Kontrollutvalget i Hemsedal kommune MØTERPROTOKOLL

Transkript

1 Møte dato/tid Mandag 15. august 2016, kl Møtested Møterom «Kommunestyresalen», Kommunehuset i Hemsedal Medlemmer/varamedlemmer til stede i møtet Leder Arnt Skansen, nestleder Randi Larsen Flaget Medlem: Torstein Tuv Forfall Andre til stede i møtet Revisjonssjef Åge Sandsengen (Kommunerevisjon IKS) Rådmann Ole-Johnny Stavn Sekretariat Hanne Heen Wengen Behandlet saker 10 og 12-13/2016 SAKSKART SAKER TIL BEHANDLING 10/2016 Brev fra Hemsedal Venstre (ny behandling) 12/2016 Arbeidsmiljø/varslinger innen oppvekstsektoren 13/2016 Henvendelse fra Hemsedal Venstre Kommunereformprosessen Innkallingen og sakslisten: Kontrollutvalgsleder innledet møtet med gjennomgang av innkalling og saksliste. Det var ingen merknader til disse. Protokoll frå møte : Godkjent enstemmig 1

2 Sak 10/2016 Brev fra Hemsedal Venstre om ansettelse (ny behandling) Brev fra Hemsedal Venstre og foreløpig svar til Hemsedal Venstre I brev av ber Hemsedal Venstre kontrollutvalget undersøke om ansettelsen av kulturskolerektor i Hemsedal kommune er gjennomført iht. regler og retningslinjer. I foreløpig svar til Hemsedal Venstre av , med kopi til rådmannen, fremgår følgende: «Det presiseres at kontrollutvalget ikke er en klageinstans for administrative (enkeltsaker) eller politiske vedtak. Kontrollutvalgets oppgave er bl.a. å påse at kommunen har effektive systemer og rutiner som sikrer at lover, regler samt vedtak og forutsetninger fra kommunestyret blir fulgt. I utgangspunktet fremstår henvendelsen fra Hemsedal Venstre som en enkeltsak, og følgelig ikke en sak for kontrollutvalget. Kontrollutvalget vil formelt behandle brevet fra Venstre i første møte, som foreløpig er planlagt mandag 27. juni Det anbefales imidlertid at Venstre tar opp spørsmålet med rådmannen i Hemsedal.» Ansettelser er delegert til rådmannen fra kommunestyret. Vurderingen er at henvendelsen fra Venstre er en enkeltsak, og at spørsmål må rettes til rådmannen. Kontrollutvalget kan ikke se på enkeltansettelser, men kan på generelt grunnlag vurdere om kommunen har hensiktsmessige ansettelsesrutiner, eller om rutiner og regelverk blir fulgt. Sekretariatet bes om å utforme et svarbrev til Hemsedal Venstre der det fremgår at kontrollutvalget anser henvendelsen om å gjelde en enkeltsak som må besvares av rådmannen. Vedtak Som forslaget, enstemmig. Saksopplysninger i møtet Ut fra nye opplysninger som er tilflytt k-utvalget etter behandling av sak 11/2016 om arbeidsmiljø, med videre oppfølging i møtet den ønsker k-utvalget å avvente tilbakemelding på denne henvendelsen i påvente av om den kan ha en sammenheng med videre arbeid med arbeidsmiljøet jf. sak 12/2016. Saken vurderes etter behandling av sak 12/2016. Saken utsettes. 2

