egnet til å besvare dette prosjektets problemstillinger. 4. Revisjons-/vurderingskriterier Revisjonens vurderinger bygger på en sammenligning av fylkeskommunens praksis med revisjons- /vurderingskriterier som sier noe om hvordan praksisen bør være. Revisjons- eller vurderingskriterier kan utledes fra politiske vedtak, lover og forskrifter, anerkjent praksis osv. I denne undersøkelsen er alle revisjonskriterier hentet fra IA-avtalen og veilederen til denne. Revisjonskriteriene er nærmere redegjort for i vedlegg 1 til denne rapport. I tillegg gjengis de operasjonaliserte revisjonskriterier under hvert punkt i rapporten hvor de behandles. 5. Faktabeskrivelse og revisjonens vurdering Dette kapitlet gir en redegjørelse for de innsamlede fakta. Kapitlet er inndelt i delkapitler hvor vi innledningsvis omtaler den aktuelle problemstilling. Deretter redegjøres det for de kriteriene faktagrunnlaget måles opp mot. Avslutningsvis gir revisjonen sin vurdering av de enkelte forhold Arbeidsgivers forpliktelser i henhold til IA- avtalen Her ser vi nærmere på i hvilken grad Nordland fylkeskommune har tilrettelagt for å oppfylle arbeidsgivers forpliktelser i henhold til IA- avtalen Revisjonskriterier HMS og IA-arbeidet forutsetter langsiktighet, og arbeidsgiver må sørge for at linjeledere, arbeidsledere, tillitsvalgte og verneombud har den kompetansen som er nødvendig for å utføre arbeidet. Fylkesrevisjonen i Nordland, november 2014 Side 6 av 17

8 Arbeidsgiver skal sørge for et godt og inkluderende arbeidsmiljø i samarbeid og i tett dialog med tillitsvalgte, verneombud og øvrige ansatte. Det skal avholdes to møter årlig hvor IA-arbeidet er eneste tema og hvor både ledelse, tillitsvalgte og verneombud er representert Fakta Kompetanse HR opplyser i svarbrev til fylkesrevisjonen at de i samarbeid med NAV Arbeidslivssenter arrangerte tre regionale fagdager i 2011 med ulike temaer innenfor IA-avtalens område. Totalt deltok det 93 personer fra Nordland fylkeskommune. Deltakerne var ledere, hovedverneombud og hovedtillitsvalgte. Det er videre avholdt HMS kurs for fylkeskommunale ledere med IA som eget tema. Dette ble først gjennomført i 2010 hvor 53 ledere deltok. I 2014 ble det avholdt et tilsvarende kurs for nye ledere og for de som ikke deltok i 2010, 11 ledere deltok. I samarbeid med NAV Arbeidslivssenter arrangerte HR tre halvdagskurs i 2013 med tema rutiner og oppfølging av sykemeldte. Totalt deltok 36 personer blant ledere med personalansvar, verneombud og tillitsvalgte i fylkesadministrasjonen. HR opplyser at representanter fra ledelsen i alle fylkeskommunens driftsenheter 6 har deltatt på kurs om IA avtalen. Fylkeshovedverneombudet stiller spørsmål ved om informasjon og opplæring av fylkeskommunale ledere gjøres på hensiktsmessig nivå i organisasjonen. Den praktiske oppfølging og gjennomføring av IA- avtalen gjøres ofte av mellomlederne i fylkeskommunale driftsenheter. Det er da spesielt viktig at disse mellomlederne gis tilstrekkelig opplæring og informasjon. I tillegg til dette mener hovedverneombudet at de tillitsvalgte og verneombud på den enkelte driftsenheter bør involveres mer i IA- arbeidet enn hva praksis er i dag. Innspill og kommentarer fra de hovedtillitsvalgte: Noen av de tillitsvalgte føler seg ikke tilstrekkelig oppdatert på innholdet i IA- avtalen. Disse mener det er behov for flere kurs om avtalen. Det stilles spørsmål til om alle mellomledere som i det daglige har et løpende personalansvar får tilstrekkelig kurs/opplæring om innholdet i IA- avtalen. Det er viktig at det ikke bare er den øverste ledelsen i de ulike driftsenhetene som har kunnskap om IA- avtalen, men at også denne informasjonen når ned i organisasjonen til mellomlederne som er de som ivaretar det daglige personalansvaret. Arbeidsmiljø HR opplyser at de på forskjellige måter bidrar til en ønsket retning på arbeidsmiljøet. AMA vedtar HMS-mål for Nordland fylkeskommune, disse målene er kommunisert ut i brev til driftsenhetene der driftsenhetene bes innrette sitt HMS-arbeid i henhold til Nordland fylkeskommunes HMS-mål. Driftsenhetene blir informert av HR om at de vil bli etterspurt om måloppnåelse og aktiviteter om HMS og IA i den årlige HMS-årsrapporten. I følge HR er HMS-arbeid og IA-arbeid to sider av samme sak. For har driftsenhetene sendt inn HMS-årsrapport til fylkesadministrasjonen innen 15. februar hvert år. Årsrapportene er grunnlag for en årlig sak i AMA. HMS-årsrapporten skal godkjennes i lokalt AMI og underskrives av både hovedverneombud og leder før den sendes til fylkesadministrasjonen. 6 HR har definert følgende som driftsenheter; syv avdelinger i sentraladministrasjonen, tre tannhelsedistrikt, 16 videregående skoler, Skolen ved Nordlandssykehuset, Nordland kunst- og filmfagskole, Musikk i Nordland og Figurteateret i Nordland. Fylkesrevisjonen i Nordland, november 2014 Side 7 av 17

