Møtebok for kontrollutvalget i Øystre Slidre kommune

Transkript

1 Til Møte 07/ 2016 Sak 17-19/2016 MØTEBOK FOR KONTROLLUTVALGET Møtested: Kommunestyresalen, Heggenes Møtedato: Mandag Møtetidspunkt: Kl Følgende deltok i møtet: Arnfinn Beito - leder av K-utvalget Trond Vidar Solhaug - nestleder Bente A. Rakstad - medlem Åge Sandsengen - revisjonssjef Kommunerevisjon IKS Finn Helge Lyster - kontrollutvalgssekretariat - Godkjenning av innkalling Leder av kontrollutvalget ba om å få med en ny sak, sak 19/2016, i møtet angående sekretariatsordningen. Møtet ga sin tilslutning til dette. Enstemmig godkjent - Godkjenning av møtebok fra møte og fellesmøte I kommunestyremøte ble det stilt spørsmål ved: - Om det i utkastet til møteprotokoll av var feil ved underskriftene. Dette ble rettet før godkjenning og signering. - Det ble også stilt spørsmål ved hvorfor Valdres skal gi fullmakter til lederne i kontrollutvalga, jf. sak 15/2016 i fellesmøtet Denne saka ble avvist i fellesmøtet på lik linje med Hallingdal. Enstemmig godkjent Leder Arnfinn Beito, tlf Side 1

2 Sak 17/2016: Intern utfordring i Øystre Slidre jf. fellesmøte Saksdokument: Møtereferat fra fellesmøte under drøftingssak stilte k-utvalgsleder spørsmål om andre kommuner hadde problemer med samarbeidet mellom rådmann og kommunerevisjon. Saksopplysninger: I fellesmøte stilte k-utv leder spørsmål ved om det var problem med samhandlingen mellom rådmann og revisor i de andre kommunene, og fikk til svar at dette ikke var tilfelle i noen andre kommuner. Lederen i KU Øystre Slidre konkluderte med at dette var en sak i Øystre Slidre og vil derfor ta dette videre i egen kommune. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget gir leder fullmakt til å følge opp saken med på vegne av kontrollutvalget, og rapportere tilbake til kontrollutvalget. Vurderinger i møtet: Vedtak: Kontrollutvalget gir leder fullmakt til å følge opp saken med på vegne av kontrollutvalget, og rapportere tilbake til kontrollutvalget. Enstemmig vedtatt Sak 18/2016: Forvaltningsrevisjonsrapport på kommunestyresak 72/2015 om habilitet til tidligere k-utvalg og kommunens rolle i utbyggingen av Markahøvda. Saksdokument: Forvaltningsrevisjonsrapport fra Kommunerevisjon IKS av med oversendelsesbrev. Saksopplysninger: Kommunestyret vedtok følgende i sin behandling i sak 072/2015: Saka blir oversendt til kontrollutvalet for vidare oppfølging, der saka vert betre belyst frå alle partar. Kommunestyret stiller seg ikkje bak vurderinga og innstillinga i saka. Leder Arnfinn Beito, tlf Side 2

3 Leder av kontrollutvalget hadde en samtale med rådmann og ordfører før møtet , og avklare innholdet og forventningene i vedtaket. Kontrollutvalget drøftet saken og hadde samtaler med ulike aktører som sak 011/2015 i møter , , og I sak 11/2015 i møte ba kontrollutvalget revisjonen ferdigstille forvaltningsrevisjonsrapporten vedørende Markahøvda. Iht. revisjonsforskriftens 8 oversendte revisjonen utkast til revisjonsrapport til rådmannen for uttalelse Rådmannen ville da ikke gi uttale til rapporten. Kontrollutvalget vurderte saka i møte , etter å ha blitt kjent med at kommunen lå i forhandlinger med utbygger, og besluttet å avvente videre behandling av rapporten til forhandlingene mellom utbyggerne og kommunen var avsluttet. Kontrollutvalget ble gjort kjent med forliksavtale mellom kommunen og utbyggerne av 29.juni I møte drøftet kontrollutvalget under sak 08/2016 videre behandling med ordfører, og ble enige om at Kommunerevisjon IKS skulle fullføre rapporten på Markahøvda ved å oversende forvaltningsrevisjonsrapporten til rådmannen for uttalelse. Revisjonen oversendte rapporten til rådmannen til uttalelse, der han bl.a. ble invitert til å komme med innspill mht. å: Påpeke eventuelle faktafeil og formuleringer, som det kan reageres på. Påpeke eventuelle vurderinger han er uenig i, og begrunne sitt synspunkt. Gi en generell uttalelse til rapporten. Rådmannen svarte følgende til kommunerevisjonen pr. e-post : «Rådmannen har med bakgrunn i samtaler med KS og interne juridiske utredninger, se vedlegg, kommet til at dette ikkje kan være innenfor reglene om Forvaltningsrevisjon (systematisk gjennomgang osv.) Faktafeil og formuleringer fra Kommunerevisjons arbeid i denne saka er omtalt i kommunestyresak 72/2015. Rådmannen ser ikkje at disse faktafeilopplysningene er rettet i rapporten. Rådmannen ser heller ikkje at forholdet til habilitet frå de som fremsetter slike faktafeil, påstander og offentliggjør disse i pressen er hensyntatt jrf. Habilitetsregler i loven.» Revisjonssjefen svarte rådmannen følgende i e-post samme dag den : «Er dette din endelige uttalelse til rapporten «Markahøvda», slik at dette er opplysninger vi skal innarbeide i rapporten som rådmann sin uttalelse og som vi legger ved rapporten i sin helhet? Ber om at du oversender bekreftet referat fra dine samtaler med KS, regner med at du har dette ettersom du viser til dette. Du kan ikke bare vise til noen du har snakket med uten at dette er verifisert.» Leder Arnfinn Beito, tlf Side 3

