OPPLAND FYLKESKOMMUNE KONTROLLUTVALGET ÅRSRAPPORT FOR

Transkript

1 OPPLAND FYLKESKOMMUNE KONTROLLUTVALGET ÅRSRAPPORT FOR 2014

2 Innhold 1. INNLEDNING KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER MØTER KONTROLLUTVALGETS AKTIVITETER I Budsjett for kontrollutvalget Oppfølging av revisjonen Egenevaluering av kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsrapport for Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for 2013 for Oppland fylkeskommune Forvaltningsrevisjoner og andre undersøkelser i Oppfølging av tidligere revisjonsrapport «Fylkesveger styring og oppfølging» Oppfølging av tidligere revisjonsrapport «Den offentlige tannhelsetjenesten i Oppland» Stedsutvikling Regionale planprosesser Forvaltningsrevisjonsrapporten «Evaluering av byggeprosessen ved Hadeland videregående skole» Forvaltningsrevisjonsrapporten «Kontraktsoppfølging i kollektivtransport» Henvendelse fra kontrollutvalgene i Lesja og Dovre kommune om skolesaken Dombås Selskapskontroller i Selskapskontroll i Eidsiva Energi AS om roller, habilitet og sponsing Overordnet eierskapskontroll Orienteringer og mindre undersøkelser i Rullering av planer for aktiviteten i

3 1. INNLEDNING I tråd med tidligere praksis har kontrollutvalgssekretariatet laget en årsrapport fra kontrollutvalget til fylkestinget om kontrollutvalgets virksomhet forrige år. Kontrollutvalget utfører sine tilsynsoppgaver på vegne av fylkestinget. I den anledningen er det viktig at fylkeskommunens øverste politiske organ får en tilbakemelding på utvalgets totale aktivitet i året som har gått i tillegg til løpende tilbakemelding gjennom året. I sitt arbeid er kontrollutvalget avhengig av god kommunikasjon og godt samarbeid med så vel fylkestinget som fylkesrådmann. Dette mener utvalget har fungert på en god måte også i Kontrollutvalget vil dessuten framheve det gode samarbeidet med fylkeskommunens revisor Innlandet Revisjon IKS og sitt eget sekretariat Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet, som er avgjørende for utvalgets virksomhet. Kontrollutvalget mener det også i 2014 har hatt et målrettet og aktivt år innenfor de rammer som budsjettet gir. Den største andelen av rammen til tilsyn og kontroll benyttes til bestillinger som utføres av fylkeskommunens revisor Innlandet Revisjon IKS. Oppdragsavtalen som kontrollutvalget inngår på vegne av fylkestinget er delt inn i regnskapsrevisjon der kontrollutvalget først og fremst har en påse-rolle og forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, der kontrollutvalget har en aktiv rolle med å bestille, behandle rapporter og følge opp. Kontrollutvalget benytter seg også av orienteringer fra fylkesrådmannen eller «mindre» undersøkelser som enten kan gjøres av revisjonen eller kontrollutvalgssekretariatet. Dette gir ikke noen grundig undersøkelse av temaet, men utvalget mener dette er en viktig del av sin helhetlige tilsynsrolle. Orienteringer er en del av utvalgets oppgave med å sette seg inn i og følge med på fylkeskommunens aktivitet. Ved orienteringene får utvalget økt kunnskap om de områdene det blir orientert om, det kan gjøres vedtak om den konkrete informasjonen som gis og/eller informasjonen kan benyttes til rullering av planer. Kontrollutvalget håper det også i sitt videre arbeid kan bidra til at innbyggerne kan ha tillitt til at fylkeskommunen har en god egenkontroll og ser fram til et videre godt samarbeid med fylkestinget og fylkesrådmannen. Lillehammer, den Harald Westby (sign) Bjørg S. Lien (sign) Anne H. Jorde (sign) (leder) (nestleder) Harald Eivind Bakke (sign) Ole Hageløkken (sign) 2

4 2. KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING Medlemmer: Harald Westby (H) leder Bjørg S. Lien (V) nestleder Harald Eivind Bakke (FrP) Ole Hageløkken (Ap) Anne Hjelmstadstuen Jorde (Sp) Varamedlemmer: Rune Selj (H) Ulf Rogneby (V) Astrid Gaassand (FrP) Christen Bernhard Bjørnsgaard (H) Helle Hundevadt (V) Tom Haraldsen (Ap) Maj-Britt Svastuen (Sp) Karin Kvisten (Ap) Ove Sverre Skaret (Ap) Sekretariatsfunksjonen blir ivaretatt av Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet. Denne funksjonen kan ikke legges til fylkeskommunens administrasjon eller til den som utfører revisjon for fylkeskommunen. Oppland fylkeskommune har derfor inngått et interkommunalt samarbeid med Lillehammer, Gausdal og Øyer kommuner og Hedmark fylkeskommune om et eget sekretariat. Leder av kontrollutvalget i Oppland fylkeskommune er i denne valgperioden leder i styret for Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet. 3. KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER Kontrollutvalgets oppgaver er nedfelt i 77 i kommuneloven og i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Av de vesentligste arbeidsoppgavene kan nevnes: På fylkestingets vegne forestå det løpende tilsyn og kontroll med den fylkeskommunale forvaltningen (forskrift 4). Påse at fylkeskommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte (K-loven 77, 4 og forskrift 6). Avgi uttalelse om fylkeskommunens årsregnskap før det vedtas av fylkestinget (forskrift 7). Minst en gang i valgperioden (første året i valgperioden) utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og legge den fram for vedtak i fylkestinget (forskrift 10). Påse at fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon (K-loven 77, 4 og forskrift 9). Avgi rapport til fylkestinget om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og resultatet av disse (forskrift 11). Rapportere til fylkestinget om hvordan fylkestingets merknader til årsregnskapet og forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp (forskrift 8 og 12). Det skal også rapporteres om tidligere saker, som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Påse at det føres kontroll med fylkeskommunens interesser i selskaper og minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for selskapskontroll som vedtas i fylkestinget (K-loven 77, 5 og forskrift 13). Forskrift 15 gir bestemmelser om rapportering. Påse at fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning (forskrift 4) og holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med lover og regelverk (forskrift 6). Utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet (forskrift 18). Fylkestinget har delegert til kontrollutvalget ansvaret for bestilling av revisjonstjenester m.v. via årlig inngåelse av oppdragsavtale med Innlandet Revisjon IKS. 3