9 Videre redegjør HR i brevet til revisjonen hvordan de ser på begrepet «Medarbeiderskap». Dette er i følge HR et nytt begrep som har dukket opp de siste årene. Det finnes godt og dårlig medarbeiderskap, på samme måte som det finnes godt og dårlig lederskap. HR definerer medarbeiderskap til hvordan man forholder seg til arbeidsoppgavene, til arbeidskollegaene og til arbeidsgiveren. I har to personer på HR blitt sertifisert på veilederutdanning i medarbeiderskap, og har tilegnet seg verktøy og metoder for å omsette gode prinsipper til praktiske realiteter. Siden sertifiseringen har de bistått mange driftsenheter i å utvikle et godt medarbeiderskap. I tillegg er det opplyst at fylkesutdanningssjefen årlig gjennomfører 8-9 medbestemmelsesmøter med fagforeningene som har medlemmer i utdanningssektoren. HR gjennomfører årlig 4-6 medbestemmelsesmøter med saker/tema som er felles for alle fagforeningene. I november 2013 gjennomførte Nordland fylkeskommune en medarbeiderkartlegging. Hensikten med kartleggingen var å få medarbeidernes oppfatning av utvalgte faktorer som påvirker deres arbeidssituasjon og arbeidsmiljø. Resultatene av kartleggingen skal brukes til å videreutvikle et godt arbeidsmiljø og enda bedre kvalitet på tjenestene. Kartleggingen er i følge HR en del av det systematiske HMS-arbeidet. HR opplyser i møte med fylkesrevisjonen den 22. mai 2014 at resultatet av medarbeiderundersøkelsen er presentert i en egen samling for fylkeskommunens driftsenheter. De enheter som ut fra undersøkelsen bør gjennomføre tiltak for et forbedret arbeidsmiljø er fulgt opp av HR ved at de er tilbudt hjelp fra rådgivere på HR. Ut over dette er det ikke ennå gjort noen evaluering eller oppsummering av resultatene av denne undersøkelsen. HR vil imidlertid utarbeide en samlet evaluering i en rapport til AMA høsten Dette etter at driftsenhetene har rapportert til HR på hvordan de har fulgt opp resultatet av medarbeiderkartleggingen. Møter ledelse/tillitsvalgte Fylkeskommunens ledelse representert ved fylkesrådet og HR har ikke avholdt egne møter med tillitsvalgte eller verneombud med IA arbeidet som eneste tema. HR mener imidlertid at IA arbeidet blir diskuterte på møter i AMA hvor tillitsvalgte og verneombud er tilstede. Innspill og kommentarer fra de hovedtillitsvalgte: Det er viktig med gode holdninger til IA arbeidet. Det er ikke nok med kompetanse om avtalen og IA- arbeidet generelt. HR bør ha fokus på holdningene ute i de enkelte driftsenhetene. Opplever å bli tatt 100 % alvorlig som hovedtillitsvalgt av HR. Mener at HR er på vei i riktig retning og at det gjøres mye bra arbeide fra HR. I forhold til arbeidsmiljø er det viktig å være klar over at de medbestemmelsesmøter som HR har referert til ikke nødvendigvis dreier seg om arbeidsmiljø. Disse møtene er tariffestede møter som fra tid til annen kommer inn på arbeidsmiljø, men da i første rekke gjennom andre konkrete saker som behandles. I saker som handler om arbeidskonflikter bør fylkeskommunen være flinkere til å søke eksperthjelp utenfor egen organisasjon. Det er bra at politikerne igjen er tilbake i AMA. Det gjøres mye bra arbeide fra politikerne. IA- arbeidet lider litt under av at man i fylkeskommunen har ett utvalg AMA (arbeidsmiljø- og administrasjonsutvalget) hvor man både behandler rene arbeidsmiljøsaker og saker om medbestemmelser etter hovedavtalen. Dette gjør at fokuset på arbeidsmiljøsaker blir mindre enn hva det ville vært dersom fylkeskommunen hadde et rent arbeidsmiljøutvalg (AMU) Arbeidet i AMA har gått greit og det er i all hovedsak enighet både mellom arbeidstakerorganisasjonene og mellom organisasjonene og arbeidsgiver Revisjonens vurdering Fylkesrevisjonen konstaterer at Nordland fylkeskommune på overordnet nivå har iverksatt tiltak for å sikre at ledere, tillitsvalgte og verneombud har den kompetansen som er nødvendig for å utføre et tilfredsstillende arbeid med oppfølging av IA- avtalen. Fylkesrevisjonen har imidlertid merket seg at noen av de tillitsvalgte mener det er behov for ytterligere kurs/opplæring om innholdet i IA- avtalen. Vi Fylkesrevisjonen i Nordland, november 2014 Side 8 av 17

10 anbefaler derfor fylkeskommunen å se nærmere på hva som kan gjøres for å bedre kunnskapen om IA- avtalen blant de ansattes representanter. IA- avtalens forutsetning om at det årlig skal avholdes to møter mellom ledelsen, tillitsvalgte og verneombud hvor IA- avtalen er eneste tema er ikke gjennomført. Etter revisjonens oppfatning er slike møter viktige da man her utelukkende har fokus på IA- arbeidet. Det er etter vår oppfatning neppe tilstrekkelig at IA- avtalen diskuteres på AMA- møter som opplyst fra HR. Vi anbefaler derfor at HR ser nærmere på hva som kan gjøres for å oppfylle IA- avtalen på dette punkt. Videre anbefaler vi at fylkesrådet er representert i disse møtene for å gi gjennomføring og oppfølging av møtene den nødvendige forankring hos fylkeskommunens øverste ledelse. Basert på de faktaopplysninger som fremgår av punkt foran er det revisjonens oppfatning at man på overordnet nivå har lagt til rette for å oppfylle arbeidsgivers generelle forpliktelser etter IA avtalen. Vi anbefaler dog at HR vurderer innspill fra fylkeshovedverneombudet og de fylkeshovedtillitsvalgte om økt involvering fra tillitsvalgte og verneombud, samt sikre at også mellomledere i driftsenhetene har den nødvendige kompetanse for å følge opp IA avtalen. Større grad av involvering fra tillitsvalgte og verneombud anbefales gjort gjennom egne møter som forutsatt i IA avtalen Reduksjon i sykefravær Vi har under dette punkt sett på i hvilken grad Nordland fylkeskommune har gjennomført tiltak og oppfylt IA- avtalens delmål 1 om å redusere sykefraværet Revisjonskriterier Nordland fylkeskommune skal utarbeide