KONTROLLUTVALGET I HEMSEDAL KOMMUNE

Transkript

1 Møte dato Torsdag 28. mai 2015 kl Møtested Møterom «Skogshorn», Kommunehuset Medlemmer/varamedlemmer Leder Odd Bekkevold, til stede i møtet Nestleder Helga Søland Medlem Torstein Tuv Forfall Andre til stede i møtet Sekretariat Wibekke-Helén Viken Behandlet saker 07-10/2015 Daglig leder Per Gunnar Markegård, Hemsedal Energi KF Revisor Dagny Thon Hovrud, Kommunerevisjon IKS Revisor Anders Myrvang, Kommunerevisjon IKS Rådmann Sveinung Halbjørhus (i deler av møtet) Ordfører Oddvar Grøthe (i deler av møtet) Økonomisjef Hemsedal kommune Erika Braaten (i deler av møtet) SAKSKART Side SAKER TIL BEHANDLING 07/2015 Regnskap Hemsedal Energi KF 2014, kontrollutvalgets uttale 2 08/2015 Regnskap Hemsedal kommune 2014, kontrollutvalgets uttale 3 09/2015 Forvaltningsrevisjonsrapport Hemsedal sjukeheim 4 10/2015 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgsmøte Orientering fra rådmann: Skolesaken - Kommunens håndtering av varslinger om personalutfordringer: - 6 varslingssaker som er tolket som kritikkverdige forhold - Rapporten fra arbeidstilsynet - Advokater kartlegger hva som har skjedd, som videre brukes som grunnlag for å kunne få avsluttet saken - I utgangen av mai har saken vært igjennom det vesentligste, samt undersøkt alle anførsler - Det vil bli utarbeidet en juridisk rapport, og anbefalinger på hva som bør gjøres på bakgrunn av undersøkelsen - Ønsker avklaring så fort som mulig, men vil nok bruke mye av juni før saken blir endelig avklart - Brevveksling ifbm. tilsynet det har kommet inn en del meldinger fra arbeidstakere - Blir bl.a. sett på HMS-system ifbm. tilsynet - Revidering av rutiner håndtering av kritikkverdige forhold - Håndtering av slike saker i et lite lokalsamfunn - Gjør en meget grundig jobb og behandling i saken - Bedriftshelsetjenesten har i oppdrag å følge opp og ivareta enkeltpersoner og deres interesser - Må være forståelse om at saken er en veldig krevende prosess som videre må tas ta læring av Orientering fra ordfører: Supplerte rådmann i skolesaken - kommunens håndtering av varslinger om personalutfordringer. 1

2 Saker til behandling: Innkallingen og sakslisten: Kontrollutvalgsleder innledet møtet med gjennomgang av innkalling og saksliste. Det var ingen merknader til disse. Sak 07/2015 Regnskap Hemsedal Energi KF 2014, kontrollutvalgets uttale 1. Kontrollutvalget 07/2015 Innledning med grundig og fullstendig gjennomgang, samt forklaring til årsregnskapet 2014 for Hemsedal Energi KF. Orientering og drøfting av regnskapet og ulike utfordringer med medlemmene i møtet. Kommentarer og gjennomgang av Hemsedal Energi KF sin årsmelding. Årsmeldingen ble drøftet med medlemmene i møtet. Kommentarer og gjennomgang av revisjonsberetning og revisjonsbrev revisjonsbrev v/revisjonen. Revisjonen kom med innspill til Hemsedal Energi KF sitt regnskap og årsmelding. Følgende framlegg som tillegg til vedtak ble utformet i møtet som 4. avsnitt: Kontrollutvalget støtter revisjonens vurdering av at det er viktig at selskapet har et oppdatert risikodokument. Til kommunestyret: Kontrollutvalget i Hemsedal har i møtet 28. mai 2015 behandlet Hemsedal Energi KF sitt årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, årsmelding, revisjonsberetning 2014 og revisjonsbrev nr. 1/2015. I tillegg har ansvarlig revisor supplert kontrollutvalget med informasjon om aktuelle problemstillinger. Årsregnskapet og årsmeldingen er gitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et utrykk for selskapet sin økonomiske stilling pr Kontrollutvalget støtter revisjonens vurdering av at det er viktig at selskapet har et oppdatert risikodokument. Utover det som er nevnt ovenfor, og det som går fram av saksframstillingen og revisjonsberetningen har kontrollutvalget ikke merknader til Hemsedal Energi KF sitt årsregnskap for

