STYRE/RÅD/UTVALG: MØTESTED: MØTEDATO: KL. Kommunestyret Kommunestyresalen :00

Transkript

1 Sakliste STYRE/RÅD/UTVALG: MØTESTED: MØTEDATO: KL. Kommunestyret Kommunestyresalen :00 Møtet starter med behandling av saklista. Etterpå vil temaet være kommunereform. - Innledning v/ Trond Lesjø, regiondirektør for KS Hedmark og Oppland - Diskusjoner i tverrpolitiske grupper om bl.a. aktuelle problemstillinger som Gausdal ønsker avklaring på i prosessen. SAKER TIL BEHANDLING: Sak 1/15 Sak 2/15 Sak 3/15 Sak 4/15 Sak 5/15 Sak 6/15 RETNINGSLINJER - BYTTE AV SKOLEKRETS SKOLETILBUD OG SKOLESKYSSKOSTNADER FOR ELEVER BOSATT I ESPEDALEN SAMHANDLINGSREFORMEN - REVIDERT SAMARBEIDSAVTALE MED TJENESTEAVTALER OG SAMARBEIDSRUTINER FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT "SELSKAPSKONTROLL EIDSIVA - OM ROLLER, HABILITET OG SPONSING" NÆRINGSFOND FASTSETTING AV RAMME TIL PROSJEKTSTØTTE KOMMUNENS FRAMTIDIGE BARNEHAGETILBUD OG BARNEHAGESTRUKTUR (Ettersendes) Sakene er utlagt i politisk sekretariat fram til møtedagen. Eventuelle forfall meldes til servicetorget, tlf Vararepresentanter møter bare etter nærmere innkalling. Gausdal, Hans Oddvar Høistad Ordfører Rannveig Mogren Rådmann

2 Gausdal kommune 2 Ark.: B12 Arkivsaksnr.: 14/1226 SAKNR STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEDATO: 7/15 Formannskapet /15 Kommunestyret Saksbehandler: Brit-Olli Nordtømme RETNINGSLINJER - BYTTE AV SKOLEKRETS Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke utsendt): Ingen SAMMENDRAG Saken om bytte av skolekrets i Gausdal kommune bygger på at gjeldende praksis blir videreført. Det er foreslått å ta inn en endring om at foresatte selv må ta ansvar for skoletransport eller betaling for skoleskyss hvis det søkes og innvilges skoleplass i annen krets enn der eleven har sin folkeregistrerte adresse. SAKSOPPLYSNINGER BYTTE AV SKOLEKRETS I GAUSDAL KOMMUNE Bakgrunnen for saken knytter seg til at en del elever i grunnskolen i Gausdal kommune har fått innvilget skolegang ved en annen skole enn nærskolen i den kretsen de bor. Dette får konsekvenser for skoleskyssen og problemstillinger vedrørende skysskostnadene. Ut fra dette er det behov for en ny vurdering i saker der det søkes om skolegang i annen skolekrets enn der en bor. Skoleåret 2014/2015 er det totalt 28 elever som har skolegang ved annen skole enn nærskolen i kretsen der de bor. Elever innvilget skoleplass i annen skolekrets en hjemmehørende Nærskolen Engjom Fjerdum Follebu Forset Engjom 13 1 Fjerdum Follebu Forset Kommentar: 14 elever tilhørende Engjom krets har skoletilbud i andre kretser. 13 elever tilhørende Fjerdum krets har skoletilbud i andre kretser. 1 elev tilhørende Forset krets har skoletilbud i annen krets. Ingen elever fra skolene Follebu og Forset har skolegang i annen krets. Side 2 av 27

3 Sak 1/15 Elevers rett til skolegang Når det gjelder elevers rett til skolegang er det hjemlet i Opplæringslova 8-1, 1. ledd der det står: «Grunnskolelevane har rett til å gå på den som skolen som ligg nærast eller ved den skolen i nærmiljøet som dei soknar til. Kommunen kan gi forskrift om kva for skole dei ulike områda i kommunen soknar til». Videre i samme paragraf, 2. ledd står: «Etter søknad kan eleven takast inn på annan skole enn den eleven soknar til.». Kretsgrenser og praksis i Gausdal kommune Gausdal kommune har flere ganger behandlet kretsgrenseproblematikken. Når det gjelder kretsgrenser er det særlig kommunestyrevedtak i sak 13/02 «Ang. kretsgrensene i Gausdal kommune» den som er sentralt i denne saken. Følgende vedtak ble fattet: o o «1. Forskriften om kretsgrenser i Gausdal kommune opprettholdes. 2. Kretsgrensa mellom Fjerdum og Engjom skoler justeres med utgangspunkt i Opplæringslovens 8-1 «Nærhetsprinsippet»». Gausdal kommune har faste kretsgrenser for tildeling av skoleplass, men i henhold til Opplæringsloven 8-1, 2. ledd har elever etter søknad fått innvilget skolegang i en annen krets enn der barnet bor. Denne praksisen oppstod i forbindelse med nedlegging av Myra skole og justering av kretsgrensene mellom Engjom og Fjerdum. Søknader har siden den gang blitt innvilget dersom skolen det søkes til har ledig kapasitet, at det ikke utløser klassedeling, at søsken har plass eller andre særskilte og individuelle hensyn. Organisering og kostnader vedrørende skoleskyss. Oppland fylkeskommune, som har ansvar for organisering av skoleskyssen i kommunene, har rettmessig blitt tydeligere på hvem som må bære merkostnadene med skoleskyss der kommunen innvilger skolegang for elever i annen krets enn der barnet bor. I henhold til Utdanningsdirektoratets tolkning av regelverket (rundskriv Utdanningsdirektoratet punkt 6) vedrørende «Mulighet til å kreve at foreldrene dekker skyssutgiftene til annet sted enn nærskolen» står: Kommunen har som hovedregel mulighet til å stille vilkår om at utgifter til skoleskyss dekkes av foreldrene hvis de har søkt om at elevene skal gå på en annen skole enn nærskolen. Videre står: «Etter lovfestet forvaltningsrett må et vilkår til et vedtak være saklig, relevant og rimelig. Dersom en elev ikke har rett til skoleskyss til nærskolen, og søker seg til en annen skole, kan det være rimelig at foreldrene dekker eventuelle skyssutgifter. Hvis det ikke går ordinær offentlig transport, vil foreldrene måtte sørge for privat transport eller dekke utgifter til drosje. Dette forutsetter at det er anledning til å stille vilkår. Dersom eleven allerede har rett til skyss Side 3 av 27