mål for sykefraværsarbeidet og sette resultatmål for sykefraværsutviklingen. Nordland fylkeskommune skal etablere etterprøvbare aktivitetsmål. Nordland fylkeskommune skal utarbeide rutiner for å forebygge sykefravær og føre sykefraværsstatistikk og bruke denne i det systematiske sykefraværsarbeidet. Nordland fylkeskommunes mål skal utarbeides i fellesskap med tillitsvalgte, verneombud og øvrige ansatte innen 12 uker etter inngåelse av samarbeidsavtalen Fakta Resultatmål I følge HR var fylkeskommunens HMS mål for 2011 at sykefraværet ikke skulle overstige 5,6 %. Dette er i samsvar med det nasjonale målet. HR opplyser videre at fra 2012 og frem til i dag har målsettingen vært at sykefraværet ikke skal overstige 6 %. Dette på bakgrunn av at fylkeskommunens Arbeidsmiljø- og administrasjonsutvalg (AMA) i møte den 23. april 2012 fattet vedtak om en målsetting hvor sykefraværet i fylkeskommunen ikke skulle overstige 6 %. I brev fra HR av 22. mai 2012, til alle driftsenheter i fylkeskommunen er denne målsettingen kommunisert ut i organisasjonen. I fylkestingssak 068/13 gis det en melding til fylkestinget om sykefraværet i I denne saken blir det imidlertid gjort en evaluering opp mot en målsetting på 5,6 %. Også i FT- sak 068/14 hvor sykefraværet for 2013 evalueres er det evaluert opp mot en målsetting på 5,6 %. Hvorfor det ikke er den korrekte målsettingen på 6 % som rapporteres til fylkestinget er uklart. Det nasjonale målet for sykefravær er på 5,6 %, men gjelder da kun det legemeldte sykefraværet. Fylkeskommunens mål på 6 % og også den faktiske sykefraværesrapporteringen omfatter imidlertid både legemeldt og egenmeldt sykefravær. I evalueringer til fylkestinget (sakene 039/11, 038/12 og 068/13) er det opplyst at fylkeskommunens mål er i samsvar med den nasjonale målsettingen i IAavtalen (5,6 %). Det er også dette målet det faktiske sykefraværet vurderes opp mot. HR har i møte med fylkesrevisjonen opplyst at for det legemeldte sykefraværet ligger Nordland fylkeskommune innenfor det nasjonale måltallet. Fylkesrevisjonen i Nordland, november 2014 Side 9 av 17

11 Legemeldt fravær i Nordland fylkeskommune er i følge HR på følgende: 2011: 5,5 % 2012: 5,4 % 2013: 5,5 %. I figur 1 nedenfor er det tatt med statistikk som viser sykefraværsmål 7 og sykefravær i perioden for Nordland fylkeskommune 8 og for hele landet. Tallene er for både det legemeldte og egenmeldte sykefraværet. Av figuren ser vi at Nordland fylkeskommune har hatt noe lavere sykefravær enn resten av landet frem til 2012, men for 2012 og 2013 er Nordland oppe på samme nivå som resten av landet. Figur 1: Sykefravær i prosent (legemeldt og egenmeldt) Aktivitetsmål HR har i brev av 22. mai 2012 til alle fylkeskommunale driftsenheter kommunisert ut følgende aktivitetsmål: Kurs for renholdslederne for å styrke dem til å bli gode ledere. To samlinger per år. Kurs for alle renholdere med tema motivasjon, teamarbeid og bruk av maskiner og hjelpeutstyr. Prøve ut flere målrettede tiltak rettet mot trening/fysisk aktivitet i ett tannhelsedistrikt. I samarbeid med skoleledelsen og bedriftshelsetjenesten skal det iverksettes målrettede tiltak i første omgang på tre videregående skoler. Erfaringer fra dette gir føringer om flere skoler skal involveres i tiltakene. Fylkeskommunens lederopplæring og lederutvikling videreføres der tettere oppfølging av den enkelte medarbeider styrkes gjennom relasjonsbygging og samtaletrening. HR opplyser i brev til fylkesrevisjonen at alle aktivitetene, med unntak av kulepunkt tre, er gjennomført. 7 Vi har i figur 1 valgt å oppgi måltallet som HR referer til som fylkeskommunens offisielle målsetting. Dette målet avviker da fra det målet som oppgis til fylkestinget. 8 Nordland etablerte først i 2011 målsettinger for sykefraværet for NFK samlet. Fylkesrevisjonen i Nordland, november 2014 Side 10 av 17

12 For å få gjennomført aktiviteten under kulepunkt tre ovenfor er det avholdt flere møter mellom HR, fylkestannlegen og fylkeshovedverneombudet, siste gang 8.november Arbeidsmiljøutvalgene i de tre tannhelsedistriktene har alle vedtatt at de er interessert i å delta i en prøveordning. Fylkestannlegen har imidlertid i følge HR ennå ikke utarbeidet en plan for gjennomføring. HR har opplyst at de flere ganger har tilbudt å bistå. Vi ser for øvrig av rapportering til fylkestinget i sak 068/14 at tannhelsesektoren har det prosentvis høyeste sykefraværet. I fylkestingssak 68/13 ble det gitt en melding til fylkestinget om sykefraværet i Det fremgår av denne saken at fylkestinget ikke var tilfreds med at sykefraværet fortsatt lå over målsettingen på 5,6 %. Videre mente fylkestinget at det var viktig å satse på målrettede tiltak for utsatte grupper i tillegg til de generelle tiltakene. Melding om sykefraværet for 2013 ble rapportert til fylkestinget i fylkestingssak 068/14 I denne saken gis det en orientering om gjennomføringen av de tiltakene som fylkestinget vedtok i sak 68/13. Fylkestingets vedtak i sak 068/14 var blant annet at fylkestinget ikke er tilfreds med at det gjennomsnittlige årlige sykefraværet fortsatt ligger over målsettingen på 5,6 % og "ønsker et styrket fokus på arbeidet med økt nærvær". I tillegg til dette vedtok fylkestinget flere konkrete tiltak. Sykefraværsrutiner og statistikk HR opplyser at fylkeskommunen har