4 Rådmannen har ikke svart på revisjonssjefens e-post. Forslag til kontrollutvalgets vedtak: KU støtter revisjonens oppsummerende konklusjoner i rapporten og anmoder rådmann om å forholde seg til de konklusjoner som fremkommer av rapporten. Rapporten oversendes kommunestyret til behandling med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret støtter revisjonens oppsummerende konklusjoner og ber rådmann om å forholde seg til de konklusjoner som fremkommer av rapporten. Vurderinger i møtet: Kontrollutvalget gikk gjennom vurderingene og konklusjonene som står i rapporten. Kontrollutvalget ber om at revisjonen er til stede og kan svare på spørsmål under kommunestyrets behandling av rapporten. Vedtak: KU støtter rapportens vurderinger i kap og oppsummerende konklusjoner i kap. 4.4 og anmoder rådmann om å forholde seg til de konklusjoner og vurderinger som fremkommer av rapporten. Rapporten oversendes kommunestyret til behandling med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret støtter rapporten i sin helhet og ber rådmann om å forholde seg til de konklusjoner og vurderinger som fremkommer av rapporten. Enstemmig vedtatt Sak 19/2016: Kontrollutvalget - sekretariatsfunksjonen Kontrollutvalget i ØSK inngikk oppdragsavtale med Finn Helge Lyster om Kontrollutvalgssekretariat den , som ble godkjent av kommunestyret i Øystre Slidre kommune. Fra punkt 4 Avtaletid, gjengis følgende: «Lyster engasjeres til oppgaven i første omgang til kommunelovutvalget avgir sin innstilling berammet til Avtalen forlenges med et halvt år omgangen ut 2016.» Avtalen utløper således , og kommunene må fornye avtalen eller etablere ny løsning for sekretariat for kontrollutvalget før avtalen utløper. Leder Arnfinn Beito, tlf Side 4

5 Ny kommunelov har vært på høring med høringsfrist i oktober 2016, som kan medføre endringer i kravene til sekretariat for kontrollutvalg. Det kan derfor være hensiktsmessig å fornye gjeldende avtale om sekretariat ut 2017, med mulighet til å forlenge denne med 6 måneder frem til Dette vil gi mulighet til å avvente organisering av nytt sekretariat for kontrollutvalg til Ny kommunelov er vedtatt, slik at man kan organisere dette helt i samsvar med kravene i Ny kommunelov. Med bakgrunn i nevnte foreslår kontrollutvalget i Øystre Slidre følgende forslag til vedtak: Forslag til vedtak: Ingen Vedtak - enstemmig: Oppdragsavtalen med Finn Helge Lyster av , vedrørende sekretariat for kontrollutvalget i, fornyes til med mulighet til å forlenges med et halvt år om gangen til Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Oppdragsavtalen med Finn Helge Lyster av , vedrørende sekretariat for kontrollutvalget i, fornyes til med mulighet til å forlenges med et halvt år om gangen til jf. vedlagt avtale. Øystre Slidre, Finn Helge Lyster Sekretariatsansvarlig Kopi: Ordfører og rådmann Møtebok godkjent... Øystre Slidre Arnfinn Beito Trond Vidar Solhaug Bente Alice Rakstad Leder Arnfinn Beito, tlf Side 5