4 Sak 1/15 til nærskolen, vil det etter omstendighetene kunne være urimelig at foreldrene må dekke hele skysskostnaden ved bytte av skole. Dette må bero på en konkret vurdering». I henhold til rundskriv Udir pkt 7, er det kommunen som avgjør om de skal stille vilkår, der det står: «Det er kommunen som både avgjør om de vil innvilge en søknad om skolebytte, og om de vil stille vilkår om at utgifter til skyss skal dekkes av foreldrene i forbindelse med skolebyttet. Dette gjelder uavhengig av om eleven har rett på skyss fra før, eller vil trenge skyss etter skolebytte. Dersom det ikke blir satt vilkår, skal kommunen som hovedregel dekke skyssutgiftene. Fylkeskommunen er ikke økonomisk ansvarlig for skyss til annet sted enn nærskolen». Skoleskysskostnadene for elever som har skolegang i annen skolekrets viser seg å utløse økte og variable transportkostnader som Gausdal kommune er ansvarlig for å dekke. Det har ikke vært praktisert tydelige skillelinjer mellom Oppland fylkeskommune og Gausdal kommune tidligere, men etter nærmere vurdering har fylkeskommunen kommet fram til at dette nå vil bli håndhevet i henhold til bestemmelsene i ovennevnte rundskriv. VURDERING Retningslinjer for bytte av skolekrets Selv om det har vært lik praksis på innvilgelse av søknad om skoleplass i annen krets, så har det vært noe uklarhet vedrørende hvem som skal dekke skoleskysskostnadene. På et skoleskyssmøte med Oppland fylkeskommune våren 2014, var dette tema. For Gausdal kommune ble det da vist til at når det for eksempel måtte settes inn drosje i stedet for buss, ville dette kunne påføre kommunen vesentlige økte skysskostnader for elever som var innvilget skolegang i annen skolekrets. Det er derfor viktig at de kommunale retningslinjene utformes slik at det blir tydelighet for alle parter når det blant annet gjelder mål, hensikt, bestemmelser knyttet til søknad og tildeling av plass, og vedtak og klageadgang. Når det gjelder retningslinjer for bytte av skolekrets foreslås det å holde på nåværende praksis slik at søknader om bytte av skolekrets kan innvilges når skolen har ledig kapasitet og det ikke utløser ekstra kostnader, for eksempel klassedeling eller særskilt tilrettelegging. Dette er en fleksibel praksis, og i tråd med det som kommunen har anledning til i henhold til Opplæringsloven 8-1, 2. ledd. Selv om det er 13 elever fra Engjom skule som i dag har plass på Fjerdum, så er det 14 elever fra Fjerdum krets som av ulike grunner er innvilget plass på andre skoler. Når det gjelder vurdering av økte kostnader, så knyttes det til både særlig tilrettelegging og/eller klassedeling. Særlig tilrettelegging kan blant annet være en vurdering av om antall elver i en klasse vil utløse klassedeling, ikke bare ut fra delingstall, men også ut fra en faglig vurdering av hva som samlet vil være hensiktsmessig med tanke på elevenes læringsutbytte. Fordelen med anledning å søke om bytte av skolekrets, er å opprettholde en fleksibilitet der foresatte gis en reell mulighet til å søke ut fra sine ønsker og behov. Side 4 av 27

5 Sak 1/15 I og med at kommunen har gode skoletilbud ved alle skoler, så er det urimelig at kommunen må svare for økte skoleskysskostnader for elever som tildeles plass i annen skolekrets. Derfor foreslås at foresatt må selv ta ansvar for og betale for skoleskyss mellom hjem og skole. Unntak er skolekretsendring for elever som av særlige grunner blir tildelt plass i annen skolekrets. Dette kan gjelde ved skolebytte som følge av alvorlig mobbesak. Her er det egne regler og rutiner for prosess og saksbehandling. Saken har også vært på høring ved skolene. Ved høringsfristens utløp var det kommet inn en uttalelse - fra FAU v/engjom skule. FAU v/engjom skule uttaler at forslaget til kommunale retningslinjer vil styrke elevgrunnlaget ved Engjom skule ved at flere sannsynlig vil velge nærskolen framfor skolegang i annen skolekrets. Vider sier FAU Engjom at dersom foreldre selv blir ansvarlige for og må påregne å betale for skoleskyssen til skole i annen krets, så vil flere velge nærskolen. FAU støtter forslaget om at kommunen dekker utgifter til skoleskyss ved særlig grunner for bytte av skolekrets. Rådmannen foreslår at ny praksis for skyss og skysskostnader gjelder for nye søknader som er sendt inn og ikke behandlet, og ellers nye søknader fra Rådmannen foreslår at det gjøres følgende innstilling: 1. Søknad om bytte av skolekrets kan innvilges når skolen har ledig kapasitet og det ikke utløser ekstra kostnader, for eksempel klassedeling eller særskilt tilrettelegging. 2. Foresatt må som hovedregel selv ta ansvar for og betale for skoleskyss mellom hjem og skole ved bytte av skolekrets. Unntak er skolekretsendring for elever som av særlige grunner blir tildelt plass i annen skolekrets. 3. Ny praksis for skyss og skysskostnader gjelder for nye søknader. Formannskapet behandlet saken, saksnr. 7/15 den Behandling: Forslag til innstilling enstemmig vedtatt Innstilling: 1. Søknad om bytte av skolekrets kan innvilges når skolen har ledig kapasitet og det ikke utløser ekstra kostnader, for eksempel klassedeling eller særskilt tilrettelegging. 2. Foresatt må som hovedregel selv ta ansvar for og betale for skoleskyss mellom hjem og skole ved bytte av skolekrets. Unntak er skolekretsendring for elever som av særlige grunner blir tildelt plass i annen skolekrets. 3. Ny praksis for skyss og skysskostnader gjelder for nye søknader. Side 5 av 27

6 Gausdal kommune 6 Ark.: B12 &61 Arkivsaksnr.: 11/1724 SAKNR STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEDATO: 6/15 Formannskapet /15 Kommunestyret Saksbehandler: Rannveig Mogren SKOLETILBUD OG SKOLESKYSSKOSTNADER FOR ELEVER BOSATT I ESPEDALEN Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke utsendt): - E-post fra familien Austheim vedr. skolegang for sin andre datter. - Brev av fra Oppland fylkeskommune: «Vedr. økte skysskostnader skoleskyss Espedalen Skåbu» - E-post av fra Oppland fylkeskommune: «Vedr. skuleskyss frå Strand, Espedalen». SAMMENDRAG: Skolegang for elver bosatt i Espedalen er på nytt utredet som en prinsippsak Saken fremmes igjen ut fra økte skoleskysskostnader av vesentlig økonomisk betydning for Gausdal kommune. Det tilrås at elever bosatt i Espedalen skal ha sitt ha sitt skoletilbud på nærskolen fra og med skoleåret 2015/2016, jf. Opplæringslovens 8-1, som er Forset skole. SAKSOPPLYSNINGER Kommunestyret behandlet , sak 7/12, sak om skolegang for elver bosatt i Espedalen. Saken knyttet seg konkret til om elver bosatt på Stand fjellstue kunne få sin skolegang ved Skåbu oppvekstsenter i Nord-Fron kommune i stedet for på nærskolen i Gausdal kommune, som er Forset skole. Saken ble utredet på prinsipielt grunnlag med utgangspunkt i Opplæringsloven 8-1 om at elver bosatt i Espedalen skal ha sitt skoletilbud på nærskolen, og konkret ut fra opplysninger fra kommunene Nord-Fron og Sør-Fron om skoletilbud og kostnader, samt opplysninger om skoleskysskostnader fra Oppland fylkeskommune. Ut fra dette var rådmannens tilrådning slik: «Skolegang for elever bosatt i Espedalen skal ha sitt skoletilbud på nærskolen, jf. Opplæingslovens 8-1, som er Forset skole». Kommunestyrets vedtak i sak 7/12 ble knyttet konkret til søknaden fra familien Austheim og det ble fattet følgende vedtak: «1. Søknad fra familien Austheim om skolegang i Skåbu innvilges. 2. Finansiering for 2012 innarbeides i første budsjettkorrigering for 2012». Side 6 av 27