5 Revisjonstjenester som bestilles fra fylkeskommunens revisor Innlandet Revisjon IKS kan deles inn i regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og/eller mindre undersøkelser. Revisjon av regnskapet gjennomføres uten særlig påvirkning fra kontrollutvalget, men utvalget har en påse-rolle med hensyn til om revisjonen foregår i henhold til lover, regler og inngått avtale. Når det gjelder forvaltningsrevisjon og selskapskontroll har kontrollutvalget en mer aktiv rolle som bestiller overfor revisjonen. I tillegg til å bestille revisjonsprosjekter utøver også kontrollutvalget sin rolle ved mindre undersøkelser eller orienteringer. Dette gir ikke de samme grundige undersøkelser som et forvaltningsrevisjonsprosjekt, men på denne måten kan kontrollutvalget utføre sin helhetlige rolle ved å følge med på fylkeskommunens aktiviteter 4. MØTER Møtene i kontrollutvalget i Oppland fylkeskommune holdes for åpne dører. Utvalget har i løpet av året hatt 5 møter og behandlet i alt 22 registrerte saker. Flere forhold er også drøftet under eventuelt og/eller under orienteringer. Utvalgsmedlemmene Harald Westby, Bjørg S. Lien, Ole Hageløkken og Harald Eivind Bakke deltok på Norges kommunerevisorforbunds kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen den februar Utvalgsleder deltok også på Etikkonferansen 2014 i regi av KS den Fylkesordfører og oppdragsansvarlig revisor har møte- og talerett i utvalgets møter. Kontrollutvalget kan også innkalle fylkesrådmannen eller andre fra administrasjonen i forbindelse med behandling av sakene eller orienteringer. Saker legges ut på sekretariatets hjemmeside ca. 10 dager før møtene: Denne hjemmesiden er tilgjengelig via Oppland fylkeskommunes hjemmeside under fanen Politikk Kontrollutvalget. 5. KONTROLLUTVALGETS AKTIVITETER I 2014 I denne årsrapporten trekkes ikke fram saker som kan betraktes som administrative. Dette gjelder saker som enten er interne for kontrollutvalget, som bl.a. møteplan for kontrollutvalget, og saker som vedrører løpende oppfølging av revisjonen, som bl.a. tertialrapporter fra revisjonen og revisjonsstrategi. Under omtales de sakene kontrollutvalget ønsker å vise til i Budsjett for kontrollutvalget I henhold til 18 i kontrollutvalgsforskriften utarbeider kontrollutvalget årlig forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i fylkeskommunen. I sak 24/13 den vedtok kontrollutvalget en total ramme for sin aktivitet i 2014 på kr ,-. Fylkestinget vedtok forslaget fra kontrollutvalget. Total ramme for kontrollutvalget var fordelt på denne måten: a) Innlandet Revisjon IKS kr ,-. b) Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet kr ,-. 4