hatt følgende tiltak for å forebygge sykefravær: Vedtak i fylkestinget om at alle ansatte kan bruke inntil 1 time av arbeidstiden per uke til fysisk aktivitet, mot at vedkommende bruker tilsvarende tid på fritiden til samme formål. Fylkeskommunen har i perioden sponset ansatte som har trent på treningsstudio med en andel av treningsavgiften avhengig av antall treninger Det har i perioden vært satset på ulike aktivitetskampanjer som «sykle til jobben», «skrittellere» og konkurransen som er på dytt.no. Nordland fylkeskommune har egne rutiner for å føre sykefraværsstatistikk gjennom økonomisystemet «Visma». Statistikken er tilgjengelig for den enkelte leder helt ned på individnivå. Det er også egne rutiner for oppfølging av sykemeldte. Disse rutinene beskriver hvordan sykefraværet skal registreres og hvordan leder skal følge opp den sykemeldte fra første fraværsdag og 12 måneder frem i tid. Disse rutinene er kommunisert ut i organisasjonen på ledermøter, medbestemmelsesmøter og har ligget på hjemmesidene til HR i flere år. HR opplyser at som ledd i det systematiske sykefraværsarbeidet rapporteres sykefraværsstatistikken jevnlig til de ulike arbeidsmiljøutvalgene i fylkeskommunen. Frist for utarbeidelse av mål Nordland fylkeskommunes mål for IA- arbeidet skal utarbeides i fellesskap med tillitsvalgte, verneombud og øvrige ansatte innen 12 uker etter inngåelse av samarbeidsavtalen. HR opplyser at IA-avtalen for Nordland fylkeskommune ble undertegnet 20.januar IA-målene ble vedtatt 23.april 2012 av AMA 13 uker etterpå, med påska i mellom. De hovedtillitsvalgte og fylkeshovedverneombudet er representert i AMA og har dermed vært med på å vedta fylkeskommunens mål. Fristen for utarbeidelse av mål gjelder for alle påfølgende problemstillinger og forklaringen er likelydende og vil ikke bli ytterligere berørt i de påfølgende delkapitler. Innspill og kommentarer fra de hovedtillitsvalgte: De tillitsvalgte er med å vedta mål for IA- arbeidet i AMA, men de er ikke med på å utarbeide disse målene. Dette innebærer at de tillitsvalgte ikke involveres i hele prosessen og dermed ikke er premissleverandør til målformuleringene. Det stilles også spørsmål til om det gjøres noen oppfølging av de planlagte tiltak/aktiviteter, særlig etterspørres det evaluering for å finne ut hvilke tiltak som virker og hvilke som ikke virker. Fylkesrevisjonen i Nordland, november 2014 Side 11 av 17

13 Det stilles spørsmål til om rutiner for forebygging av sykefravær er godt nok kommunisert ut i organisasjonen slik at alle ansatte kjenner til disse Revisjonens vurdering IA- avtalens delmål 1 om å redusere sykefraværet er ikke nådd. Dette fordi sykefraværet i fylkeskommune er på 6,5 % mot 6 % som er målet de to siste årene. Vi konstaterer at fylkeskommunen, i tråd med IA- avtalen, har satt resultatmål for sykefraværsutviklingen. Det er imidlertid uklart hva som er målsettingen. Det opereres så langt vi kan se med to forskjellige målsettinger. Det er opplyst fra HR at målsettingen i følge vedtak i AMA er på 6 % mens det i fylkestingssaker opereres med et mål på 5,6 %. Det er også uklarheter med hensyn til hva som ligger i målsettingen. I IA- avtalen er målsettingen med utgangspunkt i kun det legemeldte sykefraværet mens Nordland fylkeskommune tilsynelatende har en målsetting som omfatter både egenmeldt og legemeldt sykefravær. Når disse to målene blandes sammen er dette ikke et godt grunnlag for evalueringer og rapporteringer til fylkestinget. På denne bakgrunn synes det som om det i fylkestingssaker presenteres et noe dårligere inntrykk av fylkeskommunens sykefravær enn den reelle situasjonen tilsier. Vi anbefaler derfor at det ses nærmere på og avklares bedre hva som er det korrekte målet på sykefravær samt at det redegjøres bedre til fylkestinget om forskjellen mellom fylkeskommunens mål og det nasjonale målet som fremgår i den IA- avtale som Nordland fylkeskommune har inngått med NAV. Fylkeskommunen har i tråd med IA-avtalen også etablert flere etterprøvbare aktivitetsmål. De fleste av aktivitetene er også gjennomført. Vi konstaterer imidlertid at aktivitetsmålet om å prøve ut flere målrettede tiltak rettet mot trening/fysisk aktivitet i ett tannhelsedistrikt ikke er nådd. Vi anbefaler at det ses nærmere på dette og følges opp at planlagte aktiviteter gjennomføres i tråd med forutsetningen i IA avtalen. Vi konstaterer også at Nordland fylkeskommune har oppfylt forpliktelsen i IA- avtalen om å utarbeide rutiner for å forebygge sykefravær og fører sykefraværsstatistikk som rapporteres til de enkelte arbeidsmiljøutvalgene som ledd i det systematiske sykefraværsarbeidet. Revisjonen anser at fylkeskommunens overskridelse av tidsfrist for utarbeidelse av mål for IAarbeidet er tilfredsstillende redegjort for og uten noen praktisk betydning. Basert på uttalelser fra de tillitsvalgte kan det stilles spørsmål ved om de ansattes representanter i tilstrekkelig grad involveres i hele prosessen med å utarbeide mål for sykefraværsarbeidet. Vi anbefaler derfor at det ses nærmere på hva som kan gjøres for å sikre en større grad av involvering fra de tillitsvalgte Sysselsetting av personer med redusert funksjonsevne Her er det sett på i hvilken grad Nordland fylkeskommune har gjennomført tiltak og oppfylt IA- avtalens delmål 2 om økt sysselsetting av personer med redusert funksjonsevne Revisjonskriterier Nordland fylkeskommune skal sette aktivitetsmål for oppfølgings- og tilretteleggingsarbeidet overfor egne arbeidstakere med redusert arbeidsevne, for å forebygge overgang fra arbeid til passive ytelser. Nordland fylkeskommune skal sette aktivitetsmål for hvordan virksomheten skal åpne for personer som NAV har avklart og som har behov for utprøving av sin arbeids- og funksjonsevne i det ordinære arbeidsliv. Fylkesrevisjonen i Nordland, november 2014 Side 12 av 17