7 Sak 2/15 I e-post fra familien Austheim til Forset skole uttrykker de et ønske om at deres andre datter kan få lov til å gå på samme skole som sin eldre søster v/skåbu Oppvekstsenter. Skoleskysskostnader: Da saken ble behandlet i 2012 var kostnader for skoleskyss fra Espedalen (Strand fjellstue) til Forset skole kr ,- for 5-dagers skoleuke, mens skoleskyss fra Espedalen (Strand fjellstue) til Skåbu kostet kr ,- pr. elev for 4-dagers skoleuke. I e-post fra Oppland fylkeskommune v/tommy Forseth blir det opplyst at skoleskysstilbudet for elver i Espedalen (Strand fjellstue) til Skåbu oppvekstsenter er endret. Skoleskyss fra Espedalen til Skåbu oppvekstsenter vil for skoleåret 2015/2016 være kr ,-, mens skysskostnadene fra Espedalen (Strand fjellstue) til Forset skole vil være kr ,- pr. elev pr. år ut fra dagens satser. Økte skoleskysskostnader oppstår når det er få elever som reiser til Skåbu oppvekstsenter, og kostnaden blir sensitiv for så små endringer som at en elev flytter eller endrer reisemønster. Skoleskysstransporten er endret fra busstransport til drosjetransport, og Oppland fylkeskommune opplyser at det er lite de kan gjøre med dagens passasjergrunnlag og at de dessverre ikke finner billigere transportløsning mellom Strand og Skåbu oppvekstsenter. I henhold til Opplæringsloven skal kostnadene, når en kommune velger en annen skole enn den eleven sogner til, betales fullt ut av kommunen. Fra og med skoleåret 2015/2016 vil det være to elever, bosatt på Stand fjellstue, som ønsker skolegang ved Skåbu oppvekstsenter. Kostnader for skoleplass i Nord-Fron kommune: Kostnadene for skoleplass ved Skåbu oppvekstsenter var i 2012: Kr ,- (KOSTRA-tall 2010) pr. skoleår pr. elev. Disse kostnadene var i 2014: Kr ,- pr. elev. (KOSTRA-tall 2013 og 2014). VURDERING Saken fremmes til politisk behandling fordi det har skjedd endringer i skoleskysstilbudet som viser seg å ha en vesentlig stor økonomisk betydning for Gausdal kommune. I henhold til Opplæringsloven 8-1 er det Forset skole som er nærskolen til elever bosatt i Espedalen. Med det som utgangspunkt i den konkrets familien på Stand fjellstue, vil skolegang for to elever i Espedalen gi følgende bilde for skoleåret 2015/2016: Skoleåret 2015/2016 Forset skole Skåbu oppvekstsenter Grunnskolekostnader ,- Skoleskysskostnader , ,- Totalt for to elever , ,- Side 7 av 27

8 Sak 2/15 Kostnadsbildet viser at skolegang for elver bosatt i Espedalen (Strand fjellstue) har en merkostnad for Gausdal kommune på kr ,- pr. år. Det vil ikke påføre Gausdal kommune noen merkostnader å gi et skoletilbud ved Forset skole til elevene på Strand fjellstue fordi skolen har god kapasitet. Når det gjelder reisetid for disse elevene vil den være ca 15 minutter lengre om morgenen, og tilnærmet lik reisetid på ettermiddagen. Et kvarters lengre reisetid mellom hjem skole vurderes å være så liten at den ikke kan tillegges betydning i saken. Gausdal kommune kan tilby disse elevene et godt undervisningstilbud ved Forset skole, og det anses som viktig at elevene får sin skolegang i den kretsen de sogner til. Rådmannen vurderer at kostnadene for Gausdal kommune er drastisk endret i forhold kostnadene for Rådmannen ønsker ikke å svekke rammene til de andre skolene i Gausdal kommune. Ut fra kommunens svært krevende økonomiske situasjon finner ikke rådmannen det forsvarlig å tilrå at elver bosatt i Espedalen kan få sin skolegang ved Skåbu oppvekstsenter. Rådmannen foreslår at det gjøres følgende innstilling: 1. Kommunestyrevedtak i sak 7/12 oppheves. 2. Barn bosatt i Espedalen skal fra og med skoleåret 2015/2016 ha sitt skoletilbud på nærskolen (Forset skole), jf. Opplæringsloven 8-1. Formannskapet behandlet saken, saksnr. 6/15 den Behandling: Det ble bekreftet at samtlige medlemmer av formannskapet hadde fått tilsendt brev av fra Surina og Stefan Austheim. På vegne av Venstre/Arbeiderpartiet fremmet rep. Bood følgende endringsforslag: 1. Kommunestyrets vedtak i sak 7/12 oppheves 2. Under forutsetning av at familien Austheim selv forestår nødvendig transport av sine barn til skolen godkjennes fortsatt skolegang i Skåbu ut barnetrinnet. 3. Som kompensasjon for egentransport tilstås familien et økonomisk vederlag på kr ,- pr år. Vederlaget reguleres årlig i takt med endringene av satsene i reiseregulativet. 4. Nødvendige budsjettmessige justeringer tas i forbindelse med behandling av økonomirapporten for første tertial 2015 Side 8 av 27

9 Sak 2/15 Ved alternativ votering ble Bood sitt endringsforslag enstemmig vedtatt Innstilling: 1. Kommunestyrets vedtak i sak 7/12 oppheves 2. Under forutsetning av at familien Austheim selv forestår nødvendig transport av sine barn til skolen godkjennes fortsatt skolegang i Skåbu ut barnetrinnet. 3. Som kompensasjon for egentransport tilstås familien et økonomisk vederlag på kr ,- pr år. Vederlaget reguleres årlig i takt med endringene av satsene i reiseregulativet. 4. Nødvendige budsjettmessige justeringer tas i forbindelse med behandling av økonomirapporten for første tertial 2015 Side 9 av 27

