Nes kommune Møteprotokoll Kontrollutvalget

Transkript

1 Møtetid: Mandag 11.november kl Møtested: Møterom teknisk, 2.etg i kommunehuset på Nes Behandlet saker: 15/ /2013 Innkalling til: Funksjon: Navn: Forfall: Møtt for: Leder Eli Jorde Tilghman Nestleder Magne Fremo X Medlem Lars Olav Renslo Varamedlem Ingen Andre til stede i møtet: Kommunerevisjonen IKS Sekretariat Nes kommune Åge Sandsengen Wibekke-Helén Viken Ordfører Tor Oscar Magnussen Rådmann Ole Jørgen Hallingstad Rådmann orienterte om: - Ledersamling på Kamben innkjøpsrutiner, sosiale medier mv. - Sykefravær i Nes kommune en av de beste kommunene i Hallingdal - Arbeidsmiljø Pleie og Omsorg, utvikling tiltak - Gjennomgang av organisering i alle etater Ordfører orienterte om: - Forenklet byggesaksbehandling - Organisasjonsanalysen i helsesektoren - Pleie og Omsorg - Status ansettelsesprosess Rådmann - Overskridelsen i Hallingdal Renovasjon konsekvenser for Nes kommune - Ansettelse av ny næringskonsulent Ordfører ber om at kontrollutvalg / revisjonen ser nærmere på fullmakt og myndighet til å inngå avtaler om advokatbistand mv. i situasjoner hvor kommunen er i konflikt. Underskrifter: Eli Jorde Tilghman Lars Olav Renslo Magne Fremo Protokoll til: Utvalgsmedlemmer, Nes kommune, ordfører, Kommunerevisjon IKS 1

2 SAKSOVERSIKT Side SAKER TIL BEHANDLING 15/2013 Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget og fra 2 fellesmøte for kontrollutvalgene i Hallingdal /2013 Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i Nes kommune /2013 Sak-/arkiv 3-4 Drøftings-/orienteringssaker Annet - Praktisk gjennomføring/strategi for kontrollutvalget vedrørende åpne kontrollutvalgsmøter - Orientering fra Kommunerevisjonen IKS - Er det ønske og/eller behov for at kontrollutvalet gir en orientering til kommunestyret om Eget arbeid, ansvar og oppgaver Hvilke forhold kan kommunestyret ta opp med KU - Habilitet behov for generell kunnskap om dette i utvalg og kommunestyre - Neste møte - Skjema møtegodtgjørelse Sak 15/2013 Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget og fra fellesmøte for kontrollutvalgene i Hallingdal /2013 Sekretariatets innstilling: Protokoll fra møte i kontrollutvalget godkjennes. Protokoll fra fellesmøte for kontrollutvalgene i Hallingdal godkjennes. Ingen merknader eller forslag til endringer. Endelig vedtak: Som innstilling. 2

3 Sak 16/2013 Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i Nes kommune /2013 drøftet budsjettbehovet basert på erfaringstall og forventet aktivitet. Utvalget mener det er nødvendig med en budsjettramme på kr for Vedtak: ber kommunestyret gjøre slik vedtak: blir tildelt en budsjettramme på kr for Budsjettrammen skal dekke kontrollutvalgets oppgaver etter Kommuneloven 77 og Forskrift om kontrollutvalg av Sak 17/2013 Sak-/arkiv /2013 Gjennomgang av system og rutiner for å: - Besvare henvendelser til kommunen innen rimelig tid - Registrere og arkivere arkivverdige dokumenter med sikte på effektiv gjennomfinning - Praktisere mer offentlighet ved journalføring av dokument Rådmann orienterte med fokus på hvilken vurdering rådmann har iht. praksis i Nes kommune og om mulige forbedringspunkter: - Systemer og rutiner - sak-/arkiv, arkivering i kommunens system Alle dokument blir scannet i elektronisk arkiv - Arkivverdige e-poster behandling av disse - Den enkelte saksbehandler har ansvar for å arkivere - Eventuell opplæring av journalføring hvem, hva og hvordan - Utfordringer og forbedringspotensial ifbm. sak-/arkiv - Ansvarlig for besvarelser - Utfordringer rundt arkivering av SMS - Alt arkiv skal konverteres elektronisk - Store endringer i rutiner blir tatt opp i ledergruppen 3

4 Vedtak: tar konstituert rådmann sin redegjørelse til orientering og ber rådmann sette saken på dagsorden i kommunens ledergruppe med spesielt fokus på behandling av e-post, SMS og restanseliste før henvisning til kommunen. Sak opprettet i møtet: Sak 18/2013 Forenklet byggesaksbehandling /2013 Vedtak, enstemmig: ber om at rådmann gir en tilbakemelding på hvordan forenkling av byggesaksbehandling i regulerte bosteds- og hyttefelt skal gjennomføres iht. kommunestyresak nr. 58/2013. Drøftings-/orienteringssaker Praktisk gjennomføring/strategi for kontrollutvalget vedrørende åpne kontrollutvalgsmøter - Utsettes til neste møte. Orientering fra Kommunerevisjonen IKS - Bemanningssituasjonen, nyansettelser, sykefravær - Revisjonen orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget 4

5 Drøftings-/orienteringssaker forts. Er det ønske og/eller behov for at kontrollutvalet gir en orientering til kommunestyret om: Eget arbeid, ansvar og oppgaver Hvilke forhold kan kommunestyret ta opp med KU Habilitet behov for generell kunnskap om dette i utvalg og kommunestyre Det er ønskelig fra administrasjonen at kontrollutvalget gir en orientering til kommunestyret om eget arbeid, ansvar og oppgaver, samt hvilke forhold kommunestyret kan ta opp med kontrollutvalget. Administrasjonen ber videre om at kontrollutvalget også skal orientere vedrørende habilitet og behovet for generell kunnskap om dette i utvalg og kommunestyre. inviteres for å orientere om ovennevnte i kommunestyremøtet som skal avholdes 13. februar Annet: Neste møte: Bestemmes når den politiske møtekalenderen for 2014 er klar. Skjema møtegodtgjørelse: Samtlige medlemmer har fått utdelt skjema i møtet. Wibekke-Helén Viken Sekretariat for kontrollutvalgene i Hallingdal 5