14 Nordland fylkeskommune skal tilrettelegge arbeidsforholdene for arbeidstakere med spesielle behov. Nordland fylkeskommunes mål skal utarbeides i fellesskap med tillitsvalgte, verneombud og øvrige ansatte innen 12 uker etter inngåelse av samarbeidsavtalen Fakta HR opplyser i brev til fylkesrevisjonen at Nordland fylkeskommune skal være en inkluderende arbeidsplass og ser det som naturlig å ha en målsetting om å beholde og ta inn personer med nedsatt funksjonsevne. Etter vedtak i fylkeskommunens AMA skal Nordland fylkeskommune ta inn minst 30 personer per år som NAV har klarert for utprøving av arbeids- og funksjonsevne. Planlagte aktiviteter ut fra AMA vedtak: De største driftsenhetene skal ta inn minst 1 person per år som NAV har klarert for utprøving av arbeids- og funksjonsevne. Alle driftsenheter skal lage en plan for å ta inn personer som er klarert fra NAV. Fylkesadministrasjonen skal gjennomføre opplæring for ledere, tillitsvalgte og verneombud om alle virkemidlene som er tilgjengelig for at ansatte skal være i arbeid. Fylkesadministrasjonen skal ha fokus på IA-arbeidet ved å etterspørre aktiviteter lokalt på driftsenhetene. HR opplyser at det er på den enkelte driftsenhet aktivitetsmålene legges, det er ikke gjort noen samlet evaluering/vurdering av om de aktivitetsmålene som er satt for Nordland fylkeskommune er oppfylt. Det er dermed ikke mulig å svare på i hvilken grad IA- avtalens delmål to økt sysselsetting av personer med redusert funksjonsevne er oppfylt. HR opplyser videre i brev til fylkesrevisjonen at det er ikke foretatt evaluering av måloppnåelse for oppfølgings- og tilretteleggingsarbeidet overfor egne arbeidstakere med redusert arbeidsevne. Så langt revisjonen kan se er det heller ikke fastsatt noen mål for dette arbeidet på overordnet nivå. HR opplyser at målene ligger på den enkelte driftsenhet og evalueres der. HR opplyser imidlertid at det i HMS-årsrapport 2013 er tatt med spørsmål hvor driftsenhetene skal oppgi hvor mange personer de har tatt inn til utprøving som NAV har avklart. Det er imidlertid hittil ikke foretatt en evaluering/oppfølging fra HR på rapporteringen fra driftsenhetene. HR opplyser at de ikke har dokumentasjon/statistikk på at fylkesadministrasjonen har etterspurt aktiviteter lokalt på driftsenhetene, men HR har jevnlig utplassering av personer med nedsatt funksjonsevne til utprøving. Vi har stilt spørsmål om hvordan fylkeskommunen sikrer seg at arbeidsforholdene blir tilrettelagt for arbeidstakere med spesielle behov. HR opplyser at mye er sikret gjennom standard rutiner og reglement som rett til redusert arbeidstid, rett til fysisk tilrettelegging av arbeidsplass (ergonomi etc.) Særskilte behov søkes avdekket og tiltak vurderes både i forbindelse med vernerunder og medarbeidersamtaler. Innspill og kommentarer fra de hovedtillitsvalgte: HR har redegjort for at AMA har fattet vedtak om at fylkesadministrasjonen skal gjennomføre opplæring for ledere, tillitsvalgte og verneombud om alle virkemidlene som er tilgjengelig for at ansatte skal være i arbeid. De tillitsvalgte har imidlertid ikke mottatt tilbud om slikt kurs. Mener at arbeidsforholdene tilrettelegges for arbeidstakere med spesielle behov. Dette går greit med litt smidighet fra begge parter. Økonomi ofte er en begrensning i forhold til å tilrettelegge for arbeidstakere med spesielle behov. Særlig gjelder dette i forhold til arbeidstakere som har behov for å få redusert sin arbeidsmengde uten at dette skal gå ut over lønnen. Resultatet er da ofte at arbeidstakere selv velger å gå ned i stillingsstørrelse. Fylkesrevisjonen i Nordland, november 2014 Side 13 av 17

15 Kontaktperson fra NAV opplyser at det har vært problematisk å få inn personer som trenger arbeidspraksis (IA plass) på fylkeshuset på grunn av manglende kontorplasser. NAV viser imidlertid også til positive erfaringer gjennom at en person som NAV hadde fått fylkesadministrasjonen til å ta inn senere fikk fast jobb på fylkeshuset. HR opplyser at begrensningen i å ta imot flere fra NAVsystemet ikke bare skyldes mangel på kontorer, men at de først og fremst prioriterer egne ansatte. Det er stadig ansatte som av helsemessige årsaker ikke kan stå i sin opprinnelige stilling og som arbeidsutprøves i andre stillinger. I en kommentar til de hovedtillitsvalgtes innspill om kurs om IA-avtalens virkemidler opplyser HR at det har vært avholdt kurs hvor NAV kontakt har gått gjennom dette. NAV kontakt opplyser at det har vært avholdt flere kurs for fylkesadministrasjonens avdelinger hvor informasjon om virkemidlene i IAavtalen har vært en del av kurset Revisjonens vurderinger Det er fra HR s side opplyst om mange mål og aktiviteter. Det mangler imidlertid i stor grad en evaluering/vurdering av i hvilken grad tiltakene er gjennomført og om