10 Gausdal kommune 10 Ark.: 026 Arkivsaksnr.: 15/73 SAKNR STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEDATO: 5/15 Formannskapet /15 Kommunestyret Saksbehandler: Rannveig Mogren SAMHANDLINGSREFORMEN - REVIDERT SAMARBEIDSAVTALE MED TJENESTEAVTALER OG SAMARBEIDSRUTINER Vedlegg: Samarbeidsavtalen Andre saksdokumenter (ikke utsendt): Ingen SAMMENDRAG: Som en oppfølging av forrige avtaleperiode ble det i overordnet samarbeidsutvalg (OSU) besluttet å foreta en avtaleevaluering og revisjon høsten Formålet var å forenkle og tydeliggjøre samarbeidsavtalen, i tillegg til å fange opp behov for endringer. Avtalene er juridisk bindende, og det er hver kommune som er avtalepart overfor Sykehuset Innlandet (SI). BAKGRUNN FOR SAKEN: Samhandlingsreformens formål Samhandlingsreformens trådde i kraft Reformens formål er større satsing på helsefremmende og forebyggende tiltak og redusert behov for vekst i spesialisthelsetjenesten. Målet skal nås ved at kommunale helse- og omsorgstjenester skal videreutvikles og spesialisthelsetjenesten skal spisses. Pasientene og brukere skal få bedre koordinerte og sammenhengende helse- og omsorgstjenester. Rett behandling, på rett nivå, til rett tid er hovedsatsingen. For kommunene er oppdraget å styrke de kommunale tiltakene før, i stedet for og etter spesialisthelsetjenesten. Nye lover og forskrifter Stortinget vedtok 24. juni 2011 Stortinget: Lov om folkehelsearbeid, (folkehelseloven) trådde i kraft fra Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m., (helse- og omsorgstjenesteloven) trådde i kraft fra Nasjonal helse- og omsorgsplan For 2015 har regjeringen varslet at de vil legge frem en ny sykehusplan, en primærhelsemelding og en folkehelsemelding. De nye planene kommer høsten Lovendringene som kom i 2012 førte til endringer i en rekke andre lover og forskrifter, bla. i spesialisthelsetjenesteloven, helsepersonelloven og helseforetaksloven. Hvilke endringer som eventuelt vil komme i forbindelse med de varslede meldingene er foreløpig ukjent. Side 10 av 27

11 Sak 3/15 I tillegg har regjeringen varslet endringer i Forskrift om Kommunal medfinansiering og utskrivningsklare pasienter. Det som per dags dato er kjent er at betaling for utskrivningsklare pasienter vil bestå, men medfinaniseringen vil falle bort. Hva som eventuelt kommer istedenfor er ukjent. Lovkrav om samarbeidsavtaler Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. av nr. 30, kapittel seks, bestemmer at kommunestyret selv skal inngå samarbeidsavtale med det regionale helseforetaket. Helse Sør-Øst RHF har bestemt at Sykehuset Innlandet HF (SI) skal inngå avtaler med kommunene i sitt opptaksområde. Avtalene er juridisk bindende, og det er hver kommune som er avtalepart overfor SI. Helse og omsorgstjenesteloven 6-2 oppstiller et minimumskrav til hva en avtale mellom partene skal inneholde. Samarbeidsavtalen har nå fungert i noen år, og partene ser behovet for forenklinger og tilpasninger til praksis. Som en oppfølging av forrige avtaleperiode ble det i overordnet samarbeidsutvalg (OSU) besluttet å foreta en avtaleevaluering og revisjon høsten Formålet var å forenkle og tydeliggjøre samarbeidsavtalen, i tillegg til å fange opp behov for endringer. Om forarbeidene til avtaleforslaget mellom SI og kommunen Fylkesstyrene i KS Hedmark og KS Oppland gjorde i felles møte, etter initiativ fra kommuner, et vedtak om å opprette en forhandlingsgruppe. Forhandlingsgruppen har siden oppstart skiftet ut sitt mannskap og har nå følgende medlemmer: rådmann Omar Dajani, Nord-Aurdal kommune (leder), avdelingsleder Harald Landheim, Lillehammer kommune Roy Heine Olsen, Elverum kommune Åse Ingeborg Borgos, kommunelege, fastlege og praksiskonsulent Tynset kommune. Liv Kaatorp, KS Hedmark og Oppland har vært sekretær, rådgiver og koordinator for arbeidet. Det har vært benyttet juridisk bistand underveis i arbeidet. Den enkelte kommune har selv ansvar for informasjon og dialog med sine tillitsvalgt og eldreråd/ rådet for likestilling av funksjonshemmede. I forkant av evalueringsarbeidet ble det gjennomført en evalueringsprosess der alle kommuner og alle divisjoner ble invitert til å delta. Evalueringsprosessen ble ledet av KS og gjennomført på følgende måte: 1. Informasjon om evalueringsprosessen ble sendt ut i juni Questback ble sendt ut i slutten av august 3. Workshop der representanter fra fagmiljøene både fra kommunesektoren og SI deltok, ble arrangert 22. oktober. 4. Behandling i rådmannsutvalget i Oppland , rådmannsutvalget Hedmark og i KS-styret Resultatene fra evalueringsprosessen viser at questbacken nok ble for omfattende å svare på. Kun 16 % av kommunene svarte, men SI hadde 66 %. I ettertid kan en se at Side 11 av 27

12 Sak 3/15 spørreundersøkelsen burde vært utformet kortere og enklere. Imidlertid var workshoppen i oktober svært vellykket. Gruppene hadde gode dialoger og kom med fine innspill til evaluering/revideringsarbeidet. Med bakgrunn i svarene fra questbacken og innspillene fra workshoppen, er det gjennomført to forhandlingsmøter mellom partene. Fra SI har Morten Lang-Ree, Grethe Fossum, Marthe Flugstad, Per Rasmussen, brukerutvalget, Liv Haugli, hovedtillitsvalgt og Hans Kristian Hellum, jurist, møtt. Fra kommunesektoren møtte nevnte forhandlingsutvalg. De vesentligste diskusjonene har gått på sammensetning og oppgaver i de geografiske utvalgene, og på avtalene som gjelder varsling og utskrivelser fra SI. I tillegg er kvalitet og avviksbehandling drøftet. Det har også vært et mål i forhandlingsgruppen å tydeliggjøre oppgaveutviklingen mellom partene. I den forbindelse er det et mål å redusere antall liggedøgn i sykehus for ferdigbehandlede pasienter. Om Samarbeidsavtalen Denne avtalen trer i kraft og avløser gjeldende avtale og gjelder frem til Avtalen er juridisk bindende og det knytter seg økonomiske forpliktelser fra kommunens side ved avtalen. Avtalen bygger i stor grad på den tidligere avtalen, men gjennom spørreundersøkelsen, workshoppen og forhandlinger er avtalen tydeliggjort og forenklet på følgende punkter: Avtalen består nå av ett dokument der tjenesteavtaler og samhandlingsrutiner er inkludert. Det medfører behov for en underskrift fra kommunen og en fra SI per avtale. Samfunnspanelet er tatt ut av samhandlingsstrukturen. Dette forumet ble i utgangspunktet opprettet i forbindelse med SI sitt omstrukturerings arbeid, og tidligere direktør ønsket et forum med ordførere fra vertskommunene. Dette er nå ivaretatt av andre møteplasser. Kvalitetsutvalget er lagt inn som en del av de geografiske utvalg sine oppgaver. Forslag til nye rutiner og endring av eksisterende rutiner foreslåes behandlet i OSU, før rådmann/ administrerende direktør godkjenner. Tidligere tjenesteavtale nr. 3 «Henvisning til innleggelse i Sykehuset Innlandet HF» og tjenesteavtale nr. 5 «Ansvar og oppgaver for utskrivelsesklare pasienter som antas å ha behov for kommunale tjenester etter utskrivelse fra Sykehuset Innlandet HF», er i denne utgaven slått sammen til en felles tjenesteavtale som heter: «Ansvar og oppgaver for innleggelser i og utskrivelser fra SI». Tjenesteavtale nr. 2 har endret tittel fra «Retningslinjer for samarbeid i tilknytting til innleggelse, utskriving, habilitering, rehabilitering og lærings- og mestringstilbud for å sikre helhetlige og sammenhengende helse- og omsorgstjenester til pasienter med behov for koordinerte tjenester» til nå kun: «Koordinerte tjenester». Tjenesteavtale nr. 6 «Retningslinjer for gjensidig kunnskapsoverføring og informasjonsutveksling og for faglige nettverk og hospitering», og tjenesteavtale nr. 7 «Samarbeid om forskning, utdanning, praksis og læretid», er slått sammen til en felles tjenesteavtale: «Samarbeid om utdanning og forskning». I forhold til kompetanseutvikling er det åpnet for at partene kan delta på hverandres opplæringsarenaer som internundervisning og kurs. Forhandlingsutvalget oppfordrer partene til å benytte tilbudet. Tjenesteavtalene kommer med nye nummer. Vi har gått fra 12 til 10 tjenesteavtaler. Side 12 av 27