3 Sak 08/2015 Regnskap Hemsedal kommune 2014, kontrollutvalgets uttale 1. Kontrollutvalget 08/2015 Kommentarer og gjennomgang av Hemsedal kommunes regnskap for 2014 v/rådmann. Rådmann orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Fullstendig gjennomgang av Hemsedal kommunes regnskap og årsmelding for 2014 v/økonomisjef. Økonomisjefen orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget og drøftet regnskap med årsmelding med medlemmene i møtet. Kommentarer og gjennomgang av revisjonsberetning og revisjonsbrev v/revisjonen. Revisjonen kom med innspill til Hemsedal kommune sitt regnskap og drøftet årsmeldingen med medlemmene i møtet. Ordfører kommenterte og kom med innspill til regnskap og årsmelding. Ordfører orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Følgende framlegg som tillegg i vedtak ble utformet i møtet som 3. avsnitt: Kontrollutvalget stiller seg bak revisjonen sin totalvurdering av kommunens økonomiske stilling, og ser positivt på at disposisjonsfondet er styrket. Pga. høy lånegjeld er imidlertid kommunens økonomiske handlefrihet fortsatt begrenset. Til kommunestyret: Kontrollutvalget i Hemsedal har i møtet 28.mai 2015 behandlet Hemsedal kommunes årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, årsmelding, revisjonsberetning 2014 og revisjonsbrev nr. 1/2015. I tillegg har ansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med informasjon om aktuelle problemstillinger. Årsregnskapet og årsmeldingen er lagt fram i samsvar med lover og forskrifter og gir utrykk for kommunen sin økonomiske stilling pr Kontrollutvalget stiller seg bak revisjonen sin totalvurdering av kommunens økonomiske stilling, og ser positivt på at disposisjonsfondet er styrket. Pga. høy lånegjeld er imidlertid kommunens økonomiske handlefrihet fortsatt begrenset. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov. Utover det som er nevnt ovenfor, og det som går fram av saksframstillingen og revisjonsberetningen har kontrollutvalget ikke merknader til Hemsedal kommunes årsregnskap for

4 Sak 09/2015 Forvaltningsrevisjonsrapport Hemsedal sjukeheim 1. Kontrollutvalget 09/2015 Forvaltningsrevisjonsrapporten «Sikrer rutinene kvaliteten ved sjukeheimene i Hemsedal, Flå, Vang og Vestre Slidre» og revisjonssjefens oversendelsesbrev ble gjennomgått i møtet v/revisjonen. Følgende framlegg som tillegg i vedtak ble utformet i møtet som 2. avsnitt: Kontrollutvalget mener det er positivt at Hemsedal Bygdaheim har hensiktsmessige rutiner for å sikre kvaliteten for pasientene, og bruker dette som et verktøy i hverdagen. Kontrollutvalget har i møte 28. mai 2015 behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten «Sikrer rutinene kvaliteten ved sjukeheimene i Hemsedal, Flå, Vang og Vestre Slidre», som sak 09/2015. Kontrollutvalget mener det er positivt at Hemsedal Bygdaheim har hensiktsmessige rutiner for å sikre kvaliteten for pasientene, og bruker dette som et verktøy i hverdagen. Kontrollutvalget oversender rapporten til rådmannen og kommunestyret til orientering. Sak 10/2015 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgsmøte Kontrollutvalget 10/2015 Ingen merknader eller framlegg til endringer. Protokoll fra møte i kontrollutvalget godkjennes 4

5 Drøftings-/ orienteringssaker Kommunens håndtering av varslinger om personalutfordringer ved rådmann: Rådmannen var invitert i møte for å redegjøre om kommunens håndtering av varslinger om personalutfordringer. Kontrollutvalget ønsker ny orientering når rapporten fra advokatfirmaet er ferdigbehandlet. Reguleringsplan for Ulsåk jfr. brev fra kommunestyrerepresentant og leder i FrP Tor Grøthe: Brev fra kommunestyrerepresentant vedr. reguleringsplan for Ulsåk fra leder i FrP Tor Grøthe ble drøftet i møtet. Kontrollutvalgets uttale: Kontrollutvalget viser til tidligere orientering i saken i kontrollutvalgsmøtet 26. juni Sett i lys av kritikk som har fremkommet om møtekultur og politiske prosesser i Hemsedal, understreker kontrollutvalget betydningen av at Hemsedal kommune overholder lover og regler om møteoffentlighet, møteinnkallinger, møtereferater, habilitetsvurdering og offentlig saksbehandling. Det er viktig at slik informasjon fremkommer enkelt på kommunes hjemmesider. Uttalen sendes til kommunestyret til orientering. Uavhengighets- og habilitetsvurdering fra kommunerevisor: Kontrollutvalget tar uavhengighets- og habilitetsvurdering fra kommunerevisor til orientering. Orientering fra revisjonen: Ingen spesielle saker. Annet: Neste møte: Tirsdag 16. juni 2015 kl (fellesmøte) Torsdag 17. september 2015 kl Skjema møtegodtgjørelse: Samtlige medlemmer har fått utdelt skjema i møtet Underskrifter: Odd Bekkevold Helga Søland Torstein Tuv leder nestleder medlem Møteprotokollen er sendt medlemmer, Hemsedal kommune, ordfører, Kommunerevisjon IKS 5