de har hatt noen effekt. I forhold til oppfølgings- og tilretteleggingsarbeidet overfor egne arbeidstakere med redusert arbeidsevne mangler det så langt vi kan se også målsettinger for dette arbeidet og det er heller ikke gjennomført noen evalueringer av dette arbeidet. Vi registrerer at HR mener at dette arbeidet gjøres på de enkelte driftsenhetene. Ettersom Nordland fylkeskommune har inngått en IA- avtale på overordnet nivå blant annet fordi man ønsker en overordnet styring og kontroll med IA arbeidet er det fylkesrevisjonens oppfatning at det må forventes at man i tråd med IA avtalen setter mål for også dette arbeidet. Det vil, slik vi ser det, være unaturlig å se vekk fra enkelte av målene i IA- avtalen og henvise til at dette gjøres på den enkelte driftsenhet. For øvrig er HR også ansvarlig for IA arbeidet lokalt på driftsenheten «Fylkeshuset». På denne bakgrunn mener vi at det burde vært satt klare aktivitetsmål også på dette området og det burde vært gjort evalueringer av måloppnåelse samlet for Nordland fylkeskommune. På grunn av at HR mangler oversikt over tiltak i driftsenhetene, og ikke har gjennomført noen evalueringer, er det per i dag ikke mulig å si noe om i hvilken grad IA- avtalens delmål to om økt sysselsetting av personer med redusert funksjonsevne er oppfylt Yrkesaktivitet etter fylte 50 år Her ser vi nærmere på i hvilken grad Nordland fylkeskommune har gjennomført tiltak og oppfylt IAavtalens delmål 3 om å forlenge yrkesaktiviteten etter fylte 50 år Revisjonskriterier Nordland fylkeskommune skal ha et livsfaseperspektiv som skal inngå som en del av virksomhetens personalpolitikk og i det systematiske forebyggende arbeidet. Nordland fylkeskommune skal sette aktivitetsmål for hvordan virksomheten kan stimulere eldre arbeidstakere til å forlenge yrkeskarrieren. Nordland fylkeskommunes mål skal utarbeides i fellesskap med tillitsvalgte, verneombud og øvrige ansatte innen 12 uker etter inngåelse av samarbeidsavtalen Fakta Livsfaseperspektiv HR opplyser at Nordland fylkeskommune ikke har noen vedtatt livsfasepolitikk, men at livsfaseperspektivet kommer til syne i personalpolitikken på følgende vis: I arbeidsgiverpolitikken vedtatt av fylkestinget i sak 122/09 står det i avsnittet om individuell tilrettelegging «Å behandle alle ansatte likt er ikke det samme som å behandle dem rettferdig. Rettferdighet er også tilpasning til enkeltindividet.» Fylkesrevisjonen i Nordland, november 2014 Side 14 av 17

16 I avsnittet om likeverd står det «Likestilling og likeverd er viktige grunnverdier også i arbeidsgiverrollen. Ansatte skal behandles likeverdig uansett alder, kjønn, religion, etnisitet og funksjonsevne.» I avsnittet om raushet står det at «arbeidsgiver skal ta individuelle hensyn overfor arbeidstakerne i spørsmål der egne vurderinger er en del av beslutningsgrunnlaget. Fylkeskommunen ønsker at det skal være rom for individuelle vurderinger som kan komme arbeidstakeren til gode der dette virker klokt. Men rausheten skal være gjensidig, arbeidstaker må også ha en raus holdning overfor arbeidsgiver.» Nordland fylkeskommune har en seniorpolitikk vedtatt av Fylkestinget i sakene 34/08, 133/10 og 67/12. HR har i brev videre opplyst at det er satt i gang et arbeide med å utarbeide en mer helhetlig og samlet livsfasepolitikk. I følge HR er en partssammensatt gruppe nå i sluttfasen med å utarbeide et forslag til livsfasepolitikk som tar opp i seg dagens seniorpolitikk. Gruppen tar i følge HR sikte på å få fremlagt sitt forslag via fylkesrådet til fylkestinget i februar Avgangsalder Seniorpolitiske tiltak i Nordland fylkeskommune er i følge HR følgende: Holdningsskapende arbeid og medarbeidersamtaler med fokus på seniortiltak fra 55 år. Trim/trening i arbeidstiden. Fra fylte 55 år dekker fylkeskommunen alle treningskostnader ved forebyggende trening. Seniorkurs for alle ansatte som har passert 58 år. Motivere og legge til rette for kompetanseutvikling for seniorer. Redusert arbeidstid med lønn for ansatte mellom år. Det foreligger imidlertid ingen evalueringer som kan gi svar på om de innførte tiltakene virker slik at man oppnår målsettingen om å forlenge yrkeskarrieren til eldre arbeidstakere. Det har riktignok vært en evaluering av de seniorpolitiske tiltakene i FT- sak 067/12. Denne evalueringen gir imidlertid ikke svar på om tiltakene har virket. HR anfører at det er svært vanskelig å gjøre evalueringer for å påvise hvilke tiltak som har hatt effekt Revisjonens vurderinger HR har redegjort for at livsfaseperspektivet kommer til syne i personalpolitikken på flere forskjellige måter. Fylkeskommunen mangler imidlertid per i dag et samlet og helhetlig livsfaseperspektiv i sin personalpolitikk. I så måte kan vi ikke se at målene i IA- avtalen er oppfylt. Det er dog positivt at det nå utarbeides en livsfasepolitikk for Nordland fylkeskommune. HR har redegjort for flere tiltak som er gjennomført for å stimulere eldre arbeidstakere til å forlenge yrkeskarrieren. Dette er positivt og i tråd med IA- avtalen. Det er imidlertid en svakhet at det ikke gjøres evalueringer som kan si noe om tiltakene virker. HR anfører at det er vanskelig å evaluere og fastslå hvilke tiltak som har effekt, og det har heller ikke vært forsøkt gjennomført evalueringer av hvorvidt summen av de innførte tiltak får eldre arbeidstakere til å forlenge yrkesaktiviteten etter fylte 50 år. Det er altså per i dag ikke mulig å konkludere på i hvilken grad fylkeskommunen oppfyller delmål tre i IA- avtalen (forlengelse av yrkeskarrieren etter fylte 50 år). Vi anbefaler fylkeskommunen å gjøre undersøkelser som kan belyse dette nærmere. 6. Konklusjon, anbefaling Denne undersøkelsen har vist at Nordland fylkeskommune på overordnet nivå har satt i verk flere tiltak for å sørge for god kompetanse om IA avtalen og for å sikre et godt og inkluderende arbeidsmiljø. Som det fremgår av denne rapporten er det kommet flere innspill til IA arbeidet i fylkeskommunen fra de tillitsvalgte, dette både gjennom noen kritiske kommentarer og noen positive kommentarer. Fylkesrevisjonen i Nordland, november 2014 Side 15 av 17