13 Sak 3/15 Tjenesteavtale nr. 4 «Beskrivelse av kommunens tilbud om døgnopphold for øyeblikkelig hjelp». I avtalen står at kommunene innen skal ha inngått skriftlig avtale med SI. Helsedirektoratets frist for å søke tilskudd for 2015 er Tilbudet er lovpålagt fra Vi valgt å nummerere samhandlingsrutinene, og det er 6 rutiner. Det er utarbeidet ny og egen rutine i forhold til Spesialisthelsetjenestens veiledningsplikt. Vedtak og delegasjon Lovkravet er at kommunestyret skal vedta avtalene. For å oppnå mest mulig dynamikk i samhandlingen mellom partene anbefales følgende delegasjonsstruktur: 1. Kommunestyret vedtar avtalen som helhet i tråd med frister i loven, og slik det fremgår av saksfremlegget. 2. Ordføreren signerer samarbeidsavtalen. 3. Rådmannen har fullmakt til å godkjenne endringer i tjenesteavtalene og samhandlingsrutinene dersom det oppstår behov i avtaleperioden og partene er enige i disse, og OSU kommer med en anbefaling. Rådmannen foreslår at det gjøres følgende innstilling: 1. Kommunestyret godkjenner avtalen som er reforhandlet mellom kommunen og SI som består av en samarbeidsavtale med tjenesteavtaler og samhandlingsrutiner. 2. Kommunestyret vedtar følgende fullmakt til å forvalte avtalene: a. Kommunestyret vedtar avtalen i tråd med loven. b. Ordføreren signerer samarbeidsavtalen. c. Rådmannen har fullmakt til å godkjenne endringer i tjenesteavtalene og samhandlingsrutinene dersom det oppstår behov i avtaleperioden og partene er enige i disse. Eventuelle endringer behandles først i OSU. Formannskapet behandlet saken, saksnr. 5/15 den Behandling: Forslag til innstilling enstemmig vedtatt Innstilling: 1. Kommunestyret godkjenner avtalen som er reforhandlet mellom kommunen og SI som består av en samarbeidsavtale med tjenesteavtaler og samhandlingsrutiner. 2. Kommunestyret vedtar følgende fullmakt til å forvalte avtalene: a. Kommunestyret vedtar avtalen i tråd med loven. b. Ordføreren signerer samarbeidsavtalen. Side 13 av 27

14 Sak 3/15 c. Rådmannen har fullmakt til å godkjenne endringer i tjenesteavtalene og samhandlingsrutinene dersom det oppstår behov i avtaleperioden og partene er enige i disse. Eventuelle endringer behandles først i OSU. Side 14 av 27

15 Gausdal kommune 15 Ark.: 210 Arkivsaksnr.: 15/8 SAKNR STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEDATO: 4/15 Kommunestyret Saksbehandler: Øivind Nyhus FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT "SELSKAPSKONTROLL EIDSIVA - OM ROLLER, HABILITET OG SPONSING" Vedlegg: Rapport fra Innlandet Revisjon IKS og Hedmark Revisjon IKS «Selskapskontroll Eidsiva om roller, habilitet og sponsing» Andre saksdokumenter (ikke utsendt): SAMMENDRAG: Det foreslås at kontrollutvalget legger fram revisjonsrapporten «Selskapskontroll Eidsiva om roller, habilitet og sponsing» for kommunestyret og ber kommunestyret legge merke til konklusjonene og anbefalingene som er gitt. Kommunestyret bes å legge merke til at Eidsiva stiller seg positive til å følge opp de gitte anbefalingene. Sekretariatet foreslår videre at kommunestyret bør be sin eierrepresentant om å følge opp anbefalingene, spesielt anbefalingene omkring sponsing. SAKSOPPLYSNINGER: Kontrollutvalgene i Lillehammer, Gausdal, Gjøvik, Hamar og Ringsaker kommuner samt Hedmark og Oppland fylkeskommuner hadde et felles prosjekt i om selskapskontroll av Eidsiva Energi AS med formål å se på hvilke mål og strategier eierne hadde satt for sitt engasjement i Eidsiva og om selskapsorganene ivaretok sine oppgaver i henhold til lovverket. Hedmark Revisjon IKS og Innlandet Revisjon IKS hadde oppdraget med å utføre selskapskontrollen. Denne rapporten ble behandlet i de ulike utvalgene i løpet av juni Etter behandlingene utarbeidet de to revisjonsselskapene et notat basert på diskusjoner i de ulike utvalgene med tema om en mulig videreføring av prosjektet. Dette notatet ble presentert på møter i juni Alle kontrollutvalgene ga da uttrykk for at de ønsket videreføring innen temaet roller, habilitet og sponsing. Alle de nevnte utvalgene vedtok på sine respektive møter i løpet av august/september 2013 å bestille en foranalyse om en videreføring. Innlandet revisjon IKS og Hedmark revisjon IKS fikk så i oppdrag å gjennomføre videreføringen i løpet av Hovedformålet med prosjektet var å vurdere hvordan regelverket knyttet til rollekonflikter og habilitetsspørsmål praktiseres i Eidsiva. Det ble utarbeidet 2 problemstillinger for å belyse prosjektet: Side 15 av 27