6 Dette er fylkeskommunens andel i samarbeidet, vedtatt av styret i sekretærfunksjonen. c) Kontrollutvalget kr ,-. Dette er fylkeskommunens budsjetterte utgifter til møtegodtgjørelse, tapt arbeidsfortjeneste, arbeidsgiveravgift, kurs, etc. for kontrollutvalget. Revisjonstjenester i 2014 fordeler seg på denne måten: Regnskapsrevisjon inkludert attestasjoner og veiledning 1508 timer; kr ,- Bestilt forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 1777 timer; kr ,- som i stor grad fordeler seg på denne måten (timeforbruk i 2014): Kollektivtransport timer kr ,- Revisjonsrapporten er behandlet. Totalt 523 timer. Byggeprosess Hadeland vgs timer kr ,- Revisjonsrapporten er behandlet. Totalt 628 timer. Regionale planprosesser - 36 timer kr ,- Ferdigstilles i løpet av 1. halvår Tildeling av skoleskyss timer kr ,- Ferdigstilles i løpet av 1. halvår Språkopplæring språklige minoriteter timer kr ,- Ferdigstilles i løpet av 1. halvår 2015 Stedsutvikling timer kr ,- Ferdigstilles i løpet av 1. halvår 2015 Selskapskontroll Eidsiva Energi AS 58 timer kr ,- Revisjonsrapporten er behandlet. Totalt 74 timer. Møter i kontrollutvalget og kommunestyret 46 timer; kr Det vil si at det til sammen er benyttet revisjonstjenester for kr ,-. I henhold til selskapsavtalen og oppdragsavtalen har Innlandet Revisjon IKS sendt avregninger i løpet av kalenderåret 2014 som tilsvarer oppdragsavtalen for 2014 til sammen kr ,-. For mye innbetalt vil bli trukket fra à kontobeløpet for andre tertial Revisjonsomfanget vil variere fra kalenderår til kalenderår. Særlig vil dette gjelde forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, der revisjonen er avhengig av bestillinger fra kontrollutvalget. Når det gjelder sekretærfunksjonen så viser avregningsbrevet fra Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet pr at fylkeskommunens andel av sekretærsamarbeidet ble kr ,-. I sak 17/14 den vedtok kontrollutvalget forslag til «Kontrollutvalgets budsjett 2015» på til sammen kr ,-. Dette var fordelt med kr ,- til kontrollutvalget (2014-priser), kr ,- til Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet og kr ,- til Innlandet Revisjon IKS. Fylkestinget vedtok regionalt handlingsprogram og økonomiske rammer for 2015 i sak 54/14 den , hvorav kr. 4,6 mill. ble satt av til revisjon, kontrollutvalget og kontrollutvalgets sekretariat til sammen. 5.2 Oppfølging av revisjonen På vegne av fylkestinget inngår kontrollutvalget årlig oppdragsavtale med fylkeskommunens revisjon Innlandet Revisjon IKS. I sak 15/14 den vedtok kontrollutvalget oppdragsavtalen for Avtalen ble inngått med forbehold om at ovennevnte budsjettramme ble vedtatt av fylkestinget. 5

7 I løpet av året har kontrollutvalget fulgt opp sine oppgaver med å påse at fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning og at fylkeskommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. Dette gjøres via tertialvis rapportering, presentasjon av revisjonsstrategi og løpende dialog med revisjonen der det bl.a. settes fokus på om revisjonsarbeidet foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrifter, god kommunal revisjonsskikk og avtale med revisor. Når det gjelder forvaltningsrevisjon og selskapskontroll så har kontrollutvalget i større grad påvirkning enn ved regnskapsrevisjonen. Dette gjelder både innhold og gjennomføring av revisjonen ettersom utvalget er direkte bestillere av tema som ønskes gjennomført. Sammen med kontrollutvalgssekretariatet vurderer kontrollutvalget bl.a. revisjonens metodebruk, kvaliteten på revisjonsrapporten og om rapporten svarer på de forventninger utvalget hadde til undersøkelsen. Videre har kontrollutvalget påsett at oppdragsansvarlig revisor oppfyller lovbestemte krav til kvalifikasjoner (regnskapsrevisjon) og krav til uavhengighet og objektivitet. Innlandet Revisjon IKS er underlagt Norges kommunerevisorforbunds kvalitetskontroll. Når det gjelder pris på tjenesten regnskapsrevisjon så blir det årlig gjennomført undersøkelser som viser sammenligninger med andre kommunale revisjonsordninger (benchmarking). Denne undersøkelsen ble presentert for utvalget i møte , sak 15/14. I 2014 behandlet i tillegg kontrollutvalget i saknr. 20/14 i møte en evaluering om kontrollutvalgets påse-ansvar for regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Evalueringen var basert på anbefalinger gitt av Norges kommunerevisorforbund. Dette er en evaluering utvalget bør utføre minst en gang i løpet av sin periode, og konklusjonen var at utvalget har fulgt med på de punktene som forventes. 5.3 Egenevaluering av kontrollutvalget I møte den ble det gjennomgått en egenevaluering av kontrollutvalget samt sekretariatet. Sekretariatet oppsummerte egenevalueringen og la dette fram i sak 16/14 i møte Egenevalueringen ble tatt til orientering. Evalueringen viste at det meste fungerte bra, men pekte på noen punkter til forbedring. Noen justeringer har blitt utført i etterkant som f.eks. oppdatering av sekretariatets hjemmeside. 5.4 Kontrollutvalgets årsrapport for 2013 Kontrollutvalget behandlet sin årsrapport for 2013 i sak 4/14 i møtet den Fylkestinget tok rapporten til orientering i sak 29/14 den Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for 2013 for Oppland fylkeskommune Kontrollutvalget fikk presentert årsregnskapet og behandlet sin uttalelse til regnskapet i sak 5/14 den Utvalgets uttalelser til årsregnskapene var vedlagt når årsregnskapet ble behandlet i fylkestinget. 6