17 Vi anbefaler at HR ser nærmere på de innspill som er kommet fra de tillitsvalgte, særlig gjelder dette det uttrykte ønsket om mer informasjon/opplæring om IA- avtalen, og i forhold til spørsmålet om de beskrevne opplæringstiltakene når godt nok ut i organisasjonen. Fylkesrevisjonen registrerer også at fylkeskommunen, i tråd med IA avtalen, har satt resultatmål for sykefraværsarbeidet. Fra de tillitsvalgte er det imidlertid kommet innspill om at de i større grad ønsker å bli involvert i hele prosessen med utforming av mål for sykefraværsarbeidet. Dette er også i tråd med forutsetningen i IA- avtalen og vi anbefaler HR å se på hvordan dette kan oppfylles. IA avtalens delmål en, om reduksjon i sykefraværet er ikke nådd. Uklarheter omkring fylkeskommunens resultatmål for sykefravær og evaluering/rapportering til fylkestinget har gjort at vi anbefaler at det ses nærmere på og avklares bedre hva som er fylkeskommunens målsetting på området og at resultatet av sykefraværsarbeidet i forhold til nasjonale mål og nasjonale resultat klargjøres bedre for fylkestinget enn hva tilfellet er i dag. Denne undersøkelsen har også vist at det er satt aktivitetsmål i forhold til delmål to, sysselsetting av personer med redusert funksjonsevne. Det mangler imidlertid evalueringer av gjennomføringen av tiltakene, og om de har hatt noen effekt. Det mangler også målsettinger for oppfølgings- og tilretteleggingsarbeidet overfor egne arbeidstakere med redusert arbeidsevne. Det er på denne bakgrunn ikke mulig å si noe om i hvilken grad IA- avtalens delmål to, om økt sysselsetting av personer med redusert funksjonsevne er oppfylt. Fylkeskommunen mangler per i dag et samlet og helhetlig livsfaseperspektiv i sin personalpolitikk. I så måte kan vi ikke se at delmål tre i IA- avtalen er oppfylt på dette punkt per i dag. HR er imidlertid i gang med dette arbeidet. Ettersom det ikke er gjort noen evalueringer av iverksatte tiltak er det per i dag heller ikke mulig å konkludere på i hvilken grad fylkeskommunen oppfyller delmål tre i IA- avtalen om forlengelse av yrkeskarrieren etter fylte 50 år. Fylkesrevisjonen mener at det er en svakhet at det ikke gjøres evalueringer i forhold til delmål tre som kan si noe om de innførte tiltakene virker. Vi anbefaler derfor at det for fremtiden legges større vekt på å evaluere de resultat/aktivitetsmål som fremgår av IA avtalen. 7. Høringsuttalelse Fylkesrådsleder har i brev av 17. november 2014 avgitt høringsuttalelse til fylkesrevisjonens rapport. I høringsuttalelsens punkt 1 er det gitt en faktaopplysning om ledelsen av fylkeskommunens AMA (administrasjons- og arbeidsmiljøutvalget) som fylkesrevisjonen har innarbeidet i den endelige rapporten. Videre er det i høringsuttalelsen redegjort for fylkeskommunens syn på IA avtalens forutsetning om to egne møter i året mellom ledelsen og tillitsvalgte. Fylkesrevisjonen tar dette til orientering. Ut over dette tar fylkesrådsleder innholdet i fylkesrevisjonens rapport til orientering. Fylkesrevisjonen i Nordland, november 2014 Side 16 av 17

18 Litteraturliste: Intensjonsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv av 24.oktober 2010 (Nasjonalt nivå) Veileder til IA- avtalen Samarbeidsavtale mellom Nordland fylkeskommune og NAV om et mer inkluderende arbeidsliv av 20.januar Fylkesrevisjonen i Nordland, november 2014 Side 17 av 17

19 Vedlegg 1 Revisjonskriterier Kriteriene er hentet fra: Intensjonsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv (nasjonalt nivå) for perioden 1. mars desember 2013) Lokal samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv inngått mellom Nordland fylkeskommune og NAV Arbeidslivssenter for perioden 20. januar 2012 til 31. desember 2013 Veileder for IA- avtalen IA-avtalens overordnede mål er: Å forebygge og redusere sykefravær, styrke jobbnærværet og bedre arbeidsmiljøet, samt hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet. IA-avtalens tre delmål på nasjonalt nivå er: 1. Reduksjon i sykefraværet med 20 prosent i forhold til nivået i andre kvartal Dette innebærer at sykefraværet på nasjonalt nivå ikke skal overstige 5,6 prosent. 2. Økt sysselsetting av personer med redusert funksjonsevne. De konkrete målene fra tidligere tilleggsavtaler videreføres. 