16 Sak 4/15 1. I hvilken grad etterlever styremedlemmer og daglig leder i Eidsiva Energi AS, Eidsiva Vekst AS og Eidsiva Nett AS aktuelle bestemmelser om habilitet og rollekonflikter i lovverk og interne reglementer/retningslinjer? 2. I hvilken grad etterlever ansatte med ansvar for tildeling av sponsormidler og medlemmer av sponsorrådet aktuelle reglementer, retningslinjer og rutiner? Under denne problemstilling vil vi se på utdeling til: - Breddeaktivitet med tildeling til vanlige idrettslag - Kulturaktiviteter - Fyrtårnavtaler som er rettet mot «toppede» arrangementer/organisasjoner FAKTA Hovedformålet med prosjektet var å vurdere hvordan regelverket knyttet til rollekonflikter og habilitetsspørsmål praktiseres i Eidsiva og dette skulle belyses i samsvar med de 2 problemstillingene nevnt over. Revisjonen har tatt utgangspunkt i konkrete saker, og har foretatt dokumentstudier. Det er også gjennomført møter og intervjuer med ledere og nøkkelpersoner. Det er noen avgrensninger i prosjektet. Kontrollen er avgrenset til de forhold revisor har blitt kjent med gjennom dokumentstudiene. Det har ikke aktivt blitt innhentet opplysninger om forhold som ikke er omtalt i sakspapirer og/eller protokoller. Problemstilling 1 omhandler som nevnt «I hvilken grad etterlever styremedlemmer og daglig leder i Eidsiva Energi AS, Eidsiva Vekst AS og Eidsiva Nett AS aktuelle bestemmelser om habilitet og rollekonflikter i lovverk og interne reglementer/retningslinjer?». For å vurdere denne problemstillingen benytter revisor lov om aksjeselskaper (aksjeloven) og Eidsivas egne interne retningslinjer som utgangspunkt. Revisor har valgt ut 8 konkrete saker som er vurdert. I hver av de 8 sakene har revisor vurdert habilitet og eventuelle rollekonflikter. Problemstilling 2 omhandler «I hvilken grad etterlever ansatte med ansvar for tildeling av sponsormidler og medlemmer av sponsorrådet aktuelle reglementer, retningslinjer og rutiner?». I denne problemstillingen ble det sett på utdeling til breddeaktivitet med tildeling til vanlige idrettslag, kulturaktiviteter og fyrtårnavtaler som er rettet mot «toppede» arrangementer/organisasjoner. Det ble vurdert hvordan praksis er i tråd med føringer som selskapet har for sponsorvirksomheten. Revisor har gått igjennom 31 sponsoravtaler fordelt på 6 kategorier: bredde idrett, bredde kultur, fyrtårn idrett, fyrtårn kultur, anlegg og diverse. Problemstillingen ble vurdert ut fra Eidsivas egne regler, retningslinjer og rutiner som omhandler sponsing. Kriteriene som revisor har vurdert og revisors vurderinger i kort versjon er oppsummert under. KONKLUSJONER OG ANBEFALINGER Side 16 av 27

17 Sak 4/15 Revisor sin hovedkonklusjon er basert på de 2 ulike problemstillingene, tallet på hovedkonklusjonen refererer til den aktuelle problemstillingen: 1. «I tilknytning til denne selskapskontrollen har det ikke fremkommet forhold som tilsier at styremedlemmer og daglig leder (konsernsjef/direktør) i Eidsiva Energi AS, Eidsiva Vekst AS, Eidsiva Nett Holding AS og Eidsiva Nett AS ikke etterlever aktuelle bestemmelser om habilitet og rollekonflikter i lovverk og interne reglementer/retningslinjer. I tilknytning til selskapskontrollen har det fremkommet signaler om at det er forbedringspotensialer mht. å klargjøre om daglig leder (konsernsjef og direktør) har vært til stede når styrene har behandlet saker som omhandler: Evaluering av direktør Evaluering av konsernsjef og avlønning 2. Revisjonen mener det er positivt at Eidsiva har skriftliggjort rutiner for behandling av saker og kriterier for sponsoravtaler. Revisjonen mener at undersøkelsen viser at etterlevelsen varierer. Ikke alle kriterier Eidsiva stiller opp, følges ut fra en naturlig forståelse av kriteriene. Det kan dessuten stilles spørsmål ved om flere av disse kriteriene er egnet som kriterium. Et kriterium, slik vi har brukt begrepet her innebærer at det skal være noen avgjørende kjennetegn som skiller de som faller innenfor fra de som faller utenfor («skiller sant fra falskt»), og slike avgjørende kjennetegn er det ikke alle Eidsivas kriterier for sponsoravtaler som har. Når det gjelder beslutningsprosessen er det til dels stor forskjell fra det som framkommer i rutinen om sponsorråd og gjeldende praksis. Dette gjelder bl.a. at ikke alle saker med en verdi over kr er behandlet i sponsorråd og at protokoller bare finnes unntaksvis for saker behandlet i sponsorråd før 2013 (en fra 2011 og en fra 2012). Disse var ikke lagret på en måte som gjorde at de var lett gjenfinnbare. Protokoll finnes ikke på saker under kr Ved et par tilfeller framgår ikke av protokollen at en som av selskapet regnes som inhabil, har fratrådt ved behandling av saken i sponsorrådet. Når det gjelder åpenhet og tilgjengelighet har informasjonen på hjemmesiden ikke vært oppdatert i tråd med rutinen.» Selv om en del av hovedkonklusjonen sier at noe er bra, særlig det at det finnes skriftliggjorte rutiner i selskapet, er det påpekt forbedringspotensial. På bakgrunn av dette har revisjonen kommet med flere anbefalinger: 1. «Eidsiva bør sørge for at det protokolleres om konsernsjef og/eller direktør har vært til stede eller ikke under behandling av sak som gjelder evaluering av konsernsjef/direktør eller vurdering av vedkommendes lønn. Side 17 av 27

18 Sak 4/15 2. Revisjonen anbefaler at Eidsivas kriterier for sponsing gås igjennom og at det vurderes om de er egnet til og tilstrekkelig tydelige som kriterier. Revisjonen anbefaler at selskapet vurderer hva som bør være kriterier og hva som være retningslinjer. Revisjonen anbefaler at beslutningsprosesser gjennomføres i tråd med rutinene for sponsing. Dersom beslutningsprosessen som framgår av rutinene ikke er hensiktsmessig, bør det vurderes om rutinene bør endres. Revisjonen anbefaler at det praktiseres så stor grad av åpenhet knyttet til sponsoravtaler som mulig. Det bør vurderes om selskapet har tilfredsstillende prosedyrer og kontroll med oppfølging når det gjelder midler til regional utvikling og prosjekter knyttet til promotering/påvirkningsarbeid.» Anbefalingens nummer viser til hvilken problemstilling den gjelder. Eidsiva Energi AS har gitt sin kommentar til rapporten, som er vedlagt rapporten. Deres totalkonklusjon er at kontrollen som er gjennomført er nyttig for selskapet og de vil ta inn over seg de ulike punktene som rapporten påpeker og eventuelt forbedre konsernets rutiner. VURDERING: Kontrollutvalgssekretariatet mener Innlandet Revisjon IKS og Hedmark Revisjon IKS har utført en grundig selskapskontroll og belyst begge de gitte problemstillingene godt. Sekretariatet mener at revisjonen har svart på de problemstillingene som kontrollutvalget forela. Selskapskontrollen har blitt diskutert i flere møter i utvalget, da dette var en oppfølging av en tidligere utført selskapskontroll av Eidsiva. Eiernes høringssvar er vedlagt den endelige rapporten og revisjonen har tatt hensyn til dem. Sekretariatet foreslår at kontrollutvalget i innstillingen til kommunestyret framhever de hovedkonklusjonene som revisjonen har kommet fram til. Videre foreslår sekretariatet at kontrollutvalget i sin innstilling til kommunestyret framhever revisjonens anbefalinger ved at de ber kommunens eierrepresentant følge dette opp overfor selskapet ledelse. Det foreslås også spesielt å merke seg anbefalingene rundt sponsing. Basert på rapportens konklusjoner og anbefalinger har sekretærene for de syv kontrollutvalgene utarbeidet forslag til vedtak i saken. Det søkes å finne et mest mulig omforent forslag. Vedtakene kan variere noe i formuleringen men innholdet vil allikevel kunne sammenlignes. De enkelte kontrollutvalg står fritt til å utforme sin egen innstilling i saken og/eller framheve forhold som anses spesielt viktig for sin kommune/fylkeskommune. Side 18 av 27