8 5.6 Forvaltningsrevisjoner og andre undersøkelser i 2014 Forskrift om kontrollutvalg pålegger kontrollutvalget å utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at fylkestinget er konstituert. Planen vedtas av fylkestinget. I sak 030/12 den vedtok kontrollutvalget følgende: Kontrollutvalget ber Innlandet Revisjon IKS igangsette foranalyser vedrørende de tre høyest prioriterte temaene i Plan for forvaltningsrevisjon etter at planen er vedtatt i fylkestinget. Kontrollutvalget legger saken fram for fylkestinget med slikt forslag til vedtak: Følgende tema prioriteres i plan for forvaltningsrevisjon i Oppland fylkeskommune : Prioriterte tema for gjennomføring i første del av planperioden: 1. Kollektivtransport herunder kontraktsoppfølging 2. Hadeland videregående skole evaluering av byggeprosessen 3. Regionale planprosesser 4. Oppfølging av strategiplan for kulturnæringer og kulturbaserte næringer 5. Tildeling av skoleskyss 6. Språkopplæring til språklige minoriteter 7. Stedsutvikling Øvrige aktuelle tema : 1. Journalføring av e-post 2. Tidlig intervensjon videregående opplæring 3. Registering av kunst 4. Oppfølging av klima- og energiplan Plan for forvaltningsrevisjon utarbeides for hver valgperiode, senest innen utgangen av året etter at fylkestinget er konstituert. Planen legges fram for fylkestinget til behandling. Planen revurderes årlig og kontrollutvalget gis myndighet til å foreta eventuelle endringer i planen i løpet av planperioden. Ferdigstilte forvaltningsrevisjonsrapporter oversendes fortløpende til fylkestinget for behandling der. Fylkestinget vedtok som innstilt fra kontrollutvalget i sak 94/12 den Planen er et utgangspunkt for kontrollutvalgets undersøkelser som bestilles fra revisjonen, og gjelder for årene og gjaldt således også for Prioritert tema nr. 1 og 2 i planen ble ferdigstilt i 2014, se under for mer informasjon. Tema nr. 3 og 5-7 jobber revisjonen med i dag. Tema nr. 4 er valgt vekk etter at utvalget fikk en orientering om temaet. Utvalget fikk i møte forelagt prosjektplaner for temaene «Språkopplæring til språklige minoriteter» og «Tildeling av skoleskyss» som referatsaker. Begge temaene er forventet klare i løpet av første halvår I oversikten som følger inngår tema som er nevnt i tidligere planer, samt tema som utvalget har blitt bedt av andre om å se på. I 2014 er derved følgende undersøkelser bestilt, gjennomført eller behandlet i kontrollutvalget det vises også til punktet nedenfor om orienteringer: 7

9 5.6.1 Oppfølging av tidligere revisjonsrapport «Fylkesveger styring og oppfølging» Kontrollutvalget behandlet revisjonsrapporten «Fylkesveger styring og oppfølging» i sak 019/13 den og fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget legger saken fram for fylkestinget med slikt forslag til vedtak: 1. Fylkestinget tar den framlagte forvaltningsrevisjonsrapporten Fylkesveger styring og oppfølging til etterretning. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen gi tilbakemelding til kontrollutvalget om oppfølgingen av anbefalingene i rapporten innen Fylkestinget vedtok som innstilt fra kontrollutvalget i sak 63/13 den Revisjonen hadde følgende anbefalinger i sin revisjonsrapport: For å kunne utøve god styring og kunne trekke erfaringer, så bør gjennomføring/ måloppnåelse i form av gjennomføring av prosjekter få større fokus, i tillegg til rapportering på økonomiske/budsjettmessige forhold. Etter vår vurdering kunne med fordel leveranseavtalen inneholdt presiserende bestemmelser angående rapporteringen. Innholdet i begrepet «avvikssituasjon» er skjønnsmessig, og det hadde derfor ikke vært unaturlig at leveranseavtalen kunne inneholde nærmere føringer eller kriterier for hva som skal legges til grunn som avvikssituasjoner. Fylkesrådmannen fulgte opp vedtakets punkt 2 i brevs form den Dette ble behandlet i sak 7/14 i møte Tilbakemeldingen viste oppfølging av de anbefalinger og konklusjoner som revisjonen hadde i revisjonsrapporten, og gikk i korthet ut på: Leveranseavtalen for 2014 er gjort tydeligere mht. avvikshåndtering. Det utarbeides kvartalsrapporter til samhandlingsmøtene. Det er avtalt at årsrapporteringen også skal inneholde status mht. gjennomføring og årsaker til eventuelle endringer underveis. Årsrapport for 2013 skal legges fram for fylkestinget i april Det rapporteres også til Komité for samferdsel underveis i året. Det skrives referater fra samhandlingsmøtene. Dessuten er det innskjerpet journalføring av arkivverdige e-poster underveis. Fagenhet økonomi har styrket sin bistand til Strategisk samferdsel når det gjelder fylkesvegøkonomi. Kontrollutvalget tok tilbakemeldingen fra fylkesrådmannen til orientering, og denne årsmeldingen er kontrollutvalgets tilbakemelding til fylkestinget om oppfølgingen av revisjonsrapporten Oppfølging av tidligere revisjonsrapport «Den offentlige tannhelsetjenesten i Oppland» Revisjonsrapporten «Den offentlige tannhelsetjenesten i Oppland» ble behandlet av fylkestinget i sak 61/13 den Det ble fattet følgende vedtak: 1. Fylkestinget tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Den offentlige tannhelsetjenesten i Oppland» til etterretning. 2. Fylkestinget ber om at rapporten oversendes kommunene. 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen gi tilbakemelding til kontrollutvalget vedrørende oppfølgingen av anbefalingene som framkommer i rapporten innen