3. Yrkesaktivitet etter fylte 50 år forlenges med seks måneder. Med dette menes en økning sammenlignet med 2009 i gjennomsnittlig periode med yrkesaktivitet (for personer over 50 år). Ved å inngå samarbeidsavtale om å bli IA-virksomhet, stiller den enkelte virksomhet seg bak målene i IA-avtalen. Inngåelse av denne samarbeidsavtalen innebærer at arbeidsgiver, tillitsvalgte, verneombud og øvrige ansatte i virksomheten samarbeider målrettet for å oppnå en mer inkluderende arbeidsplass. En viktig forutsetning for å nå IA-avtalens mål, er at virksomheten har et systematisk forebyggende HMS-arbeid og at virksomhetens IA-arbeid implementeres i dette arbeidet. Virksomheten skal på grunnlag av de tre delmålene i IA-avtalen fastsette egne mål for IA-arbeidet tilpasset virksomhetens utfordringer. De ulike delmålene må sees i sammenheng for å oppnå intensjonen om et mer inkluderende arbeidsliv. Målene utarbeides i fellesskap av arbeidsgiver, tillitsvalgte, verneombud og øvrige ansatte innen 12 uker etter inngåelse av samarbeidsavtalen. Virksomheten skal fastsette og integrere følgende delmål som en del av virksomhetens arbeidsmiljøarbeid/hms-arbeid: Delmål 1: Sykefravær a) Utarbeide mål for sykefraværsarbeidet og sette resultatmål for sykefraværsutviklingen. b) Etablere etterprøvbare aktivitetsmål. Delmål 2: Personer med redusert funksjonsevne a) Sette aktivitetsmål for oppfølgings- og tilretteleggingsarbeidet overfor egne arbeidstakere med redusert arbeidsevne, for å forebygge overgang fra arbeid til passive ytelser. b) Sette aktivitetsmål for hvordan virksomheten skal åpne for personer som NAV har avklart og som har behov for utprøving av sin arbeids- og funksjonsevne i det ordinære arbeidsliv. Delmål 3: Avgangsalder a) Ha et livsfaseperspektiv som skal inngå som en del av virksomhetens personalpolitikk og i det systematiske forebyggende arbeidet. b) Sette aktivitetsmål for hvordan virksomheten kan stimulere eldre arbeidstakere til å forlenge yrkeskarrieren. Fylkesrevisjonen i Nordland Forvaltningsrevisjonsprosjektet «Oppfølging av IA- avtalen»

20 FORPLIKTELSER Inngåelse av denne samarbeidsavtalen medfører forpliktelser for arbeidsgiver, for tillitsvalgte og verneombud, for øvrige ansatte i virksomheten og for Arbeids- og velferdsetaten. For å lykkes i sitt IAarbeid må virksomheten ha et godt systematisk HMS-arbeid og et velfungerende partssamarbeid. Arbeidsmiljølovens og folketrygdlovens bestemmelser gjelder for IA-virksomheter som for alle andre virksomheter. Arbeidsgivers forpliktelser i hht. IA- avtalen Arbeidsgiver skal sørge for et godt og inkluderende arbeidsmiljø i samarbeid og i tett dialog med tillitsvalgte, verneombud og øvrige ansatte. Det skal avholdes to møter årlig hvor IA-arbeidet er eneste tema og hvor både ledelse, tillitsvalgte og verneombud er representert. Oppfølging av egne ansatte a) HMS og IA-arbeidet forutsetter langsiktighet, og arbeidsgiver må sørge for at linjeledere, arbeidsledere, tillitsvalgte og verneombud har den kompetansen som er nødvendig for å utføre arbeidet. b) Tilrettelegge arbeidsforholdene for arbeidstakere med spesielle behov. c) Føre sykefraværsstatistikk og bruke denne i det systematiske sykefraværsarbeidet. I tillegg er alle arbeidsgivere, som følge av arbeidsmiljøloven og folketrygdloven, generelt forpliktet til å utarbeide rutiner for å forebygge sykefravær og følge opp egne sykmeldte. Viktige oppgaver i denne forbindelse er: tidligst mulig starte arbeidet med å utarbeide oppfølgingsplaner, avholde dialogmøter, tilrettelegge for arbeidstakere med behov, samt dokumentere at tilretteleggingstiltak er vurdert, forsøkt eller gjennomført. Personer som ikke er tilknyttet virksomheten a) Virksomheten skal åpne for at personer som Arbeids- og velferdsetaten har avklart og som har behov for utprøving, får utprøvd sin arbeids- og funksjonsevne i det ordinære arbeidsliv. Dette forutsetter at Arbeids- og velferdsetaten sikrer bistand gjennom økonomiske og kompetansemessige tiltak, samt annen tilrettelegging. Basert på foranstående utledes følgende operasjonaliserte revisjonskriterier: Generelle forpliktelser HMS og IA-arbeidet forutsetter langsiktighet, og arbeidsgiver må sørge for at linjeledere, arbeidsledere, tillitsvalgte og verneombud har den kompetansen som er nødvendig for å utføre arbeidet. Arbeidsgiver skal sørge for et godt og inkluderende arbeidsmiljø i samarbeid og i tett dialog med tillitsvalgte, verneombud og øvrige ansatte. Det skal avholdes to møter årlig hvor IA-arbeidet er eneste tema og hvor både ledelse, tillitsvalgte og verneombud er representert. Sykefravær Nfk skal utarbeide mål for sykefraværsarbeidet og sette resultatmål for sykefraværsutviklingen. Nfk skal etablere etterprøvbare aktivitetsmål. Nfk skal utarbeide rutiner for å forebygge sykefravær og føre sykefraværsstatistikk og bruke denne i det systematiske sykefraværsarbeidet. Nfk s mål skal utarbeides i fellesskap med tillitsvalgte, verneombud innen 12 uker etter inngåelse av samarbeidsavtalen. Personer med redusert funksjonsevne Nfk skal sette aktivitetsmål for oppfølgings- og tilretteleggingsarbeidet overfor egne arbeidstakere med redusert arbeidsevne, for å forebygge overgang fra arbeid til passive ytelser. Nfk skal sette aktivitetsmål for hvordan virksomheten skal åpne for personer som NAV har avklart og som har behov for utprøving av sin arbeids- og funksjonsevne i det ordinære arbeidsliv. Nfk skal tilrettelegge arbeidsforholdene for arbeidstakere med spesielle behov. Fylkesrevisjonen i Nordland Forvaltningsrevisjonsprosjektet «Oppfølging av IA- avtalen»