19 Sak 4/15 I dialog med sekretær for Gjøvik, Hamar og Ringsaker kommune, Kjetil Solbrækken, har det kommet signaler om at andre utvalg vurderer følgende tillegg i vedtaket: «Kommunestyret mener selskapet har et klart forbedringspotensial i forhold til åpenhet omkring inngåtte sponsoravtaler, og ber kommunens eierrepresentant om å følge opp dette overfor selskapet. Det etterlyses bedre informasjon/offentliggjøring omkring de større avtalene (såkalte fyrtårnavtaler) som er inngått (hvem har selskapet inngått avtaler med, omfanget av avtalene etc.). Også kriterier for sponsing, begrunnelse for valg og sponsorbeløp bør det vurderes å ha større åpenhet rundt.» I følge 11 i forskrift om kontrollutvalg skal utvalget avgi rapport til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse. I forbindelse med plan for forvaltningsrevisjon har dessuten kommunestyret vedtatt at «ferdigstilte forvaltningsrevisjonsrapporter oversendes fortløpende til kommunestyret for behandling der». Kontrollutvalget sender derfor revisjonsrapporten «Selskapskontroll Eidsiva om roller, habilitet og sponsing» til behandling i kommunestyret. KONKLUSJON Sekretariatet innstiller slikt forslag til INNSTILLING: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten «Selskapskontroll Eidsiva om roller, habilitet og sponsing» til orientering herunder rapportens to hovedproblemstillinger med tilhørende hovedkonklusjoner: Problemstilling 1 Kombinasjon av roller og habilitet I hvilken grad etterlever styremedlemmer og daglig leder i Eidsiva Energi AS, Eidsiva Vekst AS, Eidsiva Nett Holding AS og Eidsiva Nett AS aktuelle bestemmelser om habilitet og rollekonflikter i lovverk og interne reglementer/retningslinjer? Hovedkonklusjon I tilknytning til denne selskapskontrollen har det ikke framkommet signaler om at styremedlemmer og daglig leder (konsernsjef/direktør) i Eidsiva Energi AS, Eidsiva Vekst AS, Eidsiva Nett Holding AS og Eidsiva Nett AS ikke etterlever aktuelle bestemmelser om habilitet og rollekonflikter i lovverk og interne reglementer/retningslinjer. I tilknytning til selskapskontrollen har det fremkommet signaler om at det er forbedringspotensialer når det gjelder å klargjøre om daglig leder (konsernsjef og direktør) har vært til stede når styrene har behandlet saker som omhandler evaluering av direktør eller evaluering av konsernsjef og avlønning. Problemstilling 2 Sponsing I hvilken grad etterlever ansatte med ansvar for tildeling av sponsormidler og medlemmer av sponsorrådet aktuelle reglementer, retningslinjer og rutiner? Hovedkonklusjon Side 19 av 27

20 Sak 4/15 Revisjonen mener det er positivt at Eidsiva har skriftliggjort rutiner for behandling av saker og kriterier for sponsoravtaler. Revisjonen mener at undersøkelsen viser at etterlevelsen varierer. Ikke alle kriterier Eidsiva stiller opp, følges opp fra en naturlig forståelse av kriteriene. Det kan dessuten stilles spørsmål ved om flere av disse kriteriene er egnet som kriterium. Et kriterium, slik vi har brukt begrepet her, innebærer at det skal være noen avgjørende kjennetegn som skiller de som faller innenfor fra de som faller utenfor («skiller sant fra falsk»), og slike avgjørende kjennetegn er det ikke alle Eidsivas kriterier for sponsoravtaler som har. Når det gjelder beslutningsprosessen er det til dels stor forskjell fra det som framkommer i rutinen om sponsorråd og gjeldende praksis. Dette gjelder bl.a. at ikke alle saker med en verdi over kr er behandlet i sponsorråd og at protokoller bare finnes unntaksvis for saker behandlet i sponsorråd før 2013 (en fra 2011 og en fra 2012). Disse var ikke lagret på en måte som gjorde at de var lett gjenfinnbare. Protokoll finnes ikke på saker under kr Ved et par tilfeller framgår ikke av protokollen at en som av selskapet regnes som inhabil, har fratrådt ved behandling av saken i sponsorrådet. Når det gjelder åpenhet og tilgjengelighet har informasjonen på hjemmesiden ikke vært oppdatert i tråd med rutinen. 2. Kommunestyret har merket seg at Eidsiva Energi AS i sitt svarbrev til rapporten (vedlegg 4 til rapporten) er positive til de anbefalinger som fremkommer. Med bakgrunn i dette forventer kommunestyret at selskapet følger opp revisjonsrapporten på tilfredsstillende måte. 3. Kommunestyret ber kommunens eierrepresentant følge opp revisjonsrapportens anbefalinger overfor selskapet. Det vises spesielt til anbefalingene omkring sponsing: At kriterier for sponsing gjennomgås og at det vurderes om de er egnet til, og tilstrekkelig tydelige som kriterier. Vurdere hva som bør være kriterier og hva som være retningslinjer. At beslutningsprosesser om sponsing gjennomføres i tråd med selskapets egne rutiner. Dersom beslutningsprosessen som framgår av rutinene ikke er hensiktsmessig, bør det vurderes om rutinene bør endres. At det praktiseres så stor grad av åpenhet knyttet til sponsoravtaler som mulig. At man vurderer om selskapet har tilfredsstillende prosedyrer og kontroll med oppfølging når det gjelder midler til regional utvikling og prosjekter knyttet til promotering/påvirkningsarbeid. Kontrollutvalget behandlet saken i møtet den , sak 26/14 Møtebehandling: Revisjonen presenterte revisjonsrapporten for kontrollutvalget den På dagens møte repeterte revisjonen fra tidligere presentasjon og svarte på spørsmål. Kontrollutvalget ønsket en presisering i punkt 3 i forhold til forslag til vedtak fra sekretariatet. Kontrollutvalget fattet følgende enstemmige: Side 20 av 27