3 Sak 12/2016 Arbeidsmiljø/varslinger innen oppvekstsektoren Dokument i saken, som er unntatt offentlighet jf. kommuneloven 31 nr 5 og off.loven 24 og sendes av den grunn ikke ut som del av møteinnkallingen): 1. Anmodning om granskning av Hemsedal kommune sin håndtering av varslingssakene datert 21.juli Faktaboks mottatt 21.juli 2016 om saken. 3. Tilleggsbrev vedr. anmodning om granskning datert 03.august Rapport faktaundersøkelse Hemsedal kommune av advokatfirmaet Storeng, Beck & Due DA. Kontrollutvalget har hatt arbeidsmiljøet innen oppvekstsektoren som hhv sak 04/2015, 05/2015 og 17/2015, 11/2016 samt som orienteringssaker i møte Rådmann har i disse møtene informert kontrollutvalget om: at Hemsedal kommune er i ferd med å videreutvikle rutiner knyttet til bl.a. konflikthåndtering, medarbeidersamtaler, sluttsamtaler og regelmessige møter med tillitsvalgte. status i dette arbeidet, herunder informasjon om sluttsamtaler gjennomført etter og status mht. medarbeidersamtaler. I møtet fikk k-utvalget orientering om status i personalsaken av ordfører og rådmann med bistand fra personalsjef. K-utvalget vedtok i møtet bl.a. at kontrollutvalgets medlemmer i løpet av juli skulle forsøke å tilegne seg litt mer faktakunnskap om saken, og kommunerevisjonen ble bedt om å kartlegge litt rundt hva status er i denne saken for nærmere drøfting. Kommunerevisjonen har fra mai 2016 fått flere henvendelser og blitt kontaktet ifht varslinger i oppvekstsektoren, og mottatt en anmodning om granskning av Hemsedal kommune sin rolle rundt varslingssaken i Hemsedal kommune. Seks ansatte i oppvekstsektoren i Hemsedal har varslet om kritikkverdige forhold i oppvekstsektoren fra 2014, og disse har også varslet om at de opplever at de har fått en vanskeligere hverdag etter varslingene (dvs opplever gjengjeldelse etter varslingene). Hemsedal kommune sa opp sin avtale med bedriftshelsetjenesten HAVA midt i denne prosessen. Flere av aktørene i denne saken skal ha uttrykt angst og frykt ifht Hemsedal kommune sin rolle i saken. Advokatrapporten sine konklusjoner gjengis ikke her, da den er unntatt offentlighet, men bør gjennomgås i k-utvalgets møte. Vurdering: Det er alvorlige opplysninger som fremkommer i saken, og k-utvalget har mottatt en anmodning om å granske konkrete hendelser knyttet til varslingssakene. 3

4 Kommunerevisjonen mener at rådmann og ordfører bør gi kontrollutvalget en fullstendig orientering om kommunens rolle og behandling av saken, og k-utvalget bør vurdere å innhente ytterligere informasjon rundt fakta i denne saken fra involverte tjenester i og utenfor Hemsedal kommune. Kontrollutvalget ber Kommunerevisjonen om å innhente mer faktainformasjon ifht anmodningen om granskning og de varslinger som er levert til Hemsedal kommune i den hensikt å avklare hva som faktisk har skjedd i saken. Som forslag, enstemmig. 4

5 Sak 13/2016 Henvendelse fra Hemsedal Venstre Kommunereformprosessen Brev fra Hemsedal Venstre datert 22.juni Leder av k-utvalget undersøker saken og fremlegger opplysninger i møtet Det foreligger ingen klare krav på hvor omfattende utredningsprosessen skal være i kommunereformprosessen. Kommunestyret behandlet kommunereformprosessen i sak 11/2016 med ulike alternativer, og vedtok saken med 11 mot 7 stemmer. K-utvalget har ikke mandat til å overprøve hensiktsmessighet av kommunestyrets (politiske) vedtak. K-utvalget har ikke mandat til å overprøve hensiktsmessigheten av kommunestyrets vedtak. Drøftings-/orienteringssaker: Annet: Neste møte: september 2016, kl Skjema møtegodtgjørelse: - Alle medlemmer har fått utdelt skjema i møtet Underskrifter: Hemsedal, Arnt Skansen Randi Larsen Flaget Torstein Tuv leder nestleder medlem Møteprotokollen er sendt: Utvalgsmedlemmer, Hemsedal kommune, ordfører, rådmann, Kommunerevisjon IKS 5