10 Formålet med undersøkelsen var å undersøke om eldre, uføre og langtidssyke i institusjon og hjemmesykepleie i Oppland får det offentlige tannhelsetjenestetilbudet de etter loven har krav på. Oppdraget var begrenset til tannhelsetjenester til gruppe C dvs. grupper av eldre, langtidssyke og uføre i institusjon og hjemmesykepleie. Innlandet Revisjon IKS viste til følgende anbefalinger i revisjonsrapporten: - De offentlige tannklinikkene i Oppland bør formidle skjema «tilbud om gratis tannbehandling» til hjemmesykepleien i alle kommunene i Oppland. - Med bakgrunn i funn anbefaler revisjonen at det innarbeides ett nytt punkt i kvalitetshåndboka. Dette bør omfatte en presisering av at det skal være samarbeid mellom DOT og hjemmesykepleien i kommunene. (Dette er innarbeidet i «samarbeidsrutiner» som noen tannklinikker bruker overfor kommunene). - Revisjonen anbefaler at nytt punkt i kvalitetshåndboka følges opp i tiltaksplanen. - At det skal/bør gjennomføres årlige møter mellom tannklinikkene og hjemmesykepleien i kommunene. - Revisjonen anbefaler at de offentlige tannklinikkene og kommunene foretar en forventningsavklaring hva gjelder innhold og hyppighet på opplæring som tannklinikkene skal utføre overfor personalet i kommunene. Det er disse anbefalingene fylkestinget vedtok at fylkesrådmannen skulle rapportere tilbake til kontrollutvalget på. Fylkesrådmannen ga en skriftlig tilbakemelding datert Her framgår det at revisjonsrapportens anbefalinger i all hovedsak er fulgt opp. Utvalget behandlet tilbakemeldingen i sak 11/14 i møte Tilbakemeldingen ble tatt til orientering og denne årsmeldingen er kontrollutvalgets tilbakemelding til fylkestinget om oppfølgingen av revisjonsrapporten Stedsutvikling Kontrollutvalget bestilte foranalyse innen temaet «Stedsutvikling» i sak 28/13 den Temaet er det sist prioriterte temaet i plan for forvaltningsrevisjon Foranalysen ble presentert for utvalget den , sak nr. 3/14. Kontrollutvalget vedtok da å bestille et forvaltningsrevisjonsprosjekt av Innlandet Revisjon IKS innen temaet «Stedsutvikling». Hensikten skulle være å få oversikt over hvordan midler er brukt, om forvaltningen av midlene er i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, samt vurderinger av måloppnåelse og virkning. Følgende problemstillinger ble vedtatt: a) Hvordan har fylkeskommunen brukt tilgjengelige virkemidler for å bidra til å nå resultatmålene? b) Hva har fylkeskommunen rapportert til fylkestinget når det gjelder resultater og effekter av midler til stedsutvikling? c) Er forvaltningen av midlene i tråd med de vedtak fylkestinget/fylkesutvalget har gjort når det gjelder stedsutvikling? d) Er Oppland fylkeskommunes forvaltning av statlige midler til stedsutviklingsprosjekter i tråd med Statens økonomireglement og fylkeskommunens interne rutiner? Til møtet den fikk utvalget forelagt prosjektplan for prosjektet som en referatsak. Selve rapporten forventes å være klar i løpet av første halvår Regionale planprosesser I møte sak 30/12, Plan for forvaltningsrevisjon Oppland fylkeskommune , vedtok kontrollutvalget å be Innlandet Revisjon IKS igangsette foranalyser vedrørende de tre høyest prioriterte temaene i Plan for forvaltningsrevisjon etter at planen var vedtatt i 9

11 fylkestinget. Fylkestinget vedtok ved behandlingen av planen i møte sak 94/12 å prioritere temaet Regionale planprosesser som nr. 3 for gjennomføring i første del av planperioden. I kontrollutvalgsmøtet den presenterte revisjonen foranalyse på temaet. I sin foranalyse beskriver Innlandet Revisjon IKS blant annet det regionale plansystemet. Kontrollutvalget vedtok i møte følgende: 1. Kontrollutvalget vedtar å gjennomføre et forvaltningsrevisjonsprosjekt vedrørende regionale planprosesser. 2. Innlandet Revisjon IKS utarbeider en prosjektplan som blir referert i kontrollutvalget. Prosjektplanen ble først lagt fram som referatsak i møte den Etter den tid har prosjektet stått stille, primært fordi revisjonen har hatt for lite folk i en periode. Utvalget ønsket derfor en oppdatering på prosjektet før arbeidet videreføres, da det har skjedd en del i fylkeskommunen siden juni På møte framla revisjonen en oppdatert prosjektplan som ble presentert i møtet. Utvalget vedtok å opprettholde bestillingen av prosjektet og rapporten forventes klar i løpet av Forvaltningsrevisjonsrapporten «Evaluering av byggeprosessen ved Hadeland videregående skole» Kontrollutvalget vedtok å bestille en forvaltningsrevisjon kalt «Evaluering av byggeprosessen ved Hadeland videregående skole» på møtet den , sak 3/13. Formålet var å undersøke om det har vært en tilfredsstillende organisering, styring, oppfølging og kvalitetssikring av byggeprosjektet gjennom de ulike fasene. Det er satt opp følgende problemstillinger som utgangspunkt for revisjonsarbeidet: Har det vært en tilfredsstillende kvalitetssikring av byggeprosjektet gjennom de ulike faser? Er anbudsprosessen gjennomført i samsvar med prosedyrekravene i lov om offentlige anskaffelser og fylkeskommunens eget kvalitetssystem? Hvordan er det tatt hensyn til vedtatte kriterier for utforming av skolebygg ved planlegging og gjennomføring av utbyggingen? Er det lagt til rette for og gjennomført en brukermedvirkning i samsvar med fylkeskommunens intensjoner og med eksisterende regelverk på området? I forbindelse med behandlingen av prosjektplanen i sak 27/13 den vedtok kontrollutvalget følgende: 1. Kontrollutvalget vedtar å tilpasse påbegynt forvaltningsrevisjonsprosjekt om evaluering av byggeprosessen ved Hadeland videregående skole i henhold til vedtak som forventes gjort av fylkestinget i oktober Innlandet Revisjon IKS utarbeider endelig prosjektplan som presenteres på neste møte i kontrollutvalget. Fylkestinget behandlet en forliksavtale med Veidekke Entreprenør AS i sak 53/13 den Her ba fylkestinget om at kontrollutvalget tok med denne saken i det kommende revisjonsarbeidet. Prosjektplanen ble derfor revidert underveis i dialog med kontrollutvalget for å ivareta vedtak i fylkestinget. Revisjonen hadde oppsummert sine anbefalinger i 6 punkt: Fylkeskommunens kvalitetssystem bør benyttes i alle byggesaker. For å få full nytteverdi av systemet bør styringsgruppa følge opp prosjektlederes anvendelse av systemet på et overordnet nivå gjennom prosjektperioden. 10

12 Anbudsprosessen bør kvalitetssikres slik at forskriftens krav til gjennomsiktighet og etterprøvbarhet overholdes. Dette gjelder konkret krav til anskaffelsesprotokoll og føring av referater fra forhandlingsmøter. Revisjonen anser at fylkeskommunens innkjøpshåndbok er et godt verktøy som bør benyttes aktivt også i forbindelse med investeringsprosjekter. Dette vil også sikre at formelle krav til frister og liknende blir ivaretatt. Fylkeskommunen bør vurdere hvordan brukermedvirkningen ved skoleutbygginger kan forankres på en best mulig måte hos skoleledelsen og hvilken rolle rektor skal ha i beslutningsprosessen. Fylkeskommunen bør foreta en gjennomgang av prosessen rundt utstyrsanskaffelser for å få en mer prinsipiell avklaring på hva som skal inngå av utstyrsanskaffelser i investeringsbudsjettet ved skoleutbygginger. Fylkeskommunen bør vurdere hvordan prosessen i forbindelse med vurdering av og gjennomføring av utstyrsanskaffelser skal organiseres og eventuelt utarbeide en ny rutine for dette. Revisjonen viser til at det allerede finnes en rutine i kvalitetssystemet som ikke er benyttet ved dette investeringsprosjektet. Fylkeskommunen anbefales å ta en metodisk gjennomgang av hvordan fylkesutvalgets premisser kan brukes som kvalitetskriterier i en prosjektkonkurranse på en best mulig måte. Kontrollutvalget la rapporten fram for fylkestinget den Forslag til vedtak var bl.a. at kontrollutvalget skulle få en tilbakemelding på anbefalingene. Dette ble endret av fylkestinget til følgende vedtak: 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen evaluere organiseringen i store byggeprosesser, herunder om møter i styringsgruppa skal være åpne, og orientere om resultatet til kontrollutvalget i løpet av første kvartal i Fylkestinget ber fylkesrådmannen gi en tilbakemelding til fylkestinget vedrørende oppfølging av anbefalingene som framkommer i rapporten i løpet av første kvartal i Forvaltningsrevisjonsrapporten «Kontraktsoppfølging i kollektivtransport» Kontrollutvalget vedtok å bestille en forvaltningsrevisjon kalt «Kontraktsoppfølging i kollektivtransport» i møtet , sak 2/13. Formål har vært å undersøke hvordan kontraktene med busselskapene følges opp av fylkeskommunen. Revisjonen har arbeidet ut fra følgende problemstillinger: 1. Følger fylkeskommunen opp de økonomiske sider ved busskontraktene, slik at den sikrer at den godtgjørelse fylkeskommunen betaler er i henhold til kontraktene? 2. Blir kontraktene med busselskapene fulgt opp i henhold til inngåtte vilkår, slik som renhold, krav til materiell, krav til regularitet, miljøhensyn etc.? 3. Er kontraktene utformet slik at de på en god måte motiverer selskapene til å arbeide for å få flest mulig betalende reisende og størst mulige billettinntekter? Revisjonen anbefalte Oppland fylkeskommune/opplandstrafikk følgende: Innføre skriftlig rutinebeskrivelse for oppfølging av kontraktene med busselskapene. Foreta en gjennomgang slik at oppfølging og kontroll med billettinntektene fra JVB forbedres. Vurdere grunnlaget for å innføre økonomiske incentiver overfor busselskapene som inkluderer deling av kostnadsbesparelser ved produksjonsreduksjon/effektivisering. Kontrollutvalget la rapporten fram for fylkestinget den Forslag til vedtak var bl.a. at kontrollutvalget skulle få en tilbakemelding på anbefalingene. Dette ble endret av fylkestinget til følgende vedtak: 11

13 1. Fylkestinget tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Kontraktsoppfølging i kollektivtransport» til orientering. 2. Fylkestinget ber rådmannen gi tilbakemelding til fylkestinget vedrørende oppfølging av anbefalingene som framkommer i rapporten innen Henvendelse fra kontrollutvalgene i Lesja og Dovre kommune om skolesaken Dombås Kontrollutvalget mottok en henvendelse fra kontrollutvalgene i Lesja og Dovre kommuner med anmodning om å se på «skolesaken Dombås». De ba kontrollutvalget i Oppland fylkeskommune om å se på følgende: 1. Er alle opplysninger i saken kommet frem? 2. Har vedtak gjort av fylkestinget blitt fulgt opp av administrasjonen, spesielt vedtak fra 2011 arkivsak-dok ? Kontrollutvalget behandlet saken i møte , saknr. 8/14. Sekretariatet hadde gått gjennom alle vedtak og hvordan de hadde blitt fulgt opp. I tillegg stilte fylkesrådmannen opp og orienterte og svarte på spørsmål. Kontrollutvalget vedtok at de ikke fant noen grunn til å gå videre med saken basert på den informasjonen som forelå. 5.7 Selskapskontroller i 2014 Forskrift om kontrollutvalg pålegger kontrollutvalget å utarbeide en plan for selskapskontroll minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at fylkestinget er konstituert. Planen vedtas av fylkestinget. Kontrollutvalget behandlet planen for i sak 020/13 den Fylkestinget vedtok som innstilt fra utvalget i sak 62/13 den : 1. Fylkestinget vedtar plan for selskapskontroll for Oppland fylkeskommune for Kontrollutvalget gis myndighet til å prioritere følgende i sitt arbeid med selskapskontroll i ; a. Eidsiva Energi AS tema roller og habilitet b. Vegfinans AS c. Teater Innlandet AS d. Overordnet eierskapskontroll 3. Kontrollutvalget gis myndighet til selv å vurdere om det skal utføres eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon i de aktuelle selskapene. 4. Kontrollutvalget gis myndighet til å revurdere plan for selskapskontroll i løpet av planperioden og foreta eventuelle endringer. 5. Rapporter fra gjennomførte selskapskontroller legges fram løpende for fylkestinget. Planen er et utgangspunkt for kontrollutvalgets undersøkelser som bestilles fra revisjonen, og var også gyldig for Følgende selskapskontroller er gjennomført/behandlet i 2014: 12

14 5.7.1 Selskapskontroll i Eidsiva Energi AS om roller, habilitet og sponsing. Det er de siste år gjennomført to selskapskontroller av Eidsiva Energi AS som et samarbeid mellom de 7 største aksjonærene i selskapet. Den første selskapskontrollen ble gjennomført i Denne hadde som formål å se på hvilke mål og strategier eierne hadde satt for sitt engasjement i selskapet og om selskapsorganene ivaretok sine oppgaver i henhold til lovverket. Alle samarbeidende kontrollutvalg vedtok en videreføring av selskapskontrollen som hadde som formål å vurdere hvordan regelverket knyttet til rollekonflikter og habilitetsspørsmål praktiseres i Eidsiva. Det ble utarbeidet 2 problemstillinger: 1. I hvilken grad etterlever styremedlemmer og daglig leder i Eidsiva Energi AS, Eidsiva Vekst AS og Eidsiva Nett AS aktuelle bestemmelser om habilitet og rollekonflikter i lovverk og interne reglementer/retningslinjer? 2. I hvilken grad etterlever ansatte med ansvar for tildeling av sponsormidler og medlemmer av sponsorrådet aktuelle reglementer, retningslinjer og rutiner? Under denne problemstilling vil vi se på utdeling til: - Breddeaktivitet med tildeling til vanlige idrettslag - Kulturaktiviteter - Fyrtårnavtaler som er rettet mot «toppede» arrangementer/organisasjoner Den siste revisjonsrapporten ble behandlet av kontrollutvalget , sak 13/14. Kontrollutvalgssekretariatet samarbeidet med sekretariatet for de andre eierkommunene/- fylkeskommunen om utarbeidelse av saksframlegg og forslag til vedtak. Det er derfor vedtatt likelydende vedtak i alle i kommunestyrer og fylkesting som har samarbeidet om selskapskontrollen. Utvalgene har valgt å legge revisjonens hovedkonklusjoner og deler av anbefalingene inn i forslaget til vedtak. Slik er forslaget til vedtak som ble vedtatt av fylkestinget , sak 55/14: 1. Fylkestinget tar revisjonsrapporten «Selskapskontroll Eidsiva om roller, habilitet og sponsing» til orientering herunder rapportens to hovedproblemstillinger med tilhørende hovedkonklusjoner: Problemstilling 1 Kombinasjon av roller og habilitet I hvilken grad etterlever styremedlemmer og daglig leder i Eidsiva Energi AS, Eidsiva Vekst AS, Eidsiva Nett Holding AS og Eidsiva Nett AS aktuelle bestemmelser om habilitet og rollekonflikter i lovverk og interne reglementer/retningslinjer? Hovedkonklusjon I tilknytning til denne selskapskontrollen har det ikke framkommet signaler om at styremedlemmer og daglig leder (konsernsjef/direktør) i Eidsiva Energi AS, Eidsiva Vekst AS, Eidsiva Nett Holding AS og Eidsiva Nett AS ikke etterlever aktuelle bestemmelser om habilitet og rollekonflikter i lovverk og interne reglementer/retningslinjer. I tilknytning til selskapskontrollen har det fremkommet signaler om at det er forbedringspotensialer når det gjelder å klargjøre om daglig leder (konsernsjef og direktør) har vært til stede når styrene har behandlet saker som omhandler evaluering av direktør eller evaluering av konsernsjef og avlønning. Problemstilling 2 Sponsing I hvilken grad etterlever ansatte med ansvar for tildeling av sponsormidler og medlemmer av sponsorrådet aktuelle reglementer, retningslinjer og rutiner? 13

15 Hovedkonklusjon Revisjonen mener det er positivt at Eidsiva har skriftliggjort rutiner for behandling av saker og kriterier for sponsoravtaler. Revisjonen mener at undersøkelsen viser at etterlevelsen varierer. Ikke alle kriterier Eidsiva stiller opp, følges opp fra en naturlig forståelse av kriteriene. Det kan dessuten stilles spørsmål ved om flere av disse kriteriene er egnet som kriterium. Et kriterium, slik vi har brukt begrepet her, innebærer at det skal være noen avgjørende kjennetegn som skiller de som faller innenfor fra de som faller utenfor («skiller sant fra falsk»), og slike avgjørende kjennetegn er det ikke alle Eidsivas kriterier for sponsoravtaler som har. Når det gjelder beslutningsprosessen er det til dels stor forskjell fra det som framkommer i rutinen om sponsorråd og gjeldende praksis. Dette gjelder bl.a. at ikke alle saker med en verdi over kr er behandlet i sponsorråd og at protokoller bare finnes unntaksvis for saker behandlet i sponsorråd før 2013 (en fra 2011 og en fra 2012). Disse var ikke lagret på en måte som gjorde at de var lett gjenfinnbare. Protokoll finnes ikke på saker under kr Ved et par tilfeller framgår ikke av protokollen at en som av selskapet regnes som inhabil, har fratrådt ved behandling av saken i sponsorrådet. Når det gjelder åpenhet og tilgjengelighet har informasjonen på hjemmesiden ikke vært oppdatert i tråd med rutinen. 2. Fylkestinget har merket seg at Eidsiva Energi AS i sitt svarbrev til rapporten (vedlegg 4 til rapporten) er positive til de anbefalinger som fremkommer. Med bakgrunn i dette forventer fylkestinget at selskapet følger opp revisjonsrapporten på tilfredsstillende måte. 3. Fylkestinget ber styret i LGE Holding AS ta opp med LGEs representant i generalforsamlingen i Eidsiva Energi AS om å følge opp revisjonsrapportens anbefalinger overfor selskapet. Det vises spesielt til anbefalingene omkring sponsing: At kriterier for sponsing gjennomgås og at det vurderes om de er egnet til, og tilstrekkelig tydelige som kriterier. Vurdere hva som bør være kriterier og hva som være retningslinjer. At beslutningsprosesser om sponsing gjennomføres i tråd med selskapets egne rutiner. Dersom beslutningsprosessen som framgår av rutinene ikke er hensiktsmessig, bør det vurderes om rutinene bør endres. At det praktiseres så stor grad av åpenhet knyttet til sponsoravtaler som mulig. At man vurderer om selskapet har tilfredsstillende prosedyrer og kontroll med oppfølging når det gjelder midler til regional utvikling og prosjekter knyttet til promotering/påvirkningsarbeid Overordnet eierskapskontroll I plan for selskapskontroll var overordnet eierskapskontroll prioritert som tema nr. 4. I sak 22/14 i møte vurderte utvalget rullering av planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Prioritert tema nr. 1 (Eidsiva Energi) har det blitt gjennomført selskapskontroll på. Vegfinans AS er under omorganisering og Teater Innlandet har fylkestinget nylig foretatt en evaluering av. Utvalget vedtok derfor på møtet å bestille en prosjektplan angående temaet «Overordnet eierskapskontroll» fra Innlandet Revisjon IKS. Denne forventes klar i løpet av

16 5.8 Orienteringer og mindre undersøkelser i 2014 Kontrollutvalget har i løpet av året fått flere orienteringer i sine møter. Dette kan være tema som står i planen for forvaltningsrevisjon, men som foreløpig kun ønskes som orientering. Det kan også være tema som kommer opp i løpet av året og som kontrollutvalget ønsker nærmere informasjon om. Utvalget har også fått orienteringer fra Innlandet Revisjon IKS. Dette er tema som inngår i utvalgets påse-rolle overfor revisjonen. Kontrollutvalget har fått følgende orienteringer i 2014: Møte Fylkesrådmannen orienterte om Dombås-saken, jf. undersøkelse nevnt tidligere. Møte Innlandet Revisjon IKS: Benchmarking av regnskapsrevisjon. Innlandet Revisjon IKS: overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon for Møte Teamleder Anita Brenden Moshagen orienterte om budsjettsprekken ved bygging av Storhovearmen. Fylkestinget hadde fått den samme presentasjonen tidligere. Orienteringen omhandlet også generelt om bygging av veger fra prosjektide til byggeplan Rullering av planer for aktiviteten i Kontrollutvalget vedtok følgende den i sak 22/14 om rullering av planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll: 1. Kontrollutvalget prioriterer følgende tema for forvaltningsrevisjon i perioden : a. Oppfølging av elever som står i faresonen for ikke å fullføre, derav 3 delprosjekt: 1. Oppfølging av elever med lav poengsum 2. Tilpasset opplæring 3. Lærekandidatordningen b. Håndtering og registrering av kunst og eiendeler 2. Kontrollutvalget bestiller foranalyser fra Innlandet Revisjon IKS om de prioriterte temaene til møtene vinteren/våren Sekretariatet sørger for orienteringer på utvalgets møter vinteren/våren 2015 på de tema som det ble enighet om på møtet. 4. Kontrollutvalget bestiller prosjektplan angående tema «Overordnet eierskapskontroll» fra Innlandet Revisjon IKS. 15