21 Sak 4/15 VEDTAK: Kontrollutvalget legger saken fram for kommunestyret med følgende INNSTILLING: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten «Selskapskontroll Eidsiva om roller, habilitet og sponsing» til orientering herunder rapportens to hovedproblemstillinger med tilhørende hovedkonklusjoner: Problemstilling 1 Kombinasjon av roller og habilitet I hvilken grad etterlever styremedlemmer og daglig leder i Eidsiva Energi AS, Eidsiva Vekst AS, Eidsiva Nett Holding AS og Eidsiva Nett AS aktuelle bestemmelser om habilitet og rollekonflikter i lovverk og interne reglementer/retningslinjer? Hovedkonklusjon I tilknytning til denne selskapskontrollen har det ikke framkommet signaler om at styremedlemmer og daglig leder (konsernsjef/direktør) i Eidsiva Energi AS, Eidsiva Vekst AS, Eidsiva Nett Holding AS og Eidsiva Nett AS ikke etterlever aktuelle bestemmelser om habilitet og rollekonflikter i lovverk og interne reglementer/retningslinjer. I tilknytning til selskapskontrollen har det fremkommet signaler om at det er forbedringspotensialer når det gjelder å klargjøre om daglig leder (konsernsjef og direktør) har vært til stede når styrene har behandlet saker som omhandler evaluering av direktør eller evaluering av konsernsjef og avlønning. Problemstilling 2 Sponsing I hvilken grad etterlever ansatte med ansvar for tildeling av sponsormidler og medlemmer av sponsorrådet aktuelle reglementer, retningslinjer og rutiner? Hovedkonklusjon Revisjonen mener det er positivt at Eidsiva har skriftliggjort rutiner for behandling av saker og kriterier for sponsoravtaler. Revisjonen mener at undersøkelsen viser at etterlevelsen varierer. Ikke alle kriterier Eidsiva stiller opp, følges opp fra en naturlig forståelse av kriteriene. Det kan dessuten stilles spørsmål ved om flere av disse kriteriene er egnet som kriterium. Et kriterium, slik vi har brukt begrepet her, innebærer at det skal være noen avgjørende kjennetegn som skiller de som faller innenfor fra de som faller utenfor («skiller sant fra falsk»), og slike avgjørende kjennetegn er det ikke alle Eidsivas kriterier for sponsoravtaler som har. Når det gjelder beslutningsprosessen er det til dels stor forskjell fra det som framkommer i rutinen om sponsorråd og gjeldende praksis. Dette gjelder bl.a. at ikke alle saker med en verdi over kr er behandlet i sponsorråd og at protokoller bare finnes unntaksvis for saker behandlet i sponsorråd før 2013 (en fra 2011 og en fra 2012). Disse var ikke lagret på en måte som gjorde at de var lett gjenfinnbare. Protokoll finnes ikke på saker under kr Ved et par tilfeller framgår ikke av protokollen at en som av selskapet regnes som inhabil, har fratrådt ved behandling av saken i sponsorrådet. Side 21 av 27

22 Sak 4/15 Når det gjelder åpenhet og tilgjengelighet har informasjonen på hjemmesiden ikke vært oppdatert i tråd med rutinen. 2. Kommunestyret har merket seg at Eidsiva Energi AS i sitt svarbrev til rapporten (vedlegg 4 til rapporten) er positive til de anbefalinger som fremkommer. Med bakgrunn i dette forventer kommunestyret at selskapet følger opp revisjonsrapporten på tilfredsstillende måte. 3. Kommunestyret ber styret i LGE Holding AS ta opp med LGEs representant i generalforsamlingen i Eidsiva Energi AS om å følge opp revisjonsrapportens anbefalinger overfor selskapet. Det vises spesielt til anbefalingene omkring sponsing: At kriterier for sponsing gjennomgås og at det vurderes om de er egnet til, og tilstrekkelig tydelige som kriterier. Vurdere hva som bør være kriterier og hva som være retningslinjer. At beslutningsprosesser om sponsing gjennomføres i tråd med selskapets egne rutiner. Dersom beslutningsprosessen som framgår av rutinene ikke er hensiktsmessig, bør det vurderes om rutinene bør endres. At det praktiseres så stor grad av åpenhet knyttet til sponsoravtaler som mulig. At man vurderer om selskapet har tilfredsstillende prosedyrer og kontroll med oppfølging når det gjelder midler til regional utvikling og prosjekter knyttet til promotering/påvirkningsarbeid. Kontrollutvalget foreslår at det gjøres følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten «Selskapskontroll Eidsiva om roller, habilitet og sponsing» til orientering herunder rapportens to hovedproblemstillinger med tilhørende hovedkonklusjoner: Problemstilling 1 Kombinasjon av roller og habilitet I hvilken grad etterlever styremedlemmer og daglig leder i Eidsiva Energi AS, Eidsiva Vekst AS, Eidsiva Nett Holding AS og Eidsiva Nett AS aktuelle bestemmelser om habilitet og rollekonflikter i lovverk og interne reglementer/retningslinjer? Hovedkonklusjon I tilknytning til denne selskapskontrollen har det ikke framkommet signaler om at styremedlemmer og daglig leder (konsernsjef/direktør) i Eidsiva Energi AS, Eidsiva Vekst AS, Eidsiva Nett Holding AS og Eidsiva Nett AS ikke etterlever aktuelle bestemmelser om habilitet og rollekonflikter i lovverk og interne reglementer/retningslinjer. Side 22 av 27

23 Sak 4/15 I tilknytning til selskapskontrollen har det fremkommet signaler om at det er forbedringspotensialer når det gjelder å klargjøre om daglig leder (konsernsjef og direktør) har vært til stede når styrene har behandlet saker som omhandler evaluering av direktør eller evaluering av konsernsjef og avlønning. Problemstilling 2 Sponsing I hvilken grad etterlever ansatte med ansvar for tildeling av sponsormidler og medlemmer av sponsorrådet aktuelle reglementer, retningslinjer og rutiner? Hovedkonklusjon Revisjonen mener det er positivt at Eidsiva har skriftliggjort rutiner for behandling av saker og kriterier for sponsoravtaler. Revisjonen mener at undersøkelsen viser at etterlevelsen varierer. Ikke alle kriterier Eidsiva stiller opp, følges opp fra en naturlig forståelse av kriteriene. Det kan dessuten stilles spørsmål ved om flere av disse kriteriene er egnet som kriterium. Et kriterium, slik vi har brukt begrepet her, innebærer at det skal være noen avgjørende kjennetegn som skiller de som faller innenfor fra de som faller utenfor («skiller sant fra falsk»), og slike avgjørende kjennetegn er det ikke alle Eidsivas kriterier for sponsoravtaler som har. Når det gjelder beslutningsprosessen er det til dels stor forskjell fra det som framkommer i rutinen om sponsorråd og gjeldende praksis. Dette gjelder bl.a. at ikke alle saker med en verdi over kr er behandlet i sponsorråd og at protokoller bare finnes unntaksvis for saker behandlet i sponsorråd før 2013 (en fra 2011 og en fra 2012). Disse var ikke lagret på en måte som gjorde at de var lett gjenfinnbare. Protokoll finnes ikke på saker under kr Ved et par tilfeller framgår ikke av protokollen at en som av selskapet regnes som inhabil, har fratrådt ved behandling av saken i sponsorrådet. Når det gjelder åpenhet og tilgjengelighet har informasjonen på hjemmesiden ikke vært oppdatert i tråd med rutinen. 2. Kommunestyret har merket seg at Eidsiva Energi AS i sitt svarbrev til rapporten (vedlegg 4 til rapporten) er positive til de anbefalinger som fremkommer. Med bakgrunn i dette forventer kommunestyret at selskapet følger opp revisjonsrapporten på tilfredsstillende måte. 3. Kommunestyret ber styret i LGE Holding AS ta opp med LGEs representant i generalforsamlingen i Eidsiva Energi AS om å følge opp revisjonsrapportens anbefalinger overfor selskapet. Det vises spesielt til anbefalingene omkring sponsing: At kriterier for sponsing gjennomgås og at det vurderes om de er egnet til, og tilstrekkelig tydelige som kriterier. Vurdere hva som bør være kriterier og hva som være retningslinjer. At beslutningsprosesser om sponsing gjennomføres i tråd med selskapets egne rutiner. Dersom beslutningsprosessen som framgår av rutinene ikke er hensiktsmessig, bør det vurderes om rutinene bør endres. At det praktiseres så stor grad av åpenhet knyttet til sponsoravtaler som mulig